大数据背景下医院档案管理创新研究

尹 蕾 耿 玲

（淄博市中心医院，山东 淄博 255036）

档案是医院在发展过程中形成的一笔宝贵资料，做好档案管理工作，实现对档案的有效应用，可以为医院各项工作的顺利开展提供有力的保障。大数据时代下，医院档案管理工作面临着新形势与新要求，同时其中的一些问题也逐渐暴露出来。面对机遇与挑战，应积极应用大数据技术，解决档案管理工作存在的问题，实现医院档案管理的创新。

一、医院档案管理工作存在的问题

1.档案信息化建设滞后

医院档案主要包括病例报告、护理文书、病程记录、手术记录、检查报告、医嘱、会诊记录、财务报表、影像学资料等。国家相关标准对医院档案的保管时间提出了严格要求，例如，门诊病历要保存15年，病例报告要保存30年等。随着时间的不断推移，医院的档案保存量也在不断增加，这就给医院档案管理工作提出了更高的要求，医院只有加强档案信息化建设，将传统纸质档案转变为电子档案，才能更好地保存档案。目前一些医院对档案信息化建设不够重视，存在资金投入不足、缺乏自动化信息采集与处理系统、缺少专职档案管理人员等问题，给档案信息化建设带来了严重制约[1]。

2.数据收集存储难度大

在医院档案管理工作中，数据的收集与录入是一项非常重要的工作，做好这项工作需要充足的资金和人力支持，同时在对海量数据、多样化数据进行录入的过程中，对准确性的要求也比较高，这就提高了数据收集与录入工作的难度。将大数据技术引入医院档案管理工作的过程中，为了获取更多、更有价值的信息，需要使用多样化的数据统计与处理方式，但是，海量数据的解析与存储，不可避免地需要占用服务器大量的空间，进而导致服务器负担的加重以及管理难度的提高[2]。

3.电子档案安全隐患多

目前部分医院已经引进了信息技术，对人事档案、科研档案等进行电子化处理。电子档案信息比较容易被更改，所以在电子档案管理中应注意保护信息安全。一些医院并不重视电子档案的安全管理，缺乏防护手段，存在电子档案被恶意篡改、丢失、信息泄露等安全隐患。医院档案关系到医院与患者个人的切身利益，一旦出现问题，便会给医院与患者带来巨大的损失[3]。

4.不重视档案开发应用

医院档案是医院的信息资产，有着非常重要的价值，在医院管理、医疗、科研、教学等工作中均有着积极作用。实现对档案的有效利用，是开展档案管理的最终目的。但是，部分医院档案管理工作中，一些情况下只是对档案信息进行采集、归类、保存后便将其搁置在一边，不重视对档案的开发应用，导致医院的这笔宝贵资源被忽视，无法发挥其应有价值。

二、大数据的概念与特征

大数据是“规模巨大与类型复杂的数据的集合”。大数据主要具有四项明显的特征。第一项特征是体量大，即大数据的数据规模庞大且数据增长迅速；第二项特征是多样性，即大数据的数据类型繁多且数据构成复杂；第三项特征是速度快，即大数据的数据时效性强且数据处理迅速；第四项特征是价值高，即大数据的数据应用范围广泛且数据应用频率高[4]。近些年，档案界已经逐渐意识到大数据对档案管理工作的重要性，我国《“十四五”全国档案事业发展规划》进一步强调档案信息化建设，要求加快推进档案管理数字化、智能化，不断提高档案管理水平。

三、大数据背景下医院档案管理工作面临的新要求、新机遇与新挑战

1.新要求

大数据背景下，医院档案管理工作面临着新的要求，主要体现在以下几方面。第一，大数据提高了对医院档案管理工作全面性的要求。医院档案的信息量大且覆盖面广，涵盖医疗业务和管理服务等领域，档案数据的庞大性，促使医院在档案管理工作中引进大数据的整体思维，处理好档案的“全局”与“局部”关系，同时也需要关注从档案收集整理、到档案开发利用之间各环节的联系，以实现档案管理工作整体效能的提升。第二，大数据提高了对医院档案分类科学性的要求。随着时间的推移，医院档案体量不断增加，传统粗放式的档案分类方法已经无法满足新形势。为实现档案管理工作质量的提升，必须借鉴大数据的多样化思维，根据各种档案的不同侧重点，对档案进行科学化、精细化分类。第三，大数据提高了对医院档案管理工作针对性的要求。不同类型的档案存在明显的差异性特征，如医技档案相比其他档案对保密性、安全性的要求更高；医院存在许多特殊岗位，职位设定、职称评定等与普通企事业单位存在明显差异。

