中小制造企业固定资产管理问题探讨

2023-03-05 09:17宋娣凤
时代商家 2023年6期
关键词:资产部门设备

宋娣凤

(宁波永祥铸造有限公司,浙江 宁波 315800)

随着制造企业的不断发展壮大,固定资产在制造企业中投入比重越来越大,据统计,铸造业中固定资产占总资产比率已高达60%左右。如今,企业管理固定资产已不仅仅是为了资产安全和完整,更是以提高固定资产利用率、降低制造成本、促进企业经济效益和提升企业竞争力为目标的管理行动。

一、中小型工业企业加强固定资产管理的重要性

固定资产是企业的重要有形资源,它一般是指生产性固定资产和非生产性固定资产,前者包含房屋建筑物不动产和电子设备、机器设备、运输设备等动产,后者还包括文化生活用的设备设施等。

其实固定资产的管理是对固定资产的采购申请、预算、安装调试、成本计价、折旧计提、在建工程转固定资产、保管维修、维修费用资本化、拆拼和内部调拨、报废处理、对外出租出借、ERP系统使用等全过程的管理。通过需求预测固定资产、形成固定资产、使用固定资产的各个环节的有效管理可以充分发挥它们在价值创造中的作用,提升制造企业形象,提高抗风险能力,让这些企业能够得以长期持续地拥有市场优势。

固定资产管理是财务管理的有效延伸,它是一项繁琐复杂且具体的工作,管理好固定资产可以帮助企业创造良性的现金流,也可以让固定资产在最大程度上发挥作用,对扩大提高企业生产能力、降低生产成本、提高经济效益、强化这些企业抵抗风险的能力等具有十分重要的意义。

二、中小企业在固定资产管理中存在的问题

(一)固定资产管理理念不正确

长期来,制造企业经营管理者们往往重资金轻资产,重购置轻管理,对固定资产的管理常停留在有人承接保管且可以正常生产上,但就整个固定资产管理的范围和权责却不够明确,更是缺乏对固定资产进行精细化、资本投入和产出效益相匹配及有效的账实一致的闭环管理理念,导致了固定资产相关资料归档未完整统一于专门部门管理,变更调整信息未及时反馈、记录、核算致保养重复使资源浪费或保养不及时使故障频发影响正常生产等现象出现,更有管理部门和使用部门各自为阵,协同归集缺失,在盘点后会有资产使用率低下或出借长时间未收回、实物已报废但账面列示仍正常使用中等现象。如何做到有始有终,过程管控到位,闭环管理理念首要深入。

(二)缺乏有效的管理制度

大多数中小企业缺乏系统完善的管理制度,包括固定资产管理制度,有的也照搬照抄,应付了事,不符合企业的实际需求。运行一段时间后,制度和实操已完全脱节,主要是由于中小制造企业未能设置专门的固定资产管理部门和管理人员,通常兼职任用,没有花足够的功夫去仔细研究分析公司的真实运行情况,更未能及时修正和完善本公司的相关管理制度。固定资产的定义是,价值达到一定的标准,且使用期限超过12个月的非货币性资产,包括厂房、运输工具、生产设备以及其他与企业经营活动有关的设备、设施、器具等,价值不大时常常忽视“使用期限超过12个月的”这一关键要点,直接走易耗品、费用流程。又因财务部门入账记录后无其他台账管理,产生账实不符现象,使得当期经营成本虚增,严重影响管理层决策。一般而言,一旦出现企业粗放无序地管理固定资产,事前缺乏预算控制,事中运行控制不佳,事后更无评价机制等现象,就会使得固定资产的作用难以全面发挥,影响企业整体效益,这就是企业缺乏行之有效的固定资产管理制度的恶性结果。

(三)固定资产风险管理意识缺乏

好多公司管理者因重钱轻物,缺乏固资产购置、保值增值、处置等风险管理意识,过程管理和监督的松懈,往往出现各种差错和舞弊行为而未知,致使公司损失严重。比如固定资产请购没有预算和可行性分析,加之在购置环节上审批不严,造成购入超需求而浪费资金或过量闲置等现象发生;又如验收环节把关不严谨,使购置固定资产实际技术要求低于合同约定;处置时未按规定程序批准出售、无偿转出、对外出借、捐赠、投资资产的,或者隐瞒、挪用、截留以及擅自作主免收、缓收、减收固定资产的处置收入。因管理和使用权责不清,导致使用和保管不当,造成资产非正常损失,使资产信息失真,产生账实不符,流失公司经济利益的风险。

