浅谈国有企业办公室如何科学高效开展工作

张洁玲

（中铁十八局集团有限公司总部机关党委）

引言

办公室是一个单位的综合办事机构，是上传下达、联系左右、沟通内外的枢纽。一个单位如果缺少了传递信息、统筹协调的枢纽，这个单位的运行效率就会大打折扣。“运筹于帷幄之中，决胜于千里之外。”习近平总书记引用的这句诗恰如其分地表明了办公室地位的特殊性。当前，国有企业改革步入深水区，面临诸多问题与挑战，如何充分发挥国有企业办公室的职能作用，提升办公室工作水平，让各项工作更加高效、务实开展，为企业改革发展起到积极的推进作用，是国有企业办公室长期追求的目标。尤其是在新形势下，如何更好地凸显办公室的助手参谋、信息调研、协调保障、督查督办等职能，切实为领导服务、为基层服务、为群众服务[1]，这些都是国有企业办公室工作内容核心价值的体现，工作效益、质量的高低是衡量国有企业办公室工作成绩的重要内容,对企业运行效率和对外形象有着极其重大的意义。

一、深刻认识国有企业办公室工作的重要性和特点

国有企业办公室是一个承上启下的部门，是联结领导和职工、总部和基层单位的桥梁，是协调各个部门之间的纽带，是对外沟通联系的窗口，地位尤其突出。总的概括起来，办公室工作的重要性主要有四个方面：一是领导决策的参谋，要起到“智囊团”的作用。办公室工作始终围绕着企业的中心任务、领导的各项决策部署展开。办公室工作水平高，能够有效助力企业各项决策部署、重点工作顺利实施；工作水平低，就会延误工作进展，甚至影响企业发展。二是对上对下的服务。办公室需要与上级部门无缝对接，需要做好领导、机关各部室、下属各单位等的后勤服务保障。一旦某个环节出现问题，沟通不畅，衔接不准，都势必会影响整体的工作效率。三是企业的机密部门。办公室掌握着企业机密、领导行踪，一旦泄露，轻则给领导造成烦扰、给工作推进造成阻碍，破坏企业和谐稳定，重则给企业造成重大损失。四是企业对外的形象窗口，是企业的门面。办公室工作人员的一言一行、一举一动都展示了个人综合素养，都代表着企业的形象。由此来看，办公室工作与企业生产经营密切相关，并产生重大影响。

长期身处办公室工作环境之中，有人形象地把办公室工作人员比喻为“干活的牛、替罪的羊、看门的狗、挨骂的猪”。这个比喻虽然有些不雅，但也从侧面深刻反映了办公室工作的特点。“干活的牛”，说明办公室工作任务繁重、强度大，办公室工作人员经常处于忙碌状态。“替罪的羊”，说明办公室工作人员要善于替领导解决问题、排忧解难，勇于承担过错。“看门的狗”，说明办公室既要有效发挥参谋助手的作用，又要扮演好一个单位总管家角色，保障单位人财物安全。“挨骂的猪”，说明办公室是一个单位机关科室、下属单位的后勤服务保障部门，接受着来自四面八方的“质询”。正因如此，习近平总书记曾用“重”“苦”“杂”“难”四字评价办公室工作。

当我们从侧面了解到办公室工作的特殊性后，更需要思考如何平衡关系，从现实中来看，笔者总结到一般情况下，国有企业办公室工作有“三难、四说、五多”三大特点:“三难”即工作协调时候难，车辆安排时候难，文件处理时候难；“四说”即上层领导说你软，基层群众说你舔，身边朋友说你短，执手爱人说你懒；“五多”即条块头绪繁多，工作被动情况多，文字材料写得多，加班加点时候多，上下不满意见多。思维的高度决定工作的力度。只有充分认识办公室工作的极端重要性和突出特点，才能有的放矢，做到始终服务大局、保障大局、促进大局，确保各项工作顺利开展。

二、科学研判国有企业办公室工作存在的问题

（一）对办公室工作存在的错误认识

一是认为办公室工作清闲，就是偶尔转发一下文件，传达一下指示，安排一下车辆，组织一下会议等，不如业务部门工作繁重。办公室服务好领导，端端茶倒倒水就万事大吉了。二是认为办公室工作只是繁杂并没有技术含量，谁都可以胜任。三是认为办公室作为协调服务部门，掌管着一切人员来访接待、物资采购等，不是清水衙门，吃拿卡要机会多、油水大。

之所以出现上述错误认识，原因在于：其一，对办公室工作不熟悉，缺乏深入了解，低估了办公室的职能定位，看不到工作人员的辛苦付出。办公室是一个综合性部门，工作千头万绪、纷繁复杂，以简单的事务性工作来片面地理解办公室工作，容易造成误解。其二，风清气正的工作风气尚未形成，作风建设始终在路上。一方面，个别人员不作为、工作作风不实、风气不正还在一定程度内存在。但这只是局部，不能以偏概全。另一方面，激励考核制度不健全，没有形成统一科学的考核激励机制，并在企业推行不彻底，“干多干少一个样、干好干坏一个样”的懒政思维始终在作祟，培养了一批又一批“看客”。一部分人的人生观、业绩观、价值观出现偏差，没有树立正确的导向，一头扎进了物欲的牢笼，一心追逐有机可乘、有利可图，贪婪享受多、拼搏奉献少。

