医院档案管理体系构建问题分析

摘 要：档案管理是医院管理的重要内容，对医院的业务发展和科研事业均有明显影响，新形势下必须创新管理方式、健全管理体系。文章针对档案管理工作进行探究，从知识管理和医院档案管理的关系、医院档案管理体系的构建意义、医院档案管理工作现存问题、知识管理导向下的医院档案管理体系构建方法、相关保障措施5个方面进行分析，以期为实际管理活动提供参考，提高医院档案管理水平。

关键词：医院档案管理；知识管理；现存问题；体系构建；保障措施

知识化和信息化时代，医院要想获得长远发展，就必须增强综合竞争力，其中人才是核心竞争力，知识是核心竞争资源。基于此，档案作为医院的知识资源载体，对医院发展具有重要作用。在知识管理导向下，建立健全医院档案管理体系，一方面，能提高医院的运作效率，不断提升医疗服务水平；另一方面，有助于建立和谐的医患关系，改善医院的社会形象。以下，笔者结合实践，探讨了知识管理导向下医院档案管理体系的构建方法和保障措施。

一、知识管理和医院档案管理的关系

1.知识管理是医院档案管理的新阶段

从医院档案管理的发展历程来看，主要经历了三个阶段：第一阶段对档案实体进行管理，管理重点是实体资源的收集、整理和保存，以方便档案信息利用；第二阶段对档案信息进行管理，通过开发档案信息，提高档案的利用价值，实现档案信息的传播和共享；第三阶段对档案知识进行管理，将知识管理理论和方法引入其中，转变传统的管理模式。可见，知识管理是医院档案管理的新阶段，目前，一些发达国家在医院档案管理上已经进入第三阶段，而我国尚处于第二阶段。档案知识管理把工作重点放在档案信息知识的识别、挖掘和重组上，将档案管理上升到知识创新、知识共享的高度。

2.知识管理促进医院档案管理创新

一是理念创新。传统档案管理中，注重显性知识的保管和利用，忽视了隐性知识的挖掘和利用。而知识管理兼顾显性知识和隐性知识，将知识管理应用在档案管理上，能对档案信息价值进行深入挖掘，从档案保管逐渐转变为知识共享，将档案中的隐性知识转化为显性知识，为医院管理活动提供支持。

二是模式创新。在过去，档案管理工作模式限定为档案资料的收集、整理、保存，开发利用力度不足，而且局限于表面，没有深入挖掘。知识管理的引入，创新了档案管理模式，通过深层信息挖掘，实现档案管理的信息化和知识化，对档案管理模式流程进行全面革新。

3.两者的管理工作有多个契合点

首先，管理对象存在重叠。医院档案管理对象主要是文件、病理资料和病例信息，这些内容来源于诊疗、采购和管理活动，直接反映出医院的运作情况和发展状态。知识管理对象中的显性知识，也就是知识的外部形态，通常以书面形式存在。可见，医院档案管理对象与知识管理对象之间存在重叠，档案管理没有脱离显性知识的范畴。

其次，管理目的相辅相成。档案管理的最终目的是利用，如今，管理工作不仅为了满足档案使用者的需求，还要为医院的发展决策提供必要支持，以保证组织机构正常运行，医疗服务正常开展。从这个角度看，知识管理和医院档案管理的目的一致，即挖掘知识和价值，并实现合理、高效的利用。笔者认为，医院档案管理也好，知识管理也好，两者殊途同归，存在的差异只是广度和深度而已。

最后，管理流程相近相通。医院档案管理有固定的流程，也就是常说的“六大环节”，包括档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用。而在知识管理上，也有明确的流程，可以总结为知识的产生、收集、储存、加工、整理、评价、利用七个环节。对比档案管理的六大环节与知识管理的七个环节，会发现两者的管理流程相近相通，可互为指导借鉴。

二、医院档案管理体系的构建意义

1.明确档案价值

医院档案种类多、数量大，利用好档案信息能丰富医务人员的工作经验，提高医疗服务水平。构建医院档案管理体系，能对不同档案进行分类管理，充分利用信息技术，方便档案资源的查询和利用，明确档案本身的价值，确保管理工作顺利实施。

2.保证档案完整

从档案管理现状来看，人们普遍重视档案管理工作，档案中记录基本医疗服务内容，包括患者信息、时间信息、治疗信息等。然而，医疗服务具有复杂性，部分档案资料没有记录在案，尤其是一些隐性知识，这会影响医疗技术的普及应用。构建医院档案管理体系，在档案收集和整理过程中，能保证档案的完整性，为后续开发利用打下基础。

