医疗设备采购的全流程管理信息化建设

刘月亮，谢怡

广州医科大学附属第二医院医疗设备科 （广东 广州 510260）

医疗设备是医务人员开展诊疗活动的重要工具，其与医院的发展相辅相成，互为促进。先进的医疗设备是保障医院现代化医疗技术发展的物质前提条件，也是衡量医院现代化发展水平的重要标志[1]。

随着国家及省市各项政策法规的出台，各医院对医疗设备的全生命周期管理日益重视[2]，尤其是医疗设备采购管理。医疗设备采购管理是医院精细化建设、规范化建设、信息化建设的重点和难点，同时也是医院管理能力和综合能力的重要体现。

相比医院其他设备，医疗设备具有专业性强、技术参数复杂、种类众多、更新迭代快、价格差距大等特点[3]，且大型医院医疗设备采购存在采购项目数量多、采购环节多、采购流程复杂、经办人员多、统计查询烦琐、审计监督方法落后等问题。

虽然信息技术与网络工程已日趋成熟，但现有的医疗设备采购管理大部分医院仍为模块化开发结合手动操作为主，部分医院仍处于纯手工操作、登记的传统阶段[4]，容易造成采购效率低下、采购成本增加。

因此，本研究分析医疗设备采购管理现存的问题，并就医疗设备采购全流程管理信息化建设进行探讨，旨在联动医疗设备采购全流程中各环节并利用信息化手段解决医疗设备采购全流程中遇到的问题，规避采购风险，提高采购效率。

1 医疗设备采购管理问题分析

随着现代化医院的高速发展，我国的医疗相关制度正在经历不断改进与完善的过程，医疗设备在采购、使用等方面均有严格的规范和要求[5]。但在医疗设备采购管理方面还未形成完全的统一规范，尤其是医院自行采购的医疗设备[6]，且医院医疗设备采购全流程各环节中仍存在以下问题。

1.1 医疗设备项目立项决策难度大

医院医疗设备采购计划普遍性分为年度性计划及临时性计划，年度性计划为医院各科室根据本学科建设发展的规划，经科室集体研究决定形成的下一年度采购计划；临时性计划多为突发性计划，如设备损坏后不能修复需报废更新等，具有不可预见性，且迫切需要采购以满足临床工作需要。一般而言，医院临时性计划数量较少，而大型综合性医院医疗设备年度计划存在立项体量大、种类多、各科室需求不一、各科室仅考虑本学科自身发展未统筹规划医院整体发展等问题，给医院立项决策造成一定难度。如何在有限的预算范围内最合理地配置医院医疗设备需求是亟待解决的问题。

1.2 供应商报名方式繁杂

院内论证之前，潜在供应商需报名医疗设备采购项目，提交医疗设备相关资料至医院采购部门，以便医院了解市场，做好市场调研。大部分医院现有的供应商报名方式仍为供应商提交纸质资料至医院相关采购部门备案，存在以下3个缺点：（1）纸质文件不易于查找分析，且保存占用空间；（2）针对每个具体立项项目纸质资料仍需采购经办人员手动关联至对应的项目，造成工作量增加且容易出错或漏关联；（3）潜在感兴趣的供应商需亲自到医院采购部门提交报名资料，可能影响供应商参与的积极性，降低各供应商之间的有效竞争，导致医院市场调研存在一定的局限性。

1.3 采购评审公信力不足

相比普通通用性设备，医疗设备具有较强的临床使用专业性和特殊性，因此，在医疗设备采购阶段，申请使用部门有相对较大的发言权；另外，由于专家对医疗设备的认知具有局限性，对品牌存在偏好性等问题[7]，可能会造成评审结果客观性不足，导致各厂家缺乏足够的竞争以致采购价格居高不下；此外，大部分医院目前评审仍停留在纸质阶段，容易造成统计效率低下且公信度不足的问题，同时容易引起厂商的质疑。采购评审阶段未建立科学的评分体系，部分医院或为规避风险，一直采用最低价中标法，使医院只能采购价格最低的医疗设备，无法采购合适、优质、配置齐全的医疗设备，造成医院资源的浪费[8]。

