信息化时代下人力资源和社会保障局档案管理探析

周萱齐

（永州市人力资源服务中心，湖南 永州 425000）

人力资源和社会保障局创建的主要原因是有效整合劳动力市场及人才市场，构建统一、规范、合理的人力资源市场，促使社会人力资源有效配置、准确流动，促使两个部门有效合作、互通有无，有利于行政事业单位人员管理，调整收入分配制度，提升社会保障力度，增加人力资源就业率，减轻社会负担，促进社会继续有效发展[1]。档案管理是人力资源和社会保障局的重要管理内容之一，承担着收集、汇总、统计、整理、保管等多项重要工作[2]。若能做好档案管理工作，不仅可充分提升档案管理效率及水平，还可在现有基础上挖掘档案的潜藏价值，进一步提升工作质量[3]。但现今我国多数地区依然采用传统档案管理方法，固然有一定的管理效果，但表现更突出的是管理中存在的各项问题，如工作效率低下、工作质量无法保障等。伴随着互联网技术、信息化技术的高速发展，档案管理信息化已经成为必然，如何在人力资源和社会保障局档案管理工作中有效融入信息化技术成为重点研究内容，更是档案管理创新改革的关键。

一、档案管理中存在的问题

1.管理制度未完善

人力资源和社会保障局的档案数量非常多，且档案类型相对复杂，涉及多个领域、多个方面[4]。在传统管理体系下，相应的管理制度无法满足档案管理要求，分管档案的部门比较多，各个部门有对应的工作模式、档案风格以及档案类型，导致整个单位的档案类型十分复杂，且格式不统一，增加档案管理人员的工作压力，还会导致档案管理效率下降。在这种情况下，档案管理制度难以充分落实，档案管理人员无法按照规章制度工作，导致制度成为表面制度。管理制度不完善还会导致其他问题，各个部门无法就档案管理这一工作进行及时有效沟通，难以在短时间内进行工作信息有效对接，难以规范档案格式。且在传统管理模式下，各个部门因为涉及较多档案的缘故，难以保证档案管理工作不出错，无法保证档案信息的准确性与安全性，会对档案管理效果造成直接影响，甚至会导致档案内信息无效，让档案成为不具备法律价值的无用档案。

2.工作人员素养欠缺

受传统管理模式影响，单位并未明确工作人员的计算机技术要求，也没有要求工作人员具备相应的计算机能力，并未认识到计算机技术参与档案管理的优越性与积极性，所以部分单位的档案管理方法比较传统[5]。部分单位已经认识到计算机技术在档案管理工作中发挥的重要价值，积极引入计算机技术，但因为工作人员的计算机技术掌握情况参差不齐，所以档案管理是传统纸质管理与计算机管理混用模式，但传统纸质管理更重要，计算机管理成为辅助管理方法。在传统管理模式下，工作人员难以在短时间内完成较多档案的归类及整理等工作，工作效率低下，部分档案甚至会延期处理，难以在第一时间发现问题并处理问题，难以完善档案管理工作，只能进行简单汇总、归类以及整理等工作。且单位一些工作人员并非专业出身，并不明白档案管理工作的重要性，也没有第一时间应用先进档案管理技术工作，新鲜力量的实际输入量比较少，一些工作人员年纪较大，甚至有部分工作人员认为档案管理部门是养老部门，档案管理工作比较懈怠，也不愿意学习计算机技术等新型技术，导致单位档案管理始终停滞不前。

3.管理模式落后

档案管理模式落后也是人力资源和社会保障局档案管理中存在的主要问题，这一问题直接影响档案管理整体效果及整体质量。档案管理工作相对复杂，这与单位的档案管理类型、涉及内容较多、工作量比较大等存在直接关系。这一现象导致工作人员存在较大管理压力，而落后的管理模式无疑会进一步增加工作人员的工作压力，导致工作人员工作期间发生各种错误，最终导致档案管理成本偏高，档案移交工作量比较大，档案管理手段不理想，难以充分发挥档案管理的价值。部分单位认识到计算机技术对档案管理工作的积极影响，也积极引入计算机技术，积极进行计算机基础设备建设，但是因为管理模式落后，导致计算机技术的优势难以充分发挥出来。从调查可发现，在传统管理模式下，很多工作人员依然应用传统文件管理方式，但这一管理行为无疑会对文件管理效率造成严重负面影响，不利于文件利用或管理，难以充分发挥文件的价值，最终导致经济效益下降。

