事业单位干部人事档案管理的问题和措施研究

张宇琨

（大同市行政事业单位档案中心）

新时期背景下，事业单位改革持续深入，干部人事档案管理工作的重要性也日渐突出。众所周知，干部人事档案是记录干部职工个人信息、入职背景、工作经历等实际情况的重要资料，在事业单位人力资源管理以及岗位调整等方面发挥重要作用。

一、事业单位干部人事档案管理的重要性

（一）调整人力资源结构，提高干部职工个人效能

人才是促进事业单位持续发展的第一资源，其重要性得到广泛认可。做好干部人事档案管理工作，有利于充分了解干部职工个人情况，并深入挖掘其潜能。在此基础上对事业单位人力资源结构进行调整，可以达到人尽其才的效果，同时有利于激发干部职工工作积极性，一方面能够提高干部职工个人效能，另一方面能够保证事业单位各项工作有条不紊进行[1]。

（二）为评估和调配干部职工提供准确依据

事业单位在持续深化改革的同时，也在不断完善人才晋升机制和评价机制，干部职工工作表现和个人业绩会准确记录在干部人事档案中。人事部门可以结合完整信息链对个人信息进行深入分析，并对干部职工进行工作评价和调配。与此同时，考核人员结合人事干部档案，能够对干部职工个体发展情况全面掌握，可以有效提高考核结果的准确性和公正性。

（三）提高档案资源管理综合水平

提高干部人事档案管理重视程度，能够形成健全完善的管理体系，有利于从根源上减少档案资源失真、受损等问题的发生[2]。并且在管理工作开展过程中，结合事业单位实际情况不断优化和完善管理模式，可以提高档案资源利用率，使其更好地为单位发展提供服务。

二、事业单位干部人事档案管理特点

干部人事档案是事业单位上级组织或人事部门结合人事工作具体情况，收集和储存起来的与干部职工个人发展息息相关的信息资源，能够真实反映干部职工工作实际、文化水平、道德素养以及发展经历。主要特点可以归纳为以下几个方面：第一，全面性。干部人事档案准确记录了干部职工成长历史，包括考核、专业、学历、奖惩、任免、薪资等信息，基本反映了干部职工全貌。第二，真实性。干部人事档案是事业单位合理用人、岗位调配、薪资发放、绩效考核的主要依据，只有保证内容真实、完整，才能够充分发挥档案资源的作用和功能。第三，动态性。干部人事档案并非一成不变的，而是随着个人的不断发展而变化，所以在管理过程中要及时更新信息，并做到档随人动[3]。第四，机密性。正如上文所说，干部人事档案内容涉及干部职工的发展经历、个人功过等情况，一旦泄露会对干部职工个人安全带来隐患，所以具有较强的机密性特点。

三、事业单位干部人事档案管理现状及问题

（一）管理现状

当前，很多机关事业单位在干部人事档案管理过程中，依然沿用传统管理办法，由管理组织或人事部门结合干部管理权限进行统一管理，甚至很多单位并没有成立专业的管理队伍，而是由单位从事政工或人事工作的员工，兼职管理干部人事档案，由于管理经验不足、专业知识匮乏，加上档案管理工作量较大，所以难免出现顾此失彼、应接不暇等现象，无法保证管理效果[4]。另外，一些单位的干部人事档案依然以纸质材料为主，在整理和归类方面需要依靠手工模式完成，数字化、信息化建设相对欠缺，不仅会增加管理人员工作量，降低管理效率，还会增加管理成本，不利于提高档案资源利用率。与此同时，在认定和审核档案信息过程中，很多单位依然使用传统标准，没有及时更新管理人员的管理理念和知识技能，导致很多干部人事档案信息不真实、不准确。

（二）管理问题

1.没有认识到干部人事档案管理的重要性

首先，管理部门和管理人员欠缺管理意识，很多管理人员认为档案管理工作，就是对档案资料进行整理、装订，只要确保档案不丢失、不损害、不泄露即可，导致管理人员长期将管理重点放在这些方面，每天做大量重复性工作，不仅影响管理效率和质量，还无法充分发挥人事干部档案的作用和价值[5]。

另外，干部职工本人对档案资料缺乏重视。很多干部职工认为自己在事业单位晋升空间不大，所以忽略了档案资源对自身发展产生的作用。甚至部分干部职工不了解哪些材料会纳入档案，所以在填写过程中存在盲目性和随意性，甚至出现漏填、误填等情况。殊不知个人档案与薪资待遇、岗位调动、劳动保障息息相关，并且具有一定法律效应。

