做好房地产开发企业档案管理工作的策略

夏美丽

（山东中阳房地产开发集团有限公司，山东 寿光 262700）

引言

近年来，房地产开发行业发展势头迅猛，所以房地产企业档案管理的内部环境和外部环境也需要紧跟房地产开发行业的步伐作出许多改变。但是目前国内房地产企业档案管理并未得到重视，诸多困难阻碍了房地产开发企业的档案管理的相关工作的效率的提升，也严重阻碍了企业的发展道路。如果房地产企业想要紧跟着社会经济的发展速度，就必须用长远的眼光来看待问题，寻找到一个科学的管理手段，让房地产开发企业的相关档案变得更加真实并且具有一定的利用价值。

一、房地产开发企业档案管理特点

房地产开发企业档案可以归为专业档案的一种类型，房地产开发企业在日常的生产、经营和管理工作中渐渐形成的具备一定的参考价值的原始资料。而相关档案的管理和利用工作是房地产开发企业众多工作之中的关键，与此同时也是房地产开发企业生存和发展的基础资料，所以必须做好相关的方案管理工作[1]。

档案周期长、类型多、工作、专业性强、利用率较高以及房屋可以作为长期使用的贵重物品是房地产开发企业的档案管理工作的五个显著特点。第一，档案周期长变化大。一般来讲，房地产项目比其他行业的项目都需要消耗更长的时间来完成，所以在这样一个需要经受住时间的考验的发展过程中，档案是否真实有效是困扰房地产开发企业档案管理工作人员的一大难题。而想要缓解这一难题，就要让房地产开发企业的相关档案管理的负责人牢记动态管理的原则，实时预测未来可能出现的问题。第二，房地产档案类型繁多。房地产行业的复杂程度比其他行业要复杂得多，大部分流程都要有相关专业人士的证明和报告，这些由相关专业人士提供的证明和报告都是房地产开发企业开展项目时的重要举证材料，这些材料也需要转交相关档案管理的工作人员，进行录入档案管理系统统一管理。额外的档案管理又再次增加了房地产开发企业的档案管理压力，复杂程度也有了较大程度的提升。第三，房地产开发企业的档案工作整体专业性更强。档案管理看似简单，其实巨大的系统内部所提到的档案类型非常之多，对于从事房地产开发企业档案管理的相关工作人员的专业知识以及专业技能的要求也非常高。所以要对房地产开发企业的相关档案管理的知识有一个全面充分的认识，并且对房地产档案管理具有一定技能的相关人员才可以顺利地从事这项工作。第四，房地产档案的利用率较高。因为通过房地产档案可以清楚地把握市场的动态规律，能够帮助房地产开发企业做出最符合时宜的相关决策，可以引导房地产开发企业对未来的战略有所部署，同时也可以给未来的发展方向的制定指出道路。所以，企业的相关负责人对于档案管理的工作质量要求比其他工作更高。第五，房屋是一种可以长期使用的贵重物品，与未来的城市建设、居民的日常生活、政府未来的规划都有着不可分割的关系。所以，房地产开发企业的档案管理和利用工作对于房地产开发企业的整体发展有着不可言说的意义，相关部门必须将档案管理的工作落实到位[2]。

二、房地产开发企业档案管理工作的不足

1.管理层不闻不问，管理形式散漫

房地产企业建设的目的就是为了盈利，能够达到企业利润的最大化，并且以自主核算、独立经营为特征的社会性组织，主要经营的项目有房地产的开发、出售和后期的管理以及服务等。但是一些房地产企业没有紧跟时代飞速发展的脚步，相比之下有些滞后，相关的软件和科学技术的开发进程比较缓慢，也没有把关注点聚焦在档案管理工作本身上。只有档案管理部门完成了企业内部交代的工作，不足以让企业整体完成高品质的工作质量。想要完成企业的任务，是需要各个部门相互协商与配合的。但是针对目前房地产企业的现状来说，部分工作人员还没有感知到档案管理对于企业发展的重要性，每个部门只是做到了各自部门的档案管理，这样就容易造成档案管理过于分散的局面，有碍于房地产企业档案的管理和使用[3]。

