财务共享服务在高校跨地区校区中的应用

邓光霁 广东财经大学

引言

我国高等教育在发展过程中出现了跨区、跨市兴建分校区的热潮。从统计数据来看，在985高校中，39所高校拟建和已经建成并投入使用的校区共计140个。由这个数据可以看出，平均每个高校拥有3个以上的校区，有的学校的校区数量已经超过了5个[1]。笔者所在的广州市中，中山大学有深圳、珠海、广州跨三城市共四校区、暨南大学有广州、珠海跨两城市共三个校区、华南理工大学有两个校区。异地办学给高校财务工作提出了新的挑战，既要做到学校层面的制度、资金的统一与统筹，又要根据校区的地理位置和组织定位，兼顾灵活和方便，为各校区的教学科研工作做好服务与保障。

一、我国高校跨地区校区的现状及弊端

目前我国跨校区的财务服务模式有三种：1.主校区财务集中模式：即分校区不设立财务机构，所有财务事项均拿回主校区处理；2.各分校区设立财务机构模式，也称为委派会计制度：即财务报销、学费收退等业务由各校区独立完成；3.二级学院各自设立财务机构模式[2]。无论哪种模式都有着处理效率低下、会计信息可靠度低、处理成本高和学校管控度低的风险。

二、财务共享服务的定义、特点及发展

财务共享服务的基础是按照特定的规范流程，运用信息技术处理财务业务，其目的在于让组织结构得到进一步优化，形成规范化流程，进而实现组织的降本增效，让内外部客户均能够享受到专业化的、标准化的财务服务。这种分布式的财务管理是企业集团推进的一项重要改革。企业在集团层面成立财务共享服务中心，将原分散于集团内部各分、子公司的财务处理职能集中在财务共享服务中心，提升专业性，形成规模经济，促进企业集团降低成本、提高效率、保证质量、加强管控。

财务共享服务的特点是将对某类业务的处理在企业集团内共享，提供标准化、集约化、服务化、专业化的服务。财务共享服务在一个企业内部遵循统一的、标准化的作业流程、操作模式和业务处理规范。它整合财务业务活动中的共性部分，进行归并、整合和集中，产生规模经济效应，从而降低成本。它由专门的人员组成，分工明确，专业性强。财务共享服务的适用对象是跨国、跨地区的大型企业集团。

财务共享服务已经从传统走向新型，不再将财务人员物理地集中在独立的服务中心，而是采用云平台软件等近年来出现的新型技术手段，突破财务处理的跨地域限制。企业中不一定要设置实体的财务共享服务中心部门，而是通过软件和互联网等新型手段建立虚拟的财务共享服务中心平台来完成工作。这样组织机构、人员配置、处理流程、信息系统都需要随之进行改革。随着财务管理变革的完成，组织机构也实现了调整，原有的业务流程被彻底颠覆，新型的财务共享服务中心打通了企业不同分支机构地域之间的纸质信息传递壁垒，实现业务的统一集中处理，大大提高效率。

三、共享服务在高校跨地区校区间运用的可行性分析

高校财务工作具有业务量大、分散化、重复性高、标准化程度高的特点。这给高校财务共享的建立提供了前提条件。

（一）共享服务的部门设置及功能分配

各分子公司财务部门取消财务核算职能和人员，仅保留财务分析、业务支持、报税等财务职能和相应人员，根据需要，每个分子公司还可以配备专职或兼职的单据扫描员，负责将公司业务发生所产生的单据扫描上传系统。财务共享服务中心的工作就是为整个集团进行财务核算，在这里工作的员工会被分组，每个组完成的业务并不相同，这样安排的目的在于提高专业化水平。而企业集团财务管理部门的职能就可以专注于企业政策规范制定、管理会计、投融资、税务筹划、内部稽核等业务。共享中心与企业集团财务管理部门的关系根据企业组织架构的需要可以采用相互平行和上下级两种模式。

高校校区间财务共享可以运用为：分校区不再设立核算职能和人员，如果分属不同城市，可以保留报税和分析人员。单据扫描上传业务由各申请报销的老师自行完成，扫描后的原始单据进行校区内报销箱投递或邮寄本部财务部门。校本部财务部门设立专门的单据匹配员，将纸质票据与电子数据进行匹配，通过网上报销系统进行报销事项审核、复核与处理。校本部财务部门的其他职能仍有：国家政策解读、学校财务制度制定与更新、报表的编制与报送、数据分析、资金统筹与分配、税务筹划、内部稽核、工资公积金业务、学费收退等。

