新《档案法》背景下提高档案服务社会水平的对策

2023-01-21 06:05福建省血液中心张惠萍
办公室业务 2022年24期
关键词:档案法资源信息

文/福建省血液中心 张惠萍

档案作为具有重要参考、凭证、教育、文化等多元价值的信息资源,在社会发展中发挥着不可替代的作用。新修订的《档案法》是对现行法的一次全面完善和升级,调整幅度较大,专门用一章(第四章,共八条)规定了档案的利用和公布,为档案服务社会提供了法治保障。鉴于此,各个地方的档案部门应高度重视新《档案法》背景下档案工作如何适应和服务社会的发展变化,加大档案各种价值的挖掘和拓展,与时俱进改革创新档案服务与开发应用的形式与平台,对准档案用户的各种需要,不断提升档案事业服务社会大众的能力与水平。

一、档案服务社会的新特征

(一)信息获取:多主体和制度化。信息技术的飞速发展和档案信息化建设推动了档案服务的革新,主要体现在档案服务社会的途径、形式和信息内容的多样化。加之互联网络的发达,为档案用户查询信息提供了方便,开启了自我查询档案信息的时代;形成更加注重个人需求的精准使用档案资源的习惯。在档案用户使用档案变化的时代形势下,档案事业要更好服务和适应社会发展,必须对自身服务的方式、服务的内容、服务的途径等进行重大改革创新。面对这样的情况,新的《档案法》从法律方面对档案工作的责任和所有单位的档案发展范畴及具体责任进行明确的界定。强化档案服务企业管理,对档案收集环境进行进一步规范,丰富了档案服务社会的主体,让机关、国有企业、非国有企业和社会机构都能够有序参与到档案服务中,以适应现代信息获取环境。除此之外,新修订的《档案法》,对各类组织的档案建立、发展进行了详细界定和要求,对档案服务中的合同、内容和安全等方面进行了专项制度设计和保障,提出了相应的法律责任体系,为提高档案服务社会水平提供了制度保障。

(二)资源建设:集成化和体系化。这些档案事业的发展,还体现在档案资源本身的建设发展方面的集成化和体系化发展态势。这主要得益于档案信息化发展以及档案部门所在的各类设施的不断完善,当然还有档案部门和国家层面对档案工作的高度重视。一是档案资源集成化发展,这方面主要是由于档案用户需要集中化的档案资源、档案部门需要共享档案信息资源,从而加速档案资源的集成化发展,以此提高档案资源开发的社会效益。二是档案发展不仅仅依靠单一档案部门来推动,已经开始建构多个档案资源开发和利用的档案事业发展模式。这方面主要体现在,新《档案法》规定档案建设应是各单位的一项重要职责,应高度重视,这将极大推动档案资源建设的整体化模式建设;同时,要大力开发和建设电子档案,拓展档案资源的发展天地,必将进一步推动档案事业的信息化建设和发展利用。基于此,档案机构紧跟信息化时代的需要,应为管理体系和用户创造一个更方便的信息使用环境。信息在实体环境、互联网环境和前后端形成完整的体系,以大大提高服务效率。

(三)档案资源的开发与利用:更加智能化和开放化。一是档案资源的开发与利用更加智能化发展。这方面主要体现在,充分利用互联网和智能技术带来的方便,让档案资源的各项利用随时随地可以进行,不用到档案资源所在地进行开发利用的前期收集整理工作,档案部门可以对档案资源的开发利用进行智能化处理。二是对档案资源开发利用的服务范围、开放时间等进行更为宽松的界定。新《档案法》中,对档案资源的服务范围进行明确拓展性规定,提出档案资源不仅仅是一般的历史记忆、资料查询、资政育人,还有其他文化功能、娱乐功能等可以开发利用。鉴于此,新修订的《档案法》明确规定“不按规定向社会开放、提供利用档案的”应承担法律责任。在第二十条中也规定“国家鼓励和支持其他档案馆向社会开放档案”,经济、教育、科技、文化等类档案从原先的30年开放年限减少为25年,这也体现出档案服务社会的内容、形式更加开放。

