大数据时代下不动产登记档案管理信息化建设

曹爱芳

目前，大数据技术已经成为一个独立的技术体系，在社会各领域得到普遍推广和应用。尤其对不动产登记档案管理工作来说，恰恰是大数据技术的介入，档案管理绩效才逐步凸显出来——数据信息的收集整理工作更加便捷、档案资源的检索查询流程更加简化、档案资料的调取利用效率更加高效、用户的个人信息更加安全。

过去，不动产登记档案管理工作主要采取手工操作模式，这种传统的工作方法不仅耗费了大量的人力资源成本，工作效率也大打折扣。而随着信息技术的迅猛发展，不动产登记档案管理的信息体系也日趋完善，尤其在大数据技术出现以后，资料归集、建档、加密、保管、检索、调阅等档案工作的基本流程得到进一步优化和改进，人力资源投入成本越来越小、工作效率与用户满意率越来越高、档案资源的利用价值也得到充分体现。因此，大数据技术在推进不动产登记档案管理信息化建设进程方面扮演着重要角色。

一、必要性

信息技术给社会各领域提供了强大的技术支持和保障，以不动产登记档案管理工作为例，在建立科学化、标准化、规范化的信息系统之后，档案管理工作取得了累累硕果。首先，纸质档案逐步被电子档案所取代，这就给不动产登记部门节省了大量的档案管理成本，各类档案资源完全可以转化为易存储、易检索、易管理的电子档案。其次，档案管理信息化拓宽了信息来源渠道，档案管理部门与其它职能部门以及广大用户之间的沟通交流频次越来越多，这就使人为失误出现的概率大幅下降。最后，由于不动产登记信息属于涉密信息，而档案管理信息系统通过一些成熟的加密技术，给档案资料设置了一道緊固的防护屏障，档案资源丢失被盗的风险大幅降低。由此可以看出，不动产登记档案实施信息化管理既适应时代发展需要，同时，也是不动产登记档案管理的一条必经之路。

二、优势

不动产登记档案管理信息化的优势主要体现在以下三个方面：第一，档案检索查阅更加便捷。过去，在检索和查阅档案信息时，往往需要多个人工审批程序，这不仅影响了工作进程，人为失误的情况也经常发生。而实施信息化管理以后，这一状况得到切实改善，工作人员只需要登录档案管理数据库，并可以在最短的时间内调取所需的档案资料。与过去相比，工作效率得到大幅提升。第二，增进部门间的沟通交流。在实施信息化管理之前，各职能部门在向档案管理部门报送档案资料时，往往通过人工传递的方法，这种耗时耗力的方法使档案管理成本大幅增加。而信息技术出现以后，各职能部门只需要将报送的档案资料转化为电子资料，然后借助于互联网或者内部局域网直接传送给档案管理部门，这就大大简化了繁琐的工作流程，并且增加了部门间的沟通频率。第三，优化了用户体验。过去，用户在查询个人的不动产信息时，往往需要多次前往不动产登记部门，才能获取自己的不动产信息，这不仅浪费了用户的宝贵时间，而且也影响了其它工作的正常展开。而档案信息系统建立以后，用户只需要通过计算机、手机等信息载体，在任何时间、任何地点都可以轻松的进行信息查询，这样既给广大用户提供了便利条件，也使用户收获了最佳的服务体验。

三、存在的主要问题

（一）信息化意识淡薄

地方基层的不动产登记档案管理的基础条件相对较差，设备陈旧，设施简陋，保管空间有限，这就给档案信息化建设工作的正常开展增加了难度。其中，最为关键的一个问题是部分工作人员信息化意识淡薄，并未意识到档案信息化管理的重要性。以至于在实际工作当中，一些工作人员依然沿用过去的老方法，而对一些新事物、新设备、新技术、新方法却怀有一种抵触心理，使得工作效率大打折扣，工作失误频发。因其设备设施保管的场地与环境大多差强人意。因此，使保存的档案资料难以令人满意。

（二）存在“信息孤岛”

