基于流程智能化的财务管理实施分析

王刚

摘要：近年来，企业财务信息建设水平逐渐提升，业财融合力度加强，但在财务流程管理方面却相对滞后，严重阻碍企业现代化管理步伐。为满足流程管理的新需求，文章立足于流程管理现状，挖掘在线闭环管理、管理流程以及风险防控等方面存在的问题，并设计出财务流程智能管理系统，力求通过充分发挥该系统中闭环管理、智能导航、风险管控三个模块的作用，有效解决流程管理的难题，从本质上提高财务管理质量和效率，实现管理与经济效益的全面提升。

关键词：财务管理；流程智能化；管理措施

当前科技飞速发展，企业信息化管理水平逐渐提升，为提高自身的市场竞争力，越来越多企业意识到强化内部财务管理的价值。财务部作为企业内部重要部门，尽管财务流程与前端业务间的融合逐渐加强，但流程管理能力明显滞后，大部分企业尚未实现在线闭环管理目标，且管理流程较为繁琐、流程风险监控力度薄弱，急需加强财务流程智能化管理系统建设，引入闭环管理、流程导航、风险防控等模块，使财务流程管理能力得到显著提升，为企业谋取更多经济效益。

一、财务流程管理工作现状

（一）流程在线闭环管理未实现

以往财务流程管理以纸质为主，工作效率降低，很难对实际业务发挥指导作用，部分企业即便引入了管理软件，但因软件功能优先，大多只支持流程发布、查询与修改，致使流程管理处于被动，内部各项管理工作相互脱离，未能实现在线闭环管理目标。以预算管理为例，当工作流程发生变化时，管理者难以及时获取变革要求，无法立即启动流程编修工作，使管理工作滞后于业务变革步伐，进而阻碍经营管理效率提升。在流程编修期间，难以对编修进度与质量动态跟踪，使编制效率无法得到保障。在编修完毕后，发布渠道与方式较少，只能通过Email、发文等方式告知，难以确保相关人员第一时间了解流程变更，影响流程对实际业务的指导作用发挥，造成人资与资本的浪费。

（二）财务管理流程繁琐

据调查，当前财务流程中多个环节需要应用不同系统来完成，财务管理流程繁琐，没有清楚便捷的导航支持，流程与业务间的融合难度较大，因系统结构不同、数据分散严重影响执行效率。在实际操作中，财务人员很难在流程内直接找到所需的业务，不支持无缝跳转，只能对系统功能、路径以及操作方式进行硬性记忆，导致流程與操作相脱节；同时，流程无法实时控制业务，因财务工作属于流程的后续环节，很难在业务初期进行控制，在无形中增加了财务风险。在企业经营期间，不同财务核算需要在相应的界面上完成，如若操作者的业务理解不准确，很容易在与之不匹配的界面中处理，或者录入错误参数，严重阻碍流程管理要求的落实。例如，会计主数据维护由科目新增与更改构成，用户要在线下进行科目维护与申请，在经过批准后，维护人员先要验证编码抑制性，再登录管理系统，以现有编码为基础建立新科目。当主平台申请编码后，还要传递到ERP系统内，由维护者检验该科目是否处于系统维护范围内，再二次登录ERP系统。在确定没有问题后，由维护人员亲自告知申请者已经成功创建。因企业信息系统内容多样，各个系统之间很难灵活跳转，没有智能导航的支持，用户不但要掌握实际业务，还要查询线下相关流程，在无形中增加了工作量，也使误操作风险提升，需要企业对此加强重视。

（三）风险监控力度薄弱

当前大部分企业业务风险监控力度不足，很难得到及时有效的监控，流程执行进展也很难得到科学展现，执行中的数据信息应用不充分，尚未制定统一的数据规则，评价工具与方法短缺，使管理者难以及时发现流程落实期间的风险隐患，很容易为企业带来经济损失。例如，要想采购相同的设备，业务部门进行设备管理，在系统中创建相关信息；财务部门进行资产管理，在系统中同样创建相关信息，将两种数据信息对比可知，该设备从业务、财务角度的主数据不同。究其原因，该企业的资产设备监控流程短缺，导致数据关联度不强，很难实现数据共享，造成数据资源浪费。在流程管理精确度方面也不尽相同，导致财务工作者很难对执行情况做出准确评价。不同流程阶段相互独立，很难实现整体统筹，业务风险不能及时发现和预防，很容易造成不必要的损失。

