成本控制视角下公立医院采购内部控制问题研究

2023-03-05 09:17刘金角
时代商家 2023年6期
关键词:物资公立医院流程

刘金角

(永善县中医医院,云南 昭通 657300)

公立医院的医疗水平和医疗质量,在一定程度上代表着我国社会的整体发展水平。各类医疗物资能够保证公立医院的医疗服务质量,因此,在公立医院正常开展医疗活动的过程中,对医疗物资进行采购是必不可少的。近年来,公众看病难、看病贵的问题日益突出,这就需要公立医院在确保医疗质量不下降的前提下,有效控制自身的运营成本[1]。由于采购成本在运营成本中占据较大比例,因此,医院物资采购管理工作也受到了更多的重视。公立医院有必要从成本控制的视角下,分析自身在采购内部控制方面存在的问题,以为长久、稳定的发展提供保障。

一、公立医院加强采购内部控制的必要性分析

随着公立医院发展速度的不断加快,各种医疗安全事故以及财政腐败问题日益突出。很多公立医院在发展过程当中,由于内部控制制度的缺乏,加之医院采购涉及金额巨大、范围广泛等原因,滋生了各种腐败问题,医院需要重点加强采购内部控制,以满足当下廉政建设的相关要求。

除此之外,很多公立医院自身的内部控制理念不强,采购成本控制方面的工作没有得到应有的重视和关注,导致医院成本管理费用一直处于高位。通过建立内部控制制度,强化采购的内部审计工作,能够在最大程度上降低管理费用,有效控制整体成本,进而促进医院资金使用效率的显著提升[2]。

二、公立医院采购环节内部控制存在的主要问题

(一)对成本控制工作重视程度不够

大部分公立医院的领导有着非常丰富的临床经验,但是缺乏管理经验,忽视了内部控制的重要性,对医院整体包括采购环节内部控制制度的建立,及具体实施缺乏有效的认识,没有意识到成本管理工作在整体管理活动中的关键作用,导致物资采购的内部控制工作没有充分落实。除此之外,部分医院在选择供应商的过程中,更多关注的是设备本身,往往会忽略在购置设备之后与之相关的各类成本,如维修成本、试剂成本等等[3]。由于成本控制意识不够强烈,以及整体成本管理工作不到位,导致即使设备本身的价格在可控范围之内,但是在设备后续使用的过程中也会造成更多成本的增加,致使综合成本一直超出预算。

(二)缺乏规范化的采购制度

公立医院没有建立健全完善的采购内部控制制度以监督采购业务的开展,即使有部分医院制定了与之相关的采购制度,但是在制度落实的过程中也往往流于形式,没有将制度应有的作用和价值最大程度的发挥出来。除此之外,医院采购涉及到的部门较多,各个部门采购细则常存在冲突,由于权责不够清晰,导致采购业务开展比较混乱,甚至存在贪污舞弊现象,使得医院资金面临着较大风险[4]。

(三)采购工作缺乏制度化的流程

医院每天物资采购的数量和种类较多,因此如何规范的进行物资采购管理成为医院发展经营过程中的重要内容,如果出现了物资短缺的情况,采购人员却不能及时的采购补充物资,将影响医院的正常运营,因此,医院必须制定符合自身实际情况的控制流程[5]。但是很多公立医院缺乏对物资采购流程的严格控制,导致在采购环节存在诸多漏洞,在完成采购工作后,其没有对采购项目明细进行记录,导致后续工作无法高效开展。

(四)缺乏有力的内部监督机制

导致公立医院采购成本较高的另一个原因是医院内部控制监督工作未有效落实。负责内部审计的部门、人员对物资采购相关政策法规学习了解不够,没有对物资采购组织开展内部控制风险评估,更没有系统地进行与物资采购业务相关的内部控制评价,其不了解物资采购工作中存在的风险点,导致相应的风险防范措施不到位。在参与采购的过程中,虽然纪检部门也参与了物资采购监管工作,但未查明招标过程是否合规合法,对后续的合同签订也没有仔细审批,对药品、医疗器械等使用情况未作动态监控,或监管松散,导致采购成本控制一直超出预算。

