上市公司“三会”运作的三重境界

2023-05-16 01:51黄谦
董事会 2023年4期
关键词:三会运作董事

黄谦

依据谨慎性原则还是坚持效率优先导向,会导致同一项交易适用不同的条款最终履行不同的决策程序。因此,公司在具体规则的适用中应在合法合规的前提下善用“自由裁量权”

“三会”运作是现代企业制度的表现形式,也是公司法人治理结构有效运转的重要载体,主要包括股东(大)会、董事会和监事会。“三会”表面上开的是会议,实际上是公司各法人治理主体规范行使自身权力并达成合法决议的过程,对公司规范治理具有重要作用。

现实问题

很多董事会办公室的同志认为“三会”运作就是会议的安排、协调和记录,没有技术含量,因而不太重视,往往容易造成公司治理弱化、虚化、淡化等问题。具体表现在:

一是会议组织不规范。比如,股东大会、董事会通知发放不及时不到位、表决时授权委托文件不齐全、关联交易中关联人不回避等,这些都会导致公司决策程序有瑕疵或决策文件效力受质疑。

二是会议决策书面化普遍。许多外部董事由于工作繁忙,难有时间全面深入了解审议议案的基本情况和决策动机,会议经办人员为提高效率更是尽量简化程序,导致与会人员行权履职不充分,会议决策容易“走过场”“摆样子”。

三是监事会监督作用边缘化。监事多为公司内部职工兼任,受自身利益影响,对于大股东侵占上市公司利益或内部人控制等问题的监督作用极其有限。

基本要素

“天下难事,必作于易;天下大事,必作于细。”对董事会办公室的经办人员而言,真理往往就隐藏在不经意的组会细节当中,“三会”运作不仅是每个董办人应掌握的基本功,更是通往认识公司治理普遍规律的必经之路。要全面客观认识“三会”运作,就要从“技术、制度和规律”三个层面理解好“三会”运作的基本要素。

全面掌握会议筹备组织中的“术”。“三会”是公司中参会级别最高、审议事项最重要、利益博弈最激烈的地方,特别是审议股东、独立董事等外部人士有不同意见或有重大利益冲突的议题时,会议就必须按照一定的规程有序开展,以体现会议的严肃性和权威性。会议的组织既要充分尊重和保障好中小股东、外部董事的知情权和质疑权,又得确保会议秩序井然、会议程序合规,特别是在上市公司众多投资者雪亮的眼中挑不出理来,最终形成合法有效的决策结果。否则,一个小小的技术失误,不仅能导致会议决议无效,甚至可能对上市公司股价乃至资本市场形象造成重大负面影响。

积极维护公司规章制度中的“法”。“无规矩不以成方圆。”建立一套涵盖公司章程及各类议事规则在内的基本管理制度,是“三会”规范运作有章可循、有据可依的前提。而公司基本管理制度的核心在于明确各法人治理主体间权力义务并准确界定决策权限的边界。比如,股东的表决权、董事的决策权、经理的经营权、监事的监督权和独立董事代表中小股东发声等职权的行使条件,抑或是一项重大交易或重要事项应由哪一级权力机构决策通过?在此项决策中各权力机构应扮演何种角色,又起到如拟定、审定或决定之类的何种作用?都应在公司基本管理制度中进行明确。组会人员只要严格按照法律法规及公司制度“按部就班”履行流程,就能最大限度减少违规情形。

深刻理解法人治理结构中的“道”。这里的“道”,主要指“三会”运作背后各权力机构间决策权的分配逻辑,是隐藏在制度条文之下的事物本来的运行原理。例如,各法人治理主体的权力边界源于制度规定,而根源则是由各法人治理主体间不同性质所决定的。如股东是出资人,理应享有公司所有重大事项的决策权;但因股东法人身份或精力受限等原因,实践中需要委派信任的代表管理公司,这就是董事作为代理人的权力来源,而董事受托于经营公司又衍生出公司决策层的身份,由此董事之权既来源于股东授权,又源于公司法规定的法定职权,需要在二者之间做好平衡;经理层作为受聘于董事会的执行人,一般情况下负责做好日常经营管理事务,其对公司重大决策的参与源于公司(董事会)的授权。若清楚掌握了股东、董事和经理层间的关系,即使在没有明确规定的情形下,也能更准确地判断某项交易事项的决策主体。