二、财务流程智能化管理系统设计要点

（一）增设全周期闭环管理模块

为实现财务流程在线闭环管理，可站在全生命周期的角度创建闭环管理模块，主要可分为三个步骤。一是建设统一的财务流程架构，在系统内固化层次架构。站在企业战略角度，在内部创建一套覆盖整体财务工作的架构，使流程各个环节能够被紧密联系起来，为端与端之间的流程体系建设打下坚实基础。在流程架构创建中，关键在于流程分组，在分组后的流程结构纳入系统内可使层次展示更加清楚明了；二是针对各个流程内容实施线上管理，提高整体信息管理效率。创建信息管理功能，使业务流程描述更加详细，创建完善的流程架构，对内部全部业务流程进行筛选，并和端与端间体系相结合，将固化后的体系当作流程落实的重要依据，由此达到标准化管理目的；三是确定流程管理模式，在企业内部设置专门负责流程管理相关业务的部门，并根据现实需求进行流程创新与完善，面向流程发布、设计与创新等制定相应的制度保障，最后借助先进科技对全周期内的管理环节进行固化操作。从整体来看，闭环管理是发挥流程管理作用，增设信息流模块，完成流程管理中的增减、删改等工作，为流程管理打好根基。主要流程为管理人员遵循流程修订规定确定相关管理要求，将其发布给各层员工，由基层员工进行可视化学习，深入理解流程内容并落实到行动中，在此期间如若有任何质疑都可随时向上反馈。管理人员将反馈信息汇总起来，对于有价值的意见可以进行完善，在线增删或者修改相应流程，并发布新的管理要求，如此反复，直至形成完善可靠的闭环管理体系。

（二）创建管理流程智能导航

针对财务管理流程繁琐问题，可利用Web Service技术、MVC设计模式等，创建智能导航模块，对流程执行各节点、登录以及业务流程操作进行指导，具体内容如下。

1. 跨系统登录。登录架构是在经纪人-代理人模型基础上创建，可应用到多个系统共同使用的场景中。经纪人角色为智能管理模块，代理人为业务操作系统。不同B/S架构均可设置Client端应用，统一门户则设置Server端应用，二者之间利用Agent进行交流。单点登录支持跨域访问，在A域中的用户可随时随地访问B域中的应用，后者也可随时访问A域中的相关应用，且无需二次输入账号和密码。

2. 流程分层可视化。主要是将流程分成逻辑关系、框架与组件，全流程可采取三种方式进行创建，以图形、图像等方式在计算机中展示出来，通过人机交互完成流程分层可视化目标。

3. 业务流程指引。在可视化目标基础上对业务流程进行指引，将导航区域内的层次结构、目录树结构等进行划分，再将后者以树形图形式展现出来，并与用户进行交互，由此采集领域信息。当用户点击相应环节后，便可跳转到相应的操作页面，根据流程环节录入相应的操作数值。

（三）设置财务风险防控模块

针对财务流程风险监督力度薄弱的问题，创建风险实时防控模块，具有防控体系设计、风险预警以及动态监控等功能。在风险防控体系方面，对于风险性较高的流程来说，应在风控管理的基础上，对不同业务系统流程内的全程信息进行整合，利用固化规则、业务数据抽取等方式进行在线评估，完成风险预警、问题扫描以及流程监督等目标。通过财务流程监督与授权，使企业财务风险得到良好防控。在预警提醒方面，源业务预置代表的是流程逻辑在系统中的固化，如事前采集、事中监控、规则固化等方面，借助先进科技，与风控标准相结合，为流程内不同风险点设置相应的预警规则，再将配置结果固化到源业务系统内。此举不但可在业务活动期间强化逻辑性，还可将业务风险降到最低。在流程落实期间一旦出现风险预警，预警信息便会发挥作用，以不同形式发送给值班人员，并提出相应的解决方案。

三、财务流程智能化管理系统的实现

结合财务流程智能管理现状，在设计相应的管理体系后，需要在特定场景内验证各项功能的使用效果。通过各模块功能的逐一测试，确保各功能都可按照事先设计投入使用。在正式检验之前，应结合实际情况制定细致的试运行方案，创建良好的运行环境，编写科学运行脚本，确保该系统达到预计运行目标。

（一）闭环管理模块验证

1. 流程规划閉环管理。在流程规划期间，本系统加入储备池，将员工对流程优化的反馈吸入到池中，并结合需求重要性与范围排好顺序，为规划需求采集提供便利，还可为科学编制提供重要依据。在规划收集检验中，将规划收集子模块内的编号、流程类型、内容等进行输入，再进行收集功能试运行。预期结果为：将流程优化反馈纳入储备池内，为流程规划提供参考；运行结果为：通过；在流程修订与发布检验中，将流程大小类、名称、起草人与所属单位等纳入子模块内，对该项功能进行检验。预期结果为：在修订与发布期间，以待办业务的形式通知全体参与者，充分展现修订工作的系统性。运行结果为：通过。

2. 流程文档在线编辑管理。该系统对财务流程调整、引入等方面设置了在线编辑功能，可通过强制留痕的方式，使修改痕迹更加显著，并自动存档备份，使流程应用者能够尽快了解修改后的内容。在修订与发布期间，通过待办事项的形式，告知全部参与者，使流程制定与修改更加科学合理。预期结果为：实现流程线上修改，并成功发布出去；运行结果为：通过。该模块的设计与应用是在BPM业务流程管理循环支持下实现，展现了流程设计、执行与监控的闭环管理体系。在实际应用中，结合企业具体情况做出整改，使流程闭环环节得以保留，并通过工作流的方式将其固化到系统内，促使流程滚动优化，始终保持蓬勃的生命力。与BPM业务管理相比，该系统在自动化管理、建模等方面均得到了全面优化。