由于国内一些城市档案馆的建设时间比较早，以至于在发展进程当中，主要依靠于内部的技术力量来开发和研制档案信息系统，这就使各个系统之间的业务往来通道严重受阻，系统完全处于一种孤立无援的状态。这一局面的形成使得档案信息资源无法共享，档案资料的检索与查阅行为也受到限制。比如在入库统计阶段，检索、借阅等工作，需要跳转多个系统才能够进行业务操作，并且，在线搜索渠道比较单一，电子档案的实用性、真实性、完整性均受到一定程度的影响，不能够满足跨系统与跨部门之间档案信息资源的利用与管理需要。

四、优化措施

（一）健全不动产登记档案管理数据库

目前，大数据技术已经日渐成熟，这就为不动产登记档案管理信息化建设工作创造了良机，因此，不动产登记部门应当对档案管理工作进一步予以优化，以建立一套科学、实用、标准、规范的不动产登记档案管理数据库，进而为档案管理效率的提升注入源源不断的驱动力。首先，档案管理人员应将大数据技术与云备份技术有机融合到一起，并针对用户的不动产信息及时进行备份处理，以避免信息发生丢失或者被盗的情况。其次，针对一些历史遗留的纸质档案资料，应当进行数字化处理，工作人员可以利用数码设备将这些纸质资料转化成为电子文档，这样既利于保存，同时，也利于后期的规范管理。

（二）创新服务模式

在不动产信息登记档案管理工作中，工作人员一方面需要充分发挥“互联网+”的技术优势，在国家法律法规及相关政策的框架下，为广大用户提供人性化服务，以此来增强用户对不动产登记工作的满意度。首先，档案管理人员可以基于“互联网+”的技术手段来构建一个新型的服务体系，这一体系的主要面向广大用户开展各项服务工作。比如工作人员在检查与核实用户的申请信息时，应当一并签发不动产登记查询证明，并利用物流技术手段向申请人寄送相关的证明材料。另外，当地政府可以鼓励和支持相关单位，建立自助查询服务机制，并不断汇集技术力量来推进档案信息化系统的建设进程。比如当地的相关行政服务单位可以在便民服务中心增设自助查询机的基础设施，让百姓群众经过终端机独立进行自主查询，这样可以减轻档案管理人员的工作负担，大幅提升工作效率，同时，也能够提升产权登记查询的服务水平与用户的满意率。

（三）完善不动产登记档案大数据信息管理机制

管理制度虽然是一个老生常谈的话题，但是，在不动产登记档案信息化建设进程中却发挥着至关重要的作用。因此，不动产登记部门应当高度重视各项管理制度的编制工作，并进一步加大管理制度的执行力度。如果在实际工作当中出现失责、违规的情况，应当对直接责任人进行严肃处理。与此同时，档案管理部门需要进一步完善工作监督机制，只有建立一套行之有效的监督管理机制，才能更好的约束工作人员一些不良的个人行为。比如档案管理部门可以定期抽调一些精干力量，专门对档案管理工作的全过程进行监督和检查，如果在检查过程中发现问题，应当及时督促相关的工作人员进行现场纠正，并对纠正措施的实施效果进行跟踪验证。此外，档案管理部门还需要建立一套科学的外部监督管理机制，并依靠广大群众的力量对档案管理工作进行监督，也可以通过互联网平台或者微信等社交软件，提出一些合理化的意见与建议，使档案管理工作能够得到持续改进。

五、结语

大数据时代下，不动产登记档案管理信息化建设已成为社会发展的必然趋势。因此，不动产登记档案管理人员在实际工作当中，应当始终秉持一种“与时俱进”的态度，并树立高度的主人翁责任意识与大局意识。在夯实档案基础管理工作根基的同时，能够积极运用新方法、新模式、新观念去应对时代的变革，并充分发挥大数据技术的应用优势，为广大用户提供更加便捷高效的服务，以加快推进不动产登记档案管理信息化、规范化、标准化建设进程。

作者单位：山东省威海市文登区自然资源局