关于医院集团式人力资源信息系统建设的实践与思考

郑陆林

(上海申康医院发展中心,上海市 200041)

医院人力资源管理信息系统是实施现代医院管理制度和推进数字化转型的背景下,推进医院高效能治理、支撑医院人事人才工作高质量运行的重要管理工具[1]。当前各类医院都在逐步重视人力资源信息化设施的建设,但由于传统管理方式和现行体制机制等方面的原因,对于医院内部人事信息与其他管理要素信息的链接、医院间人事信息链接以及相应的数据标化、信息统筹和管理应用等,都缺少深入的研究与实践。上海申康医院发展中心(简称“申康中心”)依托现有的市级医院大数据设施基础,开展了集团式人力资源管理信息系统建设的探索,旨在通过建立和运行集团式的信息系统,上下结合把数据链接与应用融入医院人力资源管理过程,优化医院内部的管理工具和数据标准化,提升医院间人力资源管理的信息统筹和场景应用。笔者认为,在具备相应基础条件情况下,建立医院集团式人力资源管理信息系统,是解决相关管理问题的重要方向。

1 问题导向

发现和解决问题是管理行为的本质。申康中心在开展上海市级医院一系列的管理工作中,梳理总结了医院人力资源管理存在的特点和问题。在微观层面,各医院的人力资源信息总量庞大、类型芜杂、体例多样、管理封闭,长期运行传统的单体数据库模式,信息提取和整合手段滞后,也缺乏优化管理工具和管理流程的动力。在中观层面,医院人力资源信息未形成数字化链接,缺少数据应用的方式方法,并且由于传统人事管理具有较强的边界性限制,医院上级部门或办医主体协调联动医院人事管理的机制、措施和数据基础普遍薄弱[2],应用于内部管理的数字化场景设计偏少。从目前相关研究现状综述来看,对医院内部人事管理信息系统在技术和机制方面的实践探讨较多,而对于医院集团式人力资源管理信息系统的研究和探索较少,这也说明了上述问题存在的共性。

据此,申康中心在人财物统筹管理的现代医院管理制度总体框架下,形成了建设集团式人力资源管理信息系统的思路,有针对性地回应三方面的问题导向。

1.1 优化人力资源管理工具和流程的需要

当前医院人力资源管理的信息化建设水平参差不齐,医院内部的人力资源管理信息系统形式多样,数据标准、内容和接口都不统一,人员基本信息的完整性和准确性均有不足,已建立的数据平台在整体抓取和系统应用方面功能不全。同时,医院日常的人力资源数据统计和填报任务繁杂,报表来源多头、统计口径多元、工作重复性强,数据管理仍较多依赖于手工填报或自主录入,缺乏即时、便捷的操作路径,直接影响数据的信度和效度,难以提供符合数字化建设要求的信息支撑[3-4]。医院集团式的人力资源管理信息系统,可以统筹优化各医院人力资源管理工具,发挥信息联动作用,推动人力资源信息数据的规范化和高质量。

1.2 促进医院人力资源信息链接与统筹的需要

不同类型、不同区域和不同发展阶段的医院,对人力资源配置的需求也各有不同。对配置现状和需求的分析,需要对各医院相关人力资源情况的总体梳理和分类比较,也需要各医院对自身人力资源的现状把握和发展定位,这些都有赖于医院人力资源信息打破数字边界、突出链接功能。医院集团式的人力资源管理信息系统,可以统筹分析各医院人力资源配置状况,从集团中观层面提供优化配置的策略,甚或在发挥医院自主性的基础上促进人力资源的高质量流动。

1.3 加强医师评价和分类管理等应用场景的需要

加强对人员的分类管理是落实现代医院管理制度的重要内容。由于医院各类人员基本信息与人员行为信息散于不同条线,各条线上的信息字段标准和数据内容缺乏有效链接的大数据结构,难以支撑人员评价和分类管理。医院集团式人力资源管理信息系统,可以促进数据统筹、开发有效链接,在优化工具、标化内容的基础上,牵头或引导医院打造内部管理的数字化应用场景,如医院不同类型人员的结构分析,相同职称或相同专科医师的医教研数据横向比较等,促进大数据深入应用于人力资源管理。

2 实践探索

2.1 实践起点

申康中心对于医院人力资源管理信息系统的探索,始于建立市级医院医师评价体系的尝试。申康中心认为全面有效评价医生行为,是医院高效能治理的重点和难点,在研究评价体系的过程中发现,评价工作的基础在于两个“库”的建设,即医师的人员基本信息数据库和医疗行为信息数据库。申康中心已创建十余年的医联平台涉及上海市30余家医院的医疗信息,提供了大数据意义上的医疗行为数据库,但此库是以病人为中心的线性数据,体现在病历病案记录等形式上。开展对医师的评价,起始点就是把医联平台数据的线性关系转为以医师为中心,需将原有数据有效抓取出来,并对应到医师个体的医疗行为数据[5]。因此,建立评价体系需要医师信息准确完整,并且与原有的医疗行为数据库有效对接,从这个实践逻辑出发,依托医联平台建立人力资源管理信息系统就成为必然的切入点。

