江苏省疾病预防控制中心创建五星级档案工作单位启示

2023-01-21 06:05武汉理工大学马克思主义学院潘丽娜江苏省疾病预防控制中心刘代为陆洋通讯作者
办公室业务 2022年24期
关键词:档案管理单位工作

文/武汉理工大学马克思主义学院 潘丽娜 ;江苏省疾病预防控制中心 刘代为 陆洋(通讯作者)

一、创建五星级档案工作单位的做法

(一)加强组织领导,提供组织保障。坚持中心主要领导负责、办公室扎口管理、各相关部门配合档案管理机制,完善办公室主任主抓、综合档案室专职档案员主管、各部门兼职档案员具体协办的档案工作模式和管理网络。将创建五星级档案工作单位作为中心重要工作主抓,实行一把手负责制。领导班子在创建活动中发挥模范带头作用;单位内部层层落实责任,形成了齐抓共管、合力创建的格局;全体员工人人知晓,广泛参与,扎实开展各项创建工作,形成人人参与、共建共享的和谐局面。实行目标管理,制订实施计划,层层分解任务并限时完成。中心层面下发创建工作方案和测评标准任务分解表。各科室根据创建工作计划和任务,逐一对照评选标准和《分解表》,进一步把创建工作任务分解量化到各科室,切实做到标准内容落实要实、相关问题整改要硬、各项迎查准备要细的要求。同时,严格监督考核机制。坚持把创建活动成效作为年度考核评选先进科室、优秀工作者、优秀党员的依据。对贡献大、实绩突出的科室、班组、个人要给予特别奖励,作为优先推荐晋升、晋级资格的重要条件。

(二)深化制度建设,夯实规范管理。制订档案规章制度,制订《档案管理办法》《文件材料归档范围和保管期限表》《归档文件整理及归档办法》等各项档案管理规章制度。成立以中心主任为组长的创建工作小组,制订《创建五星级档案工作单位方案》,多次召开创建部署大会和工作会议,形成从档案专职人员到兼职档案员人人参与创建工作的良好氛围,确保创建工作成效。成立以中心主要领导为组长的档案鉴定小组。制度化、规范化鉴定档案,档案统计台账收进、移出、登记数据准确、账物相符,按要求及时报送档案统计报表。强化考核监督机制,制订年度归档计划,档案工作纳入部门年度综合目标考核指标和评先进的重要参考,强力提升档案工作质量。

(三)推进标准化建设,奠定硬件设施基础。配备一流硬件设施,档案室配置配套各类专用设施,配备档案密集架、空调、除湿机、电脑、复印机、吸尘器、温湿度仪等设备,档案“八防”措施齐全,档案用具全部使用省档案局监制的国标产品,保证档案管理安全;设立107平方米“中心发展陈列室”,专用档案库房150平方米、阅档室30平方米、档案员办公室56平方米,全方位对外宣传展示中心“四个文明”建设成果。一流的硬件设施为档案管理升级创造了有利的物质条件。

(四)强化档案基础工作,夯实业务工作基础。加强业务学习培训,年度档案工作会议学习档案相关法律法规,技能培训档案员队伍,积极参加档案主管部门的各类业务培训班,及时掌握档案管理工作最新进展动态,充分吸收借鉴省内外同行档案管理工作先进制度和成功经验。归档工作及时完整,不折不扣落实省卫健委要求和省档案局工作计划,档案管理工作主动请示档案主管部门,抓好经常性规范化督促指导,做到年初有计划,工作有检查,年度有考核,年度档案归档检查成绩优秀。各种门类、载体应归档文件材料齐全完整、及时归档,注意收集、整理、上架档案有关资料,档案分类、整理、归档、鉴定科学化规范化,多次通过省档案局升级、检查。制订中心各种门类、载体档案分类方案,类目设置合理,按类别、载体有序排列上架各类档案、资料,无积存零散文件。

(五)加强信息化建设,提升服务水平。加强信息化建设,以服务利用为根本,开发运用档案管理软件,对接中心OA办公系统,逐步建立室藏文件级档案目录和档案全文数据库,局域网共享档案信息资源,实现档案库房、人员办公和档案查阅“三分开”管理要求。信息化建设规划有序。档案信息化与单位信息化同步规划实施,中心网站设立档案工作专栏。按照国家档案局《档案管理系统软件功能要求暂行规定》和全省统一数据结构标准建设档案管理系统,档案管理系统各项功能应用充分,计算机管理档案工作各环节对接档案管理网络系统,实现在线归档。开展档案数据库建设,建成室藏全部档案文件级目录数据库,重要文件、利用率较高文件建立全文数据库,建立照片、音频、视频档案多媒体数据库。完善电子文件归档与管理,规范归档电子文件,其移交、接管、保管、利用与统计符合要求。档案信息化建设符合《江苏省档案信息化建设安全保密管理办法》,确保档案数据、上网档案信息和档案系统安全。

