新时代高校实物档案管理与教育功能的构建及实现

摘 要：高校实物档案是高校历史文化的见证和记载，是高等学校的宝贵财富。新时代高校实物档案管理呈现出多样化的载体形式、高度的珍贵性和安全要求、高效的数字化管理、系统化的分类和管理、资源共享和服务功能愈加凸显的特点。本文基于新时代高校实物档案管理的特点，分析了高校实物档案具有记忆属性、文化属性、知识属性等教育功能属性，认为高校实物档案发挥教育功能具有较强的吸引力、极大的说服力和十足的感染力，并提出实现的途径和方法，旨在为高校实物档案的管理和利用提供新的思路和实践经验。

关键词：新时代；高校实物档案；档案管理；教育功能

高校实物档案是指以物质实体为载体，在高校发展和各类工作、活动中形成的，或高校根据情况征集、征购的，具有保存和利用价值的特定物品及其相配套的文字说明等材料，包括但不限于各种文物、名人字画、名人手稿、教案教具，荣誉证书、牌匾、锦旗、奖杯、奖章，各种纪念品、礼品，印章、徽标，以及其他学校重大事件、重要活动中产生的有保存价值的实物。高校实物档案“是高校档案不可缺少的重要组成部分，是纸质档案的有效补充，是学校的宝贵财富”[1]。新时代高校实物档案管理需要创新思路和方法，将传统的档案管理与现代信息技术相结合，实现档案数字化、智能化管理。同时，高校实物档案管理也需要与高校的教育教学相结合，充分发挥实物档案在高校教育中的作用。通过挖掘高校实物档案资源，构建多元化的教育功能，为高校师生提供更加丰富、深入、立体的教育体验。

1 新时代高校实物档案管理的特点

1.1 多样化的载体形式

相比于其他类型的档案，高校实物档案的实物形式更加多样化和特殊化，典型的有字画、雕塑、教案教具、仪器设备、荣誉牌匾和奖杯等，它们的载体形式非常丰富，能够更加直观地展现历史和文化的真实面貌，同时也更容易激发人们的感性认识，产生教育功能和作用。

1.2 高度的珍贵性和安全要求

实物档案通常由人工制作或生产，有的实物档案具有较高的艺术价值，且具有唯一性，因此具有高度的珍贵性。与其他综合档案保存在档案馆库房相比，高校实物档案除了保存在实物档案库房，有的还被展览于校史馆以及其他各种临展，更容易被窃取、丢失或损坏，对安全性要求更高。因此，高校实物档案管理应建立完善的安全管理机制，加强实物档案的保护，确保档案的安全性。

1.3 高效的数字化管理

随着档案数字化的不断普及，很多高校也通过扫描、拍摄等手段对实物档案进行了数字化。数字化管理可以大大提高档案管理和利用的效率，同时也可以更好地保护实物档案原件。2022年4月，国家档案局发布《实物档案数字化规范》，“规定了实物档案数字化工作的组织与管理，以及实物档案数字化前处理、数字化采集、影像处理与实物档案驗收、移交和入库等工作要求，填补了国内实物档案数字化技术标准的空白，为高校实物档案的数字化提供了具体指导”[2]。而贵州大学档案馆（校史馆）也早在2021年就启动了实物档案的数字化，并于2022年6月完成了实物档案数字化验收，实现了高效的数字化管理。

1.4 系统化的分类和管理

高校实物档案资源不断丰富，而实物档案由于大小、形状、材质各不相同，系统化的分类和管理十分重要。新时代许多高校实物档案管理已基本建立了完善的分类和管理体系，如贵州大学初步将实物档案分为文物、校史（SW11）、荣誉类（SW12）、纪念品、礼品类（SW13）、印信类（SW14）、其他（SW15）五种大类，五大类还下设各个小类，方便分类管理。还建立了相关的实物档案收集归档、借阅等管理制度，这些制度需要严格遵守。同时还需根据实物档案的特殊性进行防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的长期保存和可持续利用。

1.5 资源共享和服务功能愈加凸显

高校实物档案不仅是高校自身的重要文化和历史遗产，也是为广大社会提供服务的重要资源。因此，新时代的高校实物档案管理还应具备资源共享和服务功能。通过开展档案数字化、展览等活动，将高校实物档案的价值最大化，提高档案的利用率和社会影响力。此外，高校实物档案管理还应注重用户需求，提供便捷的查询、借阅等服务，让用户更加方便地获取和利用档案资源。

2 高校实物档案教育功能的属性和优势

2.1 高校实物档案教育功能的属性

2.1.1记忆属性。高校实物档案记录了高校历史发展的各个方面，是高校历史的见证和记录。实物档案中的珍贵文献、名人日记等资料，可以帮助人们回顾高校的发展历程，保持对历史的记忆。通过对高校实物档案的管理和利用，可以让高校师生深入了解高校历史文化，从中汲取历史经验和智慧，增强历史文化自觉和认同感。