2.管理人员综合水平参差不齐

干部人事档案管理工作具有政治性、专业性、机密性特点，对管理人员综合水平要求较高，需要其具备丰富的工作经验、专业的管理知识以及严谨的工作态度。但结合事业单位干部人事档案管理现状来看，普遍存在管理人员综合素质参差不齐现象，甚至很多人员并非专业出身，而是从其他部门临时调任过来。由于这些管理人员缺乏专业知识和工作经验，所以在工作开展过程中严重欠缺甄别能力，习惯将档案随意堆放在档案室或仓库[6]。

3.档案资源缺乏完整性、准确性和真实性

首先，档案填写不规范，与实际情况不一致。事业单位的干部人事档案，其内容必须包括干部职工的出生时间、参加工作时间、入党时间，以及学历学位和工作经历。但很多干部职工在填写履历表过程中，时常出现不按要求填写情况，导致资料与个人情况不符[7]。例如：在填写出生年月日时，一些人按阳历填写，一些人则按阴历填写，在对个人信息进行审核认定时，需要通过万年历换算，为管理人员增加了工作量。

其次，档案资源造假现象时有发生。近年来，事业单位改革不断深入，人才需求量逐渐增加，使得档案资源造假现象时有发生，并成为档案管理工作的焦点问题。例如：很多干部职工因早年参军、入团或招工年龄不符，所以故意改大年龄，进入事业单位后又将年龄改小，或者部分干部职工为了获取晋升机会，借助职务之便更改学历和年龄。之所以频繁出现档案资料造假问题，主要原因在于以下两点：第一，造假成本低，即便发现造假行为，也大多通过党内记过处理，甚至很多人只是暂时性政治前途发展受阻；第二，纠错机制不健全。发现档案资料造假后，如何调查、由谁调查存在很大争议，整个过程随意性较大，在执行方面存在困难性，缺乏健全、完善、标准的调查程序。

其三，档案资料不完整，与本身实际情况不符。确保干部人事档案完整、健全，是档案管理工作的必然要求之一。上文提到，档案资料并非一成不变，会随着干部职工发展而变化，所以只有不断更新和充实档案，才能够真实反映干部职工实际情况。通常情况下，干部人事档案内容分为常规材料和非常规材料两种，其中常规材料包括干部职工的年度工资、奖励、考核等材料；非常规材料包括学位学历、职务调动、加入党派等材料。这些材料在管理过程中需要经历收集、审批、归档等诸多环节，任何一个环节存在问题，都可能影响档案资料的完整性和健全性。加上很多档案资料更新不及时，导致与个人实际情况严重不符[8]。

其四，档案资料审核不严格。事业单位干部人事档案资源出现失真或不完备现象，大多数原因在于审核不过关、入口把关不严格。具体来说，虽然大部分事业单位都针对干部人事档案管理制定了管理制度，但实施情况不尽如人意，很多部门或单位在档案查阅、转入过程中，没有办理相关手续，或者填写的档案转递单不规范，为档案管理工作埋下诸多隐患，使得很多档案资料被涂改、撤换。另外，由于档案管理人员综合素质参差不齐，严重欠缺管理经验，所以无法及时判断或甄别不准确、不真实的档案资料，或者发现后视而不见，没有正确采取措施处理，使得错误资料收入档案，并形成历史遗留问题，会为后期管理工作有条不紊进行带来阻碍。

4.档案管理信息化水平不高

事业单位传统干部人事档案资源，大多以纸质材料为主，需要通过人工操作完成整理、装订、保管等工作，由于工作任务具有重复性特点，加上工作量较大，所以难免存在人为失误情况，严重影响档案管理质量和效率。甚至部分事业单位由于空间有限，所以没有设置专业的档案室，需要将档案资源堆放在库房、办公室等地，不利于档案查询，同时会受环境因素影响，导致纸质档案变质、损坏。即便有部分事业单位认识到了档案管理信息化建设的重要性，并构建了工资信息库、编制信息库等不同类别信息库，但由于各信息库之间缺乏有效联系，导致数据无法共享，所以在档案收集和整理过程中，时常出现数据信息重复或相互矛盾问题，加上信息化系统维护管理不到位，所以各种故障层出不穷，无法充分发挥信息化管理系统的作用和功能[9]。

