新时期国企档案规范化管理的思考

中铁八局集团城市轨道交通公司 苏晋

档案是一个国家、一个机构以往工作的记录和证明，是一段历史的写照。

同时，档案也是国有企业未来发展的决策依据。档案管理不规范会造成档案缺失、混乱，甚至会对企业工作开展造成影响，不利于企业作出正确决策，降低企业工作效率。因此，在新时代强调高质量发展的当下，国有企业各项工作的开展都必须以高质量为准绳，以现代化为目标，以规范化为原则，而档案管理工作也不例外。

然而因国有企业本身的特殊性和所承担促进国家经济发展责任的繁重性，导致其长期以来将过多精力放在了生产经营上，而忽视了档案管理等工作，如此就使得其档案管理工作普遍存在无序状态，且未能与时俱进，应顺应信息化发展进行创新和变革。对此，面向新时代国企高质量发展目标，进行档案的规范化管理建设，意义重大。

一、新时代国企档案规范化管理的释义

（一）新时代的定义

中国特色社会主义现阶段已经迈入新时代，对于新时代这个词，我们需要根据党的百年历史征程去理解，我党的百年奋斗史可以分为四个不同的时期，分别为新民主主义革命时期、社会主义革命和建设时期、改革开放和社会主义现代化建设时期以及中国特色社会主义新时代。总结起来，这四个时期的历史任务分别为：救国、立国、富国、强国。社会主义革命和建设时期主要是中华人民共和国成立初期的建设史，从一无所有到打造了一个个重工业基地，不断完善中国特色社会主义市场经济体系建设，这一时期呈现的是一段艰苦奋斗的历程，是中华人民共和国建设起步到加速的过程。改革开放和社会主义现代化建设时期主要是从改革开放以来中国经济得到飞速发展，这一时期主要是描绘了中国发生的翻天覆地的变化。其中社会主义现代化建设时期以及中国特色社会主义新时代主要是从党的十八大以来，我们坚持“四个全面”战略布局和“五位一体”总体布局，至今我们已全面开启第二个百年奋斗目标，开始了社会主义现代化建设的新征程，标志着中国特色社会主义已经迈入了新时代。

（二）档案规范化管理

档案作为一种记载过往的文档，是以文字、表格、图像等诸多呈现要素将已经发生的事件进行记载，以便于将信息进行存储，在日后有需要的时候可以通过查阅档案及时调取想要查阅的资料。这对于未来开展工作来说很重要，能够提供很多的信息支撑，能够使用规范化的管理制度来管理信息，对于国有企业来说能够助力企业的发展，也能够促进企业的档案在安全的前提下发挥出最大的价值作用。现阶段我国已进入到信息化时代，互联网信息技术被广泛运用于各个领域，所以依托互联网信息化技术越来越被人们所重视。所谓规范化就是需要建立相应的管理标准，比如档案的归类标准、档案的提取标准、档案的电子信息化管理等。在迈入新时代后，中央办公厅与国务院办公厅联合印发了《“十四五”全国档案事业发展规划》，为后期的档案管理工作明确了工作的方向，这也体现了党和国家对于档案管理工作的重视，其中最重要的就是档案管理工作一定要在习近平新时代中国特色社会主义思想的指导之下去开展，要认真研判现阶段档案管理工作所面临的困局，针对档案管理工作的重点领域，坚持系统管理的理念，将未来的档案管理工作推到现代化的轨道上来。

二、国有企业规范化档案管理的价值作用

（一）推动企业实现现代化发展的重要一环

伴随着第四次工业革命，大数据引领的人工智能技术得到迅猛的发展。互联网信息技术被广泛地应用于各个领域，档案管理也不例外，在国有企业的档案信息管理中要引进很多现代化的管理设备，档案管理要在这些现代化设备的加持之下进行，所以新时代下的档案管理具有智能化的特点，这也就意味着档案管理领域要进入现代化的范畴，只有实现了现代化的档案管理才能使得相应的数据信息更为真实有效，其中最为重要的就是对档案基础信息的采集，只有档案的采集端有保障、有序地管理工作才有价值，所以当下国有企业的档案管理最重要的就是建立现代化的管理体系，这也是国有企业实现现代化管理的一部分，因此国有企业规范化档案管理是推动企业实现现代化发展的重要一环。