2.新机遇

大数据下，医院档案管理工作也迎来了新的机遇，主要体现在以下几方面。第一，应用大数据技术有利于减少医院档案管理的错误和疏漏。大数据背景下，通过在医院档案管理工作中应用大数据技术，可以在很大程度上减少医院档案管理错误和疏漏，从而提高档案收集、整理、分类、分析等的准确性[5]。第二，应用大数据技术有利于提高医院档案管理效率。以往医院档案管理工作主要采取人工管理，既费时、费力，又效率低下。大数据背景下，通过在医院档案管理工作中应用大数据技术，一方面，可以简化人工工作流程、减少工作量；另一方面，还可以摆脱档案管理工作的时间与空间限制，从而提高医院档案管理工作的效率。第三，应用大数据技术有利于促进医院档案信息共享及全员参与档案管理。医院档案管理并非只是档案部门的工作任务，医院其他部门也有责任协助开展档案管理工作。大数据背景下，通过在医院档案管理中应用大数据技术，一方面，可以促进医院档案信息共享，使医院各部门都能够及时获取到相关档案信息；另一方面，还能够促进全员参与档案管理[6]。

3.新挑战

大数据既是一种技术，也是一种理念，大数据给医院档案管理工作带来了新的挑战，主要体现在以下几个方面。第一，对管理制度的挑战。在医院中，档案管理工作主要由档案管理部门负责，但实际工作中通常是由各业务科室自行管理自己科室的档案，这就使得医院档案管理工作具有显著的分散性特征。大数据时代下，在开展医院档案管理工作过程中，应采取统一领导、分级管理的方式，开展集中管理，充分发挥大数据的作用，充分实现资源效能的叠加效应。第二，对管理思维的挑战。医院档案管理工作长期采取“供给导向”的管理思维，也就是档案管理部门通常从自身业务角度出发来提供档案服务，无法满足档案利用者的切实需要。医疗领域中大数据得到了越来越广泛的应用，社会公众、医务人员等档案利用者对档案的需求呈现个性化、多元化的特点，因此档案管理部门应及时转变管理思维，向“需求导向”转变，提供能够满足档案利用者实际需要的档案服务。第三，对信息收集的挑战。医疗业务档案、人事档案是医院档案信息的主要来源。医院科室诸多，一些重点科室还处于不断建设中，给医院档案管理工作带来了较大的难度。大数据时代下，应积极推动医院档案管理工作的数字化发展，借助云平台存储数据信息，借助信息化管理程序进行数据计算、分析、管理，以提高医院档案管理工作的程序化、规律化[3]。

四、大数据下医院档案管理工作的创新路径

1.完善管理制度

大数据背景下，为实现医院档案管理工作的创新，应在原有制度的基础上，充分考虑大数据背景下的新要求，对档案管理制度进行改进、完善，提高档案管理制度的科学性、针对性、可行性，使医院档案管理工作有章可循。例如，《档案借阅管理规定》中，不仅要对档案借阅的权限、操作流程提出明确要求，还要增加线上借阅的审批事宜，档案被借阅、归还时及时更新网络平台上的借阅状态标识。同时，应对管理人员职责进行明确确定，建立科学的监督考核机制，定期维护、更新电子设备，促进档案管理工作效率的不断提升[6]。