2.兼职管理员适用度不高，档案管理人员调动频率高

大多数房地产企业的档案管理人员都很难一直坚守在岗位上，所以企业就采取了招聘兼职的方法，让兼职管理员负责相关档案的管理，并为已完成的业务进行存档保存，但是兼职管理员不但要确保相关档案管理的工作要落实到位，还要同时保证自己原本岗位的工作已经完成好。不仅如此，大多数的房地产企业在社会上进行人员招聘的时候，也没有确切指出来应聘档案管理员兼职的人员需要具备专业的档案管理知识业务的能力，这一现象造成档案管理的工作岗位进入到了流动性极强的不良循环里。而经常的交接工作也会导致相关工作人员对于档案管理的信息掌握不全有所忽视，最终造成档案质量不过关的局面[4]。

3.档案材料过杂，无法按时归档

营销档案、工程档案、人事档案、财务档案和成本档案等各方面的公司档案都囊括在了房地产开发企业的档案之中。相关工作人员在完成所有的档案收集、整理和归档工作之后，为了方便接下来查找利用相关资料，部分经办部门都没有主动地把档案转交给相关的专门负责档案管理的部门，特别是工程施工过程的相关资料，部分房地产开发企业会选择在工程完成之后再向相关专职的档案管理部门移交工程资料。

4.档案管理意识薄弱，电子档案的归档和保存不力

纸质档案在现代科技飞速发展的情况下，已经不能适应需求，所以大部分房地产企业已经开始使用电子档案。但是一些档案管理部门的工作人员缺少把电子档案归档的习惯，就导致了大多数的电子档案被相关的处理人员所忽视，一直被存储在电脑文件当中，但是被委托进行档案管理的兼职人员也不知道电子档案具体的内容和数量，所以会出现相关电子档案没有及时整理和完善的现象，会产生电子档案归档工作遗漏的情况。不仅如此，电子档案在操作不当的情况下极易被删除、篡改或者修改，这会大大缩小电子档案的存储利用率[5]。

三、做好房地产开发企业档案管理的策略

1.应用集中化的联合管理形式

房地产开发企业对档案管理采取统一的集中化管理模式，不但能有效提升档案保存和档案整理的方便性，还可以有效地发挥出档案的最大利用价值。目前相关房地产开发企业的档案管理比较独立，如果每个部门的负责人没有重视到档案管理的重要性，就容易使档案利用受到巨大的阻碍。但是如果房地产开发企业能够对档案管理实施集中化统一管理的办法，就能够十分有效地缓解分散管理带来的难题。但是要做到集中化管理就要先获得相关企业领导人员的重视，把档案管理作为推动企业向前发展的规划内容，并把档案管理工作当作企业日常运作必须完成的工作内容。最后再集齐并管理所有部门的档案，组成专项负责档案管理的小组，最终实现完善建立档案管理体系的目标[6]。

2.强化房地产开发企业档案的基础业务

首先，要做到档案收集，因为档案收集是确保档案齐全和完整的关键性因素。分散性严重本身就是房地产档案资料的一个重大特征，更加需要房产管理部门实时有效地展开相关档案的收集工作。其次，要做好档案文件的整理工作。档案整理就是要求把统一集齐来的全部房地产相关资料进行条理化、系统化地按照不同的类别保存起来。最后，将日常的归档工作形成一个完整的档案体系，有利于日后对相关档案进行查找。第一，要先做好相关的筛查整理工作，做好第一步工作的把关，为存档打下坚实的基础，确保重要资料的存档。第二，要完全按照相关档案管理的标准和原则对档案进行管理，对档案材料进行完整的分类之后再将材料罗列条理化之后进行装订。装订的效果一定要体现出房产情况在房产资料中是否能够直观呈现，并且是否真实有效，最佳的做法是可以做到能把房产的照片和最开始房产的资料合并整理之后在相关的档案库中做好存档的工作。第三，要完善档案编目。档案编目对于开展房产档案管理的工作来说是非常重要的，相关的编目工作的科学合理性和后期房产资料是否有效是直接相关联的。不仅如此，遵守房产档案动态管理的规定也需要特别关注。

