档案馆员的管理工作现状及优化

中国船舶集团公司第七一三研究所 肖梦洋

现代社会处于高速发展之下，企业各项工作稳步进行，档案管理人员更加重视本职工作，将各种先进的技术应用都档案管理的实践中，对于提高档案管理水平、工作效率有非常大的帮助。就当前的档案管理实际情况分析，还有很多问题无法从根本上解决，必须采取科学合理的处理措施，消除一些的负面影响，各项工作顺利实施，对于提高企业工作效率和质量有帮助。

一、档案管理在企业发展中的重要性

（一）有利于维护企业权益

档案管理工作的顺利进行，对于保护企业知识产权、合法权益有崇高的意义，也会推动发展和进步。知识产权对于任何企业而言是非常重要的无形资产，属于商业机密，包含专利权、著作权、生产资质等，这是企业发展的基础和根本，同时也是企业长期发展积累之后形成的。无形资产或者知识产权在管理中，都会产生相应的记录，这些是企业重要的财富，同时也是企业的法律依据，如果知识产权被他人非法使用，会给企业造成巨大的损失。而企业通过档案记录可以提供法律依据，通过诉讼的方式保护自己的合法权益。因此，档案管理极为重要。

（二）有利于资料的保存与共享

档案管理工作包含内容非常多，涉及到企业从创立、发展的过程中存在的各种技术文件、影像资料等。企业决策者根据已经掌握的各项资料，将全部信息提取和使用，才能做出准确的决策，在市场竞争中获取有利的地位。在企业的长期发展中，通过加强档案管理，能够实现档案资料的深度开发和使用，塑造企业正面形象，对今后发展产生积极的影响。只有重视信息的收集和使用，重视资源共享和使用，创造先进管理模式，从而实现创新能力的提升，对于企业的全面发展具有积极意义。

（三）实现企业管理水平的提升

企业经过较长时间的发展，各个不同发展阶段的工作流程比较复杂，包含的工作步骤比较多，如果流程过于繁杂，必然会给流程的设置与运行造成不利影响，也会干扰未来的发展。只有全面落实档案管理工作，才能让每个人认真做好自己的本职工作，严格执行工作的流程和标准，实现工作效果的提升。全面提升档案管理水平，简化作业流程，实现管理水平提升。

（四）给企业提供经济支持

在长期发展之下，企业经营需要大量资金作为支撑，所以融资是必然的，且较多是通过银行贷款的方式获取资金。银行在给企业发放贷款之前，会综合分析企业具体情况，涵盖企业实力、资质、管理水平、信誉度等各方面。在发放贷款时，银行会根据需要建立企业相关档案，将全部客户信息存储到系统内，以便于后续工作顺利展开。在这种情况下，银行对企业有基本的了解，通过建立完善的档案管理体系，为企业经营活动的开展提供基础。

二、档案管理员档案管理工作的现状

（一）档案管理认知问题

由于部分企业内部管理模式不成熟以及各级工作人员对档案管理工作的重视程度稍有欠缺，导致无法有效组织落实档案管理工作，造成档案管理效果无法发挥出来。在现代社会发展之下，企业工作重心发生了较大变化，尤其是在面对市场竞争压力之下，对于经济效益的期望值被提升，导致企业易忽视难以产生经济效益的档案管理工作。尤其是大量新技术、新工艺的使用，给企业发展带来明显影响，使得一些原本可以记录的档案无法保存使用，企业忽视该类档案的管理，造成档案管理工作无法发挥其应有作用。

（二）无法紧跟时代发展步伐

全球一体化发展新形势下，档案管理工作应高效落实和进行，此时档案包含纸质文件、数字影像、电子版文件等多种形式，而各个部门之间的沟通联系变得更加紧密，通过使用数据、资料进行交流，实现工作效率全面提升。但就具体情况分析，人们并未重视档案管理工作，一些用于沟通交流的文件没有及时存储，造成档案管理失效。

（三）档案管理无法协调

部分企业过度重视经济效益，开始逐步缩减档案工作人员数量，办公室人员甚至精简为一人，导致档案管理工作无法顺利开展。档案人员兼职情况也较为普遍，无法保证文件收集、档案整理、资料保存、文件档案使用方面的规范化，且档案管理人员待遇水平较低，所以造成人员的工作积极性较弱，没有严格执行工作标准，造成档案管理效果普遍较差，对于企业的发展造成不利影响。

