高职院校外事信息管理系统的设计与实现

徐颖　宋子雄

关键词：外事信息管理系统；系统功能；设计与实现

中图分类号：TP311 文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2023）12-0044-04

为了更好地整合教育资源，实现资源的优化配置，积极开展国际化办学是提升中国职业教育的国际影响力的必然选择。随着近年来海外交流的不断深入，外事出访大幅度增加，给工作人员在日常事务和提供相关的统计数据方面增加一定难度。通过建设外事信息管理系统，提升学校的国际影响力，提高办公自动化水平，加快审批速度，提升服务效能，更好地满足学校外事工作需求，对促进学校外事管理水平的提高，具有较大的现实意义。

1 外事信息管理系统的发展趋势

建设高校外事信息管理系统，一方面满足外事业务部门任务批件、护照办理、护照签证等管理功能，另一方面立足以人为本的理念，通过申请表单填写指南、短信微信邮件等手段指导申请者如何准确填写申请表单和实时了解审批进度以及护照、签证等信息来提升服务水平。近年来，随着高职院校国际化进程的加快，外事管理呈现电子化的发展趋势。

1.1 规范化的申请表单

基于外事信息管理系统对申请表单需要填写的内容进行规范化定义，解决了传统纸质申请表单部分内容在填写时不规范、表述不准确的现象，避免经常出现改件和退件的现象。同时，通过下拉列表对话框对一些同质性的栏目進行固定化选择填写，通过前期的数据整理为后期的统计报表打下基础。

1.2 科学化的审批流程

外事信息管理系统涉及因公出国（境）、长（短）期外籍专家、校际交流等信息管理，通过建设外事管理系统，科学设计审批流程，优化审批步骤，避免传统纸质材料流转不到位、审批不规范的情况发生，从而提高审批效率。

1.3 自动化的办公手段

外事信息管理系统后台管理包括批件管理、签证管理、证照管理、查询统计等，涉及范围广，可通过“一键输出”、自动发送短信微信邮件等功能，满足申请者实时了解相关证照的动态信息[1]，解决办公流程不够高效、信息传递不及时的问题，提高了办事效率。

2 外事信息管理系统目标分析

基于满足对申报全过程信息化进行有效管理、方便快捷查询与统计有关信息、优化传统的工作模式、实现证照档案的周全管理的业务需求，该系统需要达到界面的友好性与操作的方便性、任务进度掌握的随时性、各种信息查询的方便性、有关数据的完整性与安全性、系统安装维护操作的简单性等目标。

3 功能需求分析

3.1 外事信息管理系统用户角色

系统管理员，享有使用外事信息管理系统中所有功能的最高权限。

外事专管员，享有使用外事信息管理系统中除用户信息管理和角色管理外的所有功能。

普通用户，仅限使用外事信息管理系统中综合查询、信息浏览、个人密码修改以及注销等。

3.2 用户功能需求

1） 出国（境）团组申报

由二级部门申报，交由国际交流中心和人事部门初步审核，通过后交给校级领导审查，通过后再由外事专管员（学校与上级主管单位及政府外事部门的联络专员）向上级主管单位及政府外事部门申报，通过后办理出访前包括办理护照、生物信息的采集、办理签证等手续。

2） 证照管理

因公出访得到了政府批准，即获得政府外事部门出具的出访任务批件，接下来就可以办理因公护照等证件。获得证照后由外事专管员将证照信息先行存入数据库，再由出访人员履行外借手续后交外事专管员办理因公签证、出入境等手续。待出访人员归国时履行交还手续并交给外事专管员。为了加强证照的有效管理，系统对逾期未归还证照的持证者发送信息，提醒其及时归还证照。

3） 长（短）期来访专家管理

由二级部门联系后向学校申报，经由国际交流中心和教务处审核资质再交由校级领导审核，通过后，就能为其开具来华邀请信等相应的办理签证文件，并全程记录在系统中，同时将成功聘请或邀请的外籍人士的信息全部录入系统，以便管理，方便查询和统计。

4） 个人管理

方便出国人员在系统中实时查看有关信息，包括查看当前参与的团组手续办理进展信息和参与的历史团组信息。

5） 后台管理

通过对系统维护、账户权限和密码等后台管理，确保系统的正常运作。

4 外事信息管理系统设计与实现

4.1 总体架构设计

为了实现外事信息管理系统能够有效地收集、整理、存储、分析、报告外事活动等相关信息，该系统的总体架构设计包含多个重要的部分，它们之间存在着联系，彼此能够协同工作，以支持高职院校外事管理的需求。它们包括：用户管理、外事信息管理、外事活动管理、权限管理以及日志管理等功能。外事信息管理系统总体架构设计如图1所示，包括：用户层、平台服务层、应用支撑层、数据层、网络层。

1） 外事信息管理系统用户层设计

外事信息管理系统用户层设计是一种基于系统安全性和用户便捷性的设计，是根据不同的终端访问设备，来保证不同设备类型用户对系统的访问兼容性。同时还可以有效地提高用户访问系统的便捷性，为不同终端的用户提供功能服务。

