对医院文书与档案工作有效衔接的体会

杨凌燕

（济南市人民医院，山东 济南 271199）

医院开展的各项重要活动以及各种重要文件、事件、会议记录还有与其他组织来往的各种责任书、协议书、合同等，都是由医院文书档案所记录下来。它能够清晰地反映出医院开展的各种活动及医院在运营过程中存在的问题，还有许多战略决策起到了举足轻重的决定性作用，对于医院未来的发展有着重大意义，是医院不可或缺的一部分。

一、医院文书档案收集的重要性

按照国家相关的规定制度和一定经验的收集方法把医院文书档案收集起来，对于已经办理好的文件和在不同部门及个人手头里的资料文件采取相应的收集方法，可以更好将档案管理统一化。以下就针对如何做好档案收集工作提出合理建议[1]。

1.收集工作是档案工作的起点和基础

收集工作是档案工作程序里面第一个首要环节，它让档案管理能够根据实际的对象开展工作，使档案管理工作能够有条不紊地依据相关标准开展物质条件的记录。

2.收集工作的质量影响档案工作的水平

若能保证档案收集工作的有效性、全面性和规范性，便能使其所收集的档案更具有实际应用价值，并为医院未来的发展打下牢固的物质基础，因此档案收集工作的有效性将会影响相关工作的开展效率。

二、对于做好医院文书管理工作的要求

1.文书档案的规范性

医院文书档案是以公文为核心，同时也是由公文转化而来，所以做好文书档案的基础源于对公文的管理，以公文质量为保障，必须以五项严格为标准。

1.1 公文用纸严。在选择纸质质量时，公文纸的要求要比普通纸张质量好，这样有利于保存，规格尺寸要统一、规范，符合国家的有关规定，排版的形式必须要求横写横排，左侧装订。

1.2 公文检查严。对于公文内容是否履行签发手续及审核权限等是否准确，落款与公文是否一致，有没有标注对应的日期，这些都是重点检查对象。

1.3 公文字迹严。要保证公文的字迹清晰易懂，这样才可以保存得更久，需要求公文的各种记录、报表、批注、签字等不能使用其他色彩笔（圆珠笔、红色笔、铅笔）。

1.4 公文文种严。拟定和制作格式要规范，文章不能乱用简称和不同的字体，这样才有利于以后的标准化。

1.5 公文传递严。除了医院自拟的公文执行以上的“四严”规范外，还要求对于其他领导的公文传递过程中要注意不能损坏文件和丢失文件等。

2.文书档案的标准性

对于档案信息工作来说它是一个要求专业技术操作很强的工作，文书档案的收集、管理、鉴定、保管和利用要有统一的原则和规范相连的流程，每个流程所要求标准性很强。

2.1 立卷原则统一。归档的文件要求原则是“以我为主”，即医院的文件要围绕医院展开原则，同时也要注意以下几个方面。第一，要把握好文件归档的实效性，合理完成当下的任务，才能够归档，未完成的不能归档，不然档案文件的顺序会杂乱无章。第二，要分清档案的文件和资料再结合重点来整理材料，比如一些文件档案内容，形式等地方有相似之处，要区分好重点，减少档案的重复率，提高文件的使用效率。第三，要注意保护档案的完整性，在归档时要掌握重点，分清主次，把好档案的入口关，把不该归档的文件排除在外。在归档时，还要注意把类别相同和有关联性的文件材料放在一起，维持同一个档案文件的完整性，这就为档案的规范和标准打下坚实基础。第四，文书档案的保存时间可以规划为10、50、永久，划分具体年限，这样才能及时清理一些到期且没有价值的文件，不但可以很好地保存档案，还有利于文件档案的管理和查阅。

2.2 工作流程统一。因为科技的进步，因此要求收集、保管、使用档案等工作方面上都要及时更新。按照档案管理制度认真执行，严格遵守规章制度。

3.文书档案的保密性

目前档案保密工作的难度随着文书档案存在的形式发生了相应的改变。

3.1 注重档案原始性。纸质的文件相较于电子文件更有利于人们的观察，纸质文件的确立，其所拥有的内容与格式就不会再发生变化，纸质文件的原始性体现在内容和格式的统一，我们可以从这些信息判断文件的原始性，但是电子文件内容是相反的，不仅容易发生变化，而且没有固定的形式，因为载体的多变性而改变了其本身的存在形式，也没有足够的证据证明电子文件的内容和格式出现了什么不同，导致我们不能很好地分辨其原始性