(四)固定资产信息平台不足

目前虽大多数中小企业已配置ERP系统,但从企业固定资产的管理权与使用权分离的现象中表明,现实的固定资产业务流程仍仅包括购入或建造完成的固定资产增加、资产置换、资产捐赠、资产盘亏、资产调拨、资产报废、折旧提取等,即在这些业务循环中,系统仅仅实现了固定资产数据的变化、信息的简要录入和核算功能。权限设计未实现终端管理,该模块权限往往只赋予财务部门,如对国家鼓励可一次性计入费用成本的固定资产核算,易于出现账实不符现象,或者只能通过辅助记录来管理实物的存在。

关于具体的固定资产归口管理与现场管理所需的数据信息,更是多数停留在纸质采集归档,即使有人为电子数据统计归集,也难以将种类繁多的固定资产在线下采集的信息实现全面及时的输入电脑,这就使企业的固定资产管理部门缺乏全面可靠的信息来进行分析处理,给企业固定资产核算和管理造成较大困难,并使得固定资产管理功能无从实现。

三、加强制造企业固定资产管理方法的建议

(一)深化全体员工对固定资产的管理意识

深化企业各级领导和操作员工从思想上、行动上对固定资产管理的高度重视。首先管理人和使用人都要熟读理解固定资产管理的各项制度、程序或标准等,即对相关人员进行多样化、多层次的管理知识培训,提高他们的技能水平,使得工作更好展开,使这些资产能够更加优质并高效地发挥有效作用;其次依现状细分作业程序、控制重点、相关作业表单,对每一设备制定作业标准书;然后明确从预算、请购、采购、验收、保管、维护、处分、核算、记录等各环节各作业部门的具体要求和责任权限,让固定资产取得到处分退出都是有制可依有迹可循;最后就固定资产管理的好坏、运行正常否、保养维修是否如期进行等与各相关作业人员及各主管领导的绩效挂钩,以达自主重视固定资产管理。

(二)不断完善管理体制,建立健全企业固定资产管理制度

规范、合理又适合自身公司的制度是实施高效固定资产管理的保证。为此,结合公司实际情况,应当对固定资产采购计划编制、采购申请、安装调试、成本计价、折旧计提、在建工程转固定资产、保管维修、维修费用资本化、拆拼和内部调拨、报废处置、对外出租出借、信息系统平台应用等各项工作做出具体管理规定,具体运行过程中再深入分析评估,进一步完善固定资产管理制度、优化固定资产管理的架构,健全固定资产核算体系,使实物管理和财务管理有效结合,形成一套全网络管理体系。同时依照固定资产循环,对固定资产取得、验收、保管、维护、处分、记录等每一环节的作业程序、控制重点、责任部门及权责个人和绩效考核指标进行明确规定,使企业固定资产管理能够做到物有主、责到人,流程不交叉重复,职责无遗漏;再通过内控部门定期或不定期地进行各部门和各环节的执行情况进行抽样稽核,以确保固定资产管理是有序开展,作业记录完整,对缺失进行报告考评并补漏,循环完善固定资产管理。

(三)加强固定资产管理过程中主要风险的管控

企业健全了固定资产管理制度后,更重要的是实现全面与全程管理相结合的风险管控。全程管控是指固定资产从预算请购、采购验收、运营使用到最终退出处置的全过程,所经历的所有环节上实行的由始到终、环环相扣的管理行为。以铸造企业(非建造工程项目)为例,固定资产风险管控中主要有以下三个方面:

首先是做好固定资产预算和请购。至少在每年末前进行预算,公司各部分应会同财务部门根据公司总体发展规划和各部门下一年度生产经营需要购置资产的申请编制年度资本性支出预算;由于资本支出通常和技改项目、新产品开发业务有关,因此,相关部门应会同财务部门负责对公司提出资本性支出项目进行可行性分析。在下年度请购时,严格依照《采购询价及确定货源程序》和《采购管理程序》,仍要进行设备需求及未来设备稼动率评估,并选择适合之机械设备,了解市场使用状况,同时经过三家以上的有资格的供货商询比议价,填写《审批表》,依资金大小进行层级领导权限审批,若投入资金大额的则需经董事会审批;申请裁示后由采购部门会同设备管理部门和相关技术人员进行性能和价格比分析,再次进行供货合同中的商务条款谈判采购。由此通过预算请购程序执行,规避资金短缺、增加成本、采购质量不足等风险,确保固定资产的采购是符合企业的实际需求,减少浪费现象的发生。

