大数据时代档案管理信息化对策研究

任玲 晏喜丽

大数据促进档案朝着现代信息化方向的发展，同时也对档案管理提出了更高的要求。档案管理信息化建设是实现建设网络强国的重要一环，也是实现档案管理高质量发展的必然要求。因此，在开展档案管理工作中，档案管理人员需要提高站位，高度重视档案管理信息化建设，不断锤炼职业素养；同时把大数据与档案管理结合起来，运用数据思维开展档案工作，推动档案管理实现新发展。

一、大数据时代档案管理信息化建设的意义

1. 整合档案数据资源

传统的档案数据资源较为分散，各类档案信息属于不同系统，存在交叉情况，且由于一些档案历史较久，查找相关档案信息步骤繁琐。随着时代发展变迁，档案建设标准不断更新，档案内容日趋复杂，零散分布的模式已不适合现代化发展的需求，档案信息化建设尤为必要。档案管理信息化建设有利于分类整理档案数据，整合现有资源，全方位、多维度优化档案数据资源，备注档案编号与标识，以更加清晰的方式将档案数据展示给读者。同时，档案信息化建设还有利于形成完善的档案编研机制，确保档案资源有效优化配置，减少管理难度，提高档案管理人员的工作质量和工作效率，为档案资源的开发和利用提供重要支撑。

2. 提升档案服务水平

借助档案信息化建设，档案管理部门能够利用数字扫描先进技术，提高档案信息存储数量，降低档案存储成本。信息化建设将档案资源汇聚到一个存储系统，利用大数据搜索引擎，有效提高档案资料的调取效率，让调取人员在短时间内获取档案数据信息。与此同时，大数据的信息推荐机制，使得搜索引擎也会根据搜索记录推送相关信息，满足不同部门对档案资料的使用需求。利用信息化建设，充分发挥数据的价值和作用，主动构建联动机制，将日常工作与信息化建设有效融合，建立档案数据共享机制，为各部门提供个性化特色优质服务，有效减轻部门档案查找工作量，促进档案更好地服务相关部门。

3. 促进智慧档案管理

相较于传统的档案存储方式，档案管理信息化建设能克服纸质档案存储难、易丢失、难查找的缺点，确保档案存储的完整性和安全性。大数据背景下，档案管理信息化建设不仅对保存档案数据、发挥档案信息价值具有重要价值，而且提高了档案资源利用率，实现了档案资源跨界、跨行业、跨地域管理，高度整合了现有档案资源，促进了企业共享档案资源信息，实现了智慧档案管理。随着档案管理信息化建设的深入，档案资源壁垒逐步被打破，档案信息快速流转融合的步伐会进一步加快，档案管理现代化建设将会持续深入，档案资料的查询也将更加智能高效。

二、大数据时代档案管理信息化建设的现状

1. 档案管理信息化建设重视不够

当前企事业单位普遍对档案信息化建设重视不够，档案信息化建设步伐缓慢。首先，现有档案信息资料较多，整理工作具有较大难度，前期收集和整理相关信息资料会花费大量时间，管理效益在短时间内也难以看到，导致部分档案管理人员有畏难心理，选择直接放弃该项工作。其次，档案信息化建设是一项系统性工程，部分档案管理人员短期内难以看到该项工作的效益，导致企事业单位普遍不够重视。最后，档案管理部门的边缘性和封闭性较强，电子技术和移动互联网的蓬勃发展让受众可随时获取电子资源，档案管理部门缺乏信息化主动创新意识，档案服务意识有待增强。

2. 档案管理人员业务素质不强

档案管理信息化建设人员是影响档案信息化建设的质量和效率，当前档案管理信息化建设人员专业性不强，多数管理人员并非档案专业毕业，由于工作分配不同，档案管理人员往往由其他岗位人员兼任，其管理理念和专业技能跟不上新时代档案管理要求，信息技术、云计算的不断发展，让本就缺乏计算机网络技术知识的档案管理人员短时间内无法适应，更不能利用专业知识推动档案信息化建设，同时，档案管理人员没有形成数据思维，创新意识不强，普遍认为自身的工作是收集档案数据，保存数据的完整性即可，未主动利用信息化建设对档案管理进行创新和优化；对信息化建设流程不清楚，只能利用管理平台对数据进行简单传输，无法及时利用平台分析档案资料内在价值。

3. 档案管理过程不规范

多数企事业单位不重视档案管理，导致档案管理过于粗放。首先，随着企事业单位的不断发展，档案资料信息量快速增加，给档案信息化管理带来很大的压力，且档案信息化建设处于发展阶段，档案分类标准不统一，至今未形成一套行之有效的档案信息化管理制度。其次，档案管理安全性欠佳。传统纸质档案可能存在损坏或者遗失，在大数据背景下，档案资料存储在网络上，线上管理为主，数据信息互相连通，一旦泄密或者遭到恶意破坏，会对档案管理工作带来不可估量的损失。再次，档案管理信息化水平参差不齐，受网络系统访问的影响，在访问人数较多的情况下会发生卡顿的问题，影响档案资源使用效率。最后，档案管理单位未形成适应新时代发展的新管理理念，从而无法为档案信息化管理赋能。

三、大数据时代档案管理信息化建设的措施

1. 提高思想站位

企事业单位档案管理部门要提高思想站位，从更高的角度思考档案信息化建设意义。档案管理部门要率先开展档案信息化建设工作，充分发挥带头作用，以先进的管理意识促进档案信息化建设，稳步高效推进档案信息化建设执行。制定档案信息化建设推进计划，建立长效反馈机制，按照时间节点有序推进，及时反馈建设过程中遇到的困难，积极征求上级单位建议，询问下级单位开展情况，从全局角度出发，全面开展档案信息化建设。档案管理人员要深刻认识开展档案信息化建设工作的重要性，利用先进的技术和管理理念，将信息化与档案管理融合到一起。

2. 提高人员信息化素养

档案信息化建设需要懂业务、会管理、掌握信息技术的专业化高素质人员，培养这样一支高素质人员队伍，可从以下几个方面着手：一是加大培训力度。通过开展信息技术、计算机技术线上和线下培训，使档案管理人员充分掌握所需技能，提高档案管理人员的信息素养。二是引进优秀人才。针对档案管理人员身兼数职、专业性不强的情况，积极引进优秀人才，选择专业能力强、职业素养高，充分了解信息技术和知识的优秀人才，激活内部“活性”，促进内部人才融合，提高人才专业水平。三是组织外部学习交流活动。对标先进企事业单位，引进先进企事业单位档案管理经验，为本单位档案管理注入活力。

3. 健全体制机制

企事业档案工作涉及多个管理层级与业务领域，只有协同治理才能发挥最大效应，因此构建明确的权责分工体系、制定完善的档案制度是实现档案信息化建设的必然要求。针对企事业单位档案基础业务标准规范庞杂、内容交叉矛盾等问题，结合国家和行业标准，按照专业、规范、清晰、实用与简洁的要求，制定《档案管理手册》，侧重规范档案工作人员的管理行为，如档案录入关键词、文件大小格式、档案录入注意事项，通过规范信息化建设的操作流程，形成专业规范操作手册，形成一支专业的档案管理信息化队伍，传播档案信息化知识。

四、结语

档案管理信息化建设功在当代，利在千秋，在整合数据资源，提高档案使用效率，实现档案智慧化管理方面，档案信息化建设有着不可替代的优势。但也需注意到，当前档案信息化建设重视程度不高、人员素质参差不齐、建设过程不规范等带来的挑战。因此，档案管理部门需要提高思想认识、提升技能水平、健全体制机制。