浅谈档案公共服务能力的提升

韩曼

要想提升档案公共服务能力，首先，应从概念内容和能力提升的必要性两个方面对档案公共服务能力进行概述；其次，从政府、档案馆、社会三个层面分析制约档案公共服务能力提升的因素；最后，从意识、体制、公关、资源、服务、人才六个方面提出提升档案公共服务能力的策略。

近年来，我国档案部门加大了档案公共服务的力度。2009年全国档案馆工作会议首次正式提出建设公共档案馆的目标，此后每一年国家档案局的工作报告都把档案公共服务作为重要工作来部署[1]。档案公共服务在越来越多的地方实行，被越来越多的人关注。但是，档案公共服务能力的提升还面临不少制约因素，在诸多方面仍需努力改进。

档案馆公共服务能力概述

档案馆公共服务能力是指档案馆为社会公众提供信息资源、知识服务等方面的能力。随着社会信息化程度的提高和公众对知识、文化需求的增加，档案馆公共服务能力的重要性日益突显。提高档案馆公共服务能力，可以为公众提供更加全面、深入的信息资源和知识服务，促进文化遗产的保护和传承。档案馆公共服务是档案馆向社会开放，服务于社会的重要表现形式，是档案馆承担社会责任的具体体现，也是档案馆保护和传承文化遗产的重要手段之一[2]。

档案馆提高自身公共服务能力的必要性主要体现在以下几个方面：一是符合时代发展趋势和公众需求，二是推动档案馆事业健康发展，三是提高档案馆的社会影响力和公信力[3]。随着信息化时代的到来和公众对知识、文化需求的增加，档案馆公共服务能力的重要性日益突显。档案馆公共服务能力的提高可以为公众提供更加全面、深入的信息资源和知识服务，满足公众对知识和文化的需求，促进文化遗产的保护和传承，同时也可以提高档案馆的社会影响力和公信力，推动档案馆事业健康发展。因此，提高档案馆公共服务能力已经成为当前档案馆工作的重要任务之一[4]。

档案馆公共服务应具备基本的收集、保管、利用、数字化、宣传、交流等功能，还应承担保存人类文化的职责。只有提升档案馆的公共服务能力，才能实现“两个转变”，建立“两个体系”。改善工作中重机关、团体利用，轻个人利用的现象，要求档案馆不断拓展公共服务功能，突显其文化性、开放性、服务性、特色性和休闲性特征，建立覆盖人民群众的档案资源体系[5]。

档案馆提高自身公共服务能力的必然性

档案馆的公共服务能力会直接影响档案馆作用的发挥，其可以带来以下几个方面的好处。

第一，更好地满足公众需求。档案馆是为公众服务的机构，公共服务能力的提高可以更好地满足公众需求。例如，为公众提供更加全面、深入的档案信息查询服务，为用户带来更多样化的参观体验等。

第二，提升档案馆的社会影响力。随着社会的发展，公众对档案馆的要求也在不断增长。提高公共服务能力，可以让档案馆更好地满足社会需求，从而提升档案馆的社会影响力。

第三，加强档案的保护和利用。档案馆所收藏的档案具有历史、文化、科技等多重价值，提高公共服务能力可以让公众更好地认识和理解档案，从而提高档案的利用率。

第四，改善档案馆的管理、运营模式。档案馆公共服务能力的提高需要借助现代化技术，创新管理方法，这也将提升档案馆的管理和运营水平。

总之，提高档案馆自身的公共服务能力是必要的，这不仅可以提升档案馆的社会影响力，还可以加强档案的保护和利用，同时也能够提升档案馆自身的管理和运营水平[6]。

提升档案馆公共服务能力的途径

重视档案馆馆藏资源建设

档案馆的公共服务能力与其馆藏资源的丰富程度密切相关。因此，档案馆应当加强对档案馆馆藏资源的建设和管理，不断提升馆藏资源的数量和质量。此外，档案馆还应该积极利用数字化技术和网络技术，将馆藏资源数字化，使之可以更加便捷地为民众服务。档案馆还应该加强对档案馆馆藏资源的收集、整理和利用，提高档案馆馆藏资源的质量和可用性，满足公众对信息资源和知识服务的需求[7]。档案馆的规划设计要超前，功能分区要科学，设施配置要完善，要采取系统设备“一步到位”的配置方法，确保发挥档案馆启用后的各项功能。从档案资源的交流与共享来说，档案资源条块分割，各守一方。目前，许多综合档案馆和专业档案馆之间并未建立起有效的档案信息资源共享机制，这导致档案馆之间的档案资源难以共享。同时，各档案馆对目录信息的管理方式不同，没有形成一个标准化的目录信息管理系统，使得不同档案馆之间的目录信息无法实现互通。因此，各档案馆需要加强合作，共同建立档案信息资源的标准化管理和共享机制，以便各档案馆实现档案资源的共享和利用。