（二）支持财务共享服务的信息系统

财务共享这种模式非常新颖，为了保证新模式的运行，需要建成一整套信息系统提供支持。目前，使用最多的信息系统架构包含多个子系统，比如电子影像系统、网上报账系统等，具体如下：

1.电子影像系统

在财务共享服务支撑板块中，该系统居于核心地位。所有实物单据均通过该系统转化成电子影像。系统功能主要包括采集和处理电子影像、集中存储、传输、随时查阅等。电子影像系统是实现财务共享服务异地会计处理的基础。其价值在于：（1）解决异地问题：在该系统中，只要有互联网和电脑或手机，电子影像可以随时被上传、调阅和审核，解决异地处理和异地查阅问题。节省人力物力，降低成本，提高信息传递效率。（2）保障档案安全，提高档案管理水平，解决纸质档案存储中的空间限制、褪色损坏等问题。（3）通过云软件，可以与企业供货商或销售商、政府税务系统等进行连接，达到信息共享。

2.网上报账系统

在财务共享服务会计核算处理中，这个系统是流程再造的关键，是具体业务和财务处理的交互衔接平台。只有依托该系统，才可以集成财务系统和各具体业务模块的信息。网上报账系统的模块通常有：业务申请管理、报账申请管理、业务审批管理、任务分配管理、财务审核管理和查询分析管理等功能。网上报账系统的价值在于：（1）信息采集规范化和标准化：通过标准化的表格填报，采集有用信息、形成统一规范的格式。（2）信息传递无纸化、自动化：用户端和接收端都是系统填报和采集数据，无须见面。（3）解决异地授权审批问题：责任人审批环节同样网上流转完成，无须见面。（4）提高业务处理全流程的透明度：业务进展的每一个环节都可以通过系统进行查看，跟踪。（5）及时反馈信息：业务的每一步如需修改与调整，都可以及时发布、接收和调整。

3.电子档案系统

在财务共享服务支持板块中，这个系统是一个子系统。将会计档案纳入信息系统，实现会计凭证和电子影像的自动匹配和分册管理，并对电子档案的打印、归档、借阅、销毁的全流程进行规范管理。电子档案系统区别于手工档案管理的最大优势在于：无论是接收、装订还是修改、销毁，都进行留痕。痕迹可以永久保存，便于任何时候查源追责。同时，电子留档，可以解决纸质凭证褪色、占据物理空间、传输不便等弊病。形成统一的凭证电子档案库，实现财务电子档案的电子化、集中化管理，大大提高了财务档案管理的安全性、持久性。

4.会计核算系统

在财务共享服务会计核算中，会计核算系统是核心，能够连接网上报账系统进行数据抽取，生成会计核算数据并与资金管理系统相连接，实现结算资金信息的传递；同时还将会计核算数据与合并报表系统、税务管理系统和电子档案系统结合，完成相关报表、报税和归档业务。其价值在于：（1）通过高度集成和融合，确保业务处理及时、准确、规范。（2）通过灵活多样的信息分析和展示，更好地为决策提供财务数据的支持。

以上系统都可以通过高校业务需求的提出，由专业工程师进行程序修改和流程改进，运用到高校校区间的财务服务中。比如老师的费用报销业务，可以统一按照学校制度进行网上授权审批，公平对待每一位教职员工。简化审批流程，由原来的线下纸质单据的面对面审批转变为线上影像资料单据审批，让信息跑路，不让师生跑腿。通过影像系统联查凭证及单据，随时随地方便报销者和会计人员。会计核算系统是高度集成的，会计凭证、季度年度报表均可以自动生成，工作效率显著提升。

（三）主要业务流程

财务共享服务中最主要的工作就是财务核算，该项业务的工作量大、重复性高，且具有较高的标准化程度。

1.业务发生。高校发生采购、出差等业务，费用报销按照教职工是否垫款分为先垫款再报销和先借款再报销两种形式。新型模式是利用教职工的公务信用卡额度实现支付款项，既不需要提前办理借款手续，又不实际占用教职工资金，更加便捷。

2.申请报销。教职工使用网上报账系统详细填报标准化处理的报销事项，并网上提交负责人审批。

3.单据上传。教职工使用电子影像系统把发票、购物清单或是交通票据等纸质资料上传，并将报账系统生成的报销单以及纸质票据进行校区间投递或是邮寄到校本部财务部门，财务部门审核员将电子影像与纸质票据进行稽核匹配。