（二）提升企业职工的综合价值

企业职工的综合素质也能在规范化的档案管理进程中得到提升，其提升的主要人员包含有相关档案管理的从业人员以及设计档案管理的培训人员。因为想要实现规范化的档案管理就必须要结合一定的标准对相关的管理人员展开培训，要让从事档案管理的企业员工熟悉标准化的档案管理流程和相应的管理标准，这些接受培训的企业职工一方面能够了解相关档案管理方面的知识；另一方面还能学习到最新的智能化设备操作的技术。这不仅对于从事该项管理工作有帮助而且也能使其他的多种管理工作也都逐步实现智能化和现代化，知识是具有迁移性的。所以在档案管理的规范化管理中所学习到的知识同样也可以应用到其他的领域和环节当中。

（三）有利于企业提升档案管理的效能

企业在生产经营中管理效能的提升能够有助于提升生产力，所以管理效能的提升是管理能力增强的显著表现。在国有企业中，原有的企业档案管理是比较混乱的，没有成体系的管理，没有专门的机构来负责档案的管理，同样也没有形成智能化的管理体系，所以想要调取档案就需要花费很长的时间，而相关重要档案也经常会发生遗失或者保管不善的情况，这对于企业的信息安全来说都埋下了重大的隐患。所以建立规范化的档案管理体系与流程，能够促进档案信息采集的全面、档案分类存放的科学以及档案提取查阅的安全。从一定程度上来说能够促进企业管理效能的提升。

三、现阶段国有企业档案管理中存在的问题

想要探索如何实现国有企业档案的规范化管理就需要先找准现阶段国有企业档案管理工作中存在的问题，结合问题有针对性地整改，从目前的管理现状来看，大多数的国有企业已经在向档案管理的信息化方向逐步推进，但是对于一些文件现在很多的企业还是采取多头管理的方式，这种管理方式的初衷是为了避免完全数据化的管理会由于技术原因导致部分信息保存不妥当，但是随着现在技术水平的不断提升，信息化管理技术已经逐渐趋于成熟，所以基本不会出现由于技术原因导致信息出现遗失的问题，反而现阶段随着技术的不断成熟，可以对很多的档案信息进行加密保管，从而能够增强档案信息保管的安全性。

（一）对于档案管理工作的重视程度不够

国有企业的档案管理工作涉及的领域比较广泛，企业中诸多的重要信息都依靠档案来进行存储，所以档案管理工作量一般都比较大，因此档案管理就需要大量的人力来对于档案数据和资料进行梳理与存放，这不仅需要专业的档案管理人员，而且还需要企业中的各个部门协调配合，共同来完成此项工作。但是很多企业认为国有企业的重心就是在生产经营方面，只看到了眼前生产带来的价值效益，并不能看到这些基础工作所带来的潜在价值，档案管理就属于一项基础的工作，能够为后续提升企业的管理效能提供支撑，但是很多企业对于该项工作并不重视，所以在该领域的资金投入与人力投入并不多，但是企业的档案管理又有着较大的工作量，这就会导致工作出现失衡，使得国有企业的档案管理工作开展面临较多困难。

（二）档案管理缺乏相应的标准体系

由于大部分企业对于档案管理工作不够重视，所以也就没有建立起相应的管理流程和管理体系，具体表现出两个方面的问题，首先最主要的问题是很多国有企业缺乏档案管理的专业人员，大多数企业会认为企业的档案管理工作就是简单地保管档案，但是其实档案的管理是一项系统复杂的工作，如果没有专业人员来从事管理工作，就会使得档案管理变得十分混乱，所以现阶段企业档案管理面临最核心的问题就是缺乏专业的管理人员。其次是缺少专业化的管理标准。管理就是在标准化的原则之下开展相关的管理工作，只有制定统一的标准才能真正做到管理规范化与流程化。

三、新时代国企档案规范化管理的对策建议

（一）坚持在党的领导之下开展档案工作，走正确的档案管理道路

党的事业包含各个领域的诸多类型，其中档案管理也是党的事业中非常重要的一部分，所以在开展档案管理时首先要坚持的就是其政治定位，明确开展档案工作是党和国家赋予我们的使命，要牢记党中央对于档案管理工作的要求和部署，尤其在国有企业的档案管理工作中，要坚定不移地坚持档案管理工作的政治属性和政治功能，要坚定不移地走党领导档案工作的道路。中央办公厅与国务院办公厅联合印发《“十四五”全国档案事业发展规划》中也明确指出，要全面坚持党的领导。具体来说，就是在党的领导下开展档案管理工作最重要的是要压实各级党委主体责任，尤其在国有企业中，不能将所有的重心全部都只放在生产经营上，要将重点也逐渐转移到企业的档案管理工作中，明确党委各领导的责任，在开展工作时要秉承一个原则，就是坚持在党的领导下进行档案管理，一定要强化档案管理的政治性。

