基于信息空间理论的企业档案价值挖掘研究

徐宁 栗丛瑞

（1.国网甘肃省电力公司电网建设事业部（建设分公司），甘肃兰州 730050；2.中国能源建设集团甘肃省电力设计院有限公司，甘肃兰州 730050）

企业档案作为企业发展历程和重要信息的最重要记录，随着档案服务在信息时代和大数据时代的发展与变革，企业档案既发挥了档案本应存在的凭证、情报等价值，也可以通过数字技术进行历史事件的场景还原，并支撑企业这一利用主体进行基于历史发展规律总结和发现的发展与创新，让档案产生的信息通过流转与知识转化而产生了更大的价值。当前，大量的档案界学者进行了新时代的企业档案价值追寻、建设途径等内容研究。如王玥瑄以中国铁路沈阳局集团公司为例，思考了当前信息时代企业档案工作的定位、档案人员的责任以及档案信息文化价值开发对企业发展的重要意义[1]。周艳与张坚从大数据时代企业档案管理的变革出发，分析了存在的工作制度与档案存储系统不够完善、数字档案资源安全性难以保障、业务人才尤为缺乏等问题，也从加强管理制度建设、引入先进技术扩大数据容量、培养高水平的档案管理人员提出了大数据时代工程企业推进档案信息化建设的举措[2]。实践层面，中国五矿集团公司通过档案数字化实现了档案调取从30min到30s的飞跃转变，太原供水集团在档案数字化的前期准备工作、软硬件条件、档案加工整理和档案数据库的建立等方面积累了丰富经验[3]。国网公司积极思考大数据，云计算、物联网等信息技术的发展与应用加快了信息技术与档案工作的融合过程[4]。立足已有的研究基础，本文尝试将信息空间理论（Information Space Theory）与企业档案的数字化工作相结合，依托信息空间模型，从编码、抽象和扩散3个维度探寻数字时代企业档案信息的价值、生产与转换等问题，从信息向知识的转化，进而探索数据时代企业档案如何寻求发展增长点这一核心问题并思考突破策略。

1.基于信息空间理论的档案价值挖掘逻辑起点

1.1 信息空间理论：一个具有高度解释力的信息经济学理论工具

1976年，建筑学家沃尔曼（Riehard Saul Wurman）提出了“信息空间”（Information Space,I-Space）这一概念，其意义主要涉及城市环境的信息。20世纪90年代，面对信息社会带来的挑战，马克斯·布瓦索于1995年在《信息空间：认识组织、制度和文化的一种框架（Information Space: A framework for learning in organizations,institutions and culture）》一书中提出了信息空间理论，以主要考察社会系统内知识和信息生产与交换。这一理论从信息的编码、抽象和扩散3个维度出发，构建了一个三维度的框架模型（见图1）来分析解释信息的生产、交换等社会经济活动。时至今日，这一理论对社会系统中的各种信息现象都有着很强的解释力，因此被有关经济学家认为“为信息的政治经济学提供了基本范式”[5]。

图1 信息空间（I-space）模型

企业档案作为企业这一主体各项社会、商业活动的历史记录，与各项交易活动及商业行为具有极高的关联性。因此，企业档案信息具有极高的提炼价值，档案信息的传播与利用则可以极大程度地简化物质资源交换的消耗。从整个社会数据管理层面来看，档案信息已经经历了一定程度的简化处理，是从不可计数的社会数据中提炼出来的精华。因此，信息空间理论作为信息经济学的重要分析框架，为深刻分析企业档案信息的价值、档案的形成、管理与利用等问题提供了较高解释力的概念工具。

1.2 信息空间理论视角下的企业档案价值挖掘：从数据到信息再到知识

在信息空间理论中，数据、信息与知识之间的概念关系及三者之间的转化也代表了档案价值挖掘的主要阶段。从三者在企业档案信息扩散表现来看，企业档案是从企业所有的信息环境中选择性留存下来的数据，当然这些数据既包括个人的，也包括机构的，既包括社会数据，也包括商业数据，但相对于其他类型的数据，对从数据到档案信息的处理过程（即归档）则是对整个企业数据的最直接、体系化过滤，能够较为客观地记录企业的各项属性与系统状态，归档为机构的各项数据存储活动极大节省了时间与空间的能耗；另一方面，档案与知识之间存在密不可分的联系，借助企业档案可以促进企业内外部知识的沉淀、积累、传播、交流、理解、挖掘。尤其是档案对来源的尊重，使得文档在记录“内容知识”之外，还隐含了更深层的“背景知识”。这种“背景知识”可以帮助人们更好地理解“内容知识”，也可以为人们特别是企业决策者提供了寻找知识、了解历史的线索和评价知识的依据[5]，如图2所示。

图2 信息空间理论框架下的数据、信息与知识之转换

2.信息空间理论视域下的企业档案价值挖掘

2.1 信息空间模型：一个企业档案价值挖掘的分析框架

人类通过感知外部环境来获取数据，其后，通过信息处理机构，包括档案机构，对这些数据进行处理使之以信息的、知识的、而非机械的方式作用于人类。在信息空间理论的基础上，马克斯·布瓦索认为信息与知识实现生产与交换主要通过编码与抽象。其中，编码是从所有以不同程度的效率进行的可能性中进行选择的行动，主要是对数据进行分类与综合，目的在于实现信息的效率；抽象是产生概念，是具体的反义词，它反过来又可以减少感觉分类，将表面上不同的类别联系起来，将它们作为单一的实体以某种目的加以处理。在编码与抽象两个维度之外，加上扩散这一维度，就构成了企业档案的核心分析框架—信息空间模型（Information Space，I-Space，见图3）。

