新时代档案工作面临挑战与提升策略

杨 阳

（山西大学档案馆）

一、研究背景

目前，新时代背景下，诸多学者对档案工作的变化以及如何改进与提升都进行了相关研究，如聂云霞[1]分析了当前我国档案监管中存在的问题，从主体权责、监管客体、监管技术、监管模式等方面探索并构建新时代背景下档案监管新格局；齐周怀[2]从精神实质、政治定位、转型发展、底线思维等角度对新的工作制度、法律法规进行了诠释；王兴广[3]从强化组织领导、丰富制度供给、加强过程控制、注重教育培训、深化技术运用等方面提出了推进档案工作责任制建设的具体路径等等。

从各位学者的研究中可以看出：在新时期，信息时代给档案工作带来机遇的同时，也相应带来了更高的挑战，因此档案从业人员应对档案工作中的方式方法进行改进与提升，提出新建议、新办法，实施新举措，为档案工作的健康持续优质发展保驾护航。

二、新时代档案工作面临的挑战

现阶段我国档案法治建设迈上了更高的台阶，对于档案事业的健康、规范、高质量发展具有重大意义，从收集、整理、保护、利用、监督等多个环节健全完善了档案管理制度，强化机构和组织的档案管理责任，优化档案的开放和利用条件，为我国档案事业的现代化提供了更加坚实的制度保障，这就要求档案工作者牢记“为党管档，为国守史，为民服务”的宗旨，通过不间断的学习和整改，推动档案事业全面发展，本文将从以下几方面谈一下现在档案工作面临的挑战。

（一）档案开放期限缩短，档案开放机构增多，档案开放范围扩大

目前对档案开放的要求为县级及以上各级档案馆的档案，应当自形成之日起满二十五年向社会开放。从这一条规定里可以看出有两处发生了较大的变化，一是档案开放期限与之前的三十年相比，缩短了五年；第二是除县级以上各级档案馆之外，在不损害国家安全和利益，不侵犯他人合法权益的前提下，其他档案馆、尚未移交进馆但可以开放的档案形成单位或者保管单位以及非国有企业、社会服务机构等单位和个人均可以向社会开放档案[4]，这一开放力度是前所未有的。

这一新规将促使档案开放主体范围明显扩大。但一份档案能否公开，取决于多方面因素，需要多维度考量，包括是否影响国家安全、是否涉及商业机密、个人隐私等等[5]。这对鉴定人员提出了更高的要求，从业人员需具备许多方面的专业知识，如档案业务、档案相关的方针政策、国家保密法、知识产权法等相关法律法规。因此，档案从业人员不仅将面对档案鉴定工作量大、审核开放量激增的局面，还需要学习更多的相关规章制度，尽快对馆内存放档案进行鉴定审核，根据档案类别，将满足开放条件的档案向社会开放，秉持“为人民服务”的初心，满足社会大众对档案的利用需求，推动档案开放利用工作。

（二）馆藏档案开放审核权责变更

档案开放审核工作在过去一般由档案馆承担，现在该权责变更为由档案馆会同档案形成单位或者移交单位共同负责，对于还未移交进馆的档案，其开放审核工作由档案形成单位或保管单位负责，并在移交时附具意见。这项规定可以在一定程度上缓解档案开放期限缩短带来的巨大压力，但同时也带来了新的工作挑战。在新时期档案开放的办法制定、处理档案利用者投诉、授权档案馆或有关机关公布档案等责任和义务由档案主管部门承担[6]。档案形成或移交单位在完成原工作的基础上，需要转变旧观念，规范档案开放审核流程，完善工作细则，使该工作能顺利开展。

（三）单位和个人利用档案的权利得到保障，利用查询工作增多

长期以来，人们除了在升学、毕业、工作、提升、调动、退休等特殊时间节点会想到查询自己的人事档案，大部分时候与档案馆都保持一定的距离，认为档案馆有一种神秘感，造成这个现象既有社会大众方面的原因，也有档案馆自身的原因。社会大众不清楚自己除利用个人档案外，享有合法利用开放档案的权利，档案馆对外宣传不到位，社会大众不了解档案的类别与价值。

在现阶段只要单位和个人持有合法证明，就可以利用已经开放的档案。如果在查询利用过程中，档案馆不按规定开放利用，单位和个人均可以向档案主管部门进行投诉，接到投诉的档案主管部门应当及时调查处理并将处理结果告知投诉人。公民有合法利用的权利，档案馆就有服务的义务，这就要求各级各类档案馆转变传统的服务意识和服务观念，紧跟时代步伐，完善档案利用服务细则及服务方式，探索适应当前档案需求和未来趋势的服务模式[6]，能够通过多渠道，利用多平台，为利用者提供高质量的服务。

