基于协同办公系统的全流程专利管理系统设计与实现

陈瑞雪，赵卫康，谢祎，万振（通信作者），石璞砚

天津市海河医院 （天津 300350）

在当今医疗环境下，医院间的竞争日益激烈，提高医院科研水平已迫在眉睫。加强科研管理工作是医院发展的基础和动力，而专利管理作为科研管理工作的重要部分，提高其管理水平尤为重要[1]。新冠疫情以来，天津市海河医院作为定点医院承担着新冠救治任务，医务人员在救治患者的同时也制作出许多便于工作的创新发明并申请了专利，而做好专利管理工作，不仅有助于保护医院专利，提高我院科研管理水平，也有利于更好地完成新冠救治工作。

1 专利管理的工作内容及重要性

1.1 专利管理的工作内容

专利的类型分为发明专利、实用新型专利以及外观设计专利。申请专利需要发明具有新颖性、创造性、实用性，未在国内外出版物上公开发表过，亦未提出过申请，该发明要有突出的实质性特点和显著进步，并能在使用后产生积极效果[2]。医院的专利管理工作主要包括专利的申请、授权、实施、维护、经费报销、奖励等[1]。在专利的申请过程中，医院专利管理部门需审核由医院科研及临床工作人员提出的专利申请，并将通过审核的申请材料委托专利代理公司代办或自行提交到国家知识产权局，其中通过国家知识产权局审查的专利将取得专利证书，被授予专利权；在专利的授权过程中，医院专利管理部门需同专利代理公司或国家知识产权局及时沟通，确保专利申请的顺利进行，避免专利申请材料滞留在国家知识产权局的相关管理部门或专利代理公司；在专利的实施过程中，医院专利管理部门除需对医院自身实施专利进行监管和督促外，还需注意维护好医院的专利权，须通过签订合同的方式来许可他人实施专利，从而保护医院的专利权，进而确保专利顺利有效地实施；在维护专利的过程中，医院专利管理部门应及时整理、汇总、统计出需要缴纳年费的专利，及时通知到发明人，从而保护好专利权人的专利权；在经费报销的过程中，医院专利管理部门应及时收集整理发票等材料，并尽快报销申请人垫付的专利申请等相关费用；在专利的奖励过程中，医院专利管理部门应对专利授权证书及相关获奖材料进行审核，根据医院相关规定适时发放奖励。

1.2 专利管理的重要性

《国家中长期人才发展规划纲要（2010-2020年）》中强调要实施专利保护政策，实施国家专利战略[3]；2019年国务院下发的《国务院办公厅关于加强三级公立医院绩效考核工作的意见》[4]中也明确指出三级公立医院学科建设中的一个重要考核指标就是“每百名卫生技术人员科研成果转化金额”，而专利作为科研成果转化的一个重要标的，不仅是自主创新能力的主要标志和象征，还蕴含着极大的商业及产业价值[5-6]。党的二十大报告中也提出，必须坚持科技是第一生产力、人才是第一资源、创新是第一动力，深入实施科教兴国战略、人才强国战略、创新驱动发展战略，开辟发展新领域新赛道，不断塑造发展新动能新优势。我国的大型综合医院是知识密集型的科研单位，专利是其科研创新的重要产出，在激烈竞争的市场环境中，以专利为核心的知识资产的战略价值在医院科研工作中已日益凸显[7]。

2 专利管理现状及存在问题

2.1 专利管理现状

2012—2021年，我院共申请专利213项，其中实用新型专利190项，发明专利23项，共计获得授权专利156项，其中实用新型专利154项，发明专利2项。我院近年来申请专利的数量呈上升趋势，且自2018年起申请数量逐年增加，较之前有了非常大的提升。虽然专利申请的数量在增加，但每年的专利授权率（每年专利授权率=当年申请的专利中获得授权的专利数量/当年申请的专利数量×100%）并未随之提升，授权率忽高忽低也说明了专利申请文件撰写质量不稳定（图1）。

图1 2012—2021年医院专利授权情况统计图

2.2 存在问题

专利申报数量的增加及专利授权率的不稳定，都为医院的专利管理工作带来了挑战。过去，我院主要通过Word、Excel 软件汇总记录专利申请情况，结合收集纸质签字申请材料的方式进行专利管理工作，存在工作效率低、重复劳动频次高、专利管理各节点衔接不畅、对提交的专利申请材料撰写质量把控不严等问题。2020年以来我院作为新冠定点医院，医院科研和临床一线工作人员在新冠救治工作中有许多发明创造，一方面专利申请需求上升，另一方面要求在隔离区工作的申请人提交签字的纸质申请材料也与实际工作情况不相适宜。且自2022年3月1日起，国家知识产权局不再发放纸质专利证书，也在推行倡导电子化服务。所以，施行专利信息化管理十分必要。