三重境界

如何高效规范开好“三会”会议?其实就在于能否把握好“三会”运作中“术、法、道”三要素的辩证关系,不断由浅而深提升“三会”运作的三重境界。

第一重境界:以术御法。“凡事预则立,不预则废。”“三会”会议的组织应当从长计议、依法循规。从会前的方案设计、责任分工、流程申报、材料起草、沟通联络和通知发放,到会议中的现场布置、会务协调、引导控场、会议记录和形成决议,再到会后的决议落实、文件归集和存档整理等,每个环节都应精心琢磨,每个细节都要反复推敲,每个隐患都需仔细排查,同时对通讯设备要提前调试,对重要的环节要亲自彩排,对风险预判要制定应急预案,才能在会议中做到胸有成竹、举重若轻、处变不惊。会议的平稳进行是基础,若能在關键时刻挺身而出,运用专业能力扭转乾坤,起到“四两拨千斤”的作用,定会是履职生涯中的一抹亮色。比如,万科董秘在公司董事会会议审议万科与深圳地铁资产重组方案时,其以一句“那您是利益关联人,属于回避表决”,使得独立董事的“弃权票”悄然变成了“回避票”而不计入统计分母,最终该议案以微弱的优势获得了全体董事三分之二以上同意票而通过。正是因为董秘提前注意到了“弃权”与“回避”法律效力不同这一细节,才能最大限度规避法律纠纷、节省了管理成本,也保证了公司战略意图得以贯彻落实,为后续公司的转型发展奠定了坚实基础。

第二重境界:以法明道。规章制度是公司治理原理的规范化总结,也是会议组织的指导性依据。作为连接“应知”到“应会”的桥梁纽带,制度层面是“三会”有效运作的关键,必须在制度的制定、执行和完善方面不断对照、持续优化。

一是提升制度科学性和可操作性。公司基本管理制度既要对历史经常性行为归纳梳理,又要对未来可能性事项推理预判,从而形成符合公司经营特色和管理实际的规范性文件,为指导“三会”运作起到定分止争之效。

二是强化制度刚性。会议经办人员应尽可能熟悉制度规定,对标制度形成清单台账或备忘录,并指导各业务部门严格执行,确保会议间衔接有序,做到不缺项、不漏会。此外,外部董事、监事等主体的独立性也是制度刚性的重要影响因素,试想若与会主体在行使自身职权时因利益制约而畏手畏脚,那制度的执行刚性就无从谈起了。

三是确保制度与时俱进。制度不是一成不变的,只有根据现实情况的变化及时修订完善,才能持续在“三会”运作中发挥“定盘星”作用。比如,随着中国特色现代企业制度建设的深入推进,国有控股上市公司要坚持“两个一以贯之”,即坚持党对国有企业的领导是重大政治原则,必须一以贯之;建立现代企业制度是国有企业改革的方向,也必须一以贯之。这就要求国有控股上市公司在基本管理制度的设计中,应将党组织和党的领导融入公司治理各环节,使党委会、股东(大)会、董事会、经理层之间的职责权限做到权责法定、权责透明、协调运转、有效制衡,符合国有控股上市公司新时代治理要求。

第三重境界:以道之不变应世之万变。由于市场经济的日新月异和交易形式的千差万变,没有任何制度能囊括所有类型的交易或事项,那么对于那些公司从未涉足过的非常规类交易或事项,就应当审慎考虑交易背后的商业实质、利益大小和风险程度,并根据法理具体问题具体分析。比如,某公司拟出资5亿元收购某资产项目,但因交易对手方要求需采取收购资产所在公司股权的方式进行。根据该公司制度的规定,此项目从交易形式上看属于对外股权投资的范畴,应提交股东大会审议;但按照“实质重于形式”原则又属于资产收购类,由董事会审议即可。此时,公司是依据谨慎性原则还是坚持效率优先导向,会导致同一项交易适用不同的条款最终履行不同的决策程序。因此,公司在具体规则的适用中应在合法合规的前提下善用“自由裁量权”,在规则尚未涉及情形的适用中,要运用规律性认识加以指导,做到举一反三、合乎理法,从而确保公司各权力机关按照公司现有制度的“内在逻辑”一以贯之地行使自身权力,在维护好各法人治理主体的权威和权力边界的同时,平衡好各方利益。

规范的“三会”运作既是公司高效高质决策的中枢,也是广大投资者参与公司治理的窗口,更是董事和监事勤勉尽责的平台。董事会办公室作为公司董事会的日常办事机构、董秘作为公司治理的“守护神”,应当切实肩负起规范“三会”运作的责任,在“术、法、道”这三重境界上不断修炼,以更加规范的流程、严谨的制度和准确的判断服务好公司“三会”运作,为公司高质量发展提供有力支撑。

作者供職于北京金隅集团股份有限公司

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