信息化助力化解高校经费“报销繁”“ 入账繁”—以校内转账为例

逯晓东 北京大学财务部

引言

“报销繁”一词来源于国家科研经费管理领域“放管服”改革，但事实上“报销繁”不仅存在于科研经费，高校教育经费、日常运行经费等也存在“报销繁”问题。而且不仅是经费报销环节存在“报销繁”，收入入账环节相应地也存在“入账繁”问题。

“报销繁”“入账繁”问题产生的成因，包括报销和入账手续烦琐冗余、流程环节较多、规章制度细节要点较多且更新变化速度快、师生与财务人员信息不对称、信息化建设较为落后等。而要解决这一问题，加强信息化建设就成为重中之重。利用信息化手段将各类规则嵌入信息系统，将人工判断改为系统自动控制，将审核把关时点从财务人员处理时前移到师生系统填单时，因而可以缓解师生与财务人员信息不对称问题、提高业务办理制度相符率、降低返单率；与此同时，信息化建设也可以实现报销和入账手续的简化和业务办理周期的缩短，从而有效化解“报销繁”“入账繁”问题。

下面以高校常见的校内转账业务为例，来说明如何利用信息化手段进行业务流程优化，助力“报销繁”“入账繁”问题的解决。

一、高校校内转账业务现状

高校校内转账业务，是指高校内部资金使用单位，向为其提供服务的校内单位划转资金或进行内部财务结算。相比于票据报销业务，其特点为付款方和收款方均为校内单位。校内转账是高校一项重要的日常经济业务，具有交易频繁、交易量大、占比较高的特点。涉及校内转账的经济业务发生后，办理财务结算时，需要付款单位按费用入账，收款单位作为收入入账。在收入入账的处理方式上，根据收款单位的性质，分为两大类：一类是校内独立核算非法人单位，主要是一些后勤保障单位，由于涉及实质性资金划转，需要在高校财务部门收到独立核算单位开具的资金往来结算票据后开具转账支票或汇款到校内结算中心银行账户，再由独立核算单位入账；另一类是校内非独立核算二级单位，主要是一些职能部门或者院系，由于不涉及资金划转，高校财务部门将对应款项直接作为该收款单位收入做入账处理即可。表1列举了一些常见的高校校内转账业务，并按照两大类别划分整理。

表1 高校校内转账业务分类（按照收款单位性质）及举例

二、传统线下模式高校校内转账业务的流程及存在问题

（一）传统线下模式办理校内转账业务的流程

1.付款方准备工作流程

经济业务活动发生后，付款方需要根据收款方提供的收费通知或账单、合同等到院系（部门）开具制式纸质内部转账支票，填写收款方名称、付款大小写金额、付款内容、付款项目号，经办人、项目负责人依次签字，并加盖学院（部门）公章。如果金额较大，达到规定标准，还需进行大额资金使用审批，并提供审批后的《大额资金使用审批表》。以上准备完毕后将内部转账支票及附件资料交付收款方。

2.收款方准备工作流程

收款方在收到付款方的内部转账支票，并核对金额、签章等无误后编制待入账台账备查，如果收费通知或账单、合同等缺失，还需要补齐相应资料。如果是校内非独立核算二级单位，还需要提供签字盖章后的入账封面、经审批的收费立项单。之后定期将收集的各院系（部门）的内部转账支票批量提交至财务部。

3.财务部现场办理报销、入账流程

对于校内独立核算非法人单位的收款方，需要携批量内部转账支票及附件资料到财务部现场办理校内转账业务。收款方等待财务部现场审核完毕后，按照审核无误的汇总金额开具资金往来结算票据。财务部制单、审核后，收款方到出纳领取转账支票，之后返回独立核算单位办理入账。经财务部审核不合格的内部转账支票，需要由收款方联系付款方及时处理或退回收款方。而对于校内非独立核算二级单位的收款方，直接将批量内部转账支票及附件资料交至财务部办理入账即可。