3 基于协同办公系统的全流程专利管理系统设计

3.1 明确各流程环节

专利管理涉及到多个环节。首先，需由第一专利发明人提交申请并选择是否依托课题申报，若依托课题申报，则需要所依托课题负责人审批同意，确认申请专利与课题内容相关，专利申报相关费用由课题经费支出，若不依托课题申报，则直接流转至第一专利发明人所在科室负责人处；其次，需要第一专利发明人所在科室负责人审批同意申报该专利，确认该申请专利系发明人在实际工作中的发明创造；再次，需要科教科科研经办人对专利申请材料进行形式审查，确认无形式上的错误；然后，将通过审核的专利申请材料送至委托的专利代理公司进行专业评估，通过评估的专利申请将上报国家知识产权局审批，未通过评估的专利将退回至第一专利发明人；最后，若专利未通过国家知识产权局的审批获得授权，则由科教科科研经办人填写未授权信息，退回至第一专利发明人，若专利通过国家知识产权局的审批获得了授权，则由科教科科研经办人填写相关授权信息并上传电子版专利证书，并由科教科财务经办人完善报销信息，反馈至第一专利发明人，全流程结束。（图2）。

图2 专利管理流程图

3.2 设置权限与角色

全流程专利管理系统是基于协同办公系统自带的人员自动同步功能，对协同办公系统进行了功能性拓展。协同办公系统管理员是全流程专利管理系统的整体运维人员，由系统管理员对第一专利发明人、课题负责人、科室负责人、科教科相关管理人员的职责和权限做出明确的区分，使用已区分的职责及权限来确定相应人员的具体使用功能，从而实现角色对应权限（图3）。全流程专利管理系统权限分为专利申报权限、选择依托课题权限、专利审批权限、授权信息完善权限、报销信息完善权限等共计5种权限。角色设置包括如下6点。（1）第一专利发明人，负责发起申报专利的申请、选择是否依托课题报销以及依托哪一项课题报销，对应专利申报权限、选择依托课题权限；依托课题报销的专利，由于依托的课题不同，课题负责人也不尽相同，所以课题负责人由第一专利发明人自行选择；不依托课题报销的专利，仅需选择不依托课题报销，无需选择课题负责人。（2）课题负责人，负责对专利内容与所依托课题进行内容的相关性审核，并确认专利申报相关费用由课题经费支出，对应专利审批权限。（3）科室负责人，负责对专利内容与发明人的工作内容进行相关性审核，对应专利审批权限。（4）科教科科研经办人，负责对申请材料进行形式审查、授权专利信息填写，对应专利审批权限、授权信息完善权限。（5）科教科负责人，负责与专利公司对接，内容包括对专利内容进行新颖性、创造性、实用性的评估，对应专利审批权限。（6）科教科财务经办人，负责费用报销相关信息填写，对应报销信息完善权限。

图3 专利管理权限及角色设置

3.3 系统的表单设计

表单主要分为申请信息、审核信息、授权信息3部分（图4）。第一专利发明人发起专利申请流程，需填写表单中的申请信息，包含申请人姓名、科室、职称、联系电话、邮箱、专利名称、专利类型、专利内容摘要、是否依托课题报销及依托课题的相关信息、学术规范自查表、技术交底书等方面的内容。如果“是否依托课题报销”处选择“是”，点击“提交”时系统会提示选择课题负责人，流程将提交到所选课题负责人处，课题负责人审核通过后将流转到发起人处，发起人点击确认后流程将提交到下一节点的科室负责人处；如果“是否依托课题报销”处选择“否”，点击“提交”后，流程将提交到科室负责人处。审核信息部分体现课题负责人、科室负责人、科教科经办人、科教科负责人等各节点的审核结果。授权信息部分体现专利的授权结果，包括是否获得授权、发明人姓名、专利名称、专利号、专利类型、专利申请和授权的日期、专利证书下载等信息，并体现专利费用报销相关的信息。

图4 系统界面

3.4 系统功能及特点

3.4.1 人员全覆盖

全流程专利管理系统是基于协同办公系统完成的功能性拓展，在实现专利管理系统自身流程、表单需求个性化定制的前提下，可继承协同办公系统全部基础功能。协同办公系统在搭建初期，已通过实时同步功能完成全院1 089人的工号信息同步工作，实现全院人员功能全覆盖，院内职工只需登录网站选择相应功能模块即可完成个人的专利上报及相关工作。

3.4.2 灵活的节点

基于协同办公系统现有的特性，与对医院专利管理工作需求进行充分挖掘后，通过协同办公系统灵活的流程、表单设计工具，按需求对流程、表单完成设计并上线。流程流转过程基于当前节点的属性，在提交表单时，系统可完成“是否依托课题报销”节点的判断，根据选项确定流程下一步走向，同时当前节点的处理人员可根据表单的内容或流程节点的正确与否进行流程的退回或提交，每个节点处均可选择返回到之前的任一流程节点，可以根据实际情况进行选择。在用的流程及表单如需进行调整，还可根据工作需求完成升级，进一步满足专利管理工作的要求。

