基于云办公应用场景下的机关公文管理创新探究

徐克红 中国铁路上海局集团有限公司办公室

伴随大数据、云计算、区块链、移动互联网等信息化手段的广泛应用，上海局集团公司数字上铁云办公平台应运而建。云办公平台作为当前较为先进的信息化办公平台，能有效提升工作效率、畅通管理流程、减少人力财力物力成本，大大降低工作失误率。该平台充分利用即时通信、网络互联、信息集成等技术，更新迭代了传统一代的OA 办公系统。推行基于云办公平台的“电子化、数字化”办文办会办事，倡导节约、精简、高效的公文办理新模式，已成为上海局集团公司落实数字化转型发展战略的重要举措之一。

1 云办公平台内涵

通常意义上，办公自动化（OA）是将计算机、通信等现代化技术运用到办公方式上，进而形成的一种新型办公方式，代替办公人员传统的部分手动或重复性的业务活动。为进一步提高系统集成度、降低服务器设备及网络环境投资成本，达到轻量化应用目的，各行各业逐渐兴起或租借或自建公有云、私有云等模式大力发展云办公，将办公业务完全建立在云计算技术基础上，同步开发搭建云办公相关应用，进一步优化流程节点、集约组织结构、调整管理体制，增加综合协同办公能力，提升办公系统的整体效能。

2 发挥云办公平台对公文办理的优势

系统高度集成、信息充分共享的云办公平台对公文传递、公文处理、公文催办督办都能发挥独特的优势。

2.1 更便于信息沟通、上传下达

随着铁路高铁里程快速扩张、集团公司体量逐步壮大，管理幅度、管理强度越来越大，对公文管理的要求也越来越高。云办公使用的便捷性、即时性，让线下“跑腿”变成电脑端、手机客户端的公文数据“多跑路”，有效解决时间要求紧管理跨度大所带来的时空限制问题，有效提高各项工作业务的办理和落实时效，提升企业管理整体效能。

2.2 更便于公文流转、准确处理

传统电子公文流转、批转需要坐在电脑端操作，同时跨系统流转时要通过人工交换，速度慢、耗时多，需专人从事高频次的重复劳动且易出现失误、遗失现象。而云办公的智能化、移动化操作将从根本上解决这些问题，从时空、效率上对于公文处理进行全面革新，减少工作量、缩短流程时间、提高正确率。

2.3 更便于明确职责、高效办事

云办公平台通过一体化信息集成搭建条理明晰的职责边界、流程节点，设定办结日期并进行留痕处理。使得办文办会办事等诸多事项能够公开、规范处理，各个节点的办理人员处理时间、办理意见都在网上一目了然，便于建立工作监督检查机制，有效杜绝工作推诿、部门扯皮等现象的发生，可实现公文办理的“一网通达、一网通览、一网通办、一网通管”目标。

3 发挥云办公平台对于公文规范管理的作用

中办、国办新施行修订的《党政机关公文处理工作条例》，对党政机关公文长期以来分离的文种、体例、格式等问题进行了统一明确与规范。在党政公文制度要求十分明确的背景下，云办公平台作为公文规范处理的主要工具，极大提升党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化水平。具体表现如下：

3.1 云办公平台有助于公文文种正确使用

党政机关公文处理条例出台之后，党政公文文种合并一家，公文文种得以明确，但是在实际使用过程中，具体公文处理人员受工作经验、知识水平、操作能力等影响，往往在公文文种选择上容易出现错用误用情况。而云办公平台可运用建模工具、算法分析等技术手段发挥定义标准、精准定位、辅助决策等优势，能够从文种性质、应用范围上进行节点界定，实现对常用文种的自动判别、匹配、提醒功能，便于实际操作者正确选择。

3.2 云办公平台有助于公文行文格式规范化

少数单位、部门存在公文格式及公文起草、审核、签发等程序不规范，经常出现发文质量不高等现象。而云办公平台可以通过建模设计、工作流程分析、关键点卡控、出错点提醒等措施，对公文的标题、文号、密级、主送、抄送、格式、字体等易错格式要素进行自动提醒、智能纠错。在公文拟制环节设定可供参照的各种固定模板，当公文拟制人员在选择文种、拟定标题、排版布局时，格式规范上不会再出现较大问题，使得公文制发愈加规范、优质、高效，也促使各级管理人员的公文格式规范意识得以提升。

3.3 云办公平台有助于公文处理流程规范化

云办公平台不但设定公文格式模板，同时也对公文收发流转从程序、时限、节点进行了明确限定。运用云办公平台可灵活解决复杂工作场景下的种种特殊情况，通过预先设计符合工作需求的工作流程、模板，在“收、发、传、阅、归”等各个节点均预留有流程干预策略，从系统功能上全面保障公文处理规范、有序、高效、无误。同时，公文处理过程也蕴含着事务呈报、交办、阅办、督办等各个工作节点任务要求，云办公平台上可以实现全方位、多角度清晰展示主办人、协办人和处置时限、办理反馈等情况，实现操作记录全留痕、流程办理全闭环，这对于工作效率效果督查及责任追溯提供了客观事实依据。在传统的公文流转时代，各部门、各单位公文格式及流转方式不统一，导致文件往来沟通不畅、质量不高，极大地影响企业管理效能和水平，而运用云办公平台的公文统型模式可对所有涉及部门、单位的公文格式、行文规则、办理规范等做出明确的规定，建立起横向到边、纵向到底的公文规范化处理体系。