（四）缺乏完善的档案管理标准体系

在具体工作中，对于档案管理工作认识度不够，而涉及到的档案体量巨大，必须从收集、整理、分类、编目、规定等多个环节进行，其形式有文书档案、实物档案、照片、影像资料等。在该情况下，档案内部组成较为复杂，档案管理工作内容较多。保证档案工作有序进行的前提，不仅要执行企业管理制度，还要符合国家相关法律法规标准要求，而一些档案馆员对于知识掌握不足，影响了工作顺利开展。从实际情况出发，档案馆员知悉自己的工作责任，也意识到自己的工作重要性，但是并未制定统一的管理标准，所以造成馆员不能有序的组织工作，带来很大的困扰和影响。对于多数企业而言，内部没有建立完善的管理制度，造成档案管理制度存在缺陷，实际工作无法准确落实，必然会造成档案管理效果不佳。正是因为这种情况的存在，使得档案管理条理性不强，给档案管理工作以及企业发展和进步产生不利影响。

（五）专业性人才的缺乏

分析目前档案管理实际情况，很多企业均存在部分共性问题，例如档案管理专业技术人才不足问题十分典型。对于绝大多数企业来说，对于经济发展方面的重视度较高，却没有专业素质的人才从事档案管理工作，尤其是部分人员对于档案管理意识缺乏，无法有效指导现场管理工作，极大影响档案管理效果和质量。即使有些单位组织开展档案管理工作，也是从表面入手，例如档案信息采集、汇总等，由于档案馆员专业人才占比较小，造成档案信息无法开发和利用，并未给单位发展带来帮助。此外，有些档案馆员有其他本职工作，档案管理是兼职的工作，在工作中会认为自己工作任务增加，而薪酬却没有相应提高，导致人员的工作积极性较差，存在负面情绪，给档案管理造成不利影响。另外，部分企业档案管理基础设施薄弱，缺乏必要硬件设施，资金投入相对较低，降低了档案管理工作水平和效率。

三、新时期如何做好档案管理工作的对策分析

（一）改变传统观念，提高重视度

在社会发展新形势下，如果要从根本上提高档案管理水平，需摒弃传统工作观念，突破以往的限制和影响，让企业内部的每位员工对档案管理工作产生足够重视。就当前实际情况分析，提升档案管理的总体水平，转变思想观念是首要工作。通过采取必要的培训教育工作，加强人员管理，重视个性管理措施的有效落实，才能转变员工的思想观念，让档案管理工作高效落实，从而提高工作能力和水平，符合新形势下发展的需要。对于企业的档案从业人员进行必要的引导、教育，每个人都能从根本上认识到档案管理的重要性，提升档案管理水平和效率。如果企业依旧选择传统的档案管理模式，将经济效益放在首位，未从长远发展的角度出发进行分析，档案管理工作也发挥不出其应有的作用。目前很多企业的档案信息基本上都是由技术部门进行保管，没有组建专业的档案资料管理部门，档案不能有效的协调和使用。基于此，在具体工作中，必须加大对档案管理基础设施的投资建设，构建出完善的档案管理工作体系，明确档案管理标准，发挥档案管理的引导性作用，从而提升档案管理效率。企业发挥档案管理的优势，促进档案利用率的提升，明确档案管理工作方式，实现统一化运行和管理，会给决策者提供更多有价值的参考信息，也会给企业提供源源不断的动力，促进战略目标的实现。

（二）全面落实档案管理信息化建设，符合社会发展实际情况

第一，积极有序组织开展档案资源建设，构建高水平档案管理体系。如要保证档案合理开发和利用，提高档案管理水平和效率，必须要充分的利用先进信息化技术，让丰富的档案资源发挥出应有的作用。企业档案资料的收集质量，对于档案馆员的水平和工作质量有直接要求，同时也会对企业发展产生积极的作用。积极有序的组织落实企业档案管理工作，建设高水平的档案馆，提高馆员水平，管理者以及各基层人员共同努力，集中组织开展工作，更好地提高档案管理效果和水平。