（四）加快档案信息化建设，注意电子档案安全问题

档案信息化建设是档案工作与时俱进的体现，也是信息化、大数据的时代背景对档案工作提出的新要求、新考验。推进传统载体档案数字化和电子档案管理信息系统建设、推进档案信息资源共享服务平台建设[7]是所有档案馆都需要面对和积极解决的问题，各级人民政府需要充分认识到档案信息化的重要性和必要性，将其纳入信息化发展规划。

信息化并不是一个新概念，一些规模较大级别较高的档案馆信息化建设工作早已开展。但对于地方以及一些高校的档案馆来说，由于档案信息化涉及到体制以及机制的完善、经费的支持、法规政策的健全、人才的培养等许多方面[8]，档案信息化建设工作一直未能很好的开展。我们必需充分认识到档案信息化不是一蹴而就的事情，需要多方配合支持以及协调，才能将档案信息化工作持续推进。

档案进入信息化管理后会面临一些新的问题和挑战，如：来源是否可靠，存储是否安全，要素是否合规，标准规范是否能够及时出台，工作人员是否掌握信息化技术等等，同时还要及时向社会大众宣传电子档案与传统载体档案具有同等效力。这就要求从业人员不仅要学习该部分内容，更要在实际工作中尽快贯彻实施，加快信息化进程，对于已完成信息化的档案注意安全保管，提高其利用率。

（五）科学有效地对档案进行监督管理

科学有效的监督管理制度能够有效促进档案工作的健康发展，可以更好地服务和推进国家治理体系和治理能力现代化。档案监督包括档案主管部门监督、档案利用监督、社会监督和业务监督四种方式，四者共同构成了一个监督体系，能够有效增强档案管理工作的监督力度，确保档案的完整与安全[9]。

目前，档案主管部门的监管事项有明确规定，监督管理的内容包括档案库房、设施、设备配置使用情况；工作人员管理情况；档案收集、整理、保管、提供利用情况；信息化建设和信息安全保障情况以及对所属单位等的档案工作监督和指导情况等等。此外，国家鼓励社会组织及个人参与到档案监管的具体事务中，提高公众对档案事业的参与度，拉近公众与档案之间的距离。同时，档案提供者和档案利用者之间也存在相互监督的关系，任何单位和个人都是有权监督的主体，发现档案违法行为时，有向档案主管部门和有关机关举报的权利。

（六）档案文化创意产品开发不理想

档案馆属于文化事业机构，档案具有非常重要的文化价值。为了使档案的文化价值得到最大程度的推广和利用，能够被广泛的接受和认可，从国家到档案馆以及社会大众都提出了许多方案和宝贵的建议，档案文化创意产品在这种大背景下应运而生。

国家鼓励档案馆开发利用馆藏档案，通过开展专题展览、公益讲座、媒体宣传等活动，进行爱国主义、集体主义、中国特色社会主义教育，传承发展中华优秀传统文化，继承革命文化，发展社会主义先进文化，增强文化自信，弘扬社会主义核心价值观。

由此可见，国家大力支持档案文化创意产业的发展，档案从业人员应积极响应国家号召，转变传统文化服务思维，明确文化创意产品开发的意义和目的，将原本陈旧的、枯燥的文字或实物等档案元素转化为喜闻乐见、易于接受的文化产品和服务，促进文化的传播与传承。

三、高校档案馆面临的问题

作为一名高校档案工作者，目前在工作中也面临很多问题和挑战，我们应充分认识到高校档案馆将从较单一的高校专属服务向多元化社会化信息服务转变，服务制度体系将面临全面升级，因此如何健全完善工作制度，为广大师生提供更优质的服务，使档案文化走出校园是当下亟待解决的问题。下面就目前高校档案馆面临的若干问题谈几点看法。

目前一部分档案馆在工作时仍采用十几年甚至几十年前的规章制度，这显然落后于新时代对档案工作提出的要求，也满足不了广大利用者的需求，应根据相关的国家方针政策，紧跟时代潮流，建立健全本单位档案工作的规章制度，使档案馆呈现出全新的面貌。