(五)采购人员专业素质较差

在公立医院开展采购工作的过程中,相关人员不仅要掌握医院采购方面的知识,还要对医院采购的具体情况和法律、法规有一定的了解,这样才能保证采购工作的顺利进行[6],如果相关人员的专业性较差,就会对医院整体成本控制产生非常不利的影响。在实际工作中,很多单位的采购主管及相关人员的专业素质还需要进一步的提升,同时每个预算单位内控要求规章制度等也各不相同,往往会导致没有经过系统训练的人员,无法对整个采购过程进行有效的风险防控,从而造成违法违规问题的发生[7]。

(六)采购信息化系统建设水平较低

如今信息化建设在各个领域都得到了广泛的应用,并且取得了一定效果。但是,部分医院的管理人员没有认识到信息化建设在采购内部控制中的重要性,导致信息化建设在内控采购环节当中没有发挥其应有的优势,无法通过大数据监控和判别各个环节当中存在的风险,仅能依靠个人的主观意识以及经验展开判断,对采购工作的开展造成了影响。

三、完善公立医院采购内部控制制度的建议

(一)确保采购预算和计算管理相匹配

对于公立医院而言,在成本控制视角下,要加强采购管理工作,健全更为完善的采购内部管理制度,首先,要在“无预算,不支出;有预算,不超支”理念的指导下,去完成相关的预算编制工作,并且要在层层审批之后,将其落实和执行到位。在采购的过程中,要在最大程度上确保采购预算和计划管理之间的一致性。除此之外,在进行物质采购招投标的过程中,要结合既定文件的相关要求,制定医用耗材以及设备的供应目录,并且要严格规定功能相同或者类似的供应数量[8]。在进行招投标的过程中,除了要看到设备本身的价格以及相关数据,也要将后期的维护以及所需要的耗材、试剂等等纳入成本控制的范围,避免出现设备成交价格低,但是配套耗材价格过高的情况。

(二)制定更为完善的采购以及成本控制制度

在成本控制视角下,为了使医院采购工作能够更为规范的开展,公立医院可以尝试全面推行集中采购制度,在全面归纳全院各科室采购需求的基础上,结合实际情况灵活运用单一来源、采购、询价、竞争性谈判、招标等采购形式,在充分保证质量的基础上,最大程度的降低价格。在采购大型医疗设备的过程中,要落实立项论证评估机制,严防重复购置,并规避由于决策失误引发的资源浪费、成本增加等问题,有效控制采购成本。

要推进采购制度不断趋于完善化,从而在根本上保证采购活动的规范化,并能有效提升采购效率。明确各部门职责,避免多部门相互推诿。医院要对各级采购活动进行整合,立足全院视角,所有采购物资均由采购供应科所负责,并针对不同类型的物资制定有效的采购供应管理办法,通过完善制度进一步规范采购计划、库房保管、物资供应、采购以及审批等工作,在此基础上合理控制成本。除此之外,医院也要不断完善成本控制机制,结合成本构成内容确定成本控制项目,优化成本核算方法,做好成本差异分析工作。

最后,医院要制定完善的供应商准入制度,对各大物资供应商进行全方位的考察,优选价格合理、质量可靠、配送及时、经营状况优良、公司实力雄厚、资质齐全的合法供应商。在这个过程中,要定期复查所有物资供应商,一旦发现有投机取巧或者经营不善等情况,需及时将其主渠道供货资格取消。

(三)强化物资采购内部监督力度

进一步推动监督制度的完善,能从根本上杜绝医院物资管理部门出现腐败问题。为了进一步规范物资采购工作,有效控制成本支出,医院需要加强采购的内部监督力度,通过制定内部监督制度,实现内部监督和外部监督的有效统一,避免医院物资采购部门出现以职务之便,谋求个人利益的现象。在这个过程中,医院审计和纪检部门要加强对医疗物资采购的监管,包括审计和纪检人员都要加强对国家医疗物资采购相关政策法规的学习,了解货物、服务及工程项目等医院采购政策要求,以及各种采购方式中的关键环节和风险点,提高自身政策水平和监督的有效性。同时,要加强对物资管理部门和采购部门廉洁自律及警示教育培训,提高遵纪守法意识,依法依规做好医疗物资采购管理工作。对关键岗位人员按照《公立医院内部控制管理办法》要求实行定期轮岗制度,以在培养员工适应多个岗位能力的同时,有效防范可能出现的风险。与此同时,也要定期到科室抽查物资采购相关制度执行情况,检查相关管控措施是否落实到位,强化制度执行力,确保监督不缺位。最后,要制定和完善采购工作绩效考核制度,严格按照KPI进行考核,考核结果直接影响个人绩效、职称晋升、评优评先等。公立医院要落实责任制,通过问责、追责,使医院的物资采购部门人员强化职能意识、内控意识,在绩效机制的作用下,调动人员的工作积极性,提高物资采购管理的内控效率。