3.4 云办公平台能有效提升党政机关公文处理的灵活性、时效性

随着移动互联网和智能化设备的普及应用，与传统公文办理方式相比，优势明显：一是云办公平台公文处理的网络化、瞬时化，打破了时间、地域、机构的界限，使得各级管理人员从“文山会海、车马劳顿”当中明显“减负”。二是作为一个全电子化文档处理系统，公文拟稿、审核、套红、用印、流转及归档均可以进行网上流转、办理，提升效率的同时，也降低了办公用纸、办公印刷的办公费用。三是提升急办特办公文的办结速度，有力保障运输生产安全。铁路运输生产类公文标准高、任务重、时间紧，云办公平台作为生产指挥人员的得力助手，能有效提升其处理紧急生产事务的能力。

4 云办公平台便于构建公文评价管理机制，推动公文管理创新发展

党中央一直在部署开展为基层减负工作，大力整治“形式主义、官僚主义”之风，靶向直指公文泛滥现象。原有公文管理模式的短板问题不断凸显，立足于云办公平台可以创新构建公文评价机制来加以使用管理、控制。

4.1 配置公文评价模块，强化处理管控

梳理并制定公文处理操作规范，实现公文处理的全过程评价管理。一是编制清晰完善的云办公平台公文处理操作规范，明确收发文流程中的每个节点职责内容和操作要求，确保流程当中的每项工作、每个节点权责统一。二是强化云办公平台的工作角色认知。云办公流程当中的每个节点对应着具体的实名角色，系统涉及的每个人必须认清工作职能定位。办公室作为云办公的业务主管部门，组织做好系统的使用操作和电子公文处理的业务培训，督促指导使用系统的每个人，无论领导还是普通员工，都能树立强烈的责任意识、质量意识、学习意识。三是开展系统优化、做好评价反馈工作。公文处理的政策条件和面临的实际问题都是不断变化的，结合用户使用反馈，经常对公文评价指标、模型进行优化完善，不断改进模块功能、提高评价成效，同步强化评价结果运用、做好评价反馈等工作。

4.2 梳理经验成效，完善制度体系

建立健全电子公文处理规范、公文评价及考核办法，为公文评价管理提供制度保障。一是要细化分解电子公文所有流程节点的处理规范，特别要设定文件办理节点卡控和构建节点处理人的公文质量评价标准。二是抓过程管控，做实做细日常纠偏、约请帮促、重点跟进三个基本环节。按照公文评价及考核要求，严细认真做好日常公文审核纠偏，建立日常问题文件记录清单。对典型问题、多发问题进行分门别类地统计分析；对于问题多发文件和拟文发文有困难的拟稿人，采取针对性约请帮促或跟进服务，确保其深刻认识存在问题，重点从问题整改、思想认识、基本规则掌握等方面同步改进，逐步提高拟文发文质量和公文工作能力。特别是对于新接触电子公文系统的人员，依托定期系统检查、文件流转情况抽查等契机，进行一对一跟进服务和帮助，确保其尽快掌握拟文发文的基本规则和技能。三是严格通报考核，以问题为导向促推公文管理质量水平提升。坚持纠偏帮促和通报考核并重，每月或季度对问题文件清单进行汇总梳理，针对共性问题、典型问题，发布《公文质量通报》，对问题文件多发频发的部门和单位，严格进行考核。四是深化实践应用，做好管理持续完善。定期总结检视公文评价管理工作的成效和不足，编制《公文处理常见问题及纠错解析》，将其作为公文工作指导手册，发布于云办公平台供在线学习交流，用于帮助各部门、各单位公文处理人员熟悉掌握公文拟制及运作要求。

4.3 充实系统内涵，确保信息安全

云办公平台主要面向集团公司内部使用，主要功能体现在线上流程审批、内部收发文流转，而对外行文，由于内外系统壁垒原因，导致还是采用线下纸质报送形式。为进一步提升公文电子化、规范化程度，重点规划做好：一是打通上下级单位公文处理网络壁垒。可以针对公文报送处理实际，在面向上级单位开设公文接入端口，实现电子公文能够及时、规范、迅速地通过网络系统便捷传输。二是打通关联单位电子公文处理瓶颈。充分利用贯通铁路内外网的网络安全通道，搭建集团公司与路外单位的公文数据交换服务，通过云办公平台功能的区域拓展，实现相关单位之间的电子公文数据互认及流转，真正实现公文处理的“互联网+”时代。三是完善云办公平台风险处置应急预案，防止因系统问题、账号盗取等问题导致公文数据被篡改或泄露。同时建立电子公文、电子印章、电子签名等电子数据的质量体系标准，确保公文数据信息完整规范、依法合规。基于数字上铁云办公平台实施构建公文评价管理，能够有效实现公文标准与管理要求的高度融合，促进机关公文管理制度体系完善及公文质量的大幅度提升，可以为集团公司由大向强转型、实现高质量发展提供有力的服务管理保障。