2.1.2文化属性。高校实物档案是高校文化的一部分，能够反映一所高校的文化传承、价值观念。高校实物档案中包含着大量的高校文化遗产，如不同时期的校歌、校徽等，这些都是高校文化的重要载体。通过对高校实物档案的整理和利用，可以加强高校文化的传承和发展，同时也可以推动高校文化的多元化和创新化。

2.1.3知识属性。高校实物档案中保存了丰富的知识资源，如重要学术著作、教学手稿等。这些资料是高校教育教学和科学研究的重要参考资料，可以为高校师生提供丰富的学习资源和知识支撑。通过对高校实物档案的整理和利用，可以加强高校知识资源的共享和利用，提高高校教学科研水平，为高校师生的学习和创新提供更多的支持和帮助。

3 高校实物档案发挥教育功能的优势

3.1 较强的吸引力

高校实物档案因其载体丰富性、形态多样性、珍贵性、独特性和形象直观性，在发挥教育功能时，能够对教育对象产生极大的吸引力。同时，通过展示设计、灯光效果等手段还能够提高实物档案的视觉冲击力，激发他们的兴趣和好奇心。如贵州大学在新建的校史馆中留了整面墙来放置学校教师和学生获得的各类国家级、省级荣誉证书等实物档案，这种大篇幅的展现能够极大地吸引参观者的注意力，同时使参观学生对母校产生强烈的自豪感和荣誉感。

3.2 极大的说服力

在教育的过程中，若想增强教育的说服力，使学生在思想上产生认同并内化吸收，就要选取真实的、贴近生活的教育资源[3]。高校实物档案来自真实的人和事，背后通常还隐藏着感人的故事，因此具有较强的教育说服力。例如贵州大学的实物档案中，有一封来自贵州大学2020级校友、排雷英雄杜富国写给贵州大学书记、校长的信，讲述了这位失去双手和双眼的英雄校友在贵州大学的求学经历，信中他对学校提供的各种便利条件表示了极大的感谢。这封感情真挚的书信，可以让学生了解这位英雄校友的感人事迹，从而产生对身边的英雄模范的崇敬之情，以及刻苦学习报效祖国的决心。

3.3 十足的感染力

3.3.1可以通过对校园环境和校园文化的塑造来增强教育感染力。高校实物档案具有独特的歷史文化价值，能够为高校注入深厚的文化底蕴。利用实物档案塑造校园文化环境，可以使其价值得到较好的发挥。如贵州大学档案馆（校史馆）将校办工厂向阳机床厂的机器设备作为实物档案搬迁到新校区，在学校建立了“贵州大学档案馆（校史馆）室外展区”，能让参观者通过触摸机器来感受上世纪该工厂的工作氛围。

3.3.2可以通过各种实物档案线上展来增强教育感染力。高校实物档案进行数字化以后，可以被应用于各种线上展，线上展的形式更加灵活，还可加上配乐以及配音解说，不但能有效扩大实物档案的影响范围，还能增强教育感染力。

4 新时代高校实物档案管理与教育功能的构建及实现

4.1 加强实物档案收集，丰富档案资源

4.1.1做好校内收集和整理。加强校内收集的力度，制定高校实物档案收集归档范围以及高校实物档案管理办法，将实物档案收集纳入每年综合档案常规收集工作之中。做好实物档案整理，对实物档案严格按照清理（或清洗）、分类、编号、制作标签、录入系统、上架等步骤进行管理。对于有破损或损坏的实物档案，还要及时进行修复保护。建立专门的实物档案库房，对收集整理的实物档案进行妥善保管。日常要注意做好实物档案库房的温湿度管理，确保档案资源的安全。

4.1.2做好校友、退休老教师和社会征集。加强与学校校友会、离退休工作处的联系，及时了解校友及退休老教师集体活动，抓住时机做好实物档案收集工作。如贵州大学档案馆在了解到离退休工作处要组织退休老教师们参观新校区后，准备好宣传册，大力向退休教师宣传档案收集工作，吸引了一大批老教师捐赠档案。同时还要主动作为，加强上门收集。很多退休老教师对捐赠档案很有积极性，但是因为年纪大或距离远而无法到馆捐赠，因此需要档案工作人员主动上门收集。

4.1.3加强宣传，拓宽网络征集渠道。加强宣传，利用互联网平台宣传实物档案收集，如可以利用学校和档案馆的官网、微信公众号，以及校园论坛等，向师生、校友和公众发布实物档案征集启示。利用社交媒体平台加强互动，如微博、微信、QQ等，开展互动话题、在线答疑、征集意见等活动，吸引更多人关注高校的发展和实物档案收集工作，同时也能及时获取用户的反馈和建议，提高实物档案收集的效率和质量。建立数字化平台对外征集，例如建立专门的电子邮件、微信公众号或其他数字平台，向公众征集相关实物档案，更广泛地吸引校友和社会公众的参与。