2） 外事信息管理系统平台服务层的设计

外事信息管理系统平台服务层的设计

是建立在许多现代IT技术的基础之上，是外事系统的主体部分，应根据功能需求提高外事系统的可用性和可扩展性，以满足各种现代高职院校外事管理中的复杂需求。

3） 外事信息管理系统应用支撑层设计

外事信息管理系统应用支撑层设计是实现系统整体目标的关键组成部分，应具备稳定性、可靠性和可扩展性。因此，外事系统应用支撑层的设计应着重考虑功能、性能、稳定性、可靠性和可扩展性等多方面的要求，实现高效、稳定、可靠的系统运行。

4） 外事信息管理系统数据层设计

外事信息管理系统数据层设计是整个系统的核心部分，负责管理和维护系统的所有数据，设计需要考虑到用户的数据安全性和隐私保护等方面。重点在于构建一个高可用性的数据存储系统，以满足外事信息管理系统的需求。同时需要考虑到数据的容量、可用性、安全性和可维护性等方面，以保证数据的准确性和完整性。

5） 外事信息管理系统的网络层设计

外事信息管理系统的网络层设计是基本组成部分，负责实现系统的计算机通信和网络接入功能，网络层设计必须具备较高的可靠性和安全性。同时根据外事信息管理系统的特点和实际需求，合理设计网络拓扑结构，以确保网络的可靠性和可控性，并采用加密技术、网络访问控制技术等多种安全技术，来保护网络安全，确保系统的安全运行。

4.2 外事信息管理系统数据库设计

外事信息管理系统数据库设计必须以提高数据库的可用性、可靠性和安全性为基本原则，应确定实体、关系和字段。下面采用外事信息管理系统E-R设计图如图2所示和数据库表结构表1～表4来描述外事信息系统数据库的结构。

1） 外事信息管理系統E-R图的设计

2） 数据库表的结构设计

4.3 外事信息管理系统功能模块设计与实现

外事信息管理系统的功能模块设计应当充分考虑各个功能模块之间的相互关系，以便更好地实现系统的功能需求。系统拟划分为5大功能模块，即：登录管理模块、系统管理模块、信息管理模块、信息查询模块、申报管理模块，如图3所示。

1） 外事信息管理系统登录管理模块设计与实现

外事信息管理系统登录管理模块的设计需要考虑到账号的安全性和登录的可靠性。在账号的安全性方面，可以采用两步验证的方式，即用户在输入用户名和密码之后，再输入验证码。在登录的可靠性方面，实时监控用户活动，对发现的异常操作及时采取自动锁定账号等措施，确保登录的可靠性。同时采取加密技术，对用户信息进行加密存储，以防止数据泄露。此外，定时备份，以确保系统的稳定性。为提高用户的便捷性，可以提供用户记住账号、多种认证方式、多语言等，提升用户的使用体验。

2） 外事信息管理系统用户管理模块设计与实现

外事信息管理系统用户管理模块设计是提供对整个外事用户信息的管理，包括：密码修改、权限修改、信息修改等。针对不同的业务场景，能够实现高效的外事管理，满足学校对外事业务的需求，提供更加优质的服务。

3） 外事信息管理系统信息管理模块设计与实现

外事信息管理系统信息管理模块是外事系统的重要功能之一，应充分考虑安全性、可靠性和可用性等多方面的因素，设计出有效的证照管理、备案管理、项目信息管理等功能[2]，使外事系统的信息管理更加安全和高效。

4） 外事信息管理系统信息查询模块设计与实现外事信息管理系统信息查询模块的设计涉及多种功能的实现，包括：查询信息的检索和活动情况的统计分析和页面打印等多种功能。查询信息的检索功能可以实现用户根据关键字进行检索，查询到相关的外事信息。外事系统活动统计分析功能可统计分析外事活动的情况，提供有效的数据决策依据。打印功能，可以便于用户在纸质上查看相关的外事信息。

5） 外事信息管理系统申报管理模块设计与实现

外事信息管理系统申报管理模块[3]是外事管理系统的核心部分。它可以为用户提供便捷的申报服务，同时帮助外事管理者有效管理外事申报信息。申报管理模块可以对外事的申报信息进行登记、查询、修改和删除操作，以及审批流程中短信或邮件办理进度的提醒功能。

4.4 外事信息管理系统主要界面设计与实现

1） 外事信息管理系统登录页面设计与实现

外事信息管理系统登录页面是外事信息管理系统的入口[4]，用户可以登录系统登录页面如图4所示。采用Bootstrap前端开源工具包技术，为外事系统界面提供简洁统一的解决方案，同时因其包含了功能强大的内置组件[5]，易于外事系统前端页面的定制。同时基于Bootstrap 的响应式CSS，使得外事信息管理系统能够较好地自适应于台式机、平板电脑和手机等各类终端设备，提高用户使用体验感。

2） 外事信息管理系统的主界面设计与实现

外事信息管理系统的主界面设计如图5所示，要考虑到用户的使用习惯，以便提供有效、快速、简洁、易用的操作界面。要符合系统的功能需求特性，包括系统首页、网上申报、综合查询、统计分析等模块，以满足用户在外事活动中所需要的信息管理需求。

5 结束语

通过外事信息管理系统的设计与实现，实现了外事业务的电子化操作，提供了更可靠、更及时的服务，优化了办公流程，有效提升了学校外事管理水平和效率，为学校的国际化战略提供数据支持。