国企贸易业务部管理存在的问题及改善措施

程琼 福州左海供应链集团有限公司

新常态下，我国经济表现出速度变化、结构优化、动力转换等重要特点，经济增长放缓、经济恢复的阻碍大等问题尤为显著。结合分析经济发展的特点和趋势，紧跟新常态的总要求进行战略发展谋划，才能不断探索发展的新高度。现阶段，国有企业的经济发展在把握新常态的战略指导下保持可持续发展的良好状态，但基于全球化大经济环境的严峻形势，国有企业的经济发展存在基础尚不稳固、风险重重等挑战。以大数据、云计算、5G 技术等为代表的新兴技术，正在改变传统产业的方式。这些技术可以提高生产效率、优化资源配置，并提供更好的客户体验。因此，国有企业的贸易业务部需要紧跟科技发展潮流，将数字化和现代化的理念融入部门管理和业务发展，这可以帮助国有企业更好地应对经济发展的速度变化、结构变化和动力转换，提高竞争力，实现可持续发展。本文从国有企业的贸易业务部的业务特点、内部管理方式的现状、存在的问题及改善内部管理的措施等方面进行探讨。

一、国有企业贸易业务部现状及存在的问题

（一）国有企业贸易业务部的现代化管理改革收效甚微

通过大数据的调研可知，目前国有企业普遍存在管理模式和管理制度落后等现象。这种落后的管理模式和制度也延伸到国有企业贸易业务部，虽然部分国有企业贸易业务部正在逐年适应经济环境的变化，实施经济管理改革，但收效甚微。照搬国外企业的经验，缺乏对本企业和本部门的实际情况的思考，导致贸易业务部管理的最终改革只是空有其表，和实际的贸易业务无法匹配，导致贸易业务部整体竞争力降低和内部管理制度混乱，严重制约了国有企业的发展。例如：贸易业务重视对合同及业务凭证的管理，但由于庞大的业务量，产生的业务凭证及合同量是庞大的，目前采用的纸质归档方式很容易造成凭证的丢失和损坏。一些重要凭证的缺失，会导致后续法律起诉无法开展，造成国有资产的流失，严重影响了国有企业的资金周转率。再比如，近年来，国有企业意识到风险防控对企业发展的重要性，要求贸易业务部门在业务开展时采取尽调等业务风险防控措施，但该风险防控措施的监督力度没跟上来，存在尽调数据不详细、避重就轻等情况，业务真实的风险被掩盖。以上例子说明了国有企业贸易业务部经营管理缺乏准确的参考和指导标准，容易使国有企业的经营管理出现决策错误、现代化管理改革收效甚微，严重制约了国有企业的长远发展。

（二）国有企业贸易业务部应收账款的管理意识淡薄，管理制度不完善

1.国有企业贸易业务部应收账款的管理意识淡薄。应收账款是国有企业贸易业务部经常面临的重要财务问题。应收账款问题久而不解的首要原因是应收账款管理意识淡薄。管理层认为贸易业务顺利开展，各种有效凭证可以形成贸易闭环，就不怕资金收不回来的问题，认为应收账款是能收回的债权，无须多花资源去管理，缺乏对应收账款管理重要性的认识。管理层在思想上的轻视，导致了应收账款制度的不完善，使应收账款的管理落后。同时，贸易业务部大部分没有建立专人管理应收账款的制度，只有项目经办人员自己掌握负责项目的应收账款，导致应收账款的错误无法及时核对、应收账款内容混乱、部门总应收账款的管理困难等情况。且也存在部分经办人员责任意识弱，在进行应收账款管理时过于随意，没有严格按照相关规章制度执行，使应收账款的管理制度变成应付检查的形式主义，使应收账款的管理效率大大降低。