提高档案服务意识，强化档案服务理念

档案馆工作人员应该树立服务意识，积极主动地向公众提供信息咨询和知识服务，秉持开放共享的服务理念，推动档案馆工作从“过去式”向“现在式”和“未来式”转变。档案馆公共服务能力的提高不仅在于档案馆工作人员技术的提升，更在于其服务意识和服务理念的提升。因此，档案馆应该通过开展培训、讲座等形式，提高档案工作人员的服务意识和服务理念，使之具备更加专业化、细致化的服务能力。

扁平化组织结构

档案馆的组织结构应当更加扁平化，要强化各个职能部门之间的沟通和协作，形成高效的工作机制。此外，档案馆应当建立健全绩效评价制度，确保工作人员的绩效与其工作能力相匹配。档案馆应该实现组织结构扁平化，缩短决策时间和执行周期，提高档案工作人员的工作效率和应变能力，从而为公众提供更加及時和优质的服务。扁平化组织结构具体包括以下几个方面。

1.部门化组织结构

档案公共服务部门作为一个独立的部门，隶属于上级机构，可以形成相对独立的工作体系，实现更加高效的运作。

2.职能化组织结构

根据档案公共服务的职能和任务，设置相应的职能部门或职能小组，创建职能分工明确、协同配合的工作模式。

3.项目化组织结构

以项目为中心，组织相应的团队进行档案公共服务，项目完成后解散团队，以提高工作效率和灵活性。

4.矩阵式组织结构

在职能化或部门化基础上，加强横向协调，形成一种交叉式的组织结构，以实现资源共享、信息交流等目的。

5.自组织式组织结构

推崇自主管理和自组织理念，鼓励员工自发组建小团队，自主开展档案公共服务工作，构建更加灵活、高效的服务模式。

建立高校图书馆组织联盟

档案馆可以与高校图书馆等相关机构建立组织联盟，共同开展档案信息资源的共享和交流，提高服务效率和质量，扩大服务范围。此外，通过联盟合作，档案馆还可以开展更加多样化的公共服务活动，提高公共服务的覆盖范围和影响力。

转变职能，使档案馆成为公共服务的示范窗口

档案馆应该转变职能，将自身定位为公共服务的示范窗口，加强对公众需求的了解和反馈，不断创新服务内容和方式，提高服务满意度，并且要加强对公众的宣传和教育，积极组织公共服务活动，向公众展示档案馆的馆藏资源和公共服务能力，提升公众对档案馆的认知和信任度。

丰富档案馆的信息资源

1.扩大档案馆的收集范围

档案馆可以积极收集与本地区有关的历史文化、社会经济等方面的信息资源，如历史文物、古籍、报刊、地方志等；还可以收集现代文献、数字档案等新兴的信息资源。

2.建立档案资源共享平台

档案馆可以建立档案资源共享平台，将所收集的信息资源进行分类整理，形成多样化、立体化的信息资源库。同时，通过互联网和社交媒体等渠道向社会公众提供便捷的信息查询、下载和利用服务。

3.普及档案资源的利用方法

档案馆可以通过组织各类活动，向社会公众普及档案资源的利用方法和技巧，引导社会公众更加深入地了解和利用档案资源。

4.加强数字化建设

随着信息技术的发展，数字化建设已经成为档案馆发展的必然趋势。档案馆可以加强数字化建设，将纸质档案数字化，并开发相应的数字化服务平台，以便更好地向社会公众提供数字化服务。