3.2 注重电子档案加密性。电子文件的作者不可能像制作纸质文件那样制出一份或多份原件来履行职责，有时候只是创作出来一个“窗口”，把重要的内容集中在一起，用到时再把它们调出来。由于它的不稳定性，导致它可以被人们在其他设备上面随意打开浏览和下载。我们不能百分之百地确保其准确度和保密程度。所以对于电子档案的保密性，我们应该要进行加密处理，每天都更换密码，人员轮流换岗检查，监控跟踪等方面来对档案进行有效控制和保证档案的安全。

3.3 注重档案人员的道德和法律素质。工作人员应该有依法治档的意识，严格约束自我，要有较强的责任感。工作中要保持严谨的态度，把医院利益放在首位，约束自我，对于不能说和不能做到事情坚决不做，杜绝档案在自己手中泄密和遗失，否则就会造成无法挽救的损失。

4.文书档案的服务性

文书档案的服务性体现在各种不同的地方，重点目标是为了服务于医院。

第一，为医院干部任免和晋升等重大事项提供材料更有效的帮助工作顺利完成。

第二，医院的项目工程中，可以给工程提供材料和图纸，以便顺利完工。

第三，医院如果要为患者提供网上查询服务等功能，那就需要档案工作人员跟进数字化进程的脚步，然后完善相应的管理系统。

三、医院文书档案管理工作的特点

1.档案内容。医院开展的各项重要活动都是由文书档案所记录，所以涉及的范围比较广泛，不同科室工作性质差异大，以至于档案内容的种类多。

2.管理重点。医院文书管理工作中，要注意观察和记录重要事件，在进行档案收集的过程中，我们要注意档案文件前后的发展和结果是否连贯和完整。档案文件的保存不局限于纸质版的形式，还可以是其他形式，如电子、光盘、实物等。

3.相互关联。文书工作是档案工作开展的前提，二者互帮互助，密切联系，医院档案管理水平的提升离不开文书和档案的密切配合[2]。

四、医院文书与档案工作衔接中的问题

1.二者存在脱节的情况。现如今发现一些医院没有做好文书和档案二者之间的衔接工作，只注重结果而忽略了管理过程所出现的问题，导致每年的文件材料不齐全，内容具有关联性的文件不能收集好，严重影响归档的收集效果和质量，都是因为档案工作人员对于其管理制度认识不深刻。档案工作人员收集不同科室的文件，其中一部分文件都是有或多或少的问题，以至于工作人员在进行档案整理的时候浪费大量时间，影响了其归档的质量和降低了工作效率，拖延工作进度

2.对文书档案的管理不够重视。由于医院的档案管理工作量大，事情多而杂乱，且都是分配给专职人员处理，在向各科室收集材料时，他们还要确保材料的准确性、连贯性之后才能归档，但是因为大家的配合度不高，总是会出现各种各样的问题而影响了工作效率。档案室的部分工作人员对待档案工作也存在敷衍的态度，从根本上影响了其收集质量，对此我们应该严格要求他们做好管理和收集工作，并积极分类整理医院文书档案。所以科室人员对待档案收集的态度与文书档案工作能否很好的衔接占主导作用。

3.档案管理制度没有与时俱进。随着科学技术高速发展，文件的数量逐步增长，文件的类型也发生了变化，但是现在医院现有的文书档案管理体系不够成熟，其工作制度与流程也没有得到及时的修订，一些医院没有顾及档案管理人员，忽视了对这方面人才的培养以及专业知识的培训，也没有制定好一个合理的奖罚体制来激励档案管理工作人员，使得他们的专业文化水平不够。

4.档案管理人员专业素质有待提高。医院档案人员的专业知识与现代化的文书档案工作要求不匹配。因为医院各部门都与文书档案有紧密的联系，所以要求他们不仅要拥有丰富的档案管理专业知识和一定的相关信息技术知识，还需要具备一定的医疗专业常识，了解医院的文化历史，当前档案管理队伍中就是缺少这种复合型的人才。

