谈水利工程档案资料整编及工程验收

庄志凤 陈祥利

（1.山东省调水工程运行维护中心，山东 济南 250100；2.山东省水利工程建设监理有限公司，山东 济南 250014）

引言

为了进一步促进我国水利工程建设工作，与水利工程建设相关的工作人员应该做好资料的收集、整理、管理以及最后的工程验收工作，以此来保障施工工程的质量，和最终的建成使用安全。基于此，本文主要针对于我国水利工程档案资料整编及工程验收包含的工作内容与实施策略展开论述，以供参考。

一、水利工程档案资料整编和工程验收的概念

1.水利工程档案资料整编的概念

水利工程档案资料是水利建设的基础资料，通过水利工程档案能够直观地反映出水利工程建设的管理制度是否完善、建设水平是否足够高，水利工程档案资料是一种由书面文字、音像视频等记录方式记录水利工程施工的过程而形成的资料。水利工程档案资料包括以下几点。其一，施工管理（监理）工作报告，在报告中需要明确四项要素，分别是施工（监理）机构设置及主要人员情况表、投标时计划投入的资料与施工实际投入资料情况表、工程施工（监理）大事记和施工（监理）资料文件目录。其二，施工（监理）管理文件。相应的，里面需要一些细则条令，项目机构成立及其管理类有关文件，监理工作规划及其实施细则，简单的说，便是合同书或协议书、委托书及其附件。此外，还包括单位、分部分项工程开（复）工申请报告开（复）工令及其附件，开仓令及其附件；各类监理指令、通知、备忘录、审签意见等；往来文件、通知及有关指示、请示、报告等；工程报帐支付、月报及其他进度报表、统计报表等；施工（监理）大事记、施工（监理）日志、有关会议记录等。其三，质量保证文件，主要是依据《建筑法》等相关规定，加强水利工程档案资料的质量监督作用。其四，程质量评定（观感质量文件）资料，细分条例有单位（分部）工程竣工验收签证、质量评定表、观感评定表、主要技术统计分析表等以及最终的单元工程质量评定表（按分部顺序整编装订）。其五，技术资料，涉及工程地质勘察报告，地基普探记录，施工技术交底记录，图纸会审（签）纪要（录）；重要结构部位技术交底记录，主要工艺（工种）作业指导书，仪器仪表校验合格证，主要施工机械准用证、安检合格证；建筑物定位记录、高程引测记录、测量放线记录、技术复核记录等；地基与基础及其分部工程特殊处理记录，地基处理方案，墓、坑、穴、井等处理记录；隐蔽验收记录、基槽验收记录、各类工程报验、签证、联检合格单、工序自检记录、施工（监理）检查测试、抽查原始记录、设备进场验收记录、工程项目移交通知书等；设计变更及意外工程与费用文件；有关设备图纸及说明书；有关新工艺、新材料、新结构技术成果的申报、鉴定、审批及推广应用等材料。其六，施工竣工图，但是要按照一定的标准进行整编，对于没有变动的图纸需要加盖并签署工图章。其七，照片以及声像资料。由此可以看出，以上七种工程档案资料的整编是考验水利工程整编工作人员专业水平最有力的体现。

2.水利工程档案整编的作用

在整个水利工程建设、运行与对外服务中，水利工程档案资料的建设管理以及整编工程起着很重要作用，通过水利工程档案资料能够反映出整个工程建设过程，工程整体质量及后期运行成果，水利工程主管部门通过工程档案的建设，为外界信息性的需求提供有效的参考数据，此外水利工程档案的建设能够为未来水利工程的扩建改造以及各项管理决策提供基础依据，水利工程的档案资料能够全面记录整个工程建设及运营历史，其中包含水利工程质量的评定，工程事故及事故发生的原因和事故分析，记载了工程纠纷，工程建设在运营中的人事管理制度和制度变更等。通过水利工程档案的这些记载，能够方便人们快速了解工程其他状况，因此在工程档案建设中，工作人员应负责严谨细心，同时具备文书档案整编与科技类档案整编的综合性能力，且能够准确地归类不同类别的资料档案，还应当具备一定的职业素养，以此确保档案整编的科学规范性，确保能够准确完善的整编工程档案、为档案资料的服务提供效率。

3.水利工程工程验收的概念

工程验收是工程完成建设目标的标志，是全面考核基本建设成果、检验设计和工程质量的重要步骤之一。对于最终验收合格的水利工程建设项目即可从基本建设转入生产或使用。而针对一些工程建设规模较大、施工技术较为复杂的建设项目可选择进行初步的验收，以保证接下来水利工程建设的正常运行。最后，对于不合格的工程不能验收；有遗留问题的项目，须对遗留问题做出具体处理意见，且有限期处理的明确要求并落实责任人。