3.完善企业相关档案管理制度

想要成为一个优秀的档案管理人员，就要仔细钻研《档案法实施办法》和《中华人民共和国档案法》等所有和档案管理相关的法律政策和法律法规。要学会灵活处理工作状态，按照真实的工作状况来调整自己的档案管理工作。规范房地产开发企业的档案收集、保存、分档、归档、再次利用和保密等一系列工作，达到相关企业的档案管理工作的更加标准。不仅如此，还要明确指出档案管理人员的职责，针对档案管理人员的岗位条件，落实相应的责任归属。明确指出相应的工作人员要仔细做好档案收集、整理和存储的工作内容。房地产开发企业也要制定出一套完整的和公司运营模式相结合的档案管理办法，并且被制定出来的方案不但要符合该房地产企业的发展现状，还要遵守公司集中管理的准则，即要求对文书档案、会计档案和商品房销售合同档案实施分层次管理，把文书、会计、商品房销售合同的档案区别开来。对工程和人事这两种类型的档案要实施一级管理。分公司和其他部门要依照流程和相关的规定保存好一手资料，并且能够在规定的时间内上交相关的档案资料，在每个部门都整理完成之后统一上交到档案室即可立卷归档。每个部门，每个分公司，每个子公司都要安排相应的兼职档案管理人员，及时地向房地产开发企业的总公司上报相应的工作人员名单，同时还要在档案室存档备案。

4.推动房地产开发企业的档案数字化

相关工作人员对于房地产开发企业档案管理信息化建设的认知较弱。怎样将现代科技技术融入房地产企业的档案管理工作中来是目前最需要解决的难题。因为现代科技的快速发展，所以档案管理与科技相结合是房地产开发企业档案管理形式改革的必然发展方向。第一，想要切实有效地提高房地产资源的开发能力和资源的有效利用率，可以把现代的信息处理技术融入其中，例如档案管理软件或者计算机，把管理、储存和检索的工作都交给计算机、缩微机和扫描仪完成，这也是房地产开发企业适应社会发展的必然要求。因为这样可以更加完整地把房地产档案的价值体现出来，最终将房地产开发企业的档案管理水平提升到一个新的高度上。第二，要不断加快房地产档案数字化进程。信息化建设的基础是加快推动房地产档案数字化进程，具备超高检索能力的电脑能帮助相关工作人员完成在数字档案管理过程中的工作，这样才可以把房屋地理位置、面积信息和产权人姓名等关键检索词设置为一个检索点。第三，应该持续改进房地产档案的信息归集系统。房地产档案系统和房地产交易系统不能相互剥离开来，应该进行有机融合，这样才有利于切实有效地提高房地产开发企业信息收集效率，可以让负责房地产售卖的工作人员在与买家进行房地产交易过程中，将获得的房屋产权信息直接录入企业的档案信息系统里。此外，可以借助现代科技产品，比如扫描仪或者数码相机，将相关的资料通过现代科技产品的有效处理，按照图片的样式录入档案信息系统当中，并且把一些最开始的原始数据归入计算机和相关软件当中，在经过一系列的组合、分类、检索之后，最后做成一套全面的档案数据库。

5.创新档案管理方法

针对房地产项目档案管理的特殊性，可以采用文件连续体理论的方法，将所有和房地产工程项目有联系的档案统一进行处理。材料连续体是指把档案材料的产生到最后的归档处理采用连续管理的方式进行管理。采用连续的管理方式可以在文件材料形成的每个环节中都做到较好的质量把控。也就是在各个环节都有相关的质量管理要求和相关的转交规定，以此来确认档案文件的归档品质是否过关。房地产开发企业的档案管理者和有关技术操作人员要尽全力配合，必须完全依据房地产工程项目档案文件的产生规律、归档准则和集齐方式，严格按照相关的规章制度来保证档案文件的品质。以此来保证房地产的建设项目和档案的产生是统一步伐的。在确保档案材料的可靠性和完备性的基础上，再对集齐到的档案文件分别整理上交到房地产开发企业的档案管理部门保管。

结语

房地产开发企业档案管理其实质上可以归为服务性质的工作，需要在确保工作效率的同时也能紧跟社会发展的步伐。把满足档案使用需求作为目标，实时更新完善管理方法，寻找科学的手段，让房地产开发企业的相关档案变得更加真实并且具有一定的利用价值，以此来保证房地产开发企业整体的运作顺畅。