机关事业单位档案管理信息化工作研究

孙阿娜

摘 要：随着我国社会的发展，档案工作起到举足轻重的作用。档案管理工作与信息化发展趋势相适应，从而全面提高档案管理的质量。在我国机关档案管理信息化进程中，加强其信息安全工作，促进档案管理信息化的发展。此外，信息技术的“双刃剑”特征、国家信息化政策、信息基础设施建设和信息知识素质的提高，都会对机关事业单位建立档案管理信息系统产生一定影响。

关键词：档案信息；安全管理；完善措施；机关事业单位

“档案”是指各种不同的组织（政府、社会组织和个人）在实际工作中所产生的“原始文档”。建立与累积档案是一种适应历史发展要求的文件管理活动。档案管理学是利用科学的理论与手段，为不同的现实社会职能提供依据。档案具有丰富的内容，要挖掘其深层次的内涵，充分利用丰富的信息资源，对其进行有效认识和利用。

在机关事业单位的工作中，对大量的文书、影像等内容展开整理，为今后的工作提供一定的理论基础和证据，进而提高机关事业单位工作人员的工作效率。在机关事业单位，由于档案种类繁多，数量庞大，给工作带来很大的难度，要想得到相关资料，需要等待很长时间，影响到工作成果。同时，由于档案存放时间过久，有些档案会损坏或丢失，从而对档案的完整性产生影响。

一、档案管理信息化的必要性

1.降低档案管理人员的工作压力

在档案管理工作中，管理人员要按照档案不同的种类，对其展开整理，并分类存放。在这样的条件下，会给档案管理人员造成很大的工作压力，需要花费很多的时间和精力。在机关事业单位档案管理工作中，档案管理信息化是其工作的重要组成部分，是机关管理中的一项重要内容。通过信息技术的应用，各部门可以按照自己的需要，充分利用档案资料，可以减轻档案管理人员的工作压力。

2.提高档案管理工作效率

在机关事业单位的公文管理工作中，要找到所需公文，有時会需要耗费大量的时间。另外，机关事业单位的工作内容多种多样，会出现大量的文件资料，这就给机关事业单位的档案管理人员带来更大的工作压力。为了减少工作量及压力，可将海量的文档资料经过数字化处理，并集成到互联网的文档数据库中，极大缩小文档的工作区域，加速文档的获取速度，提高工作效率，为机关事业单位的运转提供及时有效的保证。

3.提高机关事业单位档案的安全性

传统的档案文件大多是纸质的，保存不当，容易出现文字模糊不清、纸张破损和丢失等情况。档案保存若存在问题，将会对档案内容造成不良的影响，给机关事业单位的正常工作带来负面的影响。档案的信息化管理，实现了传统纸质文档的数字化，从而提升档案管理质量，保证档案的长期有效性和完整性。同时，有些机关事业单位的文件还需要保密，传统纸质文件的保密性非常差，但是，在档案信息化的基础上，可以对档案信息进行加密，档案的安全性会得到极大提升。

二、信息化技术在档案管理工作中的优势

1.提升工作效率

对档案信息资源进行维护和利用，是一个漫长而又系统化的过程。随着时代发展与变迁，机关事业单位档案材料的种类与数量日益增多，管理工作日趋复杂，造成了档案工作者工作压力大、工作效率低下。所以，在机关事业单位的档案管理中应用先进的信息技术是非常有必要的，通过信息技术，既能够解决对档案资料的搜集需求，又能够为档案提供一个智能化的搜索空间，从而使档案管理工作过程变得简单化，使档案工作得到最大程度的改进，从而提升档案管理的工作质量，档案工作人员的工作效率也得到显著提升。

2.提高档案保存的稳定性

纸质文档不适合长时间存放，由于在自然环境中纸张很容易受到侵蚀，或者是使用常规的包装方式，导致很多纸张的破损。机关事业单位要想使档案文件能得到较长时间的存储，就要利用计算机与信息技术对其进行备份保存，这样既保证了文件的可靠性，又为机关事业单位的快速发展奠定了良好基础。

