创新管理手段完善企业档案保密安全工作

2023-01-21 06:05神华神东电力有限责任公司教育培训中心刘娇
办公室业务 2022年24期
关键词:保密工作保密档案管理

文/神华神东电力有限责任公司教育培训中心 刘娇

在互联网时代,伴随新技术的快速发展,企业档案资料的作用越来越大,对于档案资料保密工作的投入也越来越大。与此同时,工作任务越来越艰巨。此前进行管理时,由于应用的方法过于陈旧,导致资料的保护效果不佳,安全性受到较大影响。在当前5G技术和大数据信息技术的驱动下,档案信息和用户需求总量明显上升,充分利用数字技术,创新管理手段,能够减少繁琐流程和工作环节,实现档案管理的转型升级。因此,相关人员理应提高重视度,及时采取合理措施完成任务,确保安全性达标。

一、做好档案保密安全工作的意义

进入新时代,无论是在物质需求方面还是在精神追求方面,人们的要求都越来越高。创新档案管理手段,将对档案管理的理念、方式、内容产生变革性影响,会使档案管理更加科学智慧。如今企业面临着许多新机遇以及发展方面的问题。全球化竞争十分激烈,使得档案管理工作变成了企业的重要组成部分,是其自身发展的基础支点。一方面,能够对企业规划起到一定的数据支撑效果;另一方面,能让管理人员更好地把握企业发展状况以及经营水平。除此之外,企业档案是全社会对企业效能认知的基础部分。伴随技术条件的全面升级,在企业竞争过程中,档案成为发展中的一项重要载体。因此,各企业理应提高对于保密工作的重视度,确保其有着较高的安全性。如果出现了任何问题,不但会影响企业的建设成果,甚至还会对未来的整体发展带来负面影响。

二、当前企业档案保密工作存在的隐患

(一)信息技术带来的隐患。现如今互联网技术已经变得非常普及,基本上在生活的各个层面都有渗透。而对于企业管理来说亦是如此,在进行档案管理的时候,为了保证运营效果,除了少部分资料仍然采用纸质档案外,绝大多数资料以数字档案为主。将其上传到网络空间,不仅能够随时随地提取,而且储存空间非常大。尽管这种方式给管理工作带来了诸多便利,但同时也在无形之中,出现了诸多隐患。毕竟网络技术本身有着较强的传播能力,在信息传递的过程中,难免会受到病毒的干扰,从而造成档案信息丢失,如果没有及时处理,甚至有可能导致整个系统完全瘫痪。此外,黑客的攻击同样很难应对。尤其是一些技术水平较高的黑客,就算企业应用了防火墙,同时定期进行杀毒,同样有可能受到外部攻击。这样一来,部分重要资料很可能出现泄露的情况。

(二)保密范围不清晰带来的隐患。企业内部尽管已经制定了诸多规章制度,但由于内容缺乏针对性,与企业的实际情况有所脱节,没有实际作用。在落实的过程中,很容易出现诸多问题。此外,部分企业在执行保密制度时,出现了时松时紧的情况,当上级开展检查时,变得极为认真,而在不检查的时候,制度仅仅是一个摆设。长此以往,员工们就会抱着一定的侥幸心理,在档案管理时,对制度内容不会太重视,一些细节处理会忽视制度内容,进而出现隐患。

(三)硬件设施存在一定缺陷。对企业来说,所有档案保密工作都需要相关理论内容提供支持。但是,单纯依靠理论本身,显然不够,还需要额外应用硬件设施奠定基础。无论是硬件还是软件部分,但凡综合质量不达标,都很难确保档案保密工作的效果达到预期。然而从实际情况来看,企业往往是将资金成本和人力成本全部投入未来的发展工作中,而对于设施部分则有着一定的忽视。这样一来,相关工作的正常开展会受到较大影响。