二、存在的问题及努力方向

(一)专职档案员业务素质不高,要加强对档案管理人员的培训。提高档案人员综合素质是提高档案工作质量的重要保障。档案工作是一项专业性的工作,具有较强的实践性和操作性,要定期安排档案管理人员进行业务培训,提高专业知识水平。

(二)档案现代化管理水平落后,加快档案信息化建设进程。逐步配备信息化基本设备,加强档案人员管理知识培训,借助先进的技术,最大限度提高档案工作效率,节省时间和人力成本,为单位的各项业务工作提供服务。

(三)档案资源开发利用工作有待开发,要引进先进设备来管理档案。要打破传统的管理思维,树立正确的工作方法和态度,积极开发利用档案的信息资源,充分发挥档案的价值,开展档案应用性研究,根据单位需求编写单位发展史、大事记汇编、组织沿革等资料,为领导决策当好参谋,促进单位的发展。

三、工作创建启示

(一)提高主动管理意识和观念。单位要加强档案工作者职业素养培养,对档案工作者构建动态化学习机制,强化人员责任及服务意识,提升档案工作主动管理的意识和观念。加强档案收集主动化管理,档案管理不再停留在对单位现存档案的管理,而是要主动收集档案,为创造独特的档案管理模式奠定基础。因此主动收集好、管理好档案具有极强的历史价值和现实价值,为单位积累了档案管理工作经验。

(二)全面提升档案保密工作力度。通过兼职档案员培训、知识竞赛、应急演练等多种方式,开展档案安全教育、培训和宣传,提高单位员工的档案安全意识和技能。对职工加强保密、法律和道德意识的教育,以进一步提高职工自觉遵守保密规定和档案管理规定的自觉性。加强对涉及国家秘密、单位秘密、技术秘密的档案和归档电子文件的管理,确保档案实体与信息的安全,正确处理信息化条件下档案公开与保密的关系,严格做到涉密档案信息一律不得上互联网,加强档案数字化安全管理工作,严防泄密事件发生。

(三)完善档案管理工作责任制。疾病预防控制中心多元化的档案来源对档案管理人员的素养提出新的要求。要加强档案管理人员专业知识培养工作,定期开展培训,丰富人员能力体系,为档案建设队伍注入新活力。同时,确立档案工作安全负责制和责任落实人。认真贯彻执行国家档案安全技术标准和档案安全业务指南,建立健全档案安全规章制度,制订档案灾害预防和紧急处置预案,确保突发情况中档案的安全保护。

(四)配备档案安全保管设施设备。积极改善档案保管条件,争取做到档案库房、阅览室与办公室“三分开”,按照防潮、防火、防高温、防光、防尘、防污染、防有害生物和防盗等防护要求,配备相应设施设备,档案人员应定期检查档案安全情况、库房设备运转情况,及时消除安全隐患。

(五)深化档案利用与服务工作。强化档案利用意识,拓展档案利用范围。提高档案利用率,完善档案开发利用系统。档案管理工作的根本目的是注重对档案资源进行深度开发,通过整合、加工、编研,使档案服务实现由个别查找向系统整理提升,由简单汇总向专题研究提升,提供更多的“增值服务”。牢固树立“利用创造价值”的理念,始终把档案利用摆在突出位置,加强档案利用服务体系建设,通过各种形式,大力开发档案信息资源,为公司各项发展提供信息支持,确实利用好档案资源。

四、结语

省疾控中心在档案工作中要坚持开拓创新,就是要求档案管理工作者解放思想、实事求是、与时俱进,着眼新的实践和发展,不断提高开拓创新能力。在推进工作中,既要在提高为各级领导和各部门服务的效率上动脑筋,又要在拓展为单位服务的广度和深度上下功夫;既要重视传统载体、传统领域档案资源开发,又要重视新型载体、新型领域档案资源开发;既要积极采用新技术、新手段抓好档案工作的硬件建设,又要加快档案工作的标准化、规范化建设,使档案工作有计划、有准备、有预案、有重点,更好地体现时代性、把握规律性、富于创造性,从而努力开创单位档案管理工作新局面,为疾控事业健康协调发展保驾护航。

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