3.提高档案信息的传递速度，并保障其安全性

在档案的传递过程中，由于需要耗费大量的人力、物力和财力，使得信息传递过程中出现大量的损耗，严重影响信息传递过程的顺利进行。但是，利用电子文档传输信息，不仅可以提高传输速度，保证文档的安全，还可以节省传输成本，避免文档丢失，最大限度地降低档案管理的安全风险。

三、机关事业单位档案管理信息化的影响因素

1.领导层档案管理信息化意识不足

在档案管理向智能化发展的进程中，部分机关事业单位的领导没有充分理解信息化，认为档案管理信息化就是把全部档案资料录入电脑，这种片面的理解必然会在某种程度上阻碍档案工作的信息化进程。由于领导的档案管理信息化意识较差，也会导致机关事业单位对档案管理人员的培训工作得不到足够关注，进而导致管理人员对信息化的认知下降，在一定程度上影响档案管理信息化工作的开展。

2.档案管理信息化工作经费不足

随着档案信息化的发展，需要与之相适应的系统建设。但是，由于机关事业单位的领导并没有足够重视，在档案管理工作上没有给予足够的资金支持，导致在档案管理信息化工作中缺少了必备的基础设备设施。由于领导没能认识到档案管理信息化对于机关事业单位工作的积极作用，没有足够重视档案管理信息化工作的重要性，导致机关事业单位档案管理信息化工作进程停滞不前。

3.档案信息化数据库不完善

当前，我国部分机关事业单位已经初步实现了对其档案资源的信息化管理，并建立相应的信息资源库。但是，与此相适应的基础设备设施还不完善，无法实现档案信息的实时共享，导致档案信息资源的利用率低。而且，该数据库中的文档信息只能在自己的部门内共享，无法与其他部门相互交流，这就影响了档案资源的有效使用。

4.档案管理信息化技术人才不足

在我国大多数的机关事业单位中，由于受传统的档案管理方式的影响，对档案管理信息化的理解不够透彻，缺少相应的信息技术人才，从而限制了其在社会生活中的作用。与此同时，要想使档案管理信息化工作高效展开，就需要档案管理人员既要具备专业的档案管理知识，又要具备一定的计算机管理技术。现在，信息化管理人才很多，但他们对档案管理信息化工作的认识还不够。

四、提高机关事业单位档案管理信息化的办法

1.提升机关事业单位领导的信息化意识

机关事业单位的管理人员要加深对档案信息化的认识，明确档案信息化是档案管理工作的开展方向，加强自身对档案管理信息化建设的支持。要开展档案管理信息化系统工作，需要各部门互相配合，进行有效交流，才能确保档案管理信息化工程顺利开展。同时，各机关事业单位的领导还应制定相应的奖惩办法，以激励员工参与到档案管理信息化工作中来，推动档案管理信息化建设的发展。

2.加大档案管理信息化的资金投入力度

要实现档案管理信息化，必须要配置各种设备设施，要充分发挥各个单位的作用，加大投入力度，为档案管理信息化的发展打下良好基础。首先，要购买必要的軟硬件；其次，机关事业单位应适当发挥社会资源的作用，在某种意义上增加自身的经济效益，为实现档案管理信息化提供充足的资金支持。

3.加大档案信息化建设力度

机关事业单位要提高档案管理的信息化程度，必须建立健全档案信息化管理系统，并对其工作加以引导。首先，要建立健全信息系统，统筹信息，使信息系统能够有效运作。其次，在现有文件资料中实现文件的格式化，即把传统的纸本文件转化成电子文件，并制定文件的分类表，提高文件检索效率。最后，提高档案管理员的网络资讯科技素养，以确保档案资料库的安全性。

4.提升信息技术人员的综合素质

档案管理信息化具有更高的技术层次，给档案管理工作提出了更高的要求。为此，政府和机关事业单位要强化科技人才的管理，提高科技人员综合素质。首先，要加大对高层次人才的引进力度，特别是要培养既懂档案管理知识又懂信息技术的复合型人才，组建一支高素质的技术队伍，提高档案管理的信息化程度。其次，要加大对机关事业单位档案管理人员的培养，给其提供相应的培训机会，并在此基础上通过其自身的工作实践，提出在机关事业单位中档案管理信息化工作的建议和对策。

