精细管理效能 提升服务品质——高校二级学院党政办公室主任应具备的素质

文/北京建筑大学电气与信息工程学院 师洪洪

二级学院党政办公室是高校基层综合性管理机构，是融管理于服务中的一体化综合性机构。作为二级学院党政办公室主任，要具备过硬的政治思想素质、熟练的业务能力素质、扎实完备的职业素质、终身学习的进取素质、良好的心理压力管理素质，将二级学院的党政职能和人才培养功能集中化，搭建起教育教学、人才培养、科学研究和社会服务过程中的桥梁。

一、二级学院党政办公室的职责定位

（一）全面服务功能。二级学院党政办公室的各项事务工作离不开“服务”，服务于各职能处室、服务于学院领导、服务于教师、服务于学生，务实创新，规范管理，不断提高办公室服务水平，从而在管理岗位上发挥服务育人功能，全面服务于学院和学校的发展。

（二）沟通协调功能。二级学院党政办公室作为综合办事机构和校务院务运转枢纽，沟通协调是其重要功能，协调好与职能处室的关系、协调好学院内部教职工之间的关系、沟通协调好与外部之间的关系、沟通好与企业校友之间的关系等等，从而为二级学院的正常运转创造良好的条件和环境，助力高水平特色型学院建设和发展。

（三）统筹规划功能。二级学院党政办公室作为学院各项育人事务运转的中枢，需要发挥好统筹规划功能。平时要做足功课，厘清各职能部门、各科室、各岗位业务的条条框框，做到心中有数。对于并行发生的各类事项要突出重点领域和抓住关键环节，抓好落实。主动牵头不越位，积极协调不错位，查漏补缺不遗漏。

（四）档案收集功能。二级学院的发展历史、年度取得的成绩，教师的聘任、考核、评优评先，都需要有完整的记录。在工作实践中全过程跟踪落实，收集整理好档案，在每项工作完成之时，及时做好复盘和总结，做好文件材料的收集整理立卷工作并梳理成册。如果归档不及时，就会造成档案资料“据为己有”，每个岗位的材料无法有效整合，很难形成档案资源。

（五）督办管理功能。二级学院党政办公室要加强对学院内部各个部门工作进度的督查督办，通过布置、督促、中检、回收、终检等保证各项任务和决策在规定时间内顺利执行和高质量完成。同时，在督办的过程中，还要充分调研，及时发现相关决策在落实的过程中出现的问题和遇到的困难，并及时与决策层沟通反馈，以使各项工作落到实处。同时要总结经验，推广经验，保证决策的可行性、科学性。

二、办公室主任的工作现状和职责定位

二级学院党政办公室主任在二级学院的各项事业运行中发挥着承上启下、协调左右、沟通内外的中枢作用，其工作的优劣直接影响二级学院的整体形象。

（一）二级学院党政办公室主任的工作现状。随着高校综合改革的推进和学校学院各项事业发展的需要，各项管理职责下放、管理中心下移，二级学院承担的业务越来越多、业务量越来越大。二级学院党政办公室作为学院与各部门与教职工的协同窗口，在学校及学院管理中起着至关重要的作用，工作范围分布在党建、行政、人事、科研、财务、工会、统战、离退休、安全、会议接待等各类综合性事务上。相应的，办公室主任工作范围也是广泛、复杂且繁琐的，既要眼观六路、面面俱到，又要三头六臂、样样精通。

（二）二级学院党政办公室主任的职责定位。二级学院党政办公室主任是学院党政工作的实际执行者。在学院党委和行政的领导下综合协调各系、办公室、实验室、研究室实际开展工作，受学院领导授权处理有关事项，是一个协调员；在学院党政管理事务中，办公室主任管理着各类来往信件、文件、期刊等，广泛收集内外信息，不断增加信息储备，是一个信息员；同时，办公室主任起着上情下达、下情上报、左右协调的作用，是各项政策决策和计划的执行者，是一个助理员；在制定学科、专业和人才建设的近期目标和远景规划时，办公室主任要提供真实可靠的数据和有效的工作建议，为领导的科学性、正确性、可行性和前瞻性决策出谋划策，是一个参谋员；在对外交流过程中，办公室主任是学院的窗口，要准确恰当地把学院信息传送出去，是一个宣传员；在遇到各类突发事件时，要及时迎难而上，充当一个“救火”员。