第二，档案数字化、信息化、网络化全面建设，促进工作水平的全面提高。进入二十一世纪，互联网处于高速发展阶段，我国很多企业都开始建设自己的官方网站，充分利用信息化技术，深入挖掘网络资源，让工作交流和分享更加顺畅，为档案管理工作开展提供基础。通过数字化、信息化技术的应用，建设电子版档案。其与传统档案查询方式差异较大，可以更高质高效地进行档案查询。档案管理信息化建设是一个长期工作，短期内无法实现，需投入较多资金才能完成。只有建立完善的档案信息化系统，才能真正提升档案管理总体水平，实现标准化建设，对档案管理效率提高具有积极作用。在档案管理工作开展阶段如何提高档案管理水平，推进企业的不断发展，是非常值得关注的一项内容，因此在档案管理工作开展的阶段中，必须要将传统的观念改变要做好档案管理的重要性分析，要严格地将各种信息化技术落实到管理工作当中，通过构建信息化方式能够实现档案的全面管理，如此才能够提高档案的利用效率。

第三，提高档案管理安全管理意识。档案馆员应重视档案收集整理工作，及时做好归档和管理工作。过程中，档案管理者需具备较高的安全意识，认识到档案安全性关系到企业及国家的安全，必须确保档案信息的安全性，不得存在泄密隐患，更好地保护企业的合法权益，为企业发展、社会稳定做出必要的贡献。

（三）做到科学分类，实行分级管理

社会上不同的企业性质、经营目标都不同，比如私营企业为了获取经济效益，事业单位为人民服务，无论哪种企业及单位，其档案管理工作都有专业性、技术性的要求，尤其是一些科研院所，学术性非常强，对社会发展具有重要影响。基于此，该类单位在工作中，必须重视档案管理工作，扩大档案收集的范围，及时展开档案信息的收集、整理、存储工作，结合实际工作要求，展开档案的合理开发和利用。单位根据自身需要，建设完善的档案管理工作体系，明确档案管理工作制度，配合单位各项工作顺利开展。只有如此，才能更好地提高档案馆员水平，发挥档案管理优势，使各个部门都能够具备档案管理的积极性，让档案管理工作顺利实施，保护单位涉密文件，对于单位高质量发展起到一定的推动作用。

（四）提升档案管理人员的综合素质

档案馆员是工作的核心，要想保证工作效率提高，促进企业发展，还需重视档案馆员的专业素质培养，让其具备较高的理论知识水平，能够胜任档案管理的各项工作，不影响工作的顺利开展。对于任何企业而言，对于档案管理工作岗位有着更高的要求，必须经过专业知识培训和学习，符合岗位要求才能进入到工作中，这是提高档案管理效果的关键。同时，在档案管理工作进行中，同样要重视同行业之间的良好交流，让档案管理工作可以顺利进行。同时在档案工作人员综合能力培养的阶段中，还可以定期定时地做好考核培训，要求管理人员能够按照企业制定的培训方法开展工作，并且对工作的成效进行考核，这样才能够提高档案管理人员的综合能力，使其在档案管理工作开展阶段中发挥出自己的作用价值，提高档案管理的质量。

（五）创新服务方式，提升企业档案利用水平

现代社会发展速度加快，市场经济发展水平不断提升，对于企业管理和经营水平方面要求也在逐渐提高。所以任何企业都要以时代发展作为出发点，让档案管理工作顺利落实，不断提高管理标准。档案馆员要具备服务意识，让自身工作顺利落实，且给企业内部各个部门做好服务，让档案资料更充分的利用。首先，要想提升档案应用效率和质量，应对于已有的检索工具进行全面分析，做好规范化管理，才能实现综合利用。其次，档案馆员掌握一定的软硬件知识，保证档案资料可以高效准确的进入到档案系统中，并且利用互联网平台实现共享和使用，建设符合企业发展需要的档案交流平台，从而提升档案利用率和管理效果。最后，档案馆员对档案资料分类管理，尤其是利用率高、使用频繁的资料，适当地进行电子化，让调阅、使用更加方便，同时还要建立数据库，提供高质量的信息档案服务，实现档案管理水平全面提升。

综上所述，在对档案管理员的管理工作开展阶段，需不断更新管理理念及管理方法，将更多新技术技术应用到实践当中，才能够提高档案管理工作的质量，满足企业的发展需要。在本文研究中对档案馆员的管理工作现状以及管理思路进行了探讨，提出了相关的管理控制措施，目的在于提高档案馆员的综合能力，使其能够在档案管理工作开展中发挥出自己的作用价值，提高档案管理工作的水平。