4.2 开展实物档案多层次多渠道的开发利用

4.2.1加强实物档案挖掘和研究，增强教育引导功能。一件实物档案，背后隐藏的是一个人物、一个事件、一个故事。对这些人物、事件、故事进行深入的挖掘、研究和宣传，可以增强高校实物档案的教育引导功能。如贵州大学档案馆近两年曾收到优秀校友赵国权捐赠的在校期间获得的三好学生奖学金荣誉证书，他是在向学校捐赠2000万元教育发展基金的同时捐赠了这份荣誉证书。他说，当年他生活困难，获得了学校20元的奖学金，如今他回馈母校2000万元。这份实物档案背后的故事，能够极大地激起学生们努力学习、回馈母校的冲动。要深入挖掘这类实物档案背后的故事，并对这些故事进行多层次、多渠道的宣传，如在校内国际档案日和档案工作会议，在学校发文系统、学校和档案馆网站、微信公众号等进行宣传，发挥其教育引导功能。

4.2.2争取场地和经费支持，建设实物档案专题展。实物档案与纸质档案相比，具有载体丰富性、形态多样性、珍贵性、独特性和形象直观性，具有较强的吸引力、极大的说服力和十足的感染力。将同一主题的实物档案聚集到一起，以实物档案为主，其他档案为辅，建设实物档案专题展厅，能以具体的实物感观，给观众以直观感受，增强展览效果和说服力[4]。贵州大学档案馆在新建的校史馆附楼，计划建设几个实物档案专题展厅。如120周年校庆期间收集了很多实物档案，以这些实物为主，选取其中有代表性的实物档案，建设“贵州大学建校120周年专题展厅”，可以直观地反映学校120周年校庆的各项工作，120年以来学校的各项成果，以及社会各界对学校发展的关注和支持。又如建立“贵州大学脱贫攻坚专题展厅”，展出学校12个产业团队在贵州省脱贫攻坚工作中做出的各项工作、研发的各种产品、编著的各种书籍手册、所获的各项荣誉等，能够让学生们真正了解如何把所学的知识和技术应用于产业和服务社会发展，把论文写在祖国大地上。

建设实物档案专题展厅，需要处理好一些注意事项。第一，需要足够的场地支持和经费支持。第二，需要处理好实物档案与其他档案的主配角关系。第三，要做好实物档案专题展中实物档案的保护工作。实物档案的珍贵性和独特性要求在展览中一定要做好防盗措施以及其他保护措施，对于极其珍贵的实物档案，必要时可采取3D打印技术，制作实物档案的仿真复制品替代原件，以保护实物档案原件[5]。

4.2.3利用先进数字技术，建设实物档案线上展。实物档案数字化的开展，为实物档案专题展提供了另外一条路径——实物档案线上展。线上展具有很多优势。一是不受场地和经费限制，成本较低；二是不受时空限制，容易传播，因此受众非常广泛；三是便于交互，可以设置知识问答和讨论区等，容易与用户产生互动，也可得到改进意见；四是保存要求低、时间长，只要一个小小的U盘，便可永久保存，只要互联网存在，便可永久传播。因此，线上展越来越受到档案部门和受众的青睐。尤其是近三年来在疫情的影响下，各种类型的档案线上展览更是为人们提供了宝贵的精神食粮。贵州大学档案馆在建立向阳机床厂室外展区的同时，还上线了网上展陈系统，让参观者扫描二维码即可实现线上观展。

然而目前的各类线上展也存在一些局限性，如大多数线上展是以图片和文字为主，缺乏感染力。如果能利用先进的数字技术，“完成数字档案由数据到图形或者图像的转化，实现由静态档案到动态影像的转换，实现历史场景的重现”（如故宫博物院的《清明上河图》）[6]，这种参观会带给人们沉浸式的体验，将会使实物档案线上展发生革命性的变化，也能极大地改变实物档案和档案馆在人们眼中的形象。如贵州大学档案馆的向阳机床厂网上展陈系统，如果能够利用这种数字技术，展示这些机器如何操作和运转，再现当年老工厂里的工作场景，将会给参观者带来极大的震撼。

参考文献

[1]赵财霞.高校实物档案数字化面临的问题与对策——以贵州大学实物档案数字化准备工作为例[J].兰台世界，2021（10）：107-109.

[2]熊传平.《实物档案数字化规范》解读[J].中国档案，2023（01）：38-39.

[3]付晓娇.高校校史档案及其教育价值研究[D].南京：南京邮电大学，2021.

[4]周刚.新形势下档案展览展示工作的几点思考——以广州市国家档案馆为例[J].现代企业， 2019（05）：53-54.

[5]黄静涛. 3D打印技术在实物档案抢救和档案展览工作中的应用研究[J].中国档案，2018（01）：64-65.

[6]张秋妹.档案线上展览：数字技术引领的档案利用新途径[J]. 档案天地，2021（1）：57-60.

作者简介：赵财霞，贵州大学档案馆（校史馆）馆员，研究方向为档案管理、档案编研。