基于多元数据的工会档案信息管理系统与智能应用分析

摘要：本研究基于数据四层级架构体系、标准化信息管理系统，搭建一体化的工会档案资源管理和共享利用信息化平台，以实现工作规章、管理制度、业务规范固化和多样化智慧服务应用，提高档案管理的效率以及档案服务的质量与价值。研究结果表明，基于大数据的工会档案管理系统架构体系，包括底层数据、语义描述及内容特征、数据关联、知识应用四个层级。基于数字化转型和智能化升级，可促进集团级企业工会档案管理业务流程化、管控集中化、管理网络化、资源共享化、服务智慧化，充分发挥工会档案的凭证、业务、情报、文化、知识、降本提效等价值。工会档案管理从传统的文档管理逐渐转型为数据、信息、知识的管理与应用，基于工会档案数据资源的收集、处理、存储、挖掘和利用，进而转型为智能型工会档案管理。

关键词：工会档案；档案管理系统；智能应用；智慧档案服务；知识服务；多源异构数据

中图分类号：G270.7 文献标志码：A 文章编号：1674-8883（2023）05-0153-03

一、引言

工会是维护工人合法权益的组织，工会档案真实记载着工会工作的状况，体现了传承、凭据、服务、激励、制约、指导等价值[1-2]。企业档案管理工作与企业治理结构、决策指导、运营创效、监督检查等工作息息相关[3-4]。传统的工会档案管理采用纸质模式，停留在被动服务、简单展示和存储的浅层次状态，档案收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、统计、利用等工作效率低下，且缺少数据化开发，档案的价值未能充分发挥[5-7]。由于档案管理专业人员配置不足或岗位人员变动性大，导致档案管理制度流于形式，管理出现漏洞，档案中有价值的信息并未能广泛传播、利用与共享[8]。因此，有必要利用物联网、大数据、人工智能等技术改造升级工会档案管理，实现管理流程化、流程标准化、标准数字化、数据智能化、应用智慧化，通过数字化转型实现档案管理价值再创造，深度服务职工，推动企业发展。

本研究拟分析工会档案信息管理平台的搭建、功能等，以期实现工会档案的无纸化管理、数据资源整合、高效协同与信息共享，提高档案管理水平和对外服务的能力。对工会档案信息管理平台的分析，有助于了解基于工会档案的统一信息平台，通过对档案进行数字化、语义化、关联化、可视化、智能化等技术加工，实现数据快速检索调用，使管理更加顺畅、高效，促进工会档案价值链从被动管理向主动服务延伸。

简言之，工会档案管理数字化转型是企业治理现代化的必然选择。通过一体化、信息化平台建设与管理理念、流程内嵌信息系统，创新档案管理方式，能够实现档案资源的有效整合与价值创造。

二、工会档案管理信息化系统

档案管理的要求包括：资料齐全、真实，分门别类，快速查找，数据安全等[9-10]。档案管理应遵守国家档案法、保密法等相关法律法规，制定企业档案管理制度、困难职工档案管理办法、档案信息管理系统管理办法等配套制度，实现档案资料的规范化管理[11]。

档案管理的体系架构一般分为四个层次：数据收集层、语义描述层、数据关联层、数据应用层。数据收集层是物理层，包括数据库、数字化图像、档案数字化标准、元数据标准等；语义描述为内容特征层，一般采用RDF格式完成语义描述，形成图像元数据；数据关联层是高层级的语义数据层，利用档案资源，实现内部数据的物理特征和语义特征，外部历史背景、语音、文字等数据的关联；知识应用层包括大数据分析、知识发现、知识挖掘和智能检索等，为用户提供更加智慧的服务。

基于档案管理的要求，工会档案信息化管理系统的功能设计包括：

统一的数据库。一般采用关系型数据库（Oracle、DB2、My SQL等）与非关系型数据库（Mongo DB等）结合的形式建设数字底座，进行档案电子文档的编号与分类存储，实现数据仓储。针对数据的入库格式，制定规范和标准，通过技术工具实现数據存储格式的通用化和一致性，以便后期调用[12-13]。为了消除数据提供者元数据标准或数据模型差异，可以根据映射规则，将不同的数据转换成统一的元数据标准，将知识单元聚合成知识网络。为了兼容半结构化XML格式元数据，图片、视频等非结构化数据，可将关系型数据库升级为大数据库Hadoop，以适应键值、列簇、图谱等不同场景[14]。