(四)管理人员的综合素养偏低。对于管理工作来说,无论是设备的使用还是制度的贯彻,所有内容都需要员工自主进行处理。然而从当前情况来看,一些企业内部管理人员的综合素养不高,对于知识内容的了解不到位,少数人虽然清楚制度内容,但是在实践中,仍然出现了偷懒的情况。此外,由于设备和技术每年都在不断更新,因此管理者必须不断完善自我,了解行业发展的状况。但是部分管理者年事已高,思想较为陈旧,对新事物的学习和认知了解不到位,也不愿意努力尝试。正是这一因素的存在,对企业的整体发展造成了巨大影响,导致企业的实际发展受到了诸多阻碍,进而影响了保密工作的效果。

三、企业档案安全保密需要创新管理手段

综上所述,对于企业的档案管理工作来说,无论是从宏观还是微观层面,均有诸多隐患。所以,为了保证档案资料有较高的安全性,一定要创新管理手段。

(一)创新组织领导方式,夯实工作基础。加强对档案安全管理工作的领导,及时调整档案安全保密领导小组,压实工作责任、强化担当意识;重新修订《档案馆安全应急预案》,不定期开展消防安全知识讲座和消防演练,坚决防止和克服松懈情绪、侥幸心理。严格执行每日安全排查和周巡查制度,建立检查巡查台账,安排专人24小时值班值守,及时消除安全隐患。多方争取资金,购置监控、温湿度计、档案消防设施等安全设备,进一步夯实档案安全工作基础。在档案管理工作中,为了保证管理工作的连续性,应当定期抽查监督。通过这种方式,不但能够对相关工作人员起到警醒的效果,让其在日常工作中做到足够细心,认真处理每一项工作事务,思考其中的细节内容。而且还能及时找出当前工作中存在的问题,通过合理措施进行处理。在日常管理中,需要时刻贯彻“谁管理,谁负责”的原则,但凡发现问题,必须追究相应人员的基础责任。如此一来,档案管理工作才能落到实处,每一项细节问题都能得到解决。只有企业的员工均有较强的保密意识,最终结果自然令人满意。

(二)创新制度建设,筑牢保密防线。进一步健全完善《信息安全管理制度》《档案库房安全保密保卫制度》《档案馆安全制度》等安全保密制度,强化涉密载体的保密管理,落实档案安全责任,使保密工作有章可循、有规可依。每月开展一次全方位检查,排查安全隐患、维护服务器、扫描仪、计算机等档案信息化设备和档案信息管理系统,并对档案管理设施设备进行病毒检测,确保设备网络正常、安全运行,全面维护档案信息安全。其一,在制度层面理应对于保密工作的具体范围予以明确,设置对应的保密级别,促使每个部门的人员都能明白自身工作的涉密范围以及对应级别。如果发现资料规范性不高,不满足要求,应当对其重新归档。其二,在进行档案查阅以及借阅时,如果发现部分资料涉密程度较高,那么在应用的时候,必须按照查、借、阅档案管理规定程序走。以防由于管理者的随意,造成重要资料丢失或者机密泄露。所有工作都应做到有章可循,有迹可查。在出现问题时,能及时找到对应的负责人,追究其责任。其三,针对信息系统,理应为其单独设置防火墙,做好防护工作。在文件传输的过程中,应防止病毒侵入,或者黑客攻击。特别是一些涉密信息,更需要定期杀毒,完成隔离,以防因小失大。此外,还需要进一步提高技术,将所有隐患消除干净。在管理的过程中,需要时刻贯彻“管防结合”的基本原则,不断引入最新的防护措施,提升技术水平。

(三)创新管理技术,提高管理效率。加强档案信息涉密管理,全体干部签订保密承诺书,明确规定档案管理网与互联网物理隔离,严禁非规定计算机接入和访问档案管理网服务器,禁止随意通过U盘、移动硬盘等便携设备与档案管理网上的计算机进行数据交换。规范档案信息公开保密审查程序,所有拟公开档案信息在公开前由专人对内容进行保密审查,确保“涉密信息不公开,公开信息不涉密”,切实消除档案信息泄密隐患,确保档案信息安全。数字赋能作为一个新的概念,主要是随着数字技术的超快发展,利用互联网、大数据、网格计算和人工智能等技术通过特定的方式给予我们能力,以此改变传统的工作、生活方式。在21世纪的今天,不论是在物质需求上还是在精神追求上,人们的要求都越来越高,而数字赋能等技术挖掘才是真正能激发市场活力的创新应用。将数字技术应用于档案管理,将对档案管理的理念、方式、内容产生变革性影响,会使档案管理变得更加科学智慧。