（二）传统线下模式校内转账业务流程存在的问题

1.纸质内部转账支票流转时间过长导致出现空头支票问题

从付款单位开具、签审、递交纸质内部转账支票，再到收款单位收集各院系（部门）零散内部转账支票集中到财务部办理结算，这其中业务环节过多、单据流转时间过长，一般需要两三周，甚至更长时间。由于项目余额是随项目支出而动态变化的，真正到财务部进行会计核算时，有些项目余额已经不足以支付内部转账支票所列示付款金额，甚至出现余额为零的情况，此时该内部转账支票就变成了空头支票，需要临时更换支出项目或者退单。

2.核对纸质内部转账支票签审的环节滞后造成返单率较高、办理周期较长

内部转账支票上的项目负责人签字是否为该支出项目真正的项目负责人，只有最后到财务部审核环节才能到财务系统里查询核对，而收款方无法提前预知并核对。由于业务量大、经办人疏忽等原因，经常会出现签错字、漏签字、漏盖章的情况，此时需要将单据退还付款方，待其补齐正确签字、盖章后再交回收款方，重新签审后的内部转账支票则需要等收款方下一次批量提交至财务部时才能办理。退单、修正、返单、等待批量提交、重新审核，如此反复，大量经过返单的内部转账支票需经过较长时间才能办理成功。

3.现场审核开票、手工录入内部转账支票信息致使业务办理等待时间过长

由于收款单位需要递交纸质单据、按照财务部审核无误的金额开具资金往来结算票据、到出纳领取转账支票，因此需要到财务部现场办理内部转账支票收款业务。财务部在审核收款方提交的批量单据时，如遇内部转账支票填写不规范不准确、支出项目余额不足、签章或附件材料不齐全等问题，还需现场与收款方、付款方进行沟通，效率低下。如果付款方无法在短时间内及时处理或者联系不上，就需要收款方撤单并退回付款方，并按照撤单后的剩余合格内部转账支票的汇总金额开具资金往来结算票据，财务部据此进行会计核算。此时由于需要手工录入大批内部转账支票的项目、科目、摘要、金额等信息，因此处理时间会比较长。综合以上原因，收款方在财务部现场办理业务需要等待的时间往往较长。

三、信息化场景下高校线上校内转账业务的流程优化

（一）信息化场景下线上办理校内转账业务的流程

1.校内独立核算非法人单位校内转账业务流程

（1）付款方报销流程

经济业务活动发生后，经办人在线提交“预约报销单（校内转账）”（以下简称预约单），填写付款项目号和项目负责人姓名，从系统内置的收款单位和收款项目中进行选择，填写收款方提供的“结算账单流水号”，并填写付款金额。预约单经签字盖章后与收款方提供的收费通知或账单、合同以及《大额资金使用审批表》等资料一并提交至财务部，财务部据此进行账务处理，列入付款单位的“业务活动费用（或单位管理费用）——内部交易”科目，并按照对应的收款单位项目记入“其他应付款”科目，同时进行相应的预算会计处理。

（2）收款方入账流程

收款方可以实时在线查询本单位的暂存待收款，按照付款单位、金额、结算账单流水号等进行对账，定期逐笔认领后导出汇总收款表格后签字盖章，按汇总金额开具电子资金往来结算票据，并将其提交至财务部作为汇款依据。财务部按照汇总表格和电子资金往来结算票据的金额在逐笔借记“其他应付款”科目的同时，贷记“银行存款”科目，通过网银汇款至校内结算中心银行账户，之后收款方到本单位财务部门办理后续入账业务。

2.校内非独立核算二级单位校内转账业务流程

与上述校内独立核算非法人单位相比，校内非独立核算二级单位校内转账的付款流程基本相同。不同的是，付款与收款不通过“其他应付款”科目过渡分成两步，而是同时进行的。财务部在收到预约单及附件资料后进行账务处理，借记付款方“业务活动费用（或单位管理费用），——内部交易”科目，贷记收款方“其他收入——内部交易”等收入类科目，同时进行相应的预算会计处理。线上模式在办理手续方面也更加简化，由于经办人在线填单时，系统中仅列示已通过高校收费立项审批的收款单位和收款项目，因此收款方办理入账不再需要提供传统线下模式中的入账封面和收费立项单。