二、水利工程档案资料整编和工程验收的意义

1.水利工程档案资料整编的意义

水利工程档案资料整编，一些外界人士认为就是简单的资料管理工作，但其实不然，水利工程的档案资料整编，对于水利工程的整个建设过程来说，其实是最重要的一环，水利工程的档案资料整编具有指导水利建设工程，记录建设过程和“溯源”的作用，通过资料的整理，能够很好地反映水利建设工程的专业水平。水利工程的资料归档需要从水利工程建设项目立项、工程建设的可行性、工程设计的科学性、施工图纸审查、工程建设阶段、竣工验收阶段以及水利工程相关项目审批文件等方面出发，对涉及水利工程项目的文本资料，上级文献新建以及通知，图片资料、图标资料和声像资料等进行考察收集，资料整编的意义在于使水利工程单位的建设、管理、运行与发展过程有一个切实的登记记录，保证水利工程单位本身可以实现自身的关照和审查，促进水利工程的科学运转，保证一定的运营受益，另外，水利工程可向外部提供资料档案服务，促进水利工程单位于外部环境的协调发展[1]。

2.水利工程工程验收的意义

水利工程竣工之后的建设资料，是工程验收和今后工程项目的正常运行的重要资料，必须保证资料的完整性、准确性、系统性、齐全性、真实地记述和反映施工，以保证竣工后工程验收工作的正常运行。而我国很长一段时间内水利工程的建设进度缓慢，其主要原因是因为目前还没有一套完整的关于工程资料收集管理的系统，所以水利工程相关工作人员在进行资料整理时会非常困难，资料整理收集的进度缓慢，这就直接导致了水利工程整体的建设施工进度缓慢，由于资料的不完整，对于后期的竣工验收也存在不利的影响，因此，要想促进我国水利工程建设的高效进行，就必须制定一套有关水利工程建设资料整理、收集、管理的系统，以此来保证水利工程建设的直观性，以及后期竣工验收工作的有效进行。

三、水利工程档案资料整编和工程验收存在的问题

工作人员在对水利工程进行资料整编的时候没有严格按照相关的标准和管理制度整理资料，从而导致在整个建设过程中，水利工程档案资料不够完整和真实，对后续的发展建设起不到切实的参考和指导作用。同时，工作人员不具备时效性，也就是在实际的整编环节中会出现较大的时间差，出现资料无法及时完成的情况。在水利工程验收阶段中存在的问题主要集中在以下几方面。首先，管理制度和监督制度不完善。其次，检测水利工程的技术不严谨，容易出现纰漏；同时，工程竣工之后的验收程序繁琐复杂，监督缓慢。最后，相关的工程验收装备不够全面，并且在水利工程验收阶段中，工作人员缺少可用的参考资料。

四、做好水利工程档案资料整编和工程验收的策略

1.水利工程档案资料整编的策略

1.1建立健全完整的档案资料整编管理体系

1.1.1组织人员检验施工资料，及时地收集资料

对于一些施工工期稍短，收集资料比较方便的工程，档案资料收集管理人员应该进入施工现场调查工程的具体进展，以此来及时地掌握施工信息，并要求施工管理部门必须做好档案资料的收集与汇总。针对施工时间较长的水利工程项目，本身可能施工周期长达几年，这种长期的大型工程包含了太多不确定性，所以，档案资料收集管理人员必须始终与工程施工部门保持资料的收集与汇总，此举是为了避免因为太多的不确定而影响资料的丢失、收集不完整等，长期放任不重视可能会导致后期竣工验收工作的难以开展。

1.1.2利用计算机技术加强对水利工程档案资料的整理分类管理工作

水利工程档案资料整编的整个过程中，最重要的就是对于资料的收集与整理分类。而水利工程资料管理人员的基本工作职责是及时把繁杂的资料进行合理的分类管理，通过标准的流程，把复杂多样的资料分类整理为清晰可查阅的电子资料书，这就非常考验档案资料工作人员的职业素养水平，必须具备清晰的头脑、能够在繁杂的资料中寻找到真实有用的资料，并以此建立资料的科学分类管理，合理清晰的资料条目，在后期审查建设资料与水利工程竣工验收时都会起到极大的帮助作用，能够提高水利工程的整体建设质量与速度[2]。

