全流程管理理念下高校科研管理系统发展现状探索
——以常州大学为例

2023-01-21 06:05常州大学周雪
办公室业务 2022年24期
关键词:管理系统管理人员项目管理

文/常州大学 周雪

科研项目是高校科技创新创造的主要呈现形式。近年来,随着科研项目多元化、多类型的趋势愈发显著,高校科研项目呈现数量增多、成果增多的发展特征,同时各种新类型项目和成果比重不断加大,促进并带动高校科技发展进程。与此同时,对管理人员的管理方式及管理能力也提出了更高的要求。信息化技术已成为管理人员创新管理方式、提升管理能力的重要手段,随着大数据时代的来临,科研管理系统在高校科研项目管理中的重要性不言而喻。然而,大多数高校科研管理系统处于相对独立的运行状态,在项目管理、经费管理、成果管理等过程中涉及面或有缺失,多个管理部门互相打架,管理协同困难,无法满足越来越复杂的高校科研发展需求。基于此,研究分析现有高校科研管理系统存在的问题,并以科研项目全流程覆盖的理念为导向,建立符合现代高校科技发展需求与趋势的新型科研管理系统,显得尤为重要与迫切。

一、高校科研管理系统的现状分析

(一)多管理部门交互性构建不科学,亟须打通办事壁垒。1.存在的问题。多管理部门有效联合效果不佳。在高校科研管理体系中,以横向科研为例,使用者大多要历经申请、审批、立项、经费到账划分、经费报销、项目结项、绩效分值分配等多个流程,往往涉及学院研究所、科研管理部门、资产管理部门、财务部门等,如果管理系统不能将多方有效联合起来,形成综合性可操作的线上系统,势必会造成使用者各项审批“五花八门”、盖章流程“跑断腿”等现象,也容易滋生各个部门在处理同一项目时规避责任、权责不明的问题。此时,现代化应用操作系统就显得不那么现代了。在现有科研管理系统中,仍然存在多部门信息交互性不足、共享性差的问题,比如纸质审批仍然是部门之间信息交互的主要方式之一,在用印用章、经费到账、资产分配等问题上需要开具各类审批单逐一进行线下办理。2.原因分析。管理系统交互性共享设计更新不足。高等院校科技研究的特殊性与重要性不言而喻,但早期在设计科研管理系统时,着重考虑教师与科技管理部门之间的互动关系,以完成高校科研管理的数字化进程。但是在时代发展中,其他管理事项及管理部门开始分散及增多,科研管理系统的便捷性及智能性不断打折扣,从而出现以上问题。3.需求分析。流程处理少跑腿,线上处理优先有效。作为科研管理系统的主要应用者,项目负责人需要以线上管理系统完成大部门项目管理流程,减少不必要的线下审核,尤其在疫情常态化背景下,显得更为重要。能够避免因审批时间问题、防控政策等客观问题造成的流程搁置。

(二)科研管理系统同质化趋向显现,兼容性与特殊性考虑不足。1.存在的问题。使用过程中业务功能的流程连贯性不够。目前,由于各高校科研管理工作情况各不相同,在具体的功能模块上存在差异,购买的非定制的科研管理系统无法完全满足各高校的实际需求,造成系统业务流程与高校实际工作要求存在功能模块较为分散,流程办理连贯性较差的问题。如:在科技成果转化中,没有将高校现有维护专利信息与授权专利系统打通,老师在专利申请—缴费运营—成果转化这一完整流程中往往需要用到多个系统;科研管理系统一般涉及纵向项目、横向项目,一般办理流程包括项目申报、评审、立项、中检、变更、结项等环节,在实际操作中,往往有些可以在系统中完成,有些需要纸质申请、管理人员审核盖章;经费到账方面也常常与财务系统脱节,完成项目经费入账、分配、使用需要项目负责人跑多个部门,十分不便。2.原因分析。系统设计兼容性与特殊性考虑不足。由于市面上成熟的软件系统多数为常规固定模块,而定制软件需要耗费更多的时间和经费,很多高校并没有注意到此项工作的重要性和必要性,造成系统兼容性与特殊性考虑的天然不足。3.需求分析。系统设计“对症下药”,方便实际工作的开展。无论是对于使用系统的老师还是科技管理工作人员来说,贴合学校实际需求的系统,才是助力高校科技管理工作的强有力帮手,反之则会造成用之麻烦、弃之可惜的局面。这就需要学校组织专门的对接团队,划拨专项设计经费,认真研究本校特点,收集意见与建议,与系统设计公司多次商讨、论证,以形成更为适用的专业系统。