（二）信息化场景下线上校内转账业务流程的几点优化

1.在线填单实时冻结预约金额，避免记账时出资项目余额不足

线上模式下，在线提交预约单时就会按照本次填列金额对预约项目及对应预算项进行实时冻结，扣减项目余额。虽然还未形成正式支出，已冻结金额已无法再用于其他支出，这部分资金只能专款专用，不会被其他用途支出挤占。财务部收到预约单及附件资料，审核无误后进行记账，此时预冻结金额便转换为实际支出金额，项目余额不因此发生变化。前置化的预算控制规避了因单据流转时间长和项目支出动态变化造成的记账时项目及预算项余额不足导致临时更换出资项目的风险，从而避免了预算支出的随意性，保证了预算执行的严肃性。对付款方来说，不再需要被迫临时更换出资项目或自行计算预留资金，从而避免了“报销繁”问题。

2.预约单明确显示项目负责人及被授权签字人，便于及时核对签审是否有效

不同于传统模式下无法核实内部转账支票上的项目负责人签字是否有效，只有到最后收款人现场办理业务环节才能由财务部在系统中查询核对，信息化场景下在线提交的预约单上可直接根据后台数据库显示出出资项目对应的负责人姓名及被授权签字人姓名，因此院系审批环节、财务部审核环节均可提前核对预约单上的签名是否有效，发现问题可及时改正。由于经财务部审核无误记账后的预约单才可被收款人认领，因此收款方无须再为单据上的签字有效性问题困扰。信息化线上模式的预约单签审更加准确、高效，能够有效化解“报销繁”“入账繁”问题。

3.智能凭证自动生成会计分录，电子票据和网银汇款实现“无等候结算”

信息化场景下，财务部在收到付款方预约单后，可以通过财务核算系统的智能凭证功能，提取预约单相关信息，自动生成会计分录，从而避免手工录入账务信息低效易错的缺点。对于校内独立核算非法人单位来说，信息化线上模式下，由于收款方开具的资金往来结算票据由纸质票据改为电子票据、结算方式由纸质转账支票改为网银汇款，因此收款单位办理结算时不再需要现场等候，只需在线传递电子票据，线下递交单据即可，实现“即来即走”。与此同时，由于收款方认领的需要办理网银汇款的批量校内转账业务均为财务部审核无误并记账的业务，因此资金划转环节不会再出现审核不合格需要返单的情况。“无等候结算”和“零返单”双管齐下能够解决“入账繁”问题。

四、信息化场景下高校线上校内转账业务流程的未来改进思路

综上所述，通过信息化建设将传统线下校内转账转业务改为线上办理，优化了业务流程，提高了准确性和办理效率，减轻了收付款双方和财务部门的负担，“报销繁”“入账繁”问题得到一定程度缓解。但现有业务流程模式仍然改进得不彻底，还有待进一步完善。应将仅存的部分线下环节转移至线上，实现全流程电子化、线上化、智能化，从而打通报销、入账的“最后一公里”。

（一）纸质辅助附件材料影像化，实现原始凭证电子化

从付款方角度来说，虽然手工填制纸质内部转账支票改为在线填写预约单，但仍需提供纸质账单、小票等辅助单据作为附件材料。由于校内转账业务在付款环节不存在发票等外来原始凭证，均为业务账单等内部自制原始凭证，不必提交原件，因此建议将辅助附件材料影像化，即经办人仅需拍照或扫描后作为预约单附件上传至网上报销系统即可。从收款方角度来说，虽然不用到财务部现场长时间等待办理业务，但仍需提供纸质汇总表格。建议将收款方在网上报销系统批量认领的校内转账业务自动生成可供导入财务核算系统记账的“校内转账预约结算单”，再配合上传电子票据，收款环节也可以实现全面线上化。

（二）线上及移动审批、机器人自动接收并分配电子预约单，实现业务办理“零跑腿”