（二）加强档案管理的系统建设，着力提升档案管理的效能

随着国家迈入了高质量发展的轨道，现代化建设成为了未来我们发展与建设的主要目标。对于国有企业来说，档案工作属于企业中的一项基础工作，所以档案工作要能够跟上时代发展的步伐，做到与时俱进，在新时代下着力提升档案管理工作的效能。随着我国转向高质量发展，国家治理体系和治理能力现代化加快推进，档案工作在党和国家各项事业发展中的基础性、支撑性作用日益凸显，档案工作与时俱进、档案治理效能不断提升成为新时代的迫切要求。国有企业要在继承和发展档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系建设的基础上，加强档案管理的系统建设，这个系统的前端是要坚持在党的领导下开展档案管理工作，中端是要以创新驱动做法发展核心动力，坚持以互联网信息技术为抓手，末端是完善相关的法律法规作为依法治理的核心保障。国有企业中的各个部门要积极参与到档案管理工作中，加强相互之间的协调配合，要健全档案管理体制机制、完善档案法规制度和标准规范、加强重点领域档案工作监管以及创新档案业务监督指导方式方面细化任务措施，特别是明确要求“全面建立和落实档案工作责任制”，补齐档案治理短板，提高档案管理效能。

（三）加快完善档案的服务建设，着力提升档案服务水平

党的十九大之后明确指出，社会矛盾发生了深刻的变革，新时代人民群众的生活水平不断提升，所以对于各个方面的需求也越来越高，在国有企业中也是如此，广大企业职工的生活工作条件得到很大的改善，所以对于档案信息的需求也在不断的增加，这就需要档案管理工作也能够加快发展步伐，为广大企业职工提供更加高质量的档案服务。作为档案管理的从业人员，我们要在“放管服”思想的引领之下，不断提升档案服务的供给水平，在档案管理方面，我们要将档案该公开的公开，便于广大职工日常查阅学习，同时要加强档案管理方面的服务。具体来说，在公开档案方面需要首先将档案分级分类，涉及核心机密的档案要做好相关的保管，如需查阅需要严格履行查阅的流程和手续，一些日常不涉秘的档案需要分类公开，方便广大职工查阅；其次在管理方面要配备专业的人员进行管理，同时加强相关档案的信息建设，做到信息的清晰明确；最后就是要大力开展相关服务培训，提升档案管理人员的服务意识和水平，要以广大职工的满意度作为评价档案管理工作的标准。

（四）利用好新兴的科学技术，强化现代化档案管理

随着互联网信息技术的崛起，现在的很多产业都在向数字化进行转型，国家也在着力打造数字政府，所以未来的发展都是建立在数字化的基础之上，数据信息也会成为全新的生产要素。国有企业要以中央办公厅与国务院办公厅联合印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》依据，结合企业工作实际，对档案信息化建设提出具体要求，加快实现以档案信息化为核心的档案管理现代化。首先是培养专业化的信息人才，在人才的培养方面需要加强现代化技术的培训，尤其是针对电子信息技术方面，让相关的企业职工能够具备操作现代化设备的基本技能。同时要尽快建设电子档案信息化的管理平台，实现档案的信息化管理，将电子化的档案存储在平台之上，企业各部门之间通过线上的平台即可实现对于档案的存储与提取，这样可以更好地实现档案管理的智能化和现代化，也能够节约相关的时间成本。

四、结语

综上所述，档案管理工作是企业管理当中的一部分，承载着企业信息记录、历史传承等相关的功能作用，能够为企业的发展提供基础的信息数据支撑。所以在未来的档案管理工作中，国有企业要始终坚持在党的领导之下，朝着正确的方向前行，并在此过程中不断深化管理理念的创新与管理技术的革新，打造政治素养过硬、专业能力突出的企业档案管理人才队伍，以此推动国有企业档案管理向规范化、现代化方向发展，使国有企业迈向高质量发展的道路。