2.2 系统设计

人力资源信息系统建设首要考虑的是需要设计哪些数据字段,以打造简洁实用的数据库。医院人力资源信息的数据字段涉及上百种,从覆盖全人群、基于管理实用的角度,申康中心研究设计了包括基本信息类、人员类别类和人才发展类三方面内容的基础数据库,嵌入26个基本字段。基本信息类数据包括:单位、姓名、性别、身份证号、工号、出生年月、籍贯、民族、政治面貌、入党(社)时间等。人员类别类数据包括:参加工作时间、进入本单位时间。所在科室/部门、人员类别、人员性质、行政职务等。人才发展类数据包括:学历、学位、所学专业、毕业时间、毕业院校、专业技术职称、聘任时间及高层次人才情况等。同时,初步建立数据标准规范体系,囊括人力资源数据的指标库、索引库、主题库、规则库等,搭建数据治理框架,为数据抓取之后的校验、整合和质控打好基础。

2.3 数据抓取

有效的数据抓取是信息系统运行的关键环节。在设计数据字段的基础上,申康中心通过医院人事和信息部门抓取人力资源数据,覆盖30余家医院,数据信息9万余条,经校验其中涉及“姓名”“身份证号”等基本信息的一致率逾99%。同时,也发现相当比例的数据呈现为无效值,比如“所在科室/部门”“专业技术职称”等字段,其中主要问题在于,数据标化不统一和部分医院数据底数较差,不同医院的科室设置和名称大相径庭,有些医院的数据甚至以编号代替,也有些医院对专业技术人员的职称信息维护不及时,数据整体抓取之后,这些字段就会出现为“空”或统计无效的情况。根据这些数据治理方面的问题,申康中心结合上述数据标准规范体系建设,重点针对人事数据中的“人员类别”“学历学位”“专技职称”“科室名称”“科室代码”等5类应用性较强的数据,通过数据检验审核入库、数据清洗集成评估、数据质量分析通报等方式[6],协调和推动医院维护补全数据,并通过上下联动对医院现有的写实数据予以标化处理,不断提高数据质量。

2.4 应用探索

信息数据抓取的数量覆盖和质量提升,为人力资源信息系统的建设不断打好基础。结合数据库建设的阶段性成果,申康中心落脚于实践起点,进一步开展医师评价体系的研究。经过多方面的设计和探讨,在对应医师个体基本信息的系统上,形成了包括业务工作量、质量安全和相关费用等方面的医疗行为指标,并探索研究医师在科研类、医德医风类方面指标的设计。目前已初步探索医师评价的指标体系,包括门诊量、药品耗材、费用结构等13个门诊类指标,手术量、服务效率、医疗难度等20个住院类指标,以及科研水平、医德医风、满意度等8个其他类指标,并研发相关的指标管理、分析引擎、可视化管理、报表管理等支撑应用。在此基础上,拟通过数据导入和展示,分析指标的相关信度和效度,也尝试各类情况的横向比较,以期结合不同医院发展特点和学科人才建设需求,提供人力资源配置方面的分析与参考。同时,通过数据质量的不断提升、数据应用思路的不断扩展,也“倒逼”医院夯实信息系统数据基础,优化内部管理的工具、流程与场景。目前部分医院在人员分类考核、人才全过程管理等工作实务中,正不断加大对各条线信息数据的统筹、链接和综合运用,也是与申康中心集团式人力资源信息系统的建设相互促进。

3 面上思考

3.1 医院人力资源管理应通过信息系统的建设,不断走向数字化的流程改造和创新应用

信息系统的建设涉及到管理工作的各个方面。申康中心在实践中不断认识到,医院人力资源管理不应只是人事信息的罗列汇总,更应是涉及医教研和人财物等各类信息的链接;不应只提供静态的存储与展示,更应导向动态的应用与发展;不应只用于人事部门的日常管理,更应成为各个条线和领域的管理辅助[7-8]。当前医院人力资源管理信息系统多以人员基本信息为主要内容,其他与人员行为有关信息分散于医务、医保、科教、精神文明等管理部门,切割了人力资源管理应有的系统性和整合性,以深入的信息化建设入手,不失为改造人力资源管理流程、解决系统协调性问题的有力方法。从实践来看,医院人力资源信息系统的技术建设并非关键,更重要的是借助信息系统支持,用数字化理念融入和改进管理过程,以人力资源信息系统带动其他相关信息数据的标化和联动,引入创新管理的应用场景[9-10]。

3.2 医院集团式人力资源信息系统建设,是提升人事管理效能、加强医院人才队伍建设的有益探索方向

从人才培养和发展内在逻辑来看,高水平人才高地的建设有赖于高质量的人力资源聚集基数和高效能的人力资源统筹管理,集团式的管理机制更有利于发挥这种聚集和统筹效应。因此,有条件的医院行政主管或办医主体,可以结合区域性的办医体制或相关的医联体建设,探索开发中观层面的医院人力资源信息系统,对于改进医院内部管理工具,加强人力资源数据信息有效应用,提升人力资源数字化治理水平,都具有较强的实践意义。

3.3 战略性的大数据设施和平台,是建设医院集团式人力资源信息系统的基座

集团式人力资源信息系统的本质是一种链接平台。一方面,链接不同医院的人力资源信息数据,以打破传统人事管理主体的边界;另一方面,把人力资源信息数据与医院各项工作的管理数据链接起来,为数据应用到人力资源管理场景提供支撑。因此,具有大数据设施条件的医院行政主管或办医主体,应主动把握好大数据平台的战略作用,依托平台探索开发中观层面的医院人力资源信息系统,发挥大数据的联结功能和应用功能,作为改进人力资源内部管理机制和外部统筹机制的破题点。