5.加强档案管理人员的技术培训

目前，在我国机关事业单位档案管理信息化工作中，由于管理人员的专业水平不高，工作中出现了不少问题。随着资讯科技的进步，工作需求的变化，档案管理工作人员所掌握的相关资讯也必须与时俱进，否则将会影响档案管理信息化工作。

在这种背景下，应该强化有关工作人员的业务技能和综合素质的培训，尤其要保证计算机应用、信息技术知识的普及和培训，让档案管理人员的整体素质和业务技能可以与工作岗位的实际需要相匹配，为档案管理信息化建设提供关键的人才。

五、机关事业单位人事档案信息化管理的建设路径

进入大数据和信息化时代，机关事业单位管理人员要树立新的管理理念，建立起一条与之相适应的信息化发展道路。

1.强化档案管理信息化理念，建立专业的档案管理信息化人才队伍

在机关事业单位的信息化过程中，管理人员的大力配合和主动投入尤为重要，尤其是管理人员的“信息化”观念，是实现管理信息化的重要保证。机关事业单位要制订相应的短期、中期和中长期计划，确保档案管理信息系统建设具有规划性，还要确定专门的档案工作人员，对其进行全面的监督和指导。在资讯快速发展的时代，传统人工管理已经转变为以资讯科技为基础的集中处理方式。首先，要提高档案管理部门的人力、物力和资金的投入，提高人员的综合素质。在机关事业单位人事档案管理中，要想实现这一目标，就必须加强对人才的培养。因此，各单位应当加强对人事档案管理人员的专业培训，鼓励工作人员多方学习相关知识，提高人事档案管理信息化能力，并尽快实现从传统的人事档案管理向信息化管理的转型和衔接，将档案管理信息化工作提高到一个新的水平。

2.将OA和文件管理相结合，转变以往的工作方式

为解决当前各单位OA与档案管理信息化建设中存在的问题，提出在“查询界面”软件中增加“文件资料检索”的新方法，使各单位OA与档案信息资源共享的新思路。要制定一套具体完善的信息化管理制度，如档案信息化整合工作制度、归档制度、档案信息化保密制度、数字档案标识制度、网络信息安全管理制度等，切实保证档案信息化建设的安全性。

3.提高档案信息化水平，加快编制规模较大的档案管理信息化系统

完善的软件和硬件条件是档案管理信息化建设的重要保证。就当前形势而言，要想在技术和管理上都不存在阻碍，先进的软硬件是至关重要的，机关事业单位应加大对其投入，为档案管理信息化建设提供有力的支持。尤其要提高存档介质的品质与效能，防止由于人为因素造成电子文件资料的遗失。随着信息技术的发展，对大量的档案资料进行储存与加工，实现了对档案有效的保存与备份。例如，可以设立一个全国或区域级别的文件备份中心，对文件进行统一的备份，从而保证档案文件的安全性，以及对其进行整体的控制。还可以建立数字园区，在信息化工业园区中，建立一个区域或全国范围的档案备份，并对其进行严格的审查和科学规划，充分运用信息化技术来管理、开发和利用这些档案资料。

4.探索与信息技术研发公司的协作，为机关事业单位研制适用的管理软件

随着我国档案信息化建设不断深入，档案信息化建设面临着越来越多的挑战，尤其是各单位对资料的处理方法有很大的区别。因此，必须要研发出适合机关事业单位的管理软件。目前，国内部分机关在建立档案管理体系时，都采用了基于信息技术的管理体系结构，并对其进行迁移和扩展。例如，利用去中心化的文档处理技术，将纸质文档转化为电子文档，并构建相关的技术应用机制；还有基于OA与文件信息化，建立了一套可对文件进行识别与查询的系统；也可以利用云计算技术、物联网技术、数据挖掘技术、网络传输技术与信息安全技术，建立一个完善的档案文件管理系统，实现档案管理的电子化和智能化。

六、结论

在新形势下，传统的纸质文件管理模式已不能满足时代的发展需要，档案管理信息化正被大力提倡。随着社会经济的发展，机关事业单位的档案工作也越来越受到人们的关注。采用信息化的管理方式，既能提高档案管理的效率，又能提高档案资料的保存期限，保证档案资料的安全，使档案能更好地为各单位提供帮助和服务，为单位的长期发展做出积极的贡献。

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（作者单位：聊城市卫生健康综合执法支队）