2.国有企业贸易业务部应收账款的管理制度不完善。国有企业的高效运行离不开良好的应收账款管理。近年来，随着国资委监管的加强，健全AOS 管理制度、履行财务监管职能、实现高质量发展等要求的提出，国有企业贸易业务部也在应收账款管理方面配套了相应的管理制度，但实际应收账款管理制度却存在诸多不足。应收账款管理制度的实行效率低，根本原因是应收账款的管理制度与新常态下的经济形势不能相互适应[1]。在经济高速发展中，国有企业的应收账款制度与实际经营发展衔接不紧密，适应性不强，贸易业务部门没有健全内部应收账款管控制度，没有抓住控制的关键点，导致应收账款的账面余额逐年攀升。应收账款的管理方法创新不足，也间接导致了应收账款管理制度不完善，增大了适应新经济发展的难度。管理方法的落后，导致欠款不能及时清理，坏账频繁发生。贸易业务部各经办人员独立进行应收账款管理，缺乏有效沟通，不具备资金协同能力，很容易造成应收账款管理上的漏洞，也造成了大量应收账款的产生。纵观当今我国的市场环境，庞大的市场和经济体量给我国企业提供了与世界经济接轨的发展平台，同时竞争也日益激烈。国有企业贸易业务部需要紧跟市场发展的步伐，积极实施应收账款的管理改革，有效管理贸易业务部的应收账款，以加强应收账款管理意识、健全应收账款制度为主，有效减低应收账款的坏账率，提高国有企业资金周转率，促进国有企业的可持续发展。

（三）国有企业贸易业务部的业务风险管理水平有待提高

近年来，随着供应链模块的崛起，国有企业的贸易业务开始踏入大宗商品的交易领域，贸易业务部的大宗商品贸易成为主要贸易业务。大宗商品的贸易特点是交易量大、交易金额大、流转速度快。伴随全球经济环境的复杂变化，大宗商品的贸易市场面临更多的风险，贸易风险因素的增多也使国有企业贸易业务部的操作管理面临更大的挑战，同时需要更专业的业务操作人员参与贸易活动。许多新接触大宗商品贸易的国有企业，由于内部风险管控制度不健全、风险评价和监督体系不成熟、融资手段和方式单一等问题，导致贸易部门在开展业务时没有抓住风险点，使得贸易风险案例骤增，造成企业资金无法收回。对大宗商品贸易的风险管理能力不足，主要会导致融资性贸易风险、信用风险和货权风险等三个方面的风险问题。这三个方面的风险特征如下：

1.融资性贸易风险的特征包括：（1）虚假交易，上游供应商和下游客户采购和销售合同以及结算的凭证均为虚假，无法律效力；（2）大宗商品贸易的资金投入大，涉及融资活动频繁，其中产生的融资成本，资金链断裂和资金紧张等融资的不确定性，加大了资金回收风险[2]；（3）对上游公司的预付款风险和下游公司的回款风险。由于融资性贸易有一定的自偿性，这对国有企业的资金安全性是个巨大挑战，融资风险很大程度上影响了企业贸易融资成本及商品的实际价值，对国有企业大宗商品的融资工作顺利开展，有着非常直接的制约效果。

2.信用风险出现的情况包括：（1）国有企业向上游供应商支付预付款，但是上游供应商到期无法提货合约要求的货物；（2）下游客户对国有企业的逾期回款和无法回款，造成国有企业的资金风险；（3）签订的合同法律效力，条款内容不清晰明确完整，合同账期没有做到合规合法，造成贸易漏洞；（4）上游供应商和下游客户存在特殊利益关系[3]。信用方面的风险主要是由于上游供应商和客户信用资质问题而造成的，从而出现违约、坏账、债务延期偿还、货物权属不明确、合作方资不抵债等一系列典型贸易风险点。若信用风险管控不到位，最终会造成国有企业资产的重大损失。