3.提高管理效率

传统管理模式下，档案管理就是档案资料的采集、整理和保存，因受到思想、技术的影响，管理效率不高。知识管理背景下，构建医院档案管理体系，能进一步明确档案管理内容和目标，不论是医院领导、管理者，还是各个岗位的职工，均对档案管理产生正确认识，提高了管理效率。

三、医院档案管理工作现存问题

随着医疗改革工作的深入推进，医院档案管理从最初的单门类、少数量，转变为种类丰富、数量庞大。加之网络、电子等信息技术的发展和应用，医院接诊量、医疗服务量均显著增加，导致档案管理工作出现一些问题。

1.管理机制混乱

中小型医院在日常管理中，将更多精力放在医疗服务上，在档案管理上配置的人力、物力资源不足，部分档案管理者和医务人员对档案工作的重视程度不够，没有认识到档案管理体系对整个医院运行发展的影响。这一问题的存在，究其根源是档案管理机制混乱，如现有管理制度不完善，与医院实际发展情况相脱节。在此背景下，檔案管理缺少科学合理的依据和保障，不仅降低了管理水平，而且档案使用率不高，没有充分发挥出档案的功能和价值。

2.信息化程度低

得益于现代信息技术的发展，目前医院管理中基本普及了信息化管理系统，典型代表如HIS系统、财务信息化管理系统等。然而，档案管理领域的信息化程度低，主要表现为：

（1）重硬件、轻软件，虽然使用了计算机、扫描仪等设施设备，但缺少综合性管理平台。

（2）受制于环境、人员专业和素质等因素，依然存在传统的档案管理模式，不仅管理效率低，而且易出现人为差错。

（3）档案管理部门和其他部门之间存在壁垒，日常工作中信息沟通不畅、人员交流少，无法实现信息共享，影响档案的信息化管理效果。

3.人员素质不高

医院档案信息化管理需要专业化、高素质的管理人员队伍，大型医院在这方面做得较好，注重人力资源的规划培养，而中小型医院在这方面存在短板，有人员素质不高的现象。例如，档案管理人员的年龄结构不合理，缺少新鲜血液，依然是传统的、落后的管理思想，对新技术、新方法的接受性低、适应能力差。另外，医院档案相对特殊，既有普通档案的共性，又包含大量的医疗专业知识。档案管理者未经岗前培训，或者后续教育学习缺失，就可能造成档案信息记录不详细、保存方式不当、使用不合理等情况。

四、知识管理导向下的医院档案管理体系构建方法

构建知识管理导向下的医院档案管理体系，主要包括以下流程：创建知识采集模板库→创建结构化管理系统→创建档案知识库→创建应用软件平台→创建应用硬件平台，每个环节的创建要点总结如下。

1.创建知识采集模板库

根据医院知识体系的特点，开发设计知识管理平台，制定标准化的知识采集模板。具体操作上，要全面收集医院的知识资源，按照要求转化为标准格式，并且录入医院知识管理平台。该平台负责采集具有保存价值的档案资料，确保档案知识的完整性、规范性。

2.创建结构化管理系统

结构化数据管理能解决文档在创建、使用中的各种问题，实现文档创建的流程化，保证文档的安全性和完整性。创建结构化文档管理系统，可提供不同类型的格式、不同的文档内容，满足不同用户的实际需求，提高文档服务的个性化程度。在医疗服务过程中，产生的数据采用结构化方式保存，并且存储到数据库中，方便进行查询、对比、统计和使用等工作，深入挖掘有价值的信息。此外，结构化文档数据有利于权限控制，避免非法查看、擅自篡改等现象发生。

3.创建档案知识库

档案知识库是知识的集群，对于档案管理者而言，利用知识库能为管理工作提供支持。例如，将知识点存储到计算机上，方便知识点的管理和利用。医院档案包含的知识内容多样，通过归纳、总结与分析，能筛选出有价值的信息，然后建设问题解决库、成果库，形成不同专题和系列。

4.创建应用软件平台

知识门户是信息门户和知识管理结合的产物，能将医院内的不同应用系统连接起来，实现信息资源的整合。其中，显性知识主要是档案资料、医疗信息、政策方针等，隐性知识则是医护人员和管理人员的经验、能力。创建档案知识的应用软件平台能对档案知识进行加工、决策和发布，用户通过搜索就能浏览全文，实现信息交流和共享，消除孤岛效应。尤其在网络技术的支持下，创建档案知识社区，方便不同群体进行交流，更好地解决工作问题。例如，患者就诊过程中，将疾病问题发布到知识社区，由专家进行会诊互动，提高诊断准确性。