（一）能够长期稳定工作的人员不足

档案馆的工作除涉及到教师、学生的人事档案外，还包括教学、科研、基建、党政、校史等许多方面。做好档案工作，不仅仅是传统认知层面的对档案进行收集、整理、归类，更需要对档案的社会、文化、教育等多方面的价值进行全方位、多维度、深层次的挖掘和升华，使更多的人认识到档案的重要性、档案的价值、档案在社会文明中的作用，并从档案中获取到需要的信息。

高校档案馆在学校中属于教辅部门，而高校最重视的是教学和科研工作，因此档案馆属于边缘化部门，工作人员中有一部分是临时聘用人员，有较大的流动性和不稳定性，不利于档案工作的长期开展，人手不足以及办公环境不理想是长久以来一直存在的问题，这将从很大程度上限制档案价值的发挥，使档案一直处于浅利用的状态，珍贵的资料被尘封在库房中无法与大众见面。

（二）档案信息化进展缓慢

在高校档案馆中，学生档案在馆时间大约几年，并且会随着学生毕业工作转递至相关单位，因此这部分档案一直未纳入信息化范围。但笔者在近几年的工作中发现，随着学生考取公务员比例增多，越来越多的单位需要对其档案进行政治审查，但最近三年因为疫情的原因，又出现了用人单位无法到校审查材料的问题，这种情况对学生的就业会产生很大的影响，若学生档案也进行了信息化工作，该问题就能很好地得到解决，同时可以进行“双套制”保管，更加安全。

另外，高校档案馆综合档案科档案数量庞大，包括历年毕业生的学籍档案，各个学院的教学科研档案、党政档案、基建档案、计财档案等等。每次遇到利用者查阅档案，都需要到库房进行查找，这其中涉及到一些陈年档案纸张已有破损，难以保证档案安全以及再度利用；另一方面，面对庞大的库存档案，档案查找速度缓慢，因此迫切需要通过信息化来解决这个问题，但由于前期档案过多，每年又有新的档案进库，信息化进度一直很慢，这无形中就会使服务质量下降。

对于高校档案馆来说，另一个信息化进度缓慢的原因是经费问题。高校档案馆是非盈利机构，没有自己的收入来源，因此信息化工作需要学校从人力、物力、财力等多方面支持才能实现。

（三）缺乏专业档案管理人才

高校档案馆工作人员多为校内其他部门工作人员转入，这不仅需要从头开始熟悉业务知识，还需要转变工作思路及工作态度。档案工作是一项严肃的政治工作，要求档案管理员必须有较高的政治思想素质和较高的业务素养，能够在平凡的工作岗位上严谨求实。尤其进入信息化时代以后，档案工作已经不仅仅是面对传统的纸质档案进行工作，应当告别档案工作就是整理档案、复印资料的陈旧服务观念，档案馆工作人员应能够熟练应用现代化的各种信息传播渠道，为利用者提供多元化、多方位的服务。

（四）校园文创产品开发不足

文化创意产品简称文创产品。档案文化创意产品的开发需要档案从业人员以及历史文化、创意设计、市场调研、产品营销等不同行业的专业人才，缺一不可。这些产品除自身功能以外，还可以讲述一段历史故事，呈现人类文化果实。由于产品具有实用性，可以出现在大众生活的各个角落，以润物细无声的方式提升档案馆的社会影响力，加深大众对档案文化价值的认识。

高校档案馆主要服务对象为在校师生及毕业校友，这就导致与社会上其他行业的联系较少，无论是文化创意产品的设计，还是创意、销售都不成熟，目前的文创产品仅停留在文具、包袋、T恤衫等非常单一的形式上。这就需要高校档案馆打开思路，加强与其他行业的合作，对资源进行整合，提升开发的广度及深度，提取承载优秀传统文化的档案元素，提炼创意主题，立足本校校史，挖掘有价值、有意义的档案进行开发，将原本陈旧的、枯燥的文字或实物等档案元素转化为喜闻乐见、易于接受的文化产品和服务，促进文化的传播与传承，使档案以另一种形式与大众见面，推动档案文化创业的可持续发展。

四、结语

新时代党和国家对档案工作非常重视，档案工作具有创新性、信息化、国际化等特征[10]，各级档案馆及相关机构应及时开展宣讲会，组织培训交流学习，使档案从业人员能够充分提升自己的专业素质，在工作中贯彻执行新的规章制度，立足本馆实际情况，着眼未来发展，把握政治方向，深入挖掘馆藏资源，拓宽利用服务渠道，打造一支高水平、高素质的档案管理队伍，推动档案事业创新发展。