3.货权风险主要形式包括：（1）仓储保存方和物流运输方的不规范操作造成货物的损坏风险；（2）买方（第三方）利用虚假提货单进行提货或者将货物进行抵押；（3）仓储未收到货权人的放货单，就擅自让下游客户提货，若下游客户资金链断裂，出现无法支付货款的情况，会使货权人“钱货两空”，后期需要大量的人力和成本进行烦琐的法律诉讼追讨；（4）仓储方管理不规范，出现擅自处理抵押货权人货物的情形，导致货物无法货转。货权顺利转移主要由货权人、买方、仓储及物流方推进，结合历年来频发的大宗商品货权转移“离奇事件”，如某港口企业60 亿元铜精矿不翼而飞，某港口被爆出铁矿石仓单被重复质押，某纸业贸易商以及物流仓储第三方涉嫌合伙利用货物重复抵押等典型案例，可总结出造成货权风险的原因为不规范操作以及个别人为谋求私利而犯法。

大宗商品的贸易风险不是独立存在的，除了以上三个主要风险，随着经济的发展，还会出现其他贸易风险。贸易业务部作为国有企业经营的重要部门，需要重视风险管理，提高对业务风险的管理控制能力，以确保业务的可持续性和稳健性。这将有助于减轻潜在风险对国有企业经营的不利影响。

二、国有企业贸易业务部管理的改善对策

（一）强调管理改革和实际业务发展相匹配

国有企业贸易业务部管理的改革收效甚微，主要原因是国有企业传统的经济管理理念难以一时转变。在新时代发展的推动下，国有企业积极学习国外先进的管理理念，转变经济管理理念和认识，但国有企业的实际经营状况和新管理理念的结合需要相匹配才可以使国有企业的经营获得较好的经济效益。国有企业进行改革可以从以下几个方面使经济管理和实际现状相匹配：第一，邀请行业专家到企业开展实地调研，帮助贸易业务部进行经验总结，通过与专家的积极沟通，提升贸易业务部领导层及员工对经济管理改革的理解和实际理论运用。第二，领导层需要时刻关注国内外市场，根据企业的业务状况，进行业务的资源整合。应分析企业的实际业务资源需要，采取有针对性的科学理论和有效的对策来解决实际经济管理问题。第三，集思广益，通过举办交流会和讲座，以奖金奖励的方式，鼓励业务人员提出在业务开展中遇到的实际经济问题及其解决对策，使经营过程中的实际问题更加真实地呈现出来，并针对具体问题采取具体对策，明确解决问题的应用方法，同时也提高业务人员的企业认同感，使其更加深刻地认识到经济管理改革的重要性。第四，在理论知识储备充实的情况下，国有企业贸易业务部在业务开展前，也需要进行市场调研分析，了解该业务相关的国内外形势，结合国有企业现有的资源，将理论运用于现实，思考面对突发情况的风险转移方法，从而帮助企业更好地进行经营。

（二）培训业务人员的专业能力

国有企业贸易业务部相关人员的工作内容涉及合同签订、结算开票、催讨欠款、项目应收账款的维护、材料收集归档等，工作量庞大烦琐，所以对贸易业务部人员进行培训和管理是非常有必要的。可以从以下几个方面进行高效到位的业务人员培训及管理：其一，制定科学的激励及约束考核方法，将“要我做”变成“我要做”，发挥人员的积极性，通过绩效考核，把职位聘任与薪酬提高相结合，充分运用企业的激励机制，促进贸易业务部业务的积极开展。其二，明确每个人员的工作职责和任务，避免重复执行相同的业务流程，保证高效沟通和协调。其三，邀请专业律师及法务开展合规合法性讲座，加深业务人员对应收账款的重视以及提高人员对合规合法性的认识，方便后续业务的顺利开展。其四，定期开展业务专业知识培训，让人员学习贸易业务中赊销政策和风险，介绍部门的新业务类型，培养风险防范意识强、市场适应能力强且具有良好职业操守的专业贸易团队。这有利于强化贸易业务部的团队化经营意识，同时也促进了国有企业形成规范化、市场化经营。