纸版文件转换成电子版文件。针对同一份文件，在归档保存纸质资料的同时，通过扫描等方式将纸版资料转化为电子资料，保存对应的电子版文件。随着网络利用程度不断加深，业务对电子版文件的依赖也在加深，采用图像扫描、快速录入等物联网工具提高文件的数字化转换效率，很有必要。

归档与标签。按照电子档案管理办法，对电子版文件按照标准化流程进行接收、登记、记录、分类、存储、保管，形成标准化的电子档案入库。电子档案与纸质档案具有同等法律效力。为了方便后期档案检索，需要对入库电子档案进行命名，并提供数个关联度较高的关键词，形成档案标签。

RDF格式。为了进一步挖掘工会档案的价值，可采用RDF格式，对档案的底层数据进行快速关联，形成序化、熵减、成体系的网络结构知识[15-16]。让数据深度关联的主要方式为采用RDF格式。RDF是关联数据的底层数据模型，包括主体、谓语、客体三大要素。RDF具有强大的语义描述能力，尤其擅长著作文档与图像视频之间的紧密联系，能够将图像知识描述统一化、标准化。为了实现图像语义特征描述，采用底层特征、对象层、场景层、空间层、行为层、情感层进行分层描述。基于RDF格式，方便实现RDF知识关联、链接、资源应用与服务。RDF主谓宾表现为URI，通过URI将图像、文档等异构分散数据资源统一标识，形成语义互联网络，推动数字档案资源知识网络体系的形成。

微服务。集团级的工会档案管理平台具有微服务、云共享的功能，与基层工会档案管理共用一套信息管理系统，实现上下数据贯通、共享。微服务架构能够促进组织形态扁平化、去中心化、信息共享和上下协同。

检索。系统具有采用关键词进行档案检索的功能，能通过文档标题、语义关联、主题类型、关系编目及页面遍历的方式，快速查找关联度较高的档案。通过档案管理标准化、规范化，通过各种模型将多源异构数据的语义及数据进行关联，以方便检索、知识发现。

查阅。信息系统能够兼容各种格式的电子文档，包括PDF、WORD、图片、视频、音频等格式文档，实现在线阅读、数据查询、分类浏览、下载和可视化展示等服务。

电子签章与数字水印技术。应用电子签字、签章等技术，提高查档的便捷度和满意度。应用数字水印技术，以保障知识产权。

ORC检测与识别。通过ORC识别技术，将重要的图片中的文字和数据转化为文档格式，便于信息整理与分析引用[17]。ORC检测技术对名人手稿、口述记录、日记、照片等较为实用，用于实现散落碎片化资源的收集整合与知识序化。

大数据分析、知识图谱及人工智能算法。应用决策树、神经网络等大数据分析技术，专家知识图谱等数据挖掘技术，对工会档案数据进行组织、清洗、分析、挖掘、揭示和价值提炼，产生智能检索推荐、知识聚合和语义化重组，以辅助改进工会服务和政策制定。通过智能化技术，确定用户行为和信息需求，可将隐性知识显性化，从而为用户提供个性的服务。

备份。对于同一份电子版文件，不仅要在本地服务器存储，还要上传至备份服务器，实现双保险，规避数据丢失的风险。

网络安全配置。在档案管理系统中增加指纹识别、身份核对、防火墙、杀毒软件、流量监测、攻击阻断、攻击溯源等配置，防止因信息网络风险导致电子档案外泄或被盗。

检索数据的统计。基于UGC（用户生产内容）和PGC（专业生产内容）的理念，在检索、调用工会档案数据过程中，分析调用档案的类型、點击量、下载量、检索所用关键词频次等，产生推荐排名，增加信息管理系统与用户的互动。通过档案百科词条、检索大数据排名、用户画像等，突出实时动态、热点话题，并针对性地进行内容推送，提高档案资源的利用效率。

