新时期事业单位档案管理的创新思路与方法

李春强

（菏泽市教育事业发展中心，山东 菏泽 274000）

档案管理对履行社会职能以及组织发展规划都很重要，现在生活在快速发展的环境中，社会正在发生重大变化，不同的生活领域也在进行深刻的改革。时代的发展也催生了各种数据。目前信息量不断增加，给单位档案管理带来了严峻的挑战。越来越多的文件使档案管理复杂化，使归档过程复杂化。今天，必须在社会发展的背景下进行创新，更好地适应社会[1]。

一、事业单位档案管理现状

1.档案管理体系有待进一步完善

档案管理工作具有时代性，档案管理工作的管理方法和管理体系与现阶段档案管理的实际现状以及当今社会中档案管理技术息息相关。首先，部分事业单位档案管理工作都有自身的档案管理体系。但是随着时代的变迁、档案管理内容和管理技术也发生了一定的变化。由于部分事业单位对社会档案管理的技术和手段的变化信息不够敏感，所以没有对档案管理工作进行更新和完善。其次，事业单位作为公共事业单位，档案管理工作尤为重要。但是由于部分事业单位，在开展事业单位管理工作中，没有将档案管理工作放到首要地位，因此就导致档案管理体系相对落后，档案管理技术有待进一步革新。最后，部分事业单位的档案管理体系，能够基本满足现阶段档案管理工作的开展，因此部分事业单位的档案管理人员也没有主动对档案管理体系和技术做出进一步的革新。

2.缺乏创新的档案管理工具

随着社会的发展和科技水平的提高，我国一些企业虽然加强了档案管理，但缺乏现代科学的档案管理理念和科技手段，也缺乏相应的档案管理方法。例如，一些单位继续采用手工管理档案的做法，大大降低了档案管理的效率，对提高档案管理水平造成了严重障碍。生产单位的档案管理方法已经过时，现代信息技术在管理过程中的应用相对较少。部分单位的档案管理仍采用传统的手工管理方式，严重影响管理水平和效益[2]。管理信息量大、工作量大的档案，会增加错误量，增加工作时间，降低档案管理的效率。

3.档案信息利用率较低

经济组织档案是社会的宝贵财富，公共机构不能直接将档案转化为公共领域，可能会影响国家的发展。因此，档案管理是本组织活动的核心。但是，在具体的档案管理过程中，一些管理人员对档案管理的认识不够，对档案的利用也不够充分。这大大降低了档案的价值，降低了可用性。企业档案管理的作用和价值非常高，可以为社会发展提供有效的信息来源。

4.管理人员的素质不高

档案管理专业人员不足，单位整体工作质量不高，使其无法在档案管理中发挥重要作用。在一些单位，管理人员对档案管理不够重视，档案管理薄弱，管理不力，这关系到管理人员的工作质量。一些单位领导及有关人员的资历及运作能力偏低，对政策内容缺乏指导和指导，对专业技术工作的需求更大，档案管理工作内容和工作技术是不断变化的，原有的档案管理知识和技术已经无法完全满足现阶段档案管理工作的需求。这也就需要档案管理人员在工作过程中需要更新提升自身的档案管理能力。但是在实际工作中，由于部分档案管理人员缺乏主动学习的意识，或者日常工作较为繁忙，缺少学习的时间，所以导致档案管理人员的技能一直无法得到更新。再加上部分事业单位没有为档案管理人员设置相应的培训通道，因此导致档案管理人员现有的工作素质难以满足现阶段档案管理的工作需要。

二、加强事业单位档案管理的意义

档案管理也是企业工作的重要内容，随着资料量的增加，档案的管制必须加强。首先，档案管理不仅要规范，而且要有足够的灵活性。根据手册的有关规定并考虑到生产单位的具体情况对档案材料进行更灵活的管理。其次，单位档案管理不仅要注意档案管理的职责，还要注意档案管理可能产生的权利及其相互关系。如果工作过程中出现需要及时解决的问题，所有人都有责任解决这些问题。再次，根据档案管理的实际需要，组织应当制定制度，不得盲目复制其他单位的档案管理制度。只有建立一套切合实际需要的管理制度，才能对档案进行更科学的管理。最后，事业单位的档案管理工作要具有时代性和创新性，要根据事业单位档案管理现状以及事业单位档案管理的技术，对档案管理工作进行革新。在大数据背景下，传统的档案管理方法和制度已不能满足现阶段档案管理的需要，只有提高档案管理水平，才能满足创新管理的实际需要。通过培训和提供更准确的数据信息，结合新的多媒体技术，提高档案质量，将有助于提高档案管理水平，发现档案管理中长期存在的问题，制定解决方案，促进可持续职业发展。