（三）完善应收账款管理制度，强化应收账款管理意识

要强化贸易业务部的应收账款管理水平，降低坏账率，需要有完善的应收账款管理制度作为执行的导向。第一，应收账款的及时回款对国有企业的可持续发展起到重要作用。因此，国有企业的管理层应该从思想上认识到应收账款管理的重要性，不断升级优化贸易业务部门的应收账款管理。管理层要协调和督促各个部门协助贸易业务部门完成应收账款管理，引导企业人员参与应收账款的管理，提高应收账款的回款率。第二，国有企业贸易业务部门应根据部门自身的实际情况，完善业务部门的应收账款管理制度，结合业务特点和应收账款管理的关键点，明确业务的应收账款管理，确保国有企业各个部门的有效协同。例如，贸易业务部门要做好项目结算、应收账款凭证的归档、回款日等工作，财务部门要协助业务部门按时完成资金结算，法务部门要协助贸易业务部门核对合同的合法合规性。总之，要加强国有企业各个部门的沟通和协调，保证业务部门的应收账款高效运行。第三，贸易业务部门在具体业务的管理上要建立严格的坏账管理制度。对于已经形成的坏账，要及时分析原因和进行责任认定，把结果及时汇报管理层，使管理层能够全面、准确、及时地掌握应收账款现状。对于收回的核销坏账也要及时入账处理。对于大额应收账款和长期挂账应收账款要定期跟踪，加强对应收账款风险的防范。第四，要建立严格的催款制度，提高应收账款的收回率。贸易业务部门需要组建专门的催款小组，定期召开债权清收会议，对逾期项目的应收账款进行滚动排查，准确掌握逾期款项的逾期月份、金额、性质、形成原因，并落实最新的清收方案。催款方式也应该更加多元化，不拘泥于电话、微信、邮件等方式。若以上催款方式对应收账款的收回无效，要采取发催款函、律师函等具有法律手段的催款方式。对于顽固的欠款方，还可以委托第三方催收公司来负责催收工作，促使其还款。第五，要提高业务人员的应收账款管理能力，确保国有企业的应收账款管理和业务营运资金的回笼率。国有企业需要定期开展有关专业知识的培训活动，积极进行应收账款专业人才团队建设，提升国有企业的人才资产。要制定完善的培训方案，采用多元化的培训方式，从而提高业务人员对应收账款管理的认识。此外，国有企业要根据自身资金条件，制定应收账款管理的物质奖励，激发业务人员的工作主动性和积极性。同时，可以根据部门的人员架构，把应收账款的回款率作为职位晋升和额外业绩的考核指标。这样可以激发业务人员的催款潜力，提升应收账款的回款率，也有助于人员的选拔。第六，应收账款作为国有企业的资产管理的一项重要内容，如何盘活应收账款是国有企业维持良好发展的关键点。因此，国有企业应该把握自身的业务状况，结合国际市场的发展，完善应收账款管理制度，并通过人员培养、物质奖励政策等手段，强化应收账款管理的意识[4]。只有实施科学规范的应收账款管理，才可以加快国有企业的资金回笼，减少营运资金的占用率，降低坏账损失，促进国有企业可持续发展。

（四）数字化采购平台的引入

数字化采购平台是一种利用信息技术手段对采购过程进行数字化管理的平台。它可以帮助国有企业贸易业务部门实现采购过程的自动化、信息化和透明化,提高采购效率和质量,降低采购成本和风险。其主要优势体现在以下三个方面：第一，采购模块实现在线化、网络化和智能化。业务人员可以实现在线发布采购需求、在线开标评标、在线查看供应商资质、在线评价供应商贸易信用等操作。采购模块覆盖了广域寻源、竞价谈判、供应商管理、合同签订、结算审批等环节，从而实现更多渠道、更高质量和更低价格的采购流程赋能[1]。第二，优化供应商管理。数字化采购平台的供应商模块中有供应商的基本信息、业务资质、信用评估、风险动态控制等内容，可以方便业务人员更好地了解供应商[5]。供应商模块通过数据挖掘和智能化算法，为供应商管理提供决策支持数据，以便业务人员更好地制定采购计划和决策，进而优化供应商管理。第三，实现资源的高效配置。数字化采购平台通过透明化供应商管理，走线上审批采购流程，快速匹配供需，减少招投标过程中的人工重复性工作，提高业务操作过程中的准确性与规范性，减少库存滞留时间，从而实现资源的高效配置。