5.创建应用硬件平台

医院档案管理的硬件平台，主要包括应用服务器建设、数据库服务器建设等内容。其中，应用服务器建设能突出动态网页技术的优势，保证应用程序正常运行，获得业务逻辑保障。数据库服务器是局域网中的一台或多台计算机以及数据库管理系统软件组成，能为用户提供信息服务保障。

五、构建医院档案管理体系的保障措施

构建知识管理导向下的医院档案管理体系，会面临一定挑战和阻力，为了顺利开展构建活动，需采取保障措施，包括完善管理机制、加大宣传力度、档案分类管理、人才引进培训等。

1.完善管理机制

完善医院档案管理机制是档案管理的依据，也是构建管理体系的基础。（1）遵循以人为本的理念，对档案工作者进行培训，提高对档案管理的认识，明确档案本身的价值，从而规范档案管理流程，避免信息丢失问题发生。（2）对医务人员进行管理，重视档案知识的挖掘利用，通过优化人员的职能，对档案进行保护，方便档案信息的收集、整合和使用。（3）建立合适的奖惩机制，对表现良好、考核结果优秀的人员给予奖励和表扬，激发其工作积极性。对工作态度不端正、考核结果多次不合格的人员，进行谈话、批评、惩罚，发挥出警示作用。

2.加大宣传力度

创新医院档案管理工作，需要加大宣传力度，对传统的管理理念和方法进行革新。（1）发挥出医院领导和管理者的带头作用，积极学习档案管理知识，掌握知识管理的内涵，实现两者的有机结合。（2）充分利用宣传栏、广播、科室例会、官网、微信公众号等媒介，介绍医院档案管理体系的构建和应用情况，消除信息不对称现象。（3）在医院条件允许范围内，帮助医务人员解决工作、生活中的问题，提高他们对医院的忠诚度，使其主动参与到知识学习中，树立先进的管理思想。（4）还要注重医院文化建设，根据患者日益增加的需求，对医院文化内涵进行调整和丰富，配合宣传工作发挥出文化潛移默化的作用，增强医务人员和管理者的凝聚力，为档案管理营造出良好的环境氛围。

3.档案分类管理

知识管理导向下的医院档案管理，因不同档案的内容有差异，发挥的作用有差异，必须进行分类管理。（1）在档案收集和整理环节，按照一定标准进行分类，方便后续查询和使用，提高档案的开发利用效率。（2）定期对档案资源进行管理，采用增、删、合并、调整等方式，为医院管理工作提供详细参考，确保档案信息得到完善保存，为知识交流和利用打下基础。（3）档案分类管理的基础上，建立溯源机制，在档案整理、归档过程中，对档案文件的形成者、形成目的、形成活动进行标注，以便后续利用时能快速找到相关信息。

4.人才引进培训

针对档案管理者素质不足的问题，必须做好人才引进培训工作，才能满足知识管理导向下医院档案管理体系的构建需求。（1）人才引進层面，完善聘任制度流程，对目标人员的专业知识、技术能力、道德素养进行考核，通过提高人才准入门槛，从根源上提升档案管理团队的综合素质。（2）人才培训方面，结合医院档案管理需求和长远发展目标，制订完善可行的培训计划，包括岗前培训、常规培训、专项培训等内容。其中，岗前培训是为了加快新人对岗位工作的适应速度，提高对档案管理的重视程度。定期组织开展常规培训，配合品管圈、CDPA循环等方法，分析前一阶段工作成果，针对存在的不足制定改进措施，实现档案管理质量的持续提升。专项培训是为了培养管理者某一方面的能力，如突发事件应急处理能力、信息技术应用能力、人际沟通能力等，使其更好地适应档案管理新环境、新要求。

六、结语

综上所述，知识管理和医院档案管理具有密切关联，构建医院档案管理体系能明确档案价值，保证档案完整，提高档案管理效率。文章分析了医院档案管理工作现存问题，详细阐述了知识管理导向下的医院档案管理体系构建方法。医院只有完善管理机制，加大宣传力度，进行档案分类管理，做好人才引进培训工作，才能助力档案管理体系顺利构建，提高档案管理水平和利用价值，推动医院健康长远发展。

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（作者单位：福建省立医院）

基金项目：福建省医联体模式实施现状及对策研究，闽财指〔2019〕827号。

作者简介：杨莉（1978—），女，汉族，福建福州人，本科，馆员，研究方向：档案。