二、档案服务社会面临的挑战

(一)对档案资源整合提出更高要求。新《档案法》背景下档案服务社会水平的提高有赖于各个地区和各级档案管理部门的档案信息资源的整合与共享,从新修订的关于信息化建设、档案开发利用、电子档案等内容都可以看出,未来档案服务社会不仅要在档案机构内部构建畅通的信息流通渠道,在外部也应实现档案的集中统一管理与数据共建共享。从现有的建设情况来看,大多数部门目前已经实现了双轨制的档案资源建设机制,纸质文件和电子文件的整合管理较为普遍,在档案资源载体方面逐渐倾向数字化和信息化。但面向社会的档案服务不仅管理主体更加多元,档案利用的主体也覆盖了社会经济的各个领域,这要求数字化档案资源平台应涵盖政府管理、居民生活、企业生产经营等各个社会领域的信息资源。但由于目前档案资源具有明显的离散型特征,在分管单位方面涉及公安、检察院、法院、人力资源社会保障、民政、国土、卫生计生、教育、住建等部门。资源组织与控制力度的不足对于档案服务社会非常不利。对此,要加强对各级档案资源集成方面的研究。

(二)对把握档案开放与利用的尺度提出更高要求。第一,新《档案法》对县级以上部分档案的开放年限较过去相比缩减了5年,这要求各级档案管理部门迅速对现有馆藏资源进行综合研判,对符合要求的档案进行开放鉴定和开发利用。其中必然涉及到很多老旧实体档案的数字化转化以及服务开发工作,一定程度上增加了档案机构的工作压力。第二,新修订的《档案法》规定了经济、教育和文化等类型的档案能够提前进行开放,这一定程度上丰富了档案服务的内容和范围。但需要注意的是,单位和个人提交的档案,单位和个人有权针对不宜公开的内容作出限制,这对于加强隐私权保护是一项重要举措,但在档案服务社会时,则需要把握好档案开放与隐私保护之间的尺度,以免发生不必要的纷争和官司。第三,一般来说,面向社会的档案服务主要包括三部分内容:即是期满已开放档案、期满但不宜开放的档案和未到开放期的档案。在实践利用服务过程中,第三类型的档案存在较大争议,档案利用与政府公开信息查询存在一定矛盾,这需要档案部门充分把握相关的政策规定,在合规合法的情况下不断提高服务社会的能力。

(三)对档案服务能力提出更高要求。档案服务能力不足主要体现在两个层面:一是服务渠道单一。新《档案法》背景下的档案服务社会进一步扩大了档案服务的内容与范围,这也必然要求拓宽服务渠道与场景。当前,部分地区在服务渠道和场景建设方面较为滞后:在线下的服务场景多依托政务办事大厅,服务时间较短、覆盖面不足;在线上,多依托地方统一的智慧政务服务平台。但由于部门间的数据尚未打通,因此政务平台能够提供的信息资源支撑较少,可实现功能也较为单一,仍局限于信息查询等工作;二是服务方式单一。资源与管理主体的整合对丰富档案利用方式有着较大的促进作用,但从目前各地档案部门提供的各项服务功能来看,服务与利用方式的创新较少。由于一体化服务平台的缺乏和服务渠道的单一,线上业务办理执行力度不佳,档案资源价值难以发挥。在具体服务内容方面,部分地区对档案的二次加工和组织多以文档式为主,图表、视频等可视化利用较少。

(四)对发挥档案多元价值提出更高要求。档案具有凭证、参考、文化、教育、宣传等多元价值功能,是极为宝贵的信息资源。在人们档案需求日益增长的背景下,档案服务的休闲、文化等公共属性愈加凸显,这要求档案部门应着力发挥档案的多元价值。新《档案法》对发挥档案的文化、价值、教育等功能做了专项的界定和要求,并提出这类档案资源的开发使用可以和博物馆等文化机构进行协同。但长期以来,受限于体制、机制等各方面的原因,档案服务社会主要发挥的是其凭证和参考价值,忽略了教育、文化、宣传等功能的发挥。因此,档案服务社会水平的提高还应不断创新档案服务方式,丰富档案服务内容,更多贴合社会公众的档案利用需求。