三、信息系统的应用管理

人工智能时代的工会档案管理，应主动适应网络数据资源大量生产的主流趋势，纯文字版本的资料占比逐渐下降，多源异构的图像、音频、视频数据大量产生。档案管理系统应主动融合多种新型数据，主动适应来源多样、分布广泛、数据巨大、结构迥异的基础数据、业务数据、行业数据等[18]。

由于档案信息数据量日益增大和智能化发展，档案管理人员的工作重心逐渐从日常事务性工作向文件管理、数据管理和知识服务延伸，逐渐形成档案资源共享、业务智能的数字档案生态系统。以用户需求为导向，工会档案信息系统可提供个性化推荐、知识分析、沉浸式体验等多元化、差异化的服务。

工会档案信息管理系统与实际业务场景深度融合的应用包括：

困难职工的档案。做到一户一档，将个人情况、家庭情况、奖惩情况、参加活动信息、慰问补贴情况、职工诉求调研情况等纳入个人档案。通过设置帮扶频次、金额等统计信息，积极推动工会下沉工作重心，深入职工生活，了解职工需求，摸清贫困职工实情，将集团内部困难职工档案管理与关怀帮扶工作一体化融合。

困难职工管理服务客户端。发挥信息管理平台的数据库优势，开辟脱贫脱困数据库和贫困职工服务客户端，适时公开帮扶的频次和金额数量等，引导企业内部资源主动帮扶困难职工。同时通过困难职工管理服务客户端，保护困难职工的隐私，以个性、多元、便捷、精准的方式，为贫困职工提供智能化、场景化的帮扶服务。

重要扶贫活动。做到一户一档，动态管理，将工会档案管理与工会慰问、宣传等工作融合。工会档案管理可利用多种新媒体平台开展档案宣传、扶贫活动及创意文化传播，弘扬正能量。

劳动模范及以劳动模范名字命名的职工创新工作室。做到一户一档，总结和宣传先进模范人物的基本情况、先进事迹，以带动和启发广大职工向榜样学习，争创先进，提高榜样精神的感召力；详细记录职工创新工作室的工作开展情况，包括对外接待、外出参会演讲、经费申请情况、QC活动、五小创新、成果奖励、知识产权、重要荣誉等；关心劳模健康，每年定期提示劳模参与制度规定的休假疗养。

重要文体活动及节日活动。做到一户一档，总结广大职工的参与情况。通过配备文化体育设施、定期组织活动等，加强员工对企业的认同感。

职工健康服务活动。做到一户一档，通过提供医疗设备、免费专项体检、心理咨询等医疗健康服务，提高职工身心健康水平。

维权管理。运用工会档案维护权利时，由归档部门负责收集维权受理、维权调查取证及维权调解仲裁等相关信息。

非涉密档案公开共享。积极推动非涉密档案开放和二次开发利用，提高工会档案的公开程度，为企业经营决策提供数据支撑。

档案统计与展览。定期对档案数据进行梳理汇总，包括活动次数、慰问困难职工次数、扶贫金额、文体活动开展次数及参与人数等。

四、结语

本研究分析了工会档案信息管理系统的搭建、功能设计与智慧应用等，期望通过利用物联网、大数据、人工智能等技术，改造升级工会档案管理，实现工会档案管理的高效运转、合规运行，提高工会档案服务的范围、效率和质量。研究结果表明：

第一，工会档案信息管理系统的功能设计包括：统一的数据库，电子版文件，规范归档与标签化，RDF格式，微服务，快速检索，无障碍查阅，电子签章，ORC检测与识别，备份，大数据分析、知识图谱及人工智能算法，网络安全配置，检索数据的统计。

第二，工会档案信息管理系统的业务应用包括：困难职工的档案、困难职工管理服务客户端、重要扶贫活动、劳模及劳模创新工作室、重要文体及节日活动、职工健康服务活动、非涉密档案公开共享、档案统计与展览。

第三，工会档案管理模式从模拟态逐渐升级到数字态、数据态。基于信息治理、物联网工具、ORC识别、数据关联、语义组织等技术，对工会档案数据进行深度挖掘，可提高档案资源数据化开发利用的价值和服务能力。

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作者简介 周洁，档案馆员，研究方向：党的建设与工会档案管理。