4.思想上不重视

在信息化背景下，想要做好档案管理工作，必要做好相应的计算机建设工作。但是部分人力资源和社会保障局领导更重视其他方面的工作，比如人力资源管理与社会保障制度落实等，并未认识到档案管理的重要性，比较轻视这一项工作。部分领导口头上十分重视档案管理工作，但行为上始终落后，比如计算机建设始终跟不上信息化时代步伐，硬件更新速度缓慢或使用传统老式设备，资金投入量较少，最终导致档案管理工作难以深入、有效开展，无法保证档案管理工作的信息化水平，难以提升档案管理效率及质量。

二、档案管理创新策略

1.转变传统观念

想要创新档案管理工作，则需第一时间转变传统管理观念，提升人力资源和社会保障局领导与工作人员对档案管理工作的重视，从思想上进行转变，深切实际地认识到档案管理工作的重要性及对单位管理的积极影响。想要转变工作人员的传统观点，首先要做好相关的档案管理宣传教育，积极获取上层领导的支持与认可，在上层领导及部门认可档案管理工作的重要性后，增加人力以及物力的投入，通过档案管理教育活动、在档案管理部门或单位公共区域绘制档案管理解说图文、带领工作人员一起了解档案管理工作等多项措施，提升工作人员对档案管理的准确认识，促使其重视档案管理工作，配合档案管理部门进行档案管理工作，改进管理效率、管理质量与管理效果。之后要创建单位内部的综合档案室，这一行为主要基于人力资源和社会保障局有较多类型档案进行，通过综合档案室可让各个部门将本部门档案存在其中的对应区域，并在对应档案管理平台中录入档案相关信息，方便各部门工作人员及时完成档案收集、汇总工作，保证档案内容的准确性与全面性，有利于后期档案管理人员的整理及保管工作，还可让档案完整度达到相应标准，为单位后期管理工作提供一定辅助与便利，甚至可形成规范合理的档案管理流程及档案管理标准，让档案管理成为制度性工作与必要性工作，促使单位全体工作人员均参与到档案管理工作中。

2.做好信息化建设

想要档案管理工作契合信息化时代，则需做好相应的信息化建设工作，积极增加硬件与软件的建设投入，保证设备的先进、科学、适宜，规避设备跟不上时代这一现象。但因为人力资源和社会保障局的档案管理工作十分繁琐复杂，需要更多专业人员进行，单位档案管理部门需积极引进专业出身、管理技能较强的工作人员，安排这些专业人员进行档案管理工作。这些专业人员所接受的教育大多符合信息化时代要求，可迅速上手相关工作，实现档案管理高效性，迅速解决繁杂、繁多的档案管理工作。但单位相关领导需结合档案管理需求，合理分配档案管理工作，实现岗位明确与职责明确，避免人手不足或浑水摸鱼导致的档案管理错误或档案管理效果低下等问题。单位还需结合档案管理工作的实际需求，积极配备各种辅助管理设备，比如扫描仪、二维码等，并将辅助管理设备公平、公正地分配给每一位管理人员，在现有管理效果基础上，进一步提升档案管理效果，充分实现电子档案管理信息化，减少不必要的人力、物力资源浪费现象，节省档案管理部门的经费。

