科研档案保管期限判定标准浅思

谷玉华

一、引言

科研档案是指在进行科研活动时形成的具有保存价值的文字资料、数据、图像、音视频、标本、实物等真实载体记录，凝结了科研人员的经验思路，记录了科学研究发展的历史，是进行科技创新的重要基础性战略资源，是高质量科技供给的重要支撑。科研档案工作，是做好科研管理的重要环节。随着我国近几年建设科技强国步伐的加快，科研项目档案总量不断增多，优化馆藏，准确鉴定科研档案的价值、合理判定其保管期限，是科研档案管理的源头，也是贯彻始终的一项非常重要的工作。

根据《科学技术研究档案管理规定》中所列科研项目档案的归档范围，可以看出科研项目档案文件组成复杂，内容多样、形式不一，文件材料产生于项目立项论证、组织实施、过程监督、结题验收、绩效评价、成果应用等各阶段，既有项目管理性文件，也有凝结新方法、新思路的成果报告。同一项目所产生的所有文件材料是否都具有相同的价值，是否统一保管期限进行保管等问题随着卷件融合管理的逐渐渗入，科研档案保管期限的鉴定争议愈大。

然而，现行行政法规及政策标准中对科研档案保管期限的规定不甚明确。《科学技术档案工作条例》中要求科研档案的鉴定方法是“直接鉴定档案的内容”。《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T 2-92）中提出“科研课题整体价值的鉴定是以整套科研课题文件为单元，按照课题来源、学术意义、技术水平、获奖及效益情况分为重大、重要和一般科研课题。重大科研课题为永久；重要科研课题为永久或长期；一般科研课题为长期或短期。”《科学技术研究档案管理规定》则是根据科研项目的性质、规模、创新性等确定保管期限。以上规定均太过宽泛，难以指导实际工作。

二、科研项目档案的价值鉴定

档案价值鉴定究其本质是一项预见性极强的工作，以过去的经验、依据档案的现实内容和形式，对其未来价值作出评估和预测。如果没有科学统一的鉴定标准，这一工作将极大依赖于鉴定人的档案及专业素养，难以保障鉴定的合理性，造成不可挽回的重要记录凭证与科研资源损失。

档案的价值，针对不同的参照物（不同的时间、地点、人物）有着不同的结果。正如商品价值与价格的关系，价值决定价格，价格是价值的表现。在其他条件不变的情况下，价值越高价格越高，然而受供求、政策、消费者偏好、时间、地域等各方面条件影响，有时候价值与价格并不完全表现为正相关关系。档案也有其自身的确定价值，档案人员鉴定价值、判断保管期限的过程就是再为其标价。不同时期，随着档案记录内容创新性的下降，档案贬值，亦有可能其历史文化价值的引申，使得档案增值。因此，档案价值鉴定的首要任务就是研判档案现有的确定性要素，如来源活动的重要性、档案本身的真实性和完整性等，结合档案长远的历史作用，综合研判对档案进行“定价”。但是，人的认识是具有局限性的，而档案的价值在不同的时空条件下，对不同的社会主体又具有不同的“价格”表现。所以，档案人员站在现存维度，想要准确客观的对档案价值进行鉴定的可能性几乎为零，一定会产生由于个人主观和认知局限产生的“价值误差”。

综合科研项目档案组成及衡量价值尺度的复杂度，逐件鉴定档案价值的难度极大。

三、宏观鉴定法鉴定科研项目档案

1989年，加拿大档案学者特里·库克首次提出宏观鉴定法。宏观鉴定法是一种着眼现实，以档案当下的形成来源背景及目前可知的而非未来预测的档案研究利用需求為依据，从整体上鉴定档案价值的方法。

进行宏观鉴定时，需系统考虑文件来源背景、时效及辐射范围。文件来源背景主要体现为文件产生的年代和社会背景、档案制发/形成者所属组织的职能作用和社会地位、文件制发的目的和性质、文件所反映活动的社会影响和效益价值等。鉴定角度强调整体和宏观，跳脱了文件自身所记载内容“信息孤岛”的限制，抓大放小，注重文件的有机联系，拓展了档案价值鉴定的思路。宏观鉴定法不仅标准框架更加简单，可操作性也更高，便于档案人员客观合理分析档案价值，从而全面鉴定。