4.审核处理。财务人员进行审核、复核、处理和反馈，通过网上银行转账到教职工工资账户中，完成整个报销流程。

5.数据分析。通过财务分录与预算分录，系统自动归类数据，形成财务报表和预算执行报表。

6.票据归档。纸质票据与电子票据分别归档，大大提高档案管理的安全性、可靠度和持久性。

（四）新型财务共享服务模式

1.使用SaaS云软件建立虚拟财务共享服务中心。云软件以高质量的电子数据为记账依据，让高校跨地区的校区间可以轻松实现信息共享。通过使用云软件，各高校可以不再建立物理、实体的财务共享服务中心，提升处理业务的效率，降低信息系统使用成本。

2.在互联网的帮助下，可以随时随地处理业务，所有需求均可以得到快速响应。高校财务人员和报销申请者可以利用电脑和手机软件接收和发送信息，随时随地进行财务业务操作、审批和管理，不再受时间、地点的限制，不再受办公场所、上网条件的约束。

3.RPA机器人流程自动化。在目前处理财务工作的过程中，RPA机器人已经投入使用，可以按照事先设定的流程处理应付应收账款、费用报销，还可以完成总账处理等多项工作。许多跨国企业的扫描单据、开发票、收款、对账等操作已经引入智能化技术。使用机器人可以实现24小时不间断地处理重复性工作，显著降低人工成本，提高工作效率。使用者只需设计好程序，做好流程、文件、数据的标准化、统一化，RPA就可以做到零出错。并且RPA可以在开发软件的支持下学习更多的操作，进一步解放高校财务工作人员的双手。

4.大数据分析和数据可视化。在应用大数据之后，不再在传统财务维度中进行财务分析，而是在财务主体内外部数据的基础上进行统计和分析，这些数据不仅量大，而且种类繁多，表达形式更加多样直观。财务共享服务中心在发展中逐步扮演着数据中心的角色，为财务主体深度挖掘和分析各类业务数据，实现高效传输和直观呈现，为管理者作出决策提供可靠的数据支撑。

四、财务共享服务在高校跨地区校区间运用的优势和劣势

高校财务共享服务中心的建立具备如下优势：（1）专业分工性强：在参照企业财务共享服务中心模式的基础上，充分考虑高校财务管理工作特征，通过有效整合，形成的财务处理模式具有专业化特征。相对传统业务部门，财务共享服务中心是完全不同的，这些差异体现在人员、服务等多个方面。该部门是基于高校财务核算和信息模块的结合建立，突出专业化服务，强调专业技能水平，在部门内部设置了多个功能模块，这些模块都是相对独立的。在岗位设置上，通常按照职能进行专业分工。专业的流水线运作模式可以充分发挥专业化带来的规模经济，提高会计核算的效率。（2）数据整合性强：在建成财务共享服务中心之后，即便校区所处地域不同，也可以实时传输、及时整合财务数据，这些数据将得到永久保存，随时都可以调阅。校本部可以对数据进行及时汇总、整合、分析、形成报表、写入报告。即便信息使用主体是不同的，获取的数据也都是按照统一标准编制，财务报表的准确性、一致性得到了保证。（3）突破地域壁垒：跨校区的直接难题就是地域问题，采用云软件、互联网、网上审批审核，最大限度解决了这个问题。[3]

建立高校财务共享服务中心同样面临着巨大的挑战：（1）投资成本不菲：本文上述的每一个系统和软件报价都在数十万元，资金压力显而易见。（2）开发团队技术参差不齐：专业面向高校的信息系统和软件开发公司缺乏。目前高校的信息系统维护一部分依靠学校的信息管理部门，这部分技术力量不强，只能进行系统和网络的基本维护工作；另一部分受牵制于独立的软件开发公司。而外部软件公司的主流业务都是面向企业的，很少有专业面向高校的软件开发和维护公司，系统维护及后续开发能力有限。（3）高校领导重视程度不同：受资金、技术、观念的限制，很遗憾至今没有一所高校建立起了真正意义上的财务共享服务中心。

结语

综上所述，高校跨市、跨区兴建分校区的趋势，给高校财务工作带来了新的挑战，财务工作必须改进现有财务服务模式，才能高效、安全地处理异地财务报销、保障账务安全、快速数据分析、最终形成报告。建立财务共享中心只是一个新型的观念的借鉴，高校的进一步高速的发展，带给我们高校财务人不小的挑战。