5.医院对档案管理的投入较少。目前部分医院都有存在不能安排一个档案收集工作场所，且由于医院每天都会产生大量的文件材料，如果没有合适的场所就不能及时地将文件归类处理好，以至于出现了许多重要文件丢失的情况。在县级以下的医院，一些场所甚至不能满足储存档案文件要求，如果遇到设施条件较差的情况时，档案损失的风险率高达90%。

五、强化医院文化与档案工作衔接的策略

1.保障医院文书与档案工作的规范衔接

医院文书和档案工作紧密相连，所以档案工作人员要保证二者工作之间存在良好的衔接效果。首先，在处理档案文件时，工作人员要保持跟进并完善材料内容，保证文件能按时收集和整理齐全，收集齐全的文件及时进行登记，一旦发现问题，立马登记下来并及时处理。例如，在近两年开展的工作中，每天都有不同的文件下发下来，因此要把这个内容当做今年的工作重点，医院也要及时下达通知，作为各职能部门归档工作的指导文件，并提出具体归档要求，然后定期监督各科室完成这项归档工作的进度。管理人员在年底总结汇报结束之后上交这一年的档案文件材料，以便提供档案使用效率，在归档过程中，如果出现有缺少文件材料等状况要立刻和对接部门商讨对策然后及时挽救，尤其是重要文件的相关资料要引起高度重视，做好这些方面的工作内容，提高大家对这个工作的配合度，才能使医院文书和档案工作的衔接有显著效果。

2.强化归档管理意识，提高归档人员的专业水平

需要让领导充分意识到相关工作对医院的影响，这就要求我们发挥其实效性，并把对档案建设的规划加入到组织的计划中去，并且还要花费大量的金钱与时间到档案设备和人才培训里面去。此外，文书档案管理人员要有基本的专业知识，而且医院还要加强工作人员的培训工作，定期安排档案工作人员参加档案培训，确保他们能很好地掌握档案管理的方法，加强他们的服务精神和工作热情，端正他们的工作态度，并且要求工作人员多宣传这个工作的重要性，使管理人员能够建立对文书管理工作的基础认知，并在此基础上不断深入，使得相关工作的开展能够更具有意义和深度。

3.优化相关管理体系

若不对以往的管理体系进行优化和改善，将无法促使医院文书档案管理工作的开展和进步，只有紧跟时代发展的脚步，对相关管理体系进行科学合理的优化，才能促使管理体系的构建符合时代发展的潮流。相关管理工作人员应当制定相关流程，并保证其规范化和科学化，再对归档方案和工作制度沟通讨论后及时修改，同时优化相关的工作方法，并且实行分工责任制。医院还应当以实际情况作为出发点，对原本的管理体系进行优化，保证各职位人员能够明确职能，尽到应有的责任。此外，医院还可优化和明确相关的奖惩制度，以保障相关工作人员能够保持工作积极性，还要制作相应的考核体系，将考核成果与绩效作为最终考评依据，促使文书档案管理工作的有序和高效发展。

4.增加相关设施购置预算和维护资金的投入

为了避免相关档案以及重要档案在保存过程受到虫蛀、风蚀等情况造成的损失，医院应该增加购置设备的资金预算，建立稳定，安全的数据库，还可以安装档案信息所需的软件、杀毒工具。医院可根据自身条件对档案室进行升级改造，使其能够更高质量地保存重要档案，没有条件的医院要为档案室购置所需的温湿度调节设备[3]。

结语

综上所述，医院文书档案管理工作是维护医院历史发展的重要工作，档案管理工作人员应当对医院的精神面貌保持高度负责的心态，为档案管理工作的改善提出针对性意见，并细心地做好自己的本职工作，使相关资料能够为医院工作的开展提供依据，为患者提供更理想的服务。然而目前相关管理工作的展开仍然遇到许多问题，通过归纳这些问题能够总结为以下几点。工作人员素质不佳，硬件设施不足，档案收集杂乱无章等，分析这些问题能够发现，想要改善管理工作的效率，就需要相关工作人员和领导层提高足够的重视程度，不断对管理方法和管理理念进行革新，同时增强文书档案管理意识，注意文书和档案管理工作的衔接，加强人员素质，提高档案意识和工作人员业务水平能力等，对当前现有的管理机制进行改革和创新，并不断完善相关设备的管理和维护，才能有效保障相关管理工作开展的高效化和高质量化，使得档案管理工作能够符合医院工作的需求，进而更好地为医院服务。