2.转变管理思维

大数据背景下，医院领导应认识到档案管理工作的重要性，引导全体人员高度重视档案管理创新。建立专门的档案管理部门，负责对档案进行有效管理。同时，结合医院实际情况和档案管理需求，建立科学、合理的考核机制，并制定可量化的考核指标，以提高人员的积极性，促进档案管理工作效率与工作质量的提高。医院档案管理工作中，应转变管理思维，正确认识“需求导向”管理思维，借助云计算技术、OA平台综合管理系统等来梳理档案数据，采用智能分析和筛选功能，来对医院档案进行立卷分类，做好每份档案类别和目录信息的标识，确保数据库可以准确识别，以便于档案的查询，实现对档案的高效利用。采取精细化管理思维，对数据资源进行多层次、多维度地挖掘与分析，实现档案信息收集、归档深度的提高。

3.创新管理方法

大数据背景下，医院档案管理工作应对档案管理方法进行创新，积极采取先进的管理方法，提升档案管理效率与质量。第一，可以采用信息化管理方法。医院应尽快构建出一个完善的档案管理信息化系统，该系统不仅需具备对各项档案数据的收集、存储、整理、分析、检索、查阅以及处理等全面性功能，还需能够对各项档案数据进行有效的整合、精算以及建模。与此同时，还需要一套健全的档案信息化管理机制来指导具体工作的开展，因此医院必须要尽快建立健全档案信息化管理机制。首先，应形成统一、规范、高效、系统的档案管理信息化体系，逐步形成科学的档案管理信息化标准，并通过“先试行、后调整”的方式来逐个击破相关问题。其次，应不断完善档案管理相关细则，在各工作阶段均设置具有针对性的管理机制，例如将档案管理信息化建设成果纳入绩效考核中。最后，应分清主次，针对在档案管理信息化建设过程中可能会遇到的主要问题制定针对性解决方案[4]。

第二，可以采用全程管理方法。对医院档案产生的全过程进行分析发现，从档案形成到归档整个过程中经过了较长一段时间，存在诸多隐患。为确保档案管理的有效性，应加强全程管理。档案管理部门，应主动介入，给予动态化的监督控制，以便于及时发现问题并督促整改，实现对档案形成、归档、管理、应用、销毁等环节的一体化管理，充分发挥档案管理部门的职能作用。全程管理中，可采用分级分配管理权限的方法，赋予档案管理人员系统管理的权限，确保其与其他部门共同协作，完成从档案形成到归档全过程的有效管理[6]。

4.保障档案安全

保障档案的安全性，是医院档案管理与应用中的一个重要目标。医院档案中的诸多内容如医疗档案等对保密性的要求较高，因此医院档案管理工作中，应对档案进行规范化管理，严格遵循安全制度的要求进行管理、使用，以确保档案的安全性。电子档案的风险较高，应注意保护档案信息安全，可以从以下几个方面入手。第一，与纸质档案相比，电子档案更容易保存，且存储在电脑办公设备之中，因此比较容易进行检索、传输，更加有利于提高档案的使用效率。但是，电子档案在保管过程中，有可能因为版本不兼容、操作不当或者是遭遇不法攻击、突发事件、自然灾害等情况而导致电子档案发生损坏或丢失。所以，应做好对电子档案的备份，并要进行异地保存，以避免由于各种因素而导致的存储载体受损进而造成电子档案丢失，保障电子档案的安全性。第二，对共享内容进行严格界定。医院档案的信息量较大，对服务器的荷载能力有着较高的要求，很容易出现信息泄露的问题，因此应对共享内容进行严格的界定和规范。在应用电子档案时，要识别操作者的身份，保留更改痕迹，把好每个环节安全关，确保电子档案的安全。

五、医院档案管理工作的发展方向

未来的医院档案管理工作主要朝着以下几个方向发展。第一，数字化。医院档案管理工作应引进数字化技术，对档案内容进行充实。例如，可以采用AI识别技术对档案进行高清化处理，并将其转变为PDF格式，或者是采用数字微技术将纸质档案转变为电子文档。第二，智能化。医院档案管理工作可采取音频、视频的形式对数据进行备份存储，或借助云盘、硬盘、云服务器等载体对医院档案进行信息管理，从而实现档案数据、类型的丰富。第三，虚拟化。医院档案管理中，可借助网络技术进行线上虚拟化办公。

综上，大数据下的医院档案管理工作应采取完善管理制度、转变管理思维、创新管理方法、保障档案安全等措施，以实现医院档案管理工作的优化，提高医院档案管理工作效率与质量。