采用先进的资讯科技，在档案管理方面作出适当的创新，以数码资讯科技保护档案为核心，不但可以提高工作效率，还可以使档案资料的私隐得到保障。档案管理是通过信息管理方法进行的，这种方法比以前更加多样化，在公众选择的形式方面也更加多样化。最终，能够更好地让事业单位档案管理工作发挥效用，为相关人员查阅档案信息提供便利。同时，文件管理的优化也将为硬盘的开发提供参考信息。这种创新不仅方便了人们，而且在一定程度上提高了安全性能，使驱动器的内部文件管理更加可靠[3]。

三、新时期事业单位档案管理的创新思路与方法

1.加强有针对性的档案管理

目标文件管理模式、成果管理模式和成果管理模式。MBO有两种外部形式。首先，采用混合管理，制定初步目标，确定最终目标，并评估工作的有效性。这就要求管理者注重“目标导向”，通过设定最终目标来确保有效管理，并强调目标的作用和意义。其次，文件驱动模式具有显著的激励效应。目标任务管理作为一种现代管理手段，被广泛应用于生产单位的档案管理中，这是第二种管理模式，强调奖励在任务执行中的作用。建立档案管理激励机制的特点是从被动责任向主动责任转变，也是档案发展朝着既定目标不断前进的动力。要想对档案进行有针对性的管理，需要档案管理人员从实际档案管理工作出发。首先，档案管理人员要明确目前档案管理的范围、档案管理的目的、档案管理工作目前存在的难点有哪些。只有充分了解目前档案工作管理现状，才能够针对性地更新档案管理方式，完善档案管理质量。其次，档案管理人员要有针对性地进行自我提升，事业单位也要为档案管理人员提供培训的平台。事业单位要充分了解现阶段档案管理的新思想、新技术，然后结合目前的档案管理情况，选择相应的档案管理人员进行有针对性的培训。

2.提高档案管理人员的专业水平

档案管理涉及办公室的健康发展，有些档案甚至涉及保密，所以档案管理员应该有良好的目的感和责任感。企业要注重人才引进，结合自身发展需要，吸引具有档案管理专业知识的专业技术人才，确保档案管理有新鲜血液，确保管理机构的档案工作与时代发展同步。要加强档案管理人员的业务培训，帮助员工掌握现代档案管理方法，加快传统档案向现代档案的转变，实现真正的智能化，积极营造良好的档案管理环境，为档案管理理论、现代技术、数字化设备等档案管理人员创造良好的理论学习条件[4-6]。结合组织的实际发展，除了提供先进的档案管理设备外，还要切实提高档案管理的效率。要加强对各单位档案管理人员的沟通、交流和培训，真正向最优秀的档案管理人员和科研档案管理单位学习，及时发现自己在培训过程中存在的问题和不足，真正做到及时分发和纠正，使各部门档案柜能够提高自身质量，充分融入新的档案管理工作。

3.建立档案管理责任机制，提高管理人员的责任意识

意识能够引导行为，档案管理工作质量的好坏，与档案管理工作人员的责任意识息息相关。首先，事业单位要加强对档案管理人员的培训，让档案管理人员明确档案管理工作的重要性，让档案管理人员自觉承担起档案管理工作职责。其次，要建立档案管理责任机制，将档案管理工作内容落实到个人，一旦档案管理工作出现问题，要对相对应的人员进行追责。同时，也要设置相应的奖惩制度，对优秀的档案管理人员进行奖励，对档案管理消极的工作人员给予相应的处罚。通过制度去提升档案管理工作人员的责任意识，约束档案管理工作人员的行为。