（二）办公室工作人员自身存在的问题

1.责任意识不够。近年来办公室地位有所下降，部门间协调配合时总是呼之即来挥之即去，缺乏必要的理解和尊重，挫伤了工作人员积极性，尤其是对于资历浅、年纪轻的同志，在国有企业“论资排辈”的大环境下，默认为协调配合就是“你去做”“我来看”。且办公室工作纷繁复杂、琐碎，很多的“办文、办会、办事”过程中，往往夹杂着脑力、体力劳动都要做的情况，也会让直接领导人员失去跟踪监控，责任意识不够的情况下，个别人员认为“多做多错，少做少错，不做没错”，“不求有功，但求无过”、推诿扯皮，被动地应付工作。

2.服务意识不强。一些工作人员在工作时不能做到任劳任怨，服务意识不强，没有发挥好人的主观能动性，很多时候都是领导推一下动一下，不能主动开展工作，遇到任务躲着走，或者是相互推诿、消极拖拉甚至是不作为，尤其是遇到有挑战性或急难险重的问题，更是惧怕，不敢担当，担当意识下降，作风不够实，标准不够高，更多地趋向于偏安一隅，对于领导交代的事情或是本身推进的工作不能保质保量保时完成，造成领导决策、企业部署不能高效率传达和执行，严重影响各项工作的高质量开展。

3.学习意识有待进一步提高。办公室人员平时事务性工作多，系统性学习少。主动学习进步的意识不够强，理论学习不深入，对于大政方针的研究、对企业各项规章制度的深入学习、对文字工作的研讨提高，这些都需要“积跬步”，但大多数时候，很多人的学习停留在表面，缺乏对办公室工作理论性、系统性的深入学习。学习主观能动性不够，不能做到与时俱进，不能将时代需要的科学理论指导方法与创效实际结合起来，理论联系实际不够，理论学习与现实工作脱节。

4.创新意识不足。由于办公室日常事务较多，工作上疲于应付多，在工作方式方法上一成不变、按部就班。尤其是在国有企业长时间固定模式的工作环境下，更是缺乏创新工作方法、创新产品、创新思维方式的勇气，总想着创新需要试错，试错就需要成本，这样很有可能不但解决不了问题还要被领导责怪，不如按照以往的方式解决，起码不会错，这样的思维模式下，遇到问题和困难就绕道走，发现问题与解决问题的观念不强，正面积极应对、大胆创新的少，仅仅满足于不失事、不误事。

5.人员素质参差不齐。不仅外界对办公室工作有偏见，一些单位的主管领导也低看办公室工作，把关不严，致使办公室成为了照顾型、安置型的部门，勤杂人员多，事务性工作人员多。受部门编制影响，一些素质能力高、工作能力强的工作人员却难以到办公室工作。这也是当今国有企业办公室工作的现状，人员的能力素质阈值很大，因为工作的方式多样，趋于多、杂，需要的高精尖办公能力却不是很高，这样就导致在工作能力不足，难以满足现实要求的时候，临时从其他部门抽调，干扰正常的工作秩序，这种现象在一些基层单位尤其突出。同时，对专职人才培养力度不够，政治素质高、文字综合表达能力强、精通办公室工作的工作人员缺乏，难以适应企业信息化进程的加快和快速发展的需求。

基于以上存在的问题，国有企业办公室工作人员提升综合能力已是亟待解决的企业问题，一方面是企业需要提高对办公室工作的重视程度，另一方面是相关工作人员需要主动提升自我能力，练就本领，高质量完成工作，助力企业高质量发展。

三、国有企业办公室工作人员要练就多种本领

（一）要磨砺“千里眼”，练就“顺风耳”

办公室工作要发挥好领导的参谋作用，就要及时提出决策建议，并能把领导的决策化为具体实施意见，当好领导的千里眼、顺风耳。首先，要具有大局意识、超前意识、谋划意识，想领导所想，急领领导所急，充分领会领导意图和企业重点工作，力争做到参谋不干扰、辅佐不越位、建言不决策，力求参在点子上，谋在关键处。其次，要具有大局观念，围绕企业中心工作主动加强调研、掌握情况、提出建议、当好参谋，为领导决策提供优质服务。再次，要深入调查研究，掌握第一手资料，摸清基层实际实情。通过广泛调研、深入分析，为领导科学决策提供有效参考。

（二）要点亮“指示灯”，做好“服务站”

服务是办公室的立身之本、辅政之基、谋事之道。离开了服务，办公室工作就会成为无源之水、无本之木。因此，要主动找准工作定位，把服务作为自己的情感所系、职责所在、事业所求[2]。要点亮“指示灯”，工作中必须要牢记助手职责，尤其不能以自己的主观臆断，曲解领导的意图和想法。要认真履行职责，确保政令畅通，不断强化领导部署各项工作的执行力。要做好“服务站”，坚持把信息调研工作摆在重要位置，主动开展调研、收集信息，让信息调研工作更好为领导服务、为决策服务、为发展服务。要不断将有利于企业发展的主题活动同企业的重点工作、实际情况紧密结合在一起开展，达到促进企业整体发展、整体推进的目的。因此，办公室工作人员要靠服务树立形象，要靠服务赢得认同。