（五）建立信用风险系统

国有企业贸易业务部的业务主要涉及大宗商品的交易，结合大宗商品贸易的融资风险、信用风险和货权风险三方面的业务特点，建立贸易业务部门配适度高的信用风险系统，从而全方位地把握风险。可以建立客户信用档案，加强合同法律效力管控，合理利用金融避险工具，加强仓储货权转移及货物安全管理，进而提高自身的风险抵抗能力，保证国有企业的稳定运行[3]。

第一，建立信用档案，可以加强对上游供应商和下游客户的管理。信用档案里的供应商和客户的基本信息、经营水平、信用水平、盈利水平、法律诉讼情况、资本实力等企业背景，可以参考企查查、天眼查等第三方企业信用评价平台。信用档案的内容也需要建立供应商和客户的历史贸易量、货物质量等级、赊销账期、信用评价等级等信息数据，可以便捷业务人员科学地选择履约能力强和信用水平高的供应商和客户合作，从源头上防控贸易风险。

第二，加强合同风险管理的操作，需要从合同的签订、执行和归档三个方面彻底贯彻。在签订合同时，做到细化合同条款，确保条款内容清晰且合规合法，不存在争议，保证自身的权利和义务，明确违约责任、货物结算付款条件、货物的质量和规格、交货方式等。同时，加强对合同执行的全程跟踪管理，一旦出现供应商或客户不能按照合同计划执行、物料验收不合格、法人变更、资金紧张等情形，需要第一时间制定风险管控措施，例如，申请财产保全措施、固定资产抵押和限制高消费等。合同归档可采用云存储平台，将合同存储在电子数据库中，以便轻松访问、检索和备份，提高工作效率。要妥善保管和归档合同，往来函件等，以便为后续因合同产生的法律诉讼提供证据支持。加强合同风险管控对于业务流程的顺利运行和长期发展至关重要。

第三，合理利用金融避险工具规避融资性贸易的风险。国有企业应该从监管层面和管理制度层面规定不得开展此类型的“融资性贸易”，从根源上杜绝风险的发生。现阶段，合理使用衍生品和期货的方式对现货市场的价格风险进行对冲，渐渐成为大宗商品贸易规避金融风险的重要手段。科学有效的金融避险工具配合加强市场价格监控和加强采购保证金的管理，可以规避或降低由于现货市场价格波动过大而出现的货物跌价损失风险，提升公司的经营效益，优化资源配置。

第四，加强仓储管理，全程把控货物权利，保证各业务程序有机衔接，预防货权风险。贸易业务部在业务开展前，应充分考察仓储方和物流方，挑选实力强大、规模较大、资质水平高的仓储企业进行合作。贸易业务部内部建立严格的提货审核机制和物流管理制度，可定期或不定期进行账实核对，加强仓储现场巡察，同时与仓储方构建良好的信息交流机制，及时了解仓储方的情况，防止因信息不对称造成的风险。贸易业务部对仓储管理还应当严格控制货物的流转程序，规范进出库仓单、货权转移单、提货单等重要单据的使用，尽可能与仓储方签订货物存储保险条款，约定保险受益人为货权人，可有效转移货权损失风险。

三、结语

综上所述，国有企业贸易业务部通过强调管理改革与实际业务发展相匹配、培训业务人员的专业能力、建立信用风险系统、引入数字化采购平台、完善应收账款管理制度、强化应收账款意识等改善手段，可以不断优化国有资源配置，提升国有企业自身的风险抵抗能力，提高国有企业的经济效益和社会效益，保证国有企业的可持续发展，为我国实体经济发展趋势和产业升级转型提供更好的经营模式，推动国家战略布局的完成。