（二）流程导航模块验证

该模块的应用可实现流程管理与业务系统的无缝衔接，以资产调拨业务为例，主要是将内部固定资产由一方转移到另一方，对设备资产使用主体进行更改，调拨双方均要开展相应的业务操作。

1. 资产调拨检验。在系统中单点登录，检验能否利用智能导航进入调拨页面，并完成调拨业务的相关操作，无需二次登录验证用户身份。在成功登录后，鼠标点击智能导航模块中的资产调拨业务，便可进入相应页面。在申请人一栏中分别输入调出/入维护工厂、调拨日期、原因等信息，并上传审核材料。点击通知单中的添加按钮，输入调拨资产信息，选择所属专业。在调拨单内容填写后提交，填写审批人，将申请表上传给调出部门，由该部门相关人员登录系统后，在待办事项中进行审核和处理。由财务人员审核资产调拨价值信息，如若审核未通过则点击“驳回”按钮，并填写“审批意见”；如若审核通过，则要填写“凭证文本”后再提交，在弹出界面填写审批人，单击确定键，将申请表提交给财务主管。调出方财务主管进行待办事项处理，审核资产申请单，如若审核未通过则点击“驳回”按钮，并填写“审批意见”；如若审核通过，在弹出界面填写审批人，单击确定键，将申请表转交给调出单位专业管理者。检验结果：数据已生效。

2. 凭证审批流程检验。主要是指各级子公司填写业务单据，由自身审核后上交给总公司，在总公司财务部审核完毕后，将其转交给财务主管审核，在审核通过的情况下系统便会自动生成会计凭证，并告知相关人员；如若未能通过审核，则将存在错误的单据退回，并对申请人进行修改或者删除。测试场景：在系统中单点登录，检验能否利用智能导航进入凭证审批页面，并完成审核业务的相关操作，无需二次登录验证用户身份。在成功登录后，鼠标点击智能导航模块中的凭证审批业务，便可进入相应页面。先对子公司财务部门的凭证数据、附件等进行采集，再由财务部门审核协同业务，在审核通过的情况下，便可传递到总公司财务部，由专业人员进行审核，如若审核被驳回，便会退回给申请者。由总公司财务人员检验协同单据，在审核通过后转发给财务主管，如若审核被驳回，便会退回给申请者。最后，由总公司财务主管进行单据审核，如若“批准”，则利用SAP BAPI自动生成会计凭证，告知内部相关人员；如若“驳回”。便会退回给申请者。检验结果：数据已生效。

（三）风险防控模块验证

通过该模块的应用，可使财务流程風险得到有效管控，实现实时防控的目标，促进风险预防与管理能力显著提升，主要功能验证如下。

1. 资产报废处置风险防控检验。固定资产经过长期使用难免受损，一些已经无法继续使用，应对其进行产权注销，完成相应的账务处理。针对这一业务流程中产生的风险可用该模块进行监督。首先，开启风险防控模块，进入相应的风险监控界面；然后，将监控指标、资产类型等关键词输入后，选择查看原始指标、监控数据，最后该页面对报废处理整个过程的KPI指标、风险监控等详细信息进行展示。检验结果：数据已生效。

2. 设备联动接口监控检验。从财务部门来看，业务部门掌管的各类设备均为资产，对资产联动接口进行监管可使业务端与财务端数据相一致。在开启该模块后进入管理界面，可对母公司、子公司中设备接口监控情况进行查看，包括集成类型、占比等等。例如，在TMS于ERP设备联动接口监控中，主要的监控内容为设备增加、更改与报废三项内容，对各个接口的集成数量、回传数量进行记录。在三个主要业务接口中，可利用用户筛选维度记录相应数据，并将剩余系统采集的数据展现出来，用户也可随时查询联动接口的数据情况。检验结果：数据已生效。

四、结语

综上所述，当前智能化技术日益成熟，逐渐渗透到企业财务管理工作中，在数据集成基础上使管理流程更加智能高效，由此设计的财务流程智能管理系统也逐渐应用到财务实践之中，有效弥补传统财务模式弊端。在实际应用中，通过充分发挥该系统中闭环管理、智能导航、风险管控三个模块的作用，有效解决流程在线闭环管理未实现、财务管理流程繁琐、风险监控力度薄弱等方面的问题，使财务管理质量和效率得到根本性提升。在未来发展中，还应结合企业实际需求引入更加先进的科技，使该系统持续更新优化，取得更理想的管理成果。

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（作者单位：鲁泰纺织股份有限公司）