1.4 供应商管理欠缺

部分供应商公司离职率高，人员变动较大，可能存在医疗设备仍在公司承诺的保修期内但找不到供应商对应人员的情况，造成售后服务严重不足；部分供应商信用不足，收到货款后对后期医疗设备维护情况欠缺或合同签订的条款未能保质保量执行。以上供应商行为均严重损害了医院的利益，但部分医院由于没有建立系统的供应商管理及评价环节，对供应商存在监管盲区、监管不足、监管滞后的问题[3]，无法对供应商进行有效的管理及评价，无法做到对不诚信的供应商建立有效的惩罚机制。

1.5 采购合同系统性管理弱

医疗设备采购合同是医疗设备后期验收及管理的重要依据，是采购中较为重要的环节。医疗设备存在配置多样性问题，没有系统的采购合同管理不便于验收及后期管理；同时，合同金额普遍低于预算金额，没有系统的采购合同管理无法清晰明朗地显示全年预算使用执行情况，致使预算执行率统计困难。只有建立系统的采购合同管理环节，将全年执行合同与全年立项项目关联管理，才能使每份合同均有据可循，为采购的医疗设备提供后期管理依据，明确知晓全年预算使用执行情况，快速准确计算出全年预算执行率。

1.6 医疗设备采购流程脱节

项目经医院集体讨论同意立项后，因采购项目多、采购流程烦琐、经办人员多、时间跨度大、各环节联动性不足等问题，可能存在因信息传递不及时导致采购流程停滞不前的情况，容易造成采购流程脱节。同时，各环节为相关经办人员手动操作登记，工作量大，容易造成信息冗余或登记信息不全面的情况，不利于医院管理及查询每个项目的具体信息及其进展阶段，容易对后期数据动态分析造成一定困难，同时缺乏对整体项目的全局性把握。

1.7 审计监督不深入

审计监督检查可以有效预防和控制采购风险，但目前审计监督检查多采取抽查方式，无法进行系统性审查，关联材料亦难进行统计分析，且大多为事后审计[9]，对正在进行中的违规行为无法进行审计监督，监管能力相对较弱，无法满足现有的监督管理要求。

2 医疗设备采购全流程管理信息化对策

针对医疗设备采购管理过程中存在的问题，拟结合现代化信息技术与网络发展，引入医疗设备采购全流程管理信息化对策，以期降低采购风险，提高采购效率。

2.1 建立线上评审专家数据库及评审评分系统

建立多领域专家组建的线上评审专家数据库，细化专家的专业构成，扩大专家队伍的深度和广度，并建立科学的线上评审评分系统。针对大体量、多种类的年度计划，采取多名专家线上评审评分方式，根据医院相关制度，抽取多名不同科室专家，从医院整体发展情况出发，以满足临床需求入手，结合经济效益、社会效益等[6]，各专家充分论证项目必要性及可行性，独立发表各自意见并根据评分规则独立评审评分，最后综合各专家的意见和评分，充分考虑医疗设备实际需求和有限预算的矛盾，集体决策，合理配置资源，编制合理的采购计划，提高医院资金使用效率；同时，通过线上评分环节公开透明决策情况，提高医疗设备立项阶段评审公信力；避免以往纸质评分造成的统计工作烦琐，降低统计出错率，提高工作效率。医疗设备采购项目院内评审论证时，随机抽取专业领域范围的专家进行线上评分，提高评审效率[10]，增加评分结果的公正性和公信力，有效规避评审专家的独断性和倾向性，从价格、性能等多方面对医疗设备进行横向对比及评分，确保采购到物美价廉且满足专业要求的医疗设备。