(四)制定规范化的物资采购管理内部控制流程

对于医院而言,医疗物资是保证医疗工作有序开展的基础。为了更好的强化成本控制工作,医院需要结合社会大环境与自身的实际情况进行采购管理流程的制定。

在医疗物资采购流程管理方面,应认真整理、分析与物资采购流程相关的环节,通过对流程的优化,将物资采购相关制度要求嵌入到流程中,实现制度和流程的统一。在规范医疗物资申请流程方面,医院应当建立物资采购管理内控部门,对物资采购及使用进行全程监督,并以此预计下次采购物资的数量。同时规定物资采购的标准,避免出现不必要的物资浪费情况,有效控制医院经营成本。要了解仓库库存情况,结合科室用需数量提交物资申请,物资管理部门应根据各科室的物资申请信息,向采购部门提交采购需求,制定准确的采购方案,按计划采购各项物资。

医院物资申请与审批是物资采购管理的关键步骤,是内部控制的重点环节,为了让医院采购资金得到有效利用,应在供应商的选择和调配价格方面进行细致的比较,严格挑选优质供应商,控制医院经营成本。依据各个科室物资使用的具体情况,制定相应的物资采购计划表和物资分配计划表,采购人员必须严格遵循医院物资采购管理的相关制度条例,按照医院各个科室所需物资制定相应采购清单。每个科室都出具一份申购单,物资采购管理部门要对采购单进行严格核查。通常情况下,各个科室的采购单都必须由科室主任或者是医院领导签字,以确保采购的真实有效性。部分医疗物资的采购还需要备注所需原因,以避免医院采购资金的浪费,保证医院采购资金的合理性。

(五)加强对于采购人员的管理

人员方面的因素也是影响公立医院采购工作开展的重要因素,采购人员的综合素质和专业水平决定了医疗物资采购工作是否能够有效完成,因此,完善和加强采购人员管理十分必要。第一,医院采购人员应具备较高的职业素养,在采购工作中应对其进行监督和规范,杜绝滥用职权、不正当交易情况的发生;第二,医院需不断完善采购人员管理制度,明确工作内容,专人专岗,落实责任;第三,设立奖励机制,以此提升采购人员工作质量和工作效率,同时督促其遵守职业规范,以利于采购工作公平、高效开展。

(六)强化采购信息化系统建设

在大数据时代,医院各项经营管理工作的开展,都离不开信息化平台的支持。对于医院采购工作而言,该项工作不仅环节复杂,而且流程繁琐,因此就更加需要建设智能化和先进化的管理系统。同时,应在系统当中应引入内部控制机制,并将其贯穿于医院采购执行以及监管的多个环节当中,以实现更为全面的控制。通过推进信息化建设,推进电子化采购流程、提醒智能化、采购合法化、电子档案归集自动化,以促进医院采购工作效率不断提升,强化审计监督工作,使得医院采购成本不断降低,最终实现降低采购风险的管理目标。

四、结束语

在我国医疗改革工作持续不断深入的背景下,公立医院的管理模式也要逐渐朝着精细化管理方向转变。加强公立医院物资采购内部控制,一方面能够将医院的管理成本控制在一定范围之内,最大程度减少和降低冗余的管理费用,使得医院资金使用效率得到提升;另一方面,能够避免由于物资采购金额巨大而引发的贪污腐败现象。因此,医院要注重对自身采购成本的控制和管理,从而确保采购预算和实际支出相匹配。医院要从制定更为完善的采购以及成本控制制度、强化物资采购内部监督力度、制定规范化的物资采购管理内部控制流程、加强对于采购人员管理等几个方面强化物资采购内部控制工作,以促进自身长久发展。

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