三、办公室运行中存在的主要问题

（一）一人多职，工作效率受到影响。高校二级学院党政办公室除了处理学院内部人、财、物等相关事务外，一般还要对接学校各职能处室，比如党政办公室、组织部、宣传部、统战部、人资处、财务处、国资处、工会、基建处和后勤处等很多业务部门。另外，为适应社会发展需要、深化教育改革、扩大办学规模，高校还会成立一些新的业务部门，或者对原有职能处室进行重组，而这些新的部门相关业务的开展，都需要二级学院党政办公室承担。换言之，二级学院党政办公室的工作范围不断拓宽、工作任务也随之不断加大，而某些市属高校在二级学院党政办公室的岗位设置上只能有1个编制，可谓一根针万条线，一人多职。从而，在客观上导致党政办公室对工作人员的协调能力和业务能力提出了很大的挑战，工作开展的困难越来越大，工作效率受到极大影响。

（二）加班加点，工作成果难以量化。二级学院党政办公室通常综合性、事务性的工作多，小到办公用品的采购发放、会务服务、送温暖、发慰问品，大到教职工的聘任、考核、评职、绩效、成果梳理等，量大活细，多数需要加班加点才能完成。时不时得处理各种突发事件，忙得像陀螺，但工作业绩的显示度不高，不易出成果，在学年考核和绩效考核评定时所作的工作无法量化成业绩分值，在评先评优评奖等方面的竞争力也不强。

（三）制度受限，职务上升渠道窄。目前，很多高校的管理岗人员依旧沿袭传统的劳动人事制度，强调身份管理、忽视岗位管理，管理岗位人员晋升的途径多为职务上的晋升，但受职务数量的限制，晋升机会少之又少。对于二级学院某些高级职务还有职称或学历的限制，以至于二级学院党政办公室人员的晋升机会更少，发展渠道更窄。

（四）成果凝练不够，职称晋升有难度。二级学院党政办公室工作人员埋头于各项综合性、辅助性、事务性的工作中，事无巨细。这就压缩了党政办公室工作人员的科研时间，更不容易出教研科研成果，导致他们在评定行政管理系列职称的竞争中优势不强，职称晋升难度大，大批人员停留在中级，影响了自身发展。

（五）岗位认同感低，自我成就感差。高校二级学院党政办公室主任同其他行政管理人员一起肩负着管理育人和服务育人的重任，职业认同感很强。但在高校的二级学院，工作重心放在影响学校及学院核心竞争力的教学与科研上，对行政办公人员的工作重视不够，处于“重使用、轻培养”的边缘化地带，加之办公室人员工作繁重琐碎、日常加班加点、成果不易量化、职务上升通道窄，职称晋升难度大，再加上因深化教育改革及办学规模的扩大引发的工作范围不断扩宽、工作任务不断加大，使二级学院办公室主任面临的心理压力随之增加。长期处于付出多、回报少的状态，导致其精神方面对岗位认同感低、自我成就感差，从而引发他们对自身岗位的价值和期待产生怀疑，严重影响办公室人员的工作积极性，有的人甚至想方设法离开现有岗位。

四、二级学院党政办公室主任应具备的素质

（一）过硬的政治思想素质。二级学院党政办公室主任的工作内容涉及方方面面，这就要求他们思想品德过硬，政治敏锐度高，应对危机和舆情的意识强。

在思想上要保持绝对的对党忠诚，要始终与党组织保持一致，牢牢把握政治方向、严守政治纪律，不断增强党性立场，时刻保持清醒的政治头脑，同时还要提升政治敏锐度和政治鉴别力，在大是大非面前坚持原则、坚定立场、旗帜鲜明、绝不随波逐流。