在辅助附件材料影像化的基础上，在办理流程方面，仍需解决收付款双方经办人跑腿签字盖章、将预约单送交财务部的问题。这就需要开通项目负责人、公章审批人线上审批和手机移动审批功能，免去签字盖章跑腿的烦恼。线上签审完毕的电子预约报销单和电子预约结算单会被系统接单机器人自动接收并分配至对应业务科室的财务人员，免去将单据人工递交财务部的烦琐。财务人员可以在系统查阅电子预约报销单、电子预约结算单、电子发票、影像化的辅助附件材料。校内转账业务经审核无误并记账后，记账凭证与原始凭证会按照电子凭证会计数据标准一并自动导入电子会计档案系统归档存储，以供日后调阅使用。

（三）智能文字识别、自动生成预约单及智能凭证，实现业务办理效率和准确率双提升

“报销繁”“入账繁”不仅体现在付款方和收款方方面，还体现在财务人员方面。由于校内转账业务量非常大，财务人员往往需要花费大量的精力对多张附件单据的金额计算加总。辅助附件材料影像化后，可以进一步通过智能文字识别技术，自动识别业务单据信息并据此生成预约单及智能凭证。识别出的业务单据的费用种类，作为预约单的报销项；识别出的业务单据的金额，作为预约单的申请报销金额；识别出的收款单位，作为预约单的汇款单位或入账单位。在此基础上进一步生成智能记账凭证，以供财务人员参考。这样，不仅方便了付款方和收款方，也把财务人员从繁重的基础工作中解放出来，能够显著提升业务办理效率和准确率。

（四）财务系统与业务系统对接，实现业财融合

上述改进措施能够实现财务环节的全流程电子化、线上化、智能化，但与业务环节的融合仍显不足，经济业务活动发生和财务手续办理仍然是两个相互分离的环节。信息化场景下，需要打破信息孤岛，对接财务系统与业务系统，实现业财融合。可以借鉴试剂采购平台的经验，将校内转账业务的发起时点从财务环节前移至业务发生环节，实现业务与财务的联动。以水电费校内转账业务为例，水电费收费系统与财务系统对接后，水电费校内转账流程可以得到进一步优化。每月（或其他固定周期）水电费产生后，水电费收费系统自动向产生费用的各二级单位（或各项目组）推送水电费账单，二级单位（或项目组）便可从水电费收费系统中选择出资项目号，或者系统自动选择二级单位（或项目组）预先选择的出资项目号，水电费收费系统与财务系统联动，实时冻结对应金额的项目经费，以确保结算环节余额充足。动力中心可对全校各二级单位（或各项目组）产生的水电费发起汇总结算，在前期与各二级单位（或各项目组）签订支出授权与代签章协议的基础上，按照多笔业务的汇总金额开具资金往来结算票据。系统按照前期冻结项目号、水费或电费费用项及金额自动生成水电费汇总结算单，并自动提取每笔业务原始电子账单作为附件资料。财务审核无误后可根据结算单自动生成财务凭证，并通过网银方式汇款到校内结算中心银行账户，汇款附言为动力中心。在这种结算模式下，付款方只需在系统进行简单的点选确认出资项目，无须其他报销手续即可完成结算；收款方无须与财务部门对账，即可在自有业务系统实时了解校内单位交费、欠费情况并主动发起定期结算。业财融合后，数据从业务流转入财务流，又回填业务流，不仅准确高效，还可以有效避免信息脱节与拖欠费用问题。

结语

不仅是校内转账业务，高校其他报销、入账业务在信息化场景下也均可以实现不同程度的业务流程优化，从而解决“报销繁”“入账繁”问题。票据智能识别技术免去师生票据分类、计算加总、录入汇款信息之繁；线上签审免去师生跑腿签字盖章之繁；管理要求嵌入到信息化系统之中，预算约束、报销范围和标准自动控制，业务规范性得到提高，减少师生返单跑路之繁；数据共享、业财融合免去师生往返奔波于业务部门与财务部门之间办手续之繁。因此，高校必须以信息化建设为抓手，持续优化报销、入账业务流程，为师生提供更加便捷、顺畅、无感的财务服务，使其可以将更多的精力真正投入到教学科研活动中，从而促进高校教学科研事业的发展。