5.建立档案资源开放机制

档案馆可以建立档案资源开放机制，根据相关法律法规和政策，将部分信息资源免费向社会公众开放，促进档案资源的共享与利用，同时也可以吸引更多社会力量参与到档案资源的保护和利用中来。为满足公共服务的高要求，提升档案信息的公共性和全面性，可以借助计算机网络技术，实现档案信息资源的整合和综合利用，通过数据化进行信息传递，根据组织架构开放相应的管理权限。还可以定期开展座谈会、专题讲座，设置报纸专栏，观看档案专题片，在网上公布档案目录，引导市民参观档案馆，以及开展档案进社区、进农村、进校园等形式多样的档案文化惠民活动。积极创新档案文化传播方式，用各种媒体打造多重平台，尤其注重新媒体的传播作用。通过大数据技术对档案馆可开放和可管理的资源进行整合，一方面可以方便用户查找所需要的资料，另一方面可以为档案馆管理提供便利。

拓宽档案服务的渠道

不断拓宽档案服务渠道的目的是更好地满足用户的需求，提高档案服务的质量和效率，同时也可以降低档案服务的成本。数字化转型、移动化服务、云服务、智能化服务等手段，可以让用户更加便捷地查询档案资料，加强用户与档案服务机构之间的互动和交流，提高档案服务的透明度和可信度，进一步推动档案事业发展。此外，通过创新手段不断拓宽档案服务的渠道，有利于保护和传承历史文化遗产，促进社会和谐稳定发展。

1.利用移动应用程序

建立档案馆移动应用程序，促进档案资源数字化，为公众提供便捷的查询、浏览和下载服务。档案馆通过移动应用程序可以将服务推向更广泛的社会群体，并满足不同人群对档案资源的需求。

2.利用各大社交媒体平台

利用微信、微博、抖音等社交媒体平台，向社会公众推广档案资源的利用价值，也可以通过社交媒体平台与社会公众进行互动，提升社会公众对档案馆的信任感和认可度。

3.利用虚拟现实技术

档案资源管理是一个适用虚拟现实技术的领域。虚拟现实技术可以将档案馆中的珍贵历史文献、照片、录音等资源数字化并以三维形式进行展示，让人们可以更加直观地了解相关历史事件和文化背景。同时，虚拟现实技术还可以为研究人员提供更加便捷和高效的档案资源查阅服务，进一步促进文化和历史研究的发展。

4.利用大数据技术

利用大数据技术分析社会公众对档案资源的需求和利用情况，以便更好地满足社会公众的需求，并及时调整档案服务的方向和内容。

5.建立合作共享机制

建立档案资源合作共享机制，与其他机构、企业等建立合作关系，加强档案资源的保护和利用。

人才建设

从育人角度来说，要增强对档案人才的教育和培养，学校档案专业课程的设置应以实际工作为导向，从源头考虑。在教学过程中，应该注重提升学生的实践能力。在工作过程中，要通过各种形式的培训教育、自修自学等持续开展档案教育工作，并加强对学生人文素质和综合素质的培养。

从用人角度来说，要优化员工队伍结构，对人才进行合理配置和使用，优化人才队伍结构，根据各部门的工作任务和各岗位的具体要求，对新招人员设定年龄、学历、技术能力等方面的基本要求，使之有利于员工成长和档案馆的健康运行。

档案馆逐步从封闭、半封闭状态走向开放的状态是一个循序渐进的过程，是时代发展的必然趋势。在新的历史阶段，档案工作必须不断创新，其中最重要的任务之一是提高档案工作的公共性和社会性，在意识、体制、公关、资源、服务、人才等各方面多措并举，增强公共服务能力，提升公共服务水平，努力实现档案馆的社会功能，充分发挥档案馆的公共价值，促进档案馆的健康可持续发展。

参考文献

[1]王天泉.档案服务应成为社会的基本公共服务[J].中国档案，2012（09）：1.

[2]刘媛媛.档案工作创新需注意拓展公共服务功能[J].山西档案，2007（S2）：17-18.

[3]杨朝伟，蒋敏华.对拓展档案公共服务的思考[J].中国档案，2009（11）：54-56.

[4]馬丽.档案馆公共服务的几点思考[J].兰台世界，2011（27）：27-28.

[5]逄通.档案信息资源公共服务能力探析[J].兰台世界，2011（18）：67-68.

[6]梁伟，赵欣.新形势下档案馆的公共服务[J].中国档案，2006（02）：50-51.

[7]李映天，吴薇.美国国家档案馆：用社交媒体打造档案文化传播的新平台[J].兰台世界，2013（13）：107.