其次,应有效地执行固定资产的维护与保养,并和使用进行结合管理。依据岗位责任制和具体操作规范,按照“谁使用、谁担责”的原则,对企业固定资产实行按类别分工管理,严格按照《作业标准书》操作使用,如电炉,在使用启动前必须做好检测工作并进行记录,若发现有异常需维修,不仅仅企业内相关部门进行沟通抢修,还需和外部的供电局相关部门进行协调用电量安排等,以保证启动时电量可用,电炉可正常运行,保障生产顺利进行。每日使用结束进行使用情况记录并反馈管理部门,确保这些设备设施均处于最佳的运行状态和最佳的使用效率。同时,管理部门应当根据固定资产有关使用手册、保养要求和使用部门的实际使用状况,特别是有经验的设备工程师的专业判断制定科学合理的预防维修计划,计划经有关授权管理人员批准后由维修部门负责执行。可设置执行定期的《设备日常检点表》、《每周设备检点表》、《每月维护检点表》和不定期的《设备检点表》,各检点表可依不同设备进行内容拟定,比如起重机的维护检点内容有检查部位、检查项目、检点标准、检点时使用情况等,可确保固定资产状态良好,以提高企业的生产效率。利用信息化工具将各处检点表汇总分析设备状态、零部件更换频率和数量等,信息共享于各个部门之间,使各管理部门和使用部门均可及时了解固定资产的使用详情,并将固定资产的生命周期与使用维保等各要素结合起来一起管理,如申请统筹采购设备维修使用配件物料,实现节约该类物料采购或库存成本,把握最佳的更新和改造的时机,尽可能延长固定资产的运行效率和使用寿命。

最后,提高资产的盘点效率,加强固定资产退出环节的实物管控。中小企业一般由财务部门授权各相关部门负责核算所有固定资产的价值和录入系统模块,从最初购入验收开始就给予每一个资产编写赋上一个资产号码,由管理部门制作《固定资产卡》,卡上信息包括资产编码、设备名称、规格型号、所属部门、责任人及盘点记录栏等,张贴于设备上,编码所包含的信息与管理系统中的信息保持一致,同时实物与系统信息的更新必须保持同步实现。盘点资产时,只需通过移动终端扫描资产编码进行账实核对,即可快捷高效地进行实时盘点。若账务核销后的实物资产由于不能及时处理而给公司带来一定的风险,可以采取先处分实物,再核销账务的方式进行资产退出处理。通过使用部门会同归口管理部门进行拍照评估是否可修复,确认报废后申报损失预案,由归口管理部门进行组织相关人员成立鉴定小组再进行损失鉴定,确认可回收残值,依照《固定资产处分程序》进行流程化操作,待实物资产处分程序完成后,再进行账务核销。

(四)健全固定资产管理信息化平台

固定资产管理是价值管理和实物管理的有机结合,其中实物管理是指固定资产的现场管理,而价值管理则体现在固定资产的价值核算。所以只要资金允许,建议建立固定资产管理信息化平台。该平台需要包括资产信息管理、资产查询、资产增加与减少、资产报废与转移、保养维修记录及基础数据管理等多项功能,包括了固定资产生命周期发展的全过程。由此可通过信息化平台数据库,随时评估资产价值可行性、及时分析诊断故障和日常维护,实现最低的设备故障率,保障设备运行安全,维修费用合理性,以达到最低设备运行成本,将有力辅助企业管理精准度,提高工作效率,降低管理成本。

四、结束语

综上所述,固定资产在中小企业中的管理是重在体制建设和有效实施,在合理规范的体制运行下,企业管理者的管理理念、管理意识才能得到真正提高,才能建立适合自身企业的管理架构,健全固定资产管理体系,有效提升中小制造企业对资产的管理的水平,确保企业得以高效持续的发展。所以,企业管理者应该要真正认识到在企业整体管理中固定资产管理的重要地位,真正树立固定资产管理新观念,使实物管理和价值管理有机结合起来,在企业经营中发挥出优质资产的作用,才能真正提升企业竞争力,有效带动企业经济效益,最终实现企业的可持续发展。

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