2.2 建立供应商线上报名系统

项目立项后，在互联网上按需公开医院拟采购的项目情况，各供应商可查看每个项目的具体情况，并进行线上报名。采购部门联动医院信息部门利用信息化手段自动将供应商报名信息录入对应的项目。采购部门可以根据需要进行供应商资格预审，预审报名供应商是否有相应的销售资质、财务信息、信誉状况、是否有履行合同的必需条件及专业资格、技术资格等，确保参与竞争的供应商都符合要求，形成正当、合理的竞争制约关系。供应商线上报名也可扩大报名范围，避免因信息闭塞、地域限制、人员不足等问题造成潜在供应商报名数量欠缺，从而为医院争取最大的、最有效的供应商竞争关系及最全面的市场情况调研。

2.3 建立供应商库及评价体系

逐步建立并完善供应商库，同时建立供应商信息化管理和评价体系，从供应商产品推介实际性、价格合理性、设备到货时间如约性、培训及售后服务满意度等各方面对供应商进行动态评价考核及负面清单管理[10]并记录存档，及时剔除不诚信、不守信的供应商，并对表现不佳的供应商实行约谈、警告，必要时可将其纳入采购环节的评分体系，激发供应商的诚信度及竞争性；此外，及时有效地更新、维护供应商信息，确保供应商销售资质良好，可及时有效找到供应商提供售后服务，从而在保证医院医疗设备采购质量安全的同时，为医院后期管理提供有力的支撑。

2.4 加强采购合同的系统化、信息化管理

加强采购合同的系统化、信息化管理，通过预录入经医院法律顾问审定的合同范本，待项目确定中标商和中标信息后，根据之前维护的供应商信息，可直接选择供应商并填报该供应商的信息，再将中标项目关键字段如中标项目的名称、数量、价格、履约时间及地点、质保范围等填入合同范本中，从而减少工作人员的工作量及出错率。同时将合同及时推送至医疗设备验收工程师，工程师根据合同细节验收医疗设备，待医疗设备安装验收后，进行货款支付。信息化的合同管理可以提高医疗设备验收正确率、完整率、及时性，亦可使全年预算使用执行情况简洁明了，为医院下一年度医疗设备预算制定提供一定的决策支持。

2.5 医疗设备采购全流程可视化

利用信息化手段使医疗设备采购全流程可视化，采购全流程可初步分为立项阶段—采购需求确定阶段—供应商报名阶段—评审论证阶段—采购合同订立阶段—装机验收阶段—入库阶段—支付完成8个阶段，各医院可按实际工作需求删减或细分增加环节，每执行一个环节均有节点显示，且各环节经办人员可实时查看、查询，目的在于使医疗设备每个采购环节互联互通、无缝衔接，同时各个环节节点需兼具提醒功能，超时自动推送提醒，防止项目在某一环节停留太久或停滞不前。通过引入医疗设备采购全流程可视化，提高医疗设备采购计划执行力度和执行效率。

2.6 改进审计监督方式

改进原有的审计监督方式，采用项目采购全流程审计监督方式，在医疗设备采购全流程管理信息化建设各环节引入审计监督部门，以期达到在医疗设备采购过程中的任一环节审计部门都能随时提取相关档案信息进行监督审查的效果，从而更便捷、快速监督执行的项目是否为计划外项目、是否存在拆包现象，规避不合理中标、超预算执行、时限不合理等问题，规范采购行为，提高医疗设备采购质量；同时，采购各环节电子化资料关联性更强，审计监督部门可进行系统性审查。

3 小结

医疗设备采购是医院采购工作中的重点和难点，随着国家及各省市的要求越来越规范及精细，借助信息化技术的高速发展，医疗设备采购全流程管理信息化势在必行。本研究对医疗设备采购管理过程中出现的普遍性问题进行了简单剖析，并就医疗设备采购全流程管理信息化建设提出对策。通过现代化信息技术实现医疗设备采购全流程管理信息化，能够进一步规范医疗设备采购流程、加强控制医疗设备采购风险、有效提高医疗设备采购效率，同时为医院发展决策提供一定的数据支撑。本研究虽对医疗设备采购全流程管理信息化建设提出对策，但仍有可持续改进和完善的空间，未来可开展深入研究，为医院医疗设备采购全流程管理信息化建设提供参考。