3.4.3 全流程闭环

系统涵盖了专利管理的全流程，实现了专利申请、授权、报销的全流程闭环管理，一定程度上实现了协同办公系统和HRP 系统的信息交互，保障了专利管理各环节的顺畅衔接。后续工作将进一步提升全流程专利管理系统功能，实现专利申请中费用报销环节与HRP 系统的深度信息交互，减少系统间的相互切换，让数据流转更加顺畅。

3.4.4 数据可导出

系统前台界面可按需求直接导出专利管理全部数据或管理中所关注的数据，由于系统前期已将填报信息结构化，导出后的数据免去了二次整理的工作，也避免了人为整理专利信息时出现的相关错误。同时可以通过查询导出功能，按照专利获得授权的时间明确哪些专利已经到期需要缴纳年费，从而及时提醒专利发明人，做好专利维护工作（图5）。

图5 系统导出数据展示图

3.4.5 全程可追溯

通过系统的查询检索功能，以及流程流转过程中系统存储的“申请时间”、“审核时间”、“审核人”等审核信息，全流程专利管理系统对个人申请专利流程实现全周期溯源，系统可以随时为相关科室提供费用报销及职称晋升成果认定的依据。对于系统中检索不到流程记录的专利，即认定为未经医院审核同意擅自申报的职务发明专利，医院可以拒绝报销该项专利的申报费用，也可以在职称晋升中对该项专利不予认定。

4 应用效果

通过应用基于协同办公系统的全流程专利管理系统，医院专利管理工作效率获得了极大地提升。自2022年7月系统上线以来，截至目前已成功受理了54项专利申请，其中有9项依托课题报销，经过了所依托课题负责人的审批，共计经课题负责人、科室负责人、科教科科研经办人、科教科负责人等共计审批171次，形式审查不合格退回修改12次，最终通过审批上报国家知识产权局的专利申请共计24项。相较于传统的递交签字版纸质专利申请材料的方式，应用全流程专利管理系统使申请材料形式审查的时间从以前的3个工作日缩短至1个工作日，大大缩短了形式审查不合格退回修改及重新提交所耗费的时间。此外，全流程专利管理系统在实现了无纸化工作、节约资源的同时，还统一了申请表单的样式，实现了填报内容的结构化，使存档资料内容更加清晰、完整，方便随时进行查阅。而且，相比于以前专利工作中需要人工录入进行统计汇总的工作方式，全流程专利管理系统可以直接导出申请表单、申请流程记录、申请材料附件，既节约了录入统计的时间又降低了人力成本。我们在实际工作中发现，发明人获得授权专利电子版证书后常常忘记留存，往往在需要使用时再到科教科查阅，应用全流程专利管理系统后，发明人可以直接在系统中查看下载专利证书，既能妥善留存，又能方便快捷地获取证书。由于我院是新冠定点医院，医护人员大多在感染病区工作，需要施行严格的闭环管理，难以及时提交专利申请纸质材料，自应用基于协同办公系统的全流程专利管理系统以来解决了感染病区工作人员的申报顾虑，受到了一致好评。

5 讨论

我院的协同办公系统可实现公文收发、行政审批、统计查询、移动办公等主要功能，目前该系统已平稳使用5年，并不断完善其功能[8]。专利管理工作是科研管理工作中的重要组成部分，不仅是医院谋求科研创新发展的基石，更是医院保护自身合法权益、提高核心竞争力、实现可持续发展的重要措施。基于协同办公系统的全流程专利管理系统有效地提高了医院专利管理的工作效率，大大节约了时间和人力成本。但也存在不足，比如专利管理中专利的实施、维护和奖励等方面的工作与专利成果转化密切相关，但目前医院专利转化工作尚处于摸索时期，科研成果与市场转化存在一定的脱节[9]，尚未制定出详细的专利成果转化实施细则，所以专利的实施、维护和奖励等也暂时未能很好地融入到全流程专利管理系统中。随着专利管理工作的不断深入，医院相关专利成果转化制度的不断完善，基于协同办公系统的全流程专利管理系统也需不断升级以适应新的需求。全流程专利管理系统是基于医院协同办公系统的功能拓展，具有灵活的节点，可以随时根据专利管理的工作需求对在用的流程及表单进行调整，根据出现的新工作需求逐步完善功能，更好地服务于专利管理工作。并且全流程专利管理系统的应用对医院其他科研管理工作有一定的启发和借鉴作用，比如科研项目管理、科研合同管理等也可以以协同办公系统为基础进行功能拓展，实现科研项目管理系统、科研合同管理系统的搭载，甚至进一步与HRP 系统对接，将医院管理工作和现代信息化技术进行更高效的融合，助力医院各项管理工作实现可量化、可分析、可预测，从而进一步提高管理水平，提升工作效率。信息化建设如今已然是医院建设发展的必然趋势，各家医院都在加快脚步提高信息化建设水平[10]，基于协同办公系统的全流程专利管理系统的设计与实现有助于打好医院管理信息化的基础，一定程度上提高了医院管理工作效率，为医院的创新发展提供了有力保障。