(三)科研管理系统缺乏辅助决策功能,数据利用智能化不足。1.存在的问题。一方面,大数据智能化分析利用不足。目前,高校科研管理系统的数据导出通常以固定字段的表格形式为主,对于简单直观的统计数据多数需要经过后期人为处理,这种方式不仅耗时耗力,也因人为工作失误而造成统计误差,这与大数据智能化、便捷化的利用方式不相符合;另一方面,分析、研判科研管理系统中堆积的大量不同年份的数据,对管理人员的数据统计和分析能力要求较高,往往对数据的使用仅限于简单查询和统计,缺乏对数据内在信息的挖掘和分析,难以服务于学科交叉、优势学科遴选、科研发展方向等学校重要决策工作,无法更好地给科研管理人员和校内高层次管理人员提供决策支持。2.原因分析。系统设计数字智能化、信息化不足。高校数字化校园建设日益广泛和深入,科研管理系统作为高校信息化数字化建设的重要组成部分,亟须调整以往“简单粗暴”的功能设计思路,走向更加精细化的分类管理系统。目前高校科研管理系统主要功能板块为信息录入、信息查询、信息导出三大方面,尤其在信息导出方面尚未体现出较高的数字化、信息化功能,导致在智能化数据分析方面存在利用困难的问题。3.需求分析。增加数据自动化智能分析功能。作为高校科研管理人员,除了繁杂的日常工作外,还需要为学校的学科发展、科学研究等提供更好的决策分析,这就要求管理人员充分利用科研数据,主动进行分析和研判。因此,在现有数据导出的基础之上,通过设计,实现相关数据自动化生成图表的功能,将会有效提高工作效率与准确性,为学校的发展提供科技化支持。

二、项目全流程管理理念的价值导向

项目先后衔接的各个阶段的全体被称为项目管理流程,高校科研项目的项目管理一般由项目申请、项目审批、财务管理、结题管理、分值及奖励分配等构成,流程模块复杂、涉及部门繁多。在国家进一步为科研人员松绑的大政策环境下,科研项目的流程管理必须向全流程管理模式转变,将各个管理流程集合化,最大程度实现全流程管理在数字化平台上综合进行,不仅有利于减少高校科研人员项目管理精力,也有利于构建多效统一的信息化管理平台,进一步提高高校科技管理的现代化程度。

三、我校科研管理系统的构建探索

(一)完善扩充管理人员及平台构成。对科研活动相关人员及组织结构进行扩充及管理,主要包含科研处管理员、专利管理员、论文被引管理员以及各学院科研院长、科研秘书、科研人员等。同时支持对专家人员信息的管理,对专家库人员进行信息维护与更新。还增加对学校科研平台的录入、管理。系统实现科研人员、职能部门管理人员、学院管理人员、专家、平台之间的横向扩展。

(二)扩展并组合功能模块。1.经费管理模块。功能集结有经费入账、经费执行、经费预警及财务对接四项子菜单,不仅能够查询到包括拨款单位、经费总额、到账时间等的项目经费具体入账信息,也能够对经费调账、经费外拨、经费工作量分割、项目绩效分割、经费结转、报销、执行进度等进行实时应用与管理,还能实现科研项目入账与财务的双向信息共享,并针对经费执行进度自动发出预警信息。通过增加经费管理模块,有效打通了原本科研管理系统与学校现用的财务系统分离的现状,通过系统间的数据及业务流程关联,减少科研人员来回跑的情况发生,提升了原有科研经费管理的手段,大大提高科研管理与财务管理部门的工作效率。2.基础资源模块。系统新增基础资源模块,主要目的在于实现校内外的信息对流与共享。首先,在基础资源模块中,对学校科研队伍和基础研究平台机构的信息进行实时维护与更新,对于掌握学校科研队伍构成、平台建设现状等具有重要意义;其次,新增资源对接栏目,主要对接科技云、社科云统计,实现系统导出的文件可直接导入云统计平台,大大提高了工作效率;再次,考虑追踪学校科技水平发展情况,系统能够对接并展示本校数据与国内高校的对比情况;最后,为了加强信息共享性,系统在基础资源模块中加入综合共享栏目,科研管理人员能够向科研人员共享科研管理文档等资料。3.对接校园管理模块。科研管理系统通过与学校数字化校园进行对接,实现科研系统的统一身份认证登录,并同步科研人员等的基本信息,以保证个人信息的准确。在科研管理系统首页对接学校管理信息的通知公告与待办事项,逐步实现双系统的信息共享与对接,实现统一性。

