应进馆各类档案整理办法——《河北省档案馆（省方志办）关于开展到期档案依法接收进馆的通知》释义（之二）

■杜召伟

为了确保档案接收进馆质量，实现馆藏增量档案的规范化、标准化，更好地为社会提供优质服务，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，结合实际工作，河北省档案馆制定了各类档案接收标准，上一期《档案天地》介绍了文书和会计档案的整理方法和进馆标准，这一期继续介绍传统载体中的科技档案、声像档案和实物档案的整理方法和进馆标准。

一、科技档案

2008年以前的科技档案可参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2000）整理，2008年以后的科技档案应参照修订后的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008）整理，如下：

（一）组卷原则和要求

科技档案是以“卷”为单位进行整理。组卷时，应遵循文件的形成规律，保持案卷内文件的有机联系和案卷的成套、系统性，便于档案的保管和利用。卷内文件应齐全、完整、签章手续完备，书写印制材料符合档案保护要求。

（二）案卷组成

卷内文件页号编写：整卷装订的，案卷内所有文件从1开始编写页码直至最后一页；分件装订的，案卷内文件以件为单位从1开始编写页号。页码编写以有效内容的页面为一页。已有页号的文件可不再重新编写页号。卷内目录、卷内备考表不编写页号。

案卷封面编制：案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式。内容包括案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级。其中案卷题名，主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）+结构、阶段名称+文件类型名称等。档号，由全宗号-分类号（或项目代号或目录号）-案卷号组成。

案卷脊背编制：案卷脊背印制在卷盒侧面，内容包括保管期限、档号、案卷题名。

卷内目录编制：卷内目录排列在卷内文件首页之前，内容包括档号、序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页数、备注。

卷内备考表编制：备考表排列在卷内全部文件之后，或直接印制在卷盒内底面，内容包括档号、互见号、卷内文件说明、立卷人、立卷日期、检查人、检查日期。其中互见号应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明载体类型。

案卷目录编制：案卷目录单独装订成册，每个案卷为一个著录单位，内容包括序号、档号、案卷题名、保管期限、总页数、备注。

（三）案卷装订

案卷内文件采用“三孔一线”方式整卷装订或以件为单位装订；以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章；超出卷盒幅面的文件应叠装；破损的文件要修复。

二、纸质照片档案

纸质照片的归档整理依据《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002），需要重点注意以下几点：

（一）照片的编号

照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、目录号、册号、张号组成。顺序为：全宗号-目录号-册号-张号。

（二）照片的入册

照片档案册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜，有活页式和定页式两种。应按照排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片档案册。

（三）照片档案具体样式

照片档案内封面，参考样式如下：

（全宗名称）（案卷标题）（本册照片内容说明）保管期限 本册照片共 张自 年 月起至 年 月止全宗号 目录号 册 号

单张照片说明，参考样式如下：其中参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号，文字说明应概括照片所反映的全部信息，或对题名做出补充。

题 名：（照片位置）照片号：底片号：参见号：时 间：摄影者：文字说明：

册内备考表：位于照片档案册最后一页。

（四）照片档案目录的编制

案卷目录的编制：如下图，可根据需要增加项目。

序号 档号 案卷题名 起止时间 立卷单位 备注

卷内目录编制：位于卷内最前面，以照片的自然张或若干张(一组)为单位著录成为照片档案目录，目录条目按照片号排序，卷内照片目录项目如下图：

照片号 题名 时间 页号 摄影者 备注

三、录音录像磁带档案

录音录像磁带档案的整理依据《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15-1995）。主要要求如下：

（一）排序编号

将收集到的磁带一般按照录音、录像分成两类，每类按照事由集中排列，然后按照时间进行排序，每盘编写一个流水号，即磁带编号。

（二）粘贴标签

将每盘磁带装盒，并粘贴标签。盒上参考样式如下图，其中题名应写明该盘磁带记录的活动名称、主要参加人、主要内容等。

全 宗 号 目 录 号 磁带编号全宗名称题 名时 长摄制单位摄制日期参 见 号备 注

（三）编制目录

目录的必备项目是：序号、档号、题名、摄制单位、摄制日期，可根据需要增加项目，其中档号的结构为：全宗号-目录号-磁带编号。参考样式如下：

序号 档号 题 名 摄制单位 摄制日期 备注

四、实物档案

实物档案主要包括证书、奖牌、礼品、纪念品、字画及废旧印章等，整理过程要注意以下三个方面。

（一）排列编号

将每类实物档案设定一个类别号，同一类中再按时间或重要程度排列，按顺序设定件号。实物总量不多的也可不分类，按时间或重要程度排列设定件号。

（二）粘贴标签

每件实物档案均需粘贴标签。主要内容如图，废旧印章使用专门装具进行保存，不再粘贴标签。

（三）编制目录

按件编制，每件编写一条目录，内容应包括：类别、件号、题名、时间、保管期限、备注等。

全 宗 名 称 全 宗 号类 别 号 件 号题 名获 赠 时 间授予或捐赠者保 管 期 限参 见 号备 注 说 明