四、事业单位干部人事档案管理有效措施

（一）提高管理人员综合素质，保证档案信息健全、完整

1.构建专门的档案管理中心，设置专职岗位

上文提到，干部人事档案管理工作具有政治性、机密性、专业性特点，所以为了从源头规避档案信息泄露，需要事业单位建立档案管理中心，对档案资源进行统一收集、科学管理。在此基础上，根据档案资源数量建立档案库房，配备整档工具，在条件允许的情况下，加大信息化建设投入力度，引入现代化档案管理硬件设备和软件系统。并结合档案管理需求，设置专职岗位，引入工作能力强、综合素质高的管理人员，做好档案资源日常维护、及时更新等工作。在管理人员选拔方面，应优先任用踏实肯干、责任心强、思想觉悟高的人员。同时事业单位需要加大管理人员培训教育力度，聘请专家面向所有管理人员开展岗前培训工作，重点灌输档案管理相关制度、法律法规以及现代化管理知识和技能，全面提高管理人员综合水平，为工作顺利开展奠定基础。

2.做好档案资源入口审核、把关工作，确保档案及时归档

管理人员在干部人事档案管理过程中，针对新增档案需要做好入口把关工作，严格按照管理制度、相关规范审核档案资料。针对需要补充或进一步完善的档案，应及时通知干部职工个人进行处理，否则不能归档。为了确保归档的档案资料填写规范，应制定科学、合理的模板或填写说明，供干部职工参考、借鉴。为了提高干部职工对档案资料的重视程度，要强调档案资料的重要性，明确档案资料与个人发展之间存在的关系。对于审核通过的档案，必须及时归档，避免积压过多出现档案遗失或误放现象[10]。在此基础上，管理人员还要注意信息录入的准确性，确保个人档案信息准确、真实、完整。

3.拓展沟通渠道，保证档案资源实时共享、传递顺畅

以往管理人员在通知干部职工完善档案资料过程中，时常出现干部职工怕麻烦、不愿配合现象，或者因其他事务影响，导致材料补充延误，使得档案资料不完整。对此，需要事业单位拓展沟通渠道，为管理人员和干部职工沟通提供便利。针对干部职工不重视档案资料管理这一现象，需要加大宣传力度，提高其重视程度，要注意沟通方式友好、平和，避免干部职工产生抵触心理，说服其积极配合管理部门完成档案补充、完善等工作。

（二）加大档案管理信息化建设力度，建立电子档案信息化系统

1.做好信息化建设前期准备工作

对干部人事纸质档案进行完善，是建立信息化档案管理系统的关键前提和重要基础。现阶段，很多事业单位在档案管理过程中，要求对档案进行二级分类，所以在信息化建设方面，也要基于二级分类展开。

2.着手建立信息化档案管理数据库

随着科学技术不断进步，越来越多功能丰富、操作便捷的档案管理软件应运而生。事业单位需要结合干部人事档案管理需求，引入合适的软件系统。要注意的是，引入信息化系统虽然能够利用软件自动完成诸多工作任务，但并不意味着完全解放管理人员，相反会对管理人员综合素质提出更高要求，所以事业单位要加大管理人员信息化培训力度，确保其熟练操作软件系统，并做好日常维护管理工作。

3.对档案资源进行动态管理

干部人事档案管理需要制定切实可行的管理流程，做好新增档案审核、分类、录入等一系列工作，确保档案资源更新及时，全面提高档案管理水平。针对上级部门要求报送的信息，应快速响应，保证上报及时、准确。

4.做好档案资源保密工作，应对网络攻击

信息化系统在为干部人事档案管理提供便利的同时，其共享性、开放性特点，也会在一定程度上加大档案资源泄露率。尤其近年来，病毒侵入、黑客攻击层出不穷，事业单位需要在信息化建设的同时，做好网络攻击应对工作，通过对系统进行维护升级、设置防火墙等方式，充分保证档案资料的安全性和完整性。

（三）制定完善的档案管理制度

为了切实解决干部人事档案管理工作存在的问题，需要事业单位制定健全、完善档案管理制度，为各项工作开展提供保障，确保管理工作做到有据可依、有章可循。具体可以根据现行《干部人事档案材料收集归档规定》《干部档案工作条例》等内容，结合事业单位档案管理要求，制定相应的规章制度，明确工作要求，细化工作内容，突出管理重点，禁止管理人员擅自修改档案，为档案管理工作向规范化、标准化趋势发展奠定基础。

五、结束语

综上所述，新时期，事业单位改革不断深入，对干部人事档案管理工作提出更高要求，只有提高档案管理水平，才能够为单位内部调整人力资源结构、开展人力资源管理工作奠定良好基础。想要达到这一目标，需要构建完善的档案管理制度，提高管理人员综合水平，加大档案管理信息化建设力度，确保档案资料更新及时，这样才能从根本上提升人事档案管理水平，充分发挥其价值。