三、提高档案服务社会水平的对策

(一)加强档案资源建设,为服务社会提供支撑。新《档案法》背景下面向社会的档案服务首先应加强档案资源建设:一是适应多管理主体、多服务对象的新特征,加强馆际间的档案整合与共享。在档案资源数字化、信息化的大趋势下,当下和未来的档案种类和体量呈指数级增长。对此,各级档案所有单位和管理部门应进一步强化信息检索与收集的能力,主动向各个渠道的记录者搜集。内部应进一步扩大档案收集与归档范围,根据新修订《档案法》对电子文档的相关规定,及时更新档案服务内容。在外部则要加强馆际间的沟通,打造档案信息资源共享平台,纵向层面可将平台嵌入省级政务服务系统,打通省、市、区、社区的信息流通,同时在后台管理上可以集合各社会领域的资源,实现系统内部的交互和融合。此外,新《档案法》鼓励社会参与档案服务与利用,对档案资源的建设保持一种向广大社会开放的做法,以此不断拓展档案资源的发展渠道。二是从档案系统视角,建立更能服务社会大众的档案资源库,主要是基于档案资源的更好整合与集中开发利用,是基于档案用户能够精准找到自己需要的档案信息资源,推动档案资源服务更加人性化、个性化和全面化发展。

(二)做好档案的价值鉴定与开放审核工作。第一,在资源整合的基础上加强对馆藏资源的价值鉴定。一方面,根据新《档案法》的时限要求对现有馆藏资源进行全面的梳理,重点对已符合或即将符合开放年限的档案进行细致整理与分类,通过可视化表格、档案开发利用计划等形式有序开放档案;另一方面,对档案内容进行深度分析,以社会利用的角度挖掘可开放档案资源,也为后续开放利用提供支撑。第二,把握好服务社会与保护公众隐私之间的平衡。管理人员应充分研读相关法律法规,将保护隐私、维护信息安全作为档案服务社会的重大责任性工作来看待。一方面,应加强管理人员的信息安全意识,严格规范敏感信息的流通与传播,同时进一步严格授权机制,信息查看、信息下载等行为应可追溯;另一方面,要积极采纳信息技术防止信息泄露。第三,站在更高的法律层面,全面理解新《档案法》与《政府信息公开条例》对档案与政府信息开放的衔接与认识,注重根据实际情况,不断完善档案开放与服务的标准,力求不断提高档案开放鉴定的准确性和可行性。

(三)提高档案服务管理能力,丰富档案服务社会的方式。提高档案服务管理能力,一方面应依据新修订的《档案法》,结合具体的工作情况,科学检验管理制度,特别是在档案共享、电子档案安全和利用方面要根据应用的实际情况作合理的修订和补充;另一方面,新《档案法》背景下档案服务社会在内容和形式上都呈现新特征,发展时间较短且缺乏足够经验,因此在具体的业务领域应建立自下而上的管理流程优化机制。周期性地对效果以及应用情况进行综合评估,保证档案服务社会的持续、稳定推进。在丰富档案服务社会方式方面,应在做好资源建设和价值鉴定的基础上,立足共享的发展走向,建构档案服务的共享平台,以此广开服务社会的更多途径和形式。一是从省级档案馆上加大各类档案信息平台的建设,力求建构更多档案资源共享平台。二是加大档案服务的线下资源完善和服务空间的开发,加大线上各类媒体的档案传播和服务功能的开发利用,实现档案微服务。

(四)面向受众开发档案服务方式,发挥档案多元价值。新《档案法》背景下档案服务社会应注重面向受众的文化生产。具体而言,应基于现代档案管理背景下信息化、数字化、互动性强的特点,创新档案的组织与利用形式。第一,依托平台开展丰富多彩的文化主题互动。这方面需要坚持互动的档案工作理念,充分利用各个平台,将各类档案服务内容转成互动形式呈现给档案用户和一般大众,以此不断提升档案工作的吸引力。第二,从宣传上,充分利用媒体宣传,发挥好档案资源的价值和作用。这既要求档案部门高度重视“主动走出去”的战略,开发建设档案专项宣传平台,根据国家和社会的需求,主要宣传和推广档案部门最新的档案资源整理研究成果,力求为大众带来更好的服务;加大利用好各种媒体传播的功能,注重直接连接档案用户的自媒体,让更多人关心关注档案事业的发展。

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