（三）要学做“老黄牛”，争当“千里马”

办公室工作非常辛苦，经常是“两眼一睁，忙到熄灯”，随时待命，加班加点是家常便饭，在这里工作要付出比别人更多的艰辛和努力。要培养老黄牛的品格，树立高度的责任心与使命感，工作上勤勤恳恳、兢兢业业、任劳任怨、默默奉献，多些实干，少些抱怨，做到干一行，爱一行，钻一行。光有老黄牛吃苦耐劳、埋头苦干的精神还不够，还要拥有“千里马”的气势和拼搏精神，志存高远，勇往直前。自觉树立不懈奋斗的目标和开拓创新、与时俱进的勇气，不断适应新形势新任务新要求，跳出已有的“条条框框”，创造性地开展工作，做到工作出彩，人生精彩。

（四）要练就“笔杆子”，拥有“两下子”

办公室是出材料、出思路的地方，随着办文办会的增多，办公室的每个人都要力争成为笔杆子，才能为领导做好参谋和助手。写作本身是一个学习、思考和工作的过程，需要精通业务，不断熟悉情况，提高发现问题、研判问题、分析问题、解决问题的能力。越是“大块头”的材料，越是要站在全局的高度去思考，提出的思路和方法也要更有针对性、实效性和可操作性，更加贴合企业发展实际。不想写、不愿琢磨，思想就会懒惰，容易按部就班，久而久之容易犯主观主义错误。所以，要勤于思考，多写多练，长期坚持，练就一手过硬的“笔杆子”。俗话说，不动笔墨不读书。要提倡握紧笔杆，有利于增强时不我待的学习意识，克服“本领恐慌”，日积月累，真正拥有为人称道的“两下子”。

（五）要练就“宰相肚”，学会“冷处理”

为人处事，需要有胸怀。作为办公室工作人员，随时应对各类临时出现的人和事，满足各式各样的需求，很难做到事无巨细考虑周全。如果工作中出现问题，就可能成为问题焦点、出现工作难点，有时甚至还要无端受过，委曲求全。这个时候，更要有肚量。能不能做到坦然面对，心平气和听取不同的声音，虚心接受意见，考量着一个人的胸怀和修养。要练就“宰相肚”，避免一触即发，减少矛盾与隔阂，营造和谐共赢的氛围，推动工作任务顺利开展。要学会“冷处理”，给对方思考的时间，也留给自己回旋的空间，努力做到不冲动，不让矛盾再次升级，不使问题衍生问题，这样对己对公都有利无害。

四、要以人为本注重实效，实现办公室团队建设的新突破

（一）全面增强团队亲和力

工作最关键的主导是人。办公室工作要聚力做好以人为本管理。在选人用人上，要注重实效，不论资排辈；在工作开展上，要放心放手，让大家在具体任务中砺炼成长；在发展环境上，要努力营造尊重人才、尊重知识、尊重劳动成果的浓厚氛围。在思想交流上，要做到坦诚以待，以心换心；在日常生活上，互相关照，友爱互助，充分体现国有企业的温暖感和办公室团队的人情味，不断增强向心力、凝聚力，用一份温暖换一份亲和，把办公室打造成为快速成才、实现自我的重要舞台[3]

（二）切实增强团队活力

好的团队是干好工作的坚实保障。说到底，做好服务关键在人，重点在好的团队。为此，必须坚持“以人为本”的思路，把办公室团队建设摆在突出位置，通过全面素质提升，系统组织集体学习，建立交互式学习交流方式，将好的学习方法、思考成果与团队共享，建立一定的团队内部奖励机制，对于干得好的加大奖励，激发全员活力，为做好服务提供有力保障，从而形成一种企业凝聚力。

（三）不断强化团队沟通

没有什么问题是沟通解决不了的，如果有就是沟通还不够。站在国有企业高质量发展的高度，办公室在做好服务工作的同时，更要做好沟通协调工作。既注重办公室团队人员之间的沟通，也要加强与上级单位、总部职能部门、所属单位之间的沟通。通过沟通协调，最大限度的实现信息对称、凝聚共识，以强大合力推动企业高质量发展。办公室工作人员要大力提高有效联系、高效沟通的意识和能力，协调各方力量，保证信息畅通、执行有力，形成密切沟通、通力协作的网络。

随着国有企业改革创新的不断深化，办公室地位更加突出，其职能作用发挥也将更加明显。深刻认识办公室工作的重要性和特点，正视现实中存在的问题，科学研判当前形势，切实加强沟通协作，有针对性地锤炼工作本领，提高工作水平，有利于进一步充分发挥办公室职能，更好地应对新形势新任务、新挑战，促进企业高质量可持续发展。