3.加强信息化管理

在信息化时代背景下，人力资源和社会保障局需积极进行信息化建设，在建设完成后积极进行信息化管理。考虑到纸质档案管理耗费的时间、精力更多，且这一类档案容易损毁、霉变，难以保证其始终有效，建议充分利用信息化技术实现纸质档案与电子档案双重管理模式。但在双重管理过程中，应以电子档案为主，纸质档案核对信息后存放至相应储藏区域即可，电子档案不仅需要纸质档案中的详细资料，还可结合后期档案变化及时修改、补充其中内容，可提升档案完整性，提高档案管理效率，实现档案长久保存的目的。这种管理模式无疑更为高效、准确，可进一步提升档案管理科技化、现代化以及智能化，还能让档案管理工作变得更简单、高效，可有效减轻档案管理人员的工作压力以及工作负担，让工作人员在有限时间内完成更多工作，创新档案管理工作效率。考虑到人力资源和社会保障局具有大量档案，还需利用信息化技术构建信息化管理平台或档案数据库，将电子档案一一录入管理平台或数据库中，同时做好备份工作。在统一平台或数据库中，各部门工作人员可通过本部门的账号进入其中，结合账号权限查询、阅览对应档案文件，可有效缩短档案查询、阅览时间，还可第一时间满足工作人员的工作需求。通过统一平台或数据库，还可规范档案书写格式、档案文件内容，可让各部门工作人员按照统一格式采集档案资料或录入档案信息，方便档案管理人员统一整理单位内档案文件。利用平台或数据库，各部门人员还可针对档案内容进行信息共享、信息交换与信息汇总，且在对应平台或数据库工作，档案管理安全性更高，还可实现档案管理标准化，并完善档案管理体系。但因为网络罪犯数量较多，罪犯行为十分猖獗，还需结合实际情况，为平台或数据库构建安全防火墙，无账号不可进入，保证档案信息不会流出单位，避免信息流出导致的经济损失。

4.加大人才培养力度

工作人员工作能力低下与综合素养低下，是导致档案管理工作效果不佳的主要原因，也是信息化技术难以充分应用的主要原因。想要在人力资源和社会保障局中实现信息化档案管理，则需结合人才能力展开干预。

首先，单位完善信息化建设后，需结合现有计算机技术要求与档案管理信息化手段，安排工作人员进行计算机技能培训，保证工作人员具备相应的计算机技能应用能力。在培训过程中，应针对相应的硬件与软件，培养工作人员的应用能力与维护能力，保证工作人员可充分应用相应硬件及软件进行档案管理工作。但部分软件崩溃后会对档案管理整体工作造成不良影响，并且会导致档案信息泄露或丢失等多项问题，所以还需保证工作人员具备一定的软件及硬件维护能力，保证相应软件及硬件始终高效地开展相关工作。还需在档案管理部门设置相应的意见反馈箱，要求工作人员能结合日常工作期间，及时发现并记录档案管理工作中存在的各项问题，并以不记名形式反馈给档案管理者，管理者第一时间调查相应问题，制定问题解决方案，并带领工作人员进行学习，保证工作人员均掌握相应的档案管理问题解决能力。单位还需积极创造机会，安排单位内档案管理人员前往兄弟单位或其他档案管理工作理想的单位学习，开拓其眼界，还可转变其档案管理理念及思路，充分调动档案管理人员的主观能动性，促使档案管理人员积极参与档案管理工作，积极进行档案管理信息化改革，积极应用更先进、更合理的信息化技术解决档案管理工作。考虑到信息化设备若操作不当会诱发故障，单位还需引进相应的信息化维护检修人员，该人员必须具备相应的信息化技术应用能力，及时指导操作不准确人员改正错误、解决操作中存在的问题。在信息化设备发生故障后，第一时间解决相应问题，保证信息化设备始终高效运行后，维护信息化设备的软件及硬件功能，尽可能消除设备故障对档案管理造成的不良影响。若单位已经有相应的信息化设备维护检修人员，还需结合工作需求积极进行培训，不断提升该人员的工作能力。

结语

在信息化时代背景下明确人力资源和社会保障局档案管理中存在的问题，积极针对相应问题制定有效的解决措施，持续改进档案管理水平及质量，实现档案管理高效性、科学性与规范性，间接提升人力资源和社会保障局整体管理水平，是非常有必要的。