4.档案服务的新形式

首先，在数据背景下，单个驱动器的文件无法满足当前文件收集和处理阶段的需要，因此，为了让不同驱动器通过合作、共享文件资源和加强相互合作来获得共同利益，要从根本上改变文献管理服务模式，有效利用资源，扩大档案利用。其次，必须建立一个电子档案数据库。在较长的数据周期内，电子档案的利用率远高于传统纸质档案，因此可以用于将文件转换为电子文件、下载和管理此类档案，这将大大减少文件管理员的工作时间，避免限制文件访问的时间和空间，从而提高文件的价值。最后，可以为文件建立一个网络平台并将其放入其中。如有必要，可以恢复和移动网站上的文件，并在短时间内完成恢复工作，以提高文件管理的效率。

5.注重人文思想的体现

首先，必须注意新时期经济组织档案管理中人文主义的表现。为了有更广阔的发展空间，有必要优化和改善档案管理，提高档案管理部门员工的认识。档案管理工作的目的一方面是为了归档重要的文件内容；另一方面是为了让相应的人员便于查阅。因此，在档案管理过程中需要体现人文思想。因此，作为一名合格的档案管理员，必须改变过去的工作态度，加强专业技能和综合素质，在履行职能上下功夫，提高档案管理的综合素质和效益。此外，要明确职责，使档案管理成为专业性的工作，认识到档案管理对促进生产单位发展的重要性。档案管理人员要提高服务水平，采取有效措施，提高档案管理效率。此外，事业单位还可以通过宣传教育的方式，让档案管理人员意识到档案管理工作的重要性。同时，事业单位也要积极鼓励其他部门对档案管理工作献言献策，为提升档案管理工作成效献言献策。

6.提高管理能力和整合信息技术

档案管理中最重要的内容是详细程度和完成效率。档案管理工作涉及的工作内容相对较多，工作流程相对复杂，因此单纯地依靠一个人的力量，难以胜任整个事业单位的档案管理工作。因此，事业单位需要通过培训等方式打造专业化的档案管理团队，提升档案管理能力。首先，事业单位要根据当下档案管理现状设置相应的档案管理人员。档案管理人员既要有年龄较大、经验较为丰富的档案管理者，也要有年龄较小、但是思想丰富的事业单位档案管理人员。此外，事业单位要将全部的档案管理工作进行拆解，让每个档案管理人员都承担相应的档案管理工作。一旦所管辖的内容出现问题，要对其进行追责。其次，事业单位要对相应的档案管理人员进行培训。在培训过程中一方面是要强化档案管理人员的责任意识；另一方面是要提升档案管理人员的管理能力，让事业单位的档案管理工作能够更加有序化、高效化。

四、事业单位档案管理发展趋势

随着社会的快速发展，企业档案管理将得到完善，档案将更加计算机化、实用化、信息化。组织档案管理需要整合信息技术，加强与各部厅的有效沟通，通过建立信息平台，实现组织档案电子化管理，要求档案管理人员将数据数字化，存储在系统平台上，通过专用系统平台完成统一控制，此外，生产单位档案管理的电脑化将充分体现电子扫描技术、图像和纸张材料转化为电子信息的优势，尽量降低生产单位的行政成本，提高档案管理的整体质量。新时期，业务单位发展空间更广，档案管理也具有较大的实用价值。信息系统平台将对档案管理进行深入分析、总结和分类，确保准确掌握档案中所包含的各种数据，根据需要制作相关图表，并将其应用于决策和实际工作中，以提高业务单位档案管理的实用性。未来随着我国科学技术的不断进步以及网络信息技术的提高，网络化会逐渐成为档案管理的主流，因此在进行档案管理的创新时，应当注重加强对信息技术研究的投入，不断提高档案管理的信息化程度，这样才可以在未来的发展之中真正为事业单位的健康发展起到重要的作用。

结语

总之，加强事业单位档案的内部管理改革，必须适应科学发展的需要，面向现代变革。档案管理对管理部门来说是重要的，需要给予足够的重视。在时代发展的条件下，加强档案管理创新既是适应社会发展需要的必然途径，也是组织改革的重要内容。通过提高服务意识，完善工作制度，提高企业档案管理能力，最大限度地提高档案工作效率，为社会进步提供数据。这样才能够不断提升事业单位的工作能力，为我国的社会经济发展做出重要的贡献。