例如，在实际收集资料的过程中，收集资料的工作人员面对大量繁杂的资料，如果只靠单纯的手动收集，可能会出现收集不及时，容易出现纰漏等现象，所以，为了避免这种情况的出现，资料收集的工作人员应该在收集资料时，充分利用现代信息技术的优势，把原本繁杂的资料转化为电子文档，电子文档不仅收集快速，文档与文档直接的互相传输也非常便利，利用电子文档的形式存贮文档不仅节省了传统纸质资料占用的存贮空间，还节省了纸质大量文档卷宗需要用到的大量纸制品，并且电子文档在后期查阅时，只需按照文档标题直接在电子文档内搜索即可，这样还减少了后期查阅卷宗时浪费的时间，间接地提高了竣工验收的工作效率。

1.1.3加强对资料来源全过程的跟踪收集

水利工程的资料收集与整理，除了应该注意分类管理外，对于资料的来源本身也必须重视，而工程建设中的资料几乎涵盖了建设工程中的每一个环节，如施工管理（监理）工作报告、施工（监理）管理文件、质量保证文件、工程质量评定资料、技术资料、施工竣工图、照片及声像资料等，这些资料的来源过于复杂，因此资料收集管理人员必须重视收集资料的专一性，不能放过工程建设的任何一个环节，因为每个环节都会有一定建设资料的产生，这些资料影响着工程的后期竣工验收与最终的交付使用，所以，不管是收集建设资料的工作人员还是项目承建部门等，对于工程设计过程的资料收集，还是最终的项目竣工的资料收集等，必须重视每一个环节的资料收集与分类管理工作。

例如，在项目的最开始企划阶段，以及最后的验收投入使用，必须遵循以下资料收集具体原则与步骤。第一，必须重视收集工程建设前期工作文件资料的收集，落实到文件责任人，合理规划具体的建设任务，在此过程中产生的每一项文件资料，必须做好收集工作。第二，必须重视工程建设管理文件材料的收集汇总，包括开工报告、竣工报告资料的收集、施工单位的资质证明、施工工作人员证件、特种作业证件证明文件以及平时的报验申请、施工现场质量管理检查记录表、施工组织设计企划书、施工方案设计书等文件。第三，必须加强对于技术管理文件的收集，包括图纸会审、技术交底安全交底、设计方案是否在施工过程中进行了变更、工程联络单等。第四，财务支出、器材管理文件的收集整理。第五，水利施工过程中的记录，主要是施工检查记录、混凝土试块评定记录、同条件测温记录，混凝土搅拌测温记录等。第六，隐蔽工程记录隐蔽工程检查验收记录、钢筋隐蔽、还有工程预检记录等。第七，加强对于施工日志的审查与资料收集汇总，施工内容的日志必须包含具体的日期、天气记录，某一施工部位的具体施工班组记录，施工活动记载，其中施工活动记载必须记录以下内容。①具体的施工地点，施工日期；②施工现场的主要施工措施，质检措施；③施工具体日当天是否产生了技术问题，以及质量问题；④施工过程中是否有特殊情况的发生（停水、停电、停工等）情况的记录；⑤发生质量、安全事故的原因及处理意见和办法；⑥进行技术交底、技术复核和隐蔽工程验收等的摘要记录；⑦有关领导或单位对该项工程所作的决定和建议；⑧砂浆试块、砼试块制作的日期、标号、编号；⑨设计单位在施工现场解决问题的记录。第八，安全功能的检测记录，主要是建筑物全高沉降观测、烟风道、蓄水试验、屋面临水试验等。第九，最终工程竣工的验收记录，所有的检验批准文书，还有分项分部施工单位的资料。第十，对于整个生产过程，产生的图片、声像视频以及最重要的施工和竣工图纸的收集。对于一些施工周期比较长的工程，可能由于一些不可抗的因素产生了管理人员的变更，这种情况下可能会有一些建设资料的丢失，所以，要做好资料管理人员的工作交接，并且资料收集人员对于此项目的收集工作要及时。在基于十项收集资料的基本原则收集资料之后，必须按照规定的步骤进行分类处理，按照资料的具体性质与来源进行分类处理，必须明确资料的每一项条目，使后期查阅时能够清晰明了地找到需要用到的材料，明确建立资料收集管理系统的目的是为了促进后期竣工验收及正式投入使用的正常运行。

1.2提高资料收集工作人员专业水平

一些繁杂的工程建设资料，不仅是资料生成的过程较为漫长，建设资料的收集与管理同样过程漫长，所以这就十分考验工程建设资料收集管理人员的专业素养水平与职业道德，所以，为了保证工程建设资料的收集完整性与专业性，工程建设部门必须加强针对资料收集管理工作人员的专业培训，促使资料收集工作人员具有较高的职业素养水平与职业道德水平，促使工作人员在收集资料的过程中认真严谨、具有较高的专业水平、具有团结协作的水平，只有这样才能保证工程建设资料的收集完整性，保障后期竣工验收程序的正常运行。