（二）熟练的业务能力素质。二级学院党政办公室工作事无巨细，大事小事统筹兼顾，这就要求管理精细、服务到位，具有较高的职业道德素养。1.急事慢慢干。要紧的事情要按照时间顺序罗列出来，需要干什么？什么时间干？哪些步骤流程细节和注意事项，都是谁来干？先做到心中有数、了然于胸，待勾勒出框架和方案后，按着同频共振、稳步推进、按部就班的原则，号召相关人员一起干，才能事半功倍。2.难事尽力干。工作中既需要量力而行、稳扎稳打，遇到难事也要有方法与智慧，胆识与魄力，想办法尽全力去克服、去解决。所谓难事，不过是因为自身阅历尚浅、能力不够、人脉不足所导致，一定要养成“不为失败找理由，只为成功找方法”的责任感和担当，更要有“不到黄河不死心”的决心和勇气。3.要事谨慎干。在日常工作中，如果遇到非常重要的事项，坚决不能马虎、不能出错、不能掉以轻心。工作方法要得体得当，工作态度要严肃端正，要始终有“抓铁有痕，踏石留印”的决心，拿出“务实、谨慎、细心”等行事风格，做出风格、做出特色、做出成绩。4.生事警惕干。党政办公室工作虽然见多识广，三头六臂，但在面对自己陌生的领域或处理陌生的事情时，一定要沉住气、静下心，保持“泰山崩于前而色不变”的气定神闲和坦荡胸襟，多留个心眼，提高警惕，小心谨慎，切忌自高自大、盲目盲从，草率行事，从而避免因为着急而慌乱，因为慌乱而出错，因为出错再更加慌乱。5.杂事带着干。党政办公室除了办急事、难事、要事、生事外，还有一堆杂事、破事、烂事、看不上眼的事。比如快递、报销、报修、卫生等，这都是常态，再小的事情，也要慎重、周密处置，要不厌其小、不厌其碎、不厌其烦，因为办公室的一大职责就是服务，再小的事情也不能忘不能漏，对于小事情，在写材料休息的空当就能办了，在起身倒水的空当也能安排了，但心态一定要平和。

（三）扎实完备的职业素质。二级学院党政办公室主任要善于谋划全局，理清轻重缓急，抓大事、抓长远、抓中心，有前瞻性、预见性和主动性。《左传·襄公十一年》曰：“居安思危，思则有备，有备无患，敢以此规。”凡事多想多做“一步”，不管做什么事情都会有收获。凡事计划性强，做事想三步，现在工作干得怎么样了、下一步打算干什么、什么时候完成，先谋后动、计划先行、深思熟虑、有备无患。

（四）终身学习的进取素质。二级学院党政办公室主任处在管理育人和服务育人的重要岗位上，“育人”随着时代的发展和进步，不断有新的内容。在素质教育的今天，要确立“不断学习、边学边干、边干边学、终身学习”的进取素质。特别是遇到不了解、不熟悉的领域时，要有针对性地去请教和学习，这样才能充实自己，提高自己，增强自身素质，紧跟时代发展，做适应时代发展的合格教育工作者，在岗位上实现管理育人价值。

（五）良好的心理压力管理素质。鉴于当前形势下二级学院党政办公室主任的工作现状，工作头绪多，临时性、突发性工作多，导致他们的思想压力大，这就要求他们具有良好的心理压力管理素质，从容理性地对待工作中的各项问题，沉着冷静地应对各种突发工作，遇到困难工作迎难而上，以积极良好的心态处理每项工作，更好地服务人才培养。

五、结语

根据二级学院党政办公室主任所处的兵头将尾的特殊位置和职能特点，决定着办公室主任必须是一个多面手，就是因为要在同一时间协调、统筹各类杂七杂八的事情，久久为功，办文、办会、办事要审时度势，辩证、全面、多层次地分析与实践，要有辩证思维，因势而动、因事而变，成为办文的强手、办事的快手，办会的能手。