(四)创新服务管理模式,确保规范运行。把档案安全管理贯穿于档案接收、保管和利用工作的各个环节。利用现代化手段全方位做好档案安全保密防护,加强档案数字化外包服务企业管理,建立档案数字化外包保密制度和档案数字化外包流程操作规程,落实技防措施,安排专人对外包公司现场进行全程监督管理,切实保证档案安全。我公司今年上半年以来,积极开展线上、线下查阅服务,累计服务干部群众386人次。对档案保管工作而言,并非仅是档案管理部门负责,而是在企业管理工作中非常重要的核心内容。但凡有任何关键性资料出现泄露,都会对企业的综合效益带来巨大影响。所以,所有企业员工都需要充分认识到档案安全保密的意义所在,在处理任何工作事务的时候,都需要参照相关规定要求执行,不能盲目展开。特别是一些涉密工作人员,更要清楚保密的复杂性、长期性以及艰巨性。不仅如此,在企业内部,上级领导还需要做好宣传,将保密活动和企业的经营工作整合在一起,促使员工自身的保密意识得到全面强化,进而逐步形成完善的思想防线。传统的档案管理一般采用的是人工编辑、整理、分类、归档,不仅工作繁琐、效率低下,而且经常会出现纰漏。采用数字化管理可以极大地释放人工工作量,减少由于人工操作出现的漏洞。利用数字化储存、机器鉴定整理归档,可以有效提高档案工作效率,提升鉴定标准,实现档案资源数字化、管理智能化、工作流程简单化,大大缩减管理时间和管理成本。

(五)明确保密范围,提升保密级别。在档案保密工作开展的过程中,理应参考和借鉴西方发达国家企业的档案管理标准,对具体范围和级别予以界定。一般而言,企业开发工作的档案资料既有商业方面的机密,又有自身工作以及市场利润方面的机密。因此需要对其进行合理划分,之后再进行归档。如此一来,管理者在实际管理过程中,可以做到有章可循,参照具体制度内容,完成所有基础工作,进而有效提升管理水平。社会信息化提升了信息的地位,而信息安全是任何国家、政府、行业部门都需要重视的问题,尤其是在档案管理工作中,各种档案的保密性和隐私问题尤为重要。在传统的档案管理工作中,档案的保密性没有被充分重视,容易出现信息资源的泄漏遗失。数字化技术可以加密档案信息,改变以往靠封条进行保密的模式。数字赋能将引入密码技术、人脸识别技术、指纹技术、防火墙技术、数字化备份等信息安全相关的技术手段。安全保密措施的引入对于提升档案管理的安全性具有深刻的意义,极大提高了档案的保密性与安全性。

(六)做好人才培养工作。进入新时代,档案保密工作的内容变得极为丰富,技术水平有了较高提升。因此,为了确保档案管理的水平得到提高,企业需要打造一支优秀的技术团队。一般而言,企业可以在内部定期开展知识培训,让员工了解最新的技术内容以及行业发展的情况,促使其综合水平有所提高。毕竟,保密管理工作本身有着较强的动态性,伴随企业技术开发水平的不断提升,保密手段理应不断改进和强化。除了保证系统设备较高的安全性外,无论是数据还是基础设备,都不能出现任何问题。同时,还要确保其运行能力有所提高,达到更高水平,真正做到统筹规划,全面发展。面对当前数字赋能对档案管理的冲击,基于当前管理发展的趋势和档案工作的现状,未来定是理论知识与数字技术、档案工作相融合的新型工作模式,这就必然会促使工作单位不断优化人员配置、加强人员培训,引导员工学习新技术、新方法,提高工作素养,努力适应数字时代档案管理理念和工作操作流程,实现常规管理工作更加科学、便捷、规范和系统。

四、结语

档案安全保护责任重于泰山。为进一步加强档案安全保密工作,我们应当着力构建人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防护体系,多措并举创新档案安全管理手段。这样一来,企业的日常工作便能顺利展开,进而获取更多经济效益,推动整个行业不断进步,为社会创造更多经济效益。

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