图3 信息空间模型[6]

2.2 基于信息空间模型的企业档案信息流动

在I-Space模型框架下，企业档案的数据、信息与知识生产、转换激活了I-Space的编码、抽象与扩散3个纬度，并呈现为一种定向的、周期性的流动或行动序列。如在审视（数据捕获）阶段，档案形成者感知到外部环境所传递出来的数据，使之成为一份份独立的、承载个人捕获数据的文件（档案），当然其中也包括文件形成的背景数据；解决问题（文件归档）阶段，通过体系化的分类即编码来消除文件分散而存在的不确定性，在这个过程中，具体的数据开始转换成高编码的归档文件；抽象（信息集成）阶段，提炼出企业档案最本质的、最简化的特征，高编码、具体的档案信息开始转换成高编码、抽象的档案资源；扩散（信息利用）经过转换处理后的档案资源可以高效率地传递到接收者，高编码、抽象的档案资源走向扩散，与之前确定的目标群体进行信息共享；吸收（知识应用）阶段，即企业档案资源作为业务活动的原始背景信息，被用于支持决策、辅助交易和提供证据等特定场景。总之，在信息空间理论模型分析框架中，企业档案从3个扩散、抽象和编码维度通过程序化、系统化的统一处理，逐渐走向已编码、抽象，使得信息尽量达到可用的目标。在两个变量统一之后，档案信息扩散则实现了客观的传递，确保和挖掘了档案的价值。当然，从严格意义上来说，企业档案的价值也并不仅仅是数据-信息-知识的三元转换，企业档案还具有作为信息的知识价值、历史价值、证据价值等公共价值。

3.信息空间理论视角下的企业档案价值挖掘之启示

3.1 关注企业档案的价值发现与企业效益之关系

毫无疑问，企业以追求效益最大化为最终目标，信息空间理论从社会经济学的视角，提出了信息的流通需要社会和经济交易提供激励力量。企业的各种信息行为、商业行为可能与社会活动有着或强或弱的联系，提示我们需要去关注企业档案的信息与社会发展、企业发展之间的关系。从社会激励的视角来看，企业档案的数字化即实现从数据-信息-知识的转换，也为企业对其档案的形成、管理与利用提供了长远或者短期的绩效目标，即信息空间理论促使“有用性”向社会维度进行延伸。

3.2 关注企业档案价值挖掘中的归档整合与技术运用问题

如前文所述，信息空间理论所构建的理论模型可以将抽象、扩散与编码3个维度进行组合。一般来说，企业档案信息越趋于高编码和抽象的结构化状态，企业档案信息便更容易进行扩散，也就是走向由市场制度支配。相应的，档案信息的编码与抽象程度也会降低，因此，我们可以认为编码是企业档案信息扩散的第一道门槛。当然，企业档案信息非公共信息，这种企业束缚容易让企业档案只供少数人应用，自然形成局部封闭。大数据时代的到来为档案信息整合带来了契机，云物移大智等新技术环境带来的数据驱动模式使得包括企业档案信息在内机构信息化进入到了一个新的发展时期，大量的半结构化数据、非结构化数据被处理成为结构化数据，通过数字人文等技术也还原了每一份档案所记录的发生场景，即基于档案的大数据被整合成为更高共享性的数据集合，抽象程度也高，更易于被更广范围、更多层次的用户所共享和按权限分级获取。

3.3 关注企业档案信息化建设中企业内外部环境的作用与影响

尽管信息空间理论将扩散作为档案价值实现的最主要指标，但事实上，信息空间理论并不主张信息的扩散范围越大，信息的价值越高。提示我们，企业档案的信息扩散是企业这一主体环境下的波纹效应，不但企业的发展规模、经济效益、社会效益等极大地影响到企业档案的信息扩散，企业的价值追求、发展愿景等文化偏好也会左右到档案信息的扩散程度、共享层次及价值实现。这一观点为企业档案价值的挖掘提供了一种有独特气质的学理佐证，即只有档案主体的需求与客观的属性相结合才能体现出档案的价值。所以，企业档案管理者不能仅仅只追求档案的传递范围、共享程度等，还更需因地制宜地关注到档案信息所处的整体环境，并通过大数据思维去发现档案客体的行为需求，进而通过信息化建设方能将档案价值进一步挖掘和凸显。

4.结语

信息空间理论从社会经济学视角为企业档案的价值挖掘提供了一个新颖的视角，由抽象、编码与扩散构建的三维信息空间理论模型，也启示我们在思考企业档案的价值挖掘时，还要分析企业档案信息的抽象、编码程度与扩散程度影响，以及背后的企业环境。信息空间理论并不直接指导实践，但是可以引导我们以更加理性的视角思考在省力原则主导下的档案价值挖掘、档案数字化等相关问题让更多的企业档案管理者明白一味地强调档案信息的流转扩散并不代表企业档案价值的最大化挖掘，还需去关注整个企业软硬件环境与文化制度建设，进而用档案信息化、数据化建设来满足档案服务客体的需求。