1.3组织资料验收工作，检验保证资料的质量

所谓质量保证资料是指，工程建设施工过程中涉及建设原材料实验记录的材料，通过它能够反映结构安全和主要使用功能的真实记录，所以，质量保证资料是否准确、齐全，直接影响单位工程的质量等级评定以及工程使用若干年后的维修、加固、改造等。所以，收集建设资料的工作人员，对于工程设计过程中保证资料的收集，必须重视加强收集与分类管理工作，以此来保障后期建设竣工验收工作的正常运行。

例如，工程建设部门除了建立健全完整的档案资料整编管理体系外，还应该加强针对保证资料的收集管理工作，针对工程建设过程中的实验资料、原材料实验资料（水泥、钢材、砂、碎石等原材料试验资料、计量设备的校核资料、各种预制件合格证书及试验资料、主要外购件合格证资料）、总体质量综合资料（管道闭水及压力试验资料、水池满水试验资料、道路弯沉试验及桥梁静、动载试验记录等）、隐蔽工程验收单（ 凡下道工序覆盖部分的重要项目都需要隐验手续）、质量事故处理资料（报告、处理、结案及时，须有水利部门质量监督站认可资料）、技术交底资料（有质量目标、措施、落实情况，水保、环保、文明施工安全、节约及专项方案设计，审批完备，设计交底、施工交底齐备，配比通知单、施工记录）、记录竣工图资料（洽商、纪要、变更齐全，有编号，手续完备，竣工图清晰完整，与实际相符资料）、测量复核记录（控制点、基准线、水准点、复核记录，有放必复），针对以上所有质量保证资料，资料收集管理工作人员必须完整地进行收集与分类管理，以保证后期工程的质量等级评定工作的正常开展，以及工程使用若干年后的修复、加固、改进升级等。

2 以水利工程施工资料为基础，并在此基础上开展工程验收工作

2.1保证资料的完整性与准确性

水利工程建设过程中最重要的就是保证资料的完整性、准确性，这两点是保证最终竣工验收工作有效运行的重要基础，所以，为了保证验收工作的正常运行，在竣工验收工作开始前，必须审查核实建设过程中出现的情况，检查资料是否具有完整性、准确性，对于不完整、不准确的资料不得开展竣工验收工作，这样才能保证水利建设工程的完整性，以及保障建设档案资料的完整性、准确性。所以，只有建设工程管理部门和资料收集部门统一合作，才能保证档案资料的完整性，才能充分发挥档案资料对于后期竣工验收的重要性。

2.2加强相关法律法规的学习，以此促进水利工程验收工作的有效进行

除了做好水利工程建设档案资料的收集与管理之外，还应加强对于水利工程建设验收相关法律法规的学习，水利工程建设部门，必须严格要求部门上下按照国家水利建设部门的相关法律法规进行水利工程的建设与竣工验收工作，所以，水利工程建设部门内部，不论是生产人员、技术人员、以及管理人员，都应该加强对于国家水利建设部门颁发的相关法律法规学习，并运用到实际的生产建设管理与竣工验收工作中[3]。

例如，定期组织水利工程建设部门全体人员进行有关生产、验收、档案资料归档规定的学习，在学习过程中要充分帮助全体人员理解具体的生产验收与资料收集标准，并借此机会来改进自身管理规范中存在的问题，重新制定符合国家水利部门相关法律法规的生产管理规范，并在全体人员内部全面贯彻落实科学的管理规范，以此来减小水利部门生产建设过程中出现问题的几率，促进资料收集管理归档工作的科学开展。所以，只有水利工程建设部门充分地理解国家水利建设部门的相关法律法规、充分地学习了正确的竣工验收标准、充分运用到了实际的生产管理工作中，才能保证水利工程建设的质量，并以此提高我国水利工程建设的专业水平。

结语

综上所述，做好水利工程档案资料整编工作，需要制定科学的资料收集管理系统，对于一些建设时间跨度长达几年甚至十年以上的水利工程建设，必须始终与水利工程建设部门保持联系，避免因为时间跨度大，人员的更换而造成资料的不完整、遗失等，只有这样才能够保障资料的完整性和准确性。并且建设资料的完整性与准确性直接影响了后期的工程竣工验收，所以，保证好建设资料的完整性与准确性可以直接提升水利工程的建设速度，对于我国水利工程的整体发展来说，具有十分重要的意义。