(三)不同类项目分块管理。1.纵向项目管理。根据纵向项目的管理特点,通过不同角色划分不同的管理模块,主要包含立项项目、项目变更、项目中检、项目结项、政府项目接入等栏目,管理人员可设置项目分类、预算标准;科研人员可自行对973计划、国家科技支撑计划、863计划、国家自然科学基金项目、主管部门科技项目及国家科技部、发改委、其他部门项目,省、市、自治区科技项目,企事业单位委托科技项目、国际合作项目等的立项信息、项目成员、校内课题、合作单位和项目预算等进行信息录入,管理人员进行审核,完成立项登记。管理过程中针对纵向项目与财务项目经费的管理特点,实现科研过程中的经济活动与财务核算的紧密衔接,达到科研管理与财务经费管理的全面对接。2.横向项目管理。横向项目因其自身特点,主要以合同管理为主线内容,功能模块包含进账合同投标、进账合同签订、进账合同认定、进账合同变更、进账合同结项、出账合同签订、合同供方单位等,管理人员可进行合同分类设置及预算标准设置。科研人员同样能够自行进行合同信息登记,对合同成员、预算、用章信息进行线上提交,等待管理人员审核通过后即可直接办理,无需多次进行现场审核修改。此外,学校以石油石化行业为发展特色,增加专门科技项目管理模块,主要来源为中石化、中石油、中海油总部及下属企业和科研院所,石油石化类合作高校、其他能源化工总部及下属企业等,系统能够实现不同条目科研项目的分类导出,大大提高管理效能。3.校级项目管理。根据学校实际发展情况,系统列有校级项目管理模块,主要针对校级科研项目和校基金的管理,包含有申报项目、项目评审、项目立项、项目变更、项目中检、项目结题等条块,管理人员能够对项目分类、预算标准、评审方案等进行个性化设置。通过对校级项目的关注,能够进一步激活校内科研活力,培育科研成果,释放科技创新动能。

(四)基础模块的整合升级。1.成果管理。成果管理模块中主要包含对科研成果、知识产权、成果获奖、学术交流的管理:一是对学术论文、学术著作、研究报告、鉴定成果、艺术作品等进行信息收集;二是管理我校所有专利数据,管理所有单位署名为我校的著作权、标准、药证、新品种等,并维护代理公司信息;三是进行获奖成果的申报,管理所有署名为我校的获奖成果,并增加获奖评审,制定评审方案并进行专家分配、打分等流程;四是管理我校主办会议、学术讲座、参加会议情况、管理合作研究类项目的人员派遣和接受等。2.考核奖励。包含对校内各考核岗位的考核、对各项业务类型的奖励及绩效分配。其中,岗位考核及考核奖励是依照相关科研管理文件制定科研考核方案及计分、奖励细则,依据相关内容及要求进行考核和奖励,并对相关内容进行多轮公示,科研人员依据最终确定的考核结果进行绩效的分配与提交,管理人员进行统一审核。

(五)科研数据统计可视化、智能化呈现。根据主管部门的要求,对科研管理过程中的相关数据进行统计,支持主管领导部门要求的数据上报格式,支持自主选择关键词自动生成相关EXCEL表格;支持学校的多种科研统计口径,生成相关报表信息;首页显示本年度学院科研经费TOP5,年度经费到账情况与立项经费情况、年度科研项目到款经费比较、核心论文发表走势等统计图,便于直观高效地掌握实时科研项目数据并实现对比,有利于为学校层面的决策分析与制定提供依据。

四、结语

在新时代背景下,高等院校承载着科技创新的重要使命,科研管理系统承载着服务科研人员、管理科研项目等的重要功能,需要进行更新维护和个性化设计,以满足各种复杂的项目管理需求,最大限度地提高高校科研管理效率。本文浅析科研管理系统存在的问题及原因,以常州大学科研管理系统为例,从全流程管理出发,为高校科研项目管理提供支持,助力高校高质量发展。

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