科研项目具有一次性项目活动性质，其过程相互依存，文件材料互相支撑。根据科研档案管理办法中关于保管期限鉴定相关要求，鉴定科研档案保存价值的角度依据主要是科研项目自身的性质、规模、创新性以及产生的效益等，单个文件材料仅为以上内容的记录载体和体现形式。因此，科研档案的保管期限判定更适用于宏观鉴定法，根据项目情况整体鉴定档案的保管期限，同一项目的所有文件统一保管期限。《国家科技重大专项（民口）档案管理规定》中将专项档案保管期限划分为永久，没有对不同文件材料分别划分永久和定期，就是综合考虑项目整体性及重要性、运用宏观鉴定法的结果。

四、科研项目档案的分级分类

在实际工作中，为方便科研项目管理，一般将科研项目按经费来源和渠道分为以下几类：第一类为财政类项目，下分为中央财政科技计划和地方财政科技计划，一般由主管部门编制项目指南，鼓励符合条件的科研人员申报项目，其研究目的和研究内容在申报前是不确定的，这类项目一般项目规模大，创新性强。第二类为委托类项目，下分为纵向委托和横向委托，一般项目委托方对委托内容（包括技术开发、技术服务、技术咨询、技术转让等）、过程管理及验收方式有明确要求，这类项目主要来源广泛，项目规模及创新性较一类次之。第三类为自选类项目，这类项目由科研单位自行制定相关管理办法，支持科研工作者进行项目预研活动或自由科研探索，一般规模较小、创新性较强。

在科研档案管理中，为方便档案保管期限判定，档案人员一般以不同的价值影响因素为维度对科研项目进行分级分类。一直以来，人们都试图建立不同的模型指标，企图以更加客观的角度度量科技档案的价值，降低“价值误差”。张瑜提出了技术、时间、典型、作者四要素，潘颖等认为评价科技档案价值应从项目评价、科技水平、投入产出、综合状况等方向出发，于鲲认为科技档案价值是由其所记录信息的技术水平、经济情况、代表性、作者来源以及档案载体寿命等多种因素决定的，周彩英等将科技档案价值分解为现实利用价值和历史研究价值两个一级指标和科学研究、经济活动、科技决策、科技人员考核、科技成果甄别、文物收藏和编史七个二级指标。

综合来看，以上评判指标多为定性描述，在实际保管期限判定过程中，受鉴定人员主观影响较大，标准难以统一，且越复杂的指标体系实操性越差。在实际工作中，各单位均会结合项目管理及预算编制要求，制定项目编码规则，编码体现了项目的分类方法与性质特征，结合科研项目档案保管期限判定标准“科研项目的性质、规模、创新性等”，在原项目管理编码基础上以可明确量化的档案价值鉴定指标对科研项目进行分级分类，对不同级别类型的项目划分不同的保管期限，对于实际科研档案管理工作更具指导意义。

不同来源、规模、创新性和效益的科研项目在保管期限上应体现梯度差别。一是按项目来源的重要程度依次为：国家级>省部级>地方及以下；二是按科研项目规模，经费更多的项目其规模一般大于经费更少的，保管期限也应该从長；三是按科研项目的创新性，获得奖励层级更高、获取专利更多的科研项目档案应从长保管；四是按科研项目产生的效益，一方面为社会效益，多为软科学研究为解决某个社会问题或为某项政策规划、体制改革等作出重大支撑决策，另一方面是经济效益，可看转化及应用情况等加以界定。

以交通运输部公路科学研究院（以下简称“公路院”）为例，公路院成立于1956年，是交通运输部的正局级事业单位，类别为公益二类，主要从事公路交通运输领域的科学研究、技术研发、标准规范制修订和科技服务、技术支撑等工作。公路院承担的各类项目编码由14位数字和字母组成，以2+2+4+2+4的形式排列，项目预算类型（2位）+年份（2位）+项目类型（4位）+款源（2位）+流水号（4位）。其中项目类型按两级进行分类，一级分类为科研项目（纵向）、标准规范项目、科技服务项目等。

以上分类仅为结合项目自身类别来源信息和判定标准的基本分级分类。在实际应用过程中，应结合具体的项目经费大小、获奖情况等对项目进行相应的提级或降级，例如，一类地方项目经费超过100万元，应算大规模项目，其相应保管期限应延长至30年，一类省部级项目获得国家科技进步奖，其相应保管期限应延长至永久。

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作者单位：交通运输部公路科学研究院