大数据时代，行政审批档案管理信息系统建设分析

钟莉芬

摘 要：近些年来，随着信息技术不断发展，推动档案管理工作朝着信息化方向发展。行政审批工作是政府部门的重要工作内容之一，为了能够更好地提升行政审批效率，优化审批方式与流程，以大数据信息技术为基础来构建科学、高效的行政审批档案管理信息系统，能够有效提升行政机关的档案管理效率与水平。因此，本文主要对大数据时代的行政审批档案管理信息系统的建设策略与方法展开深入研究，旨在构建信息化、现代化与智能化的档案管理系统，促进档案管理流程更加高效化和管理思路更加先进化，简化工作流程，提升工作效率。

关键词：大数据时代；行政审批档案；管理信息系统；建设方式

随着政府部门机构调整，行政审批局的成立，改变以往窗口集中收件、各职能部门分别审批的现状，其形成的审批档案也由各职能部门分别保管变成由政务服务中心集中保管，因形成的行政审批档案名目繁多，数量大，给行政审批档案的管理提出新的要求。行政审批档案是我国各级政府机关在公共服务、行政许可和行政处罚等日常工作中专门性的档案资料，其具有较强的专业性与行业性。行政审批档案与人们的日常生活息息相关，且具有很高的参考与利用价值，在公序良俗维持方面发挥着重要作用。与此同时，行政审批档案的专业性很强，与公众的权利也有着密切的关系，如在房屋确权、行政执法过程中利用行政审批档案，能够为解决矛盾提供有效的依据，对于企事业单位以及个人合法权益的维护也非常有利。在档案管理过程中，由于行政审批的事项非常多，行政审批档案的数量也非常多，如果没有良好的方式或者媒介来优化档案管理工作流程，就会大大增加档案管理工作压力，影响行政审批档案管理的整体效率与水平。因此，在大数据时代与背景下，重视信息科技的合理应用，不断构建更加信息化、智能化的行政审批档案管理信息系统显得尤为重要。

一、行政审批档案管理的概述

1.行政审批档案的概念

所谓行政审批档案，主要指的是我国行政审批部门在各项行政许可工作过程中保存下来非常有价值的纸质资料、电子数据、声像、图表和载体等原始记录，其能够对行政审批的整个过程进行真实、客观和全面的反映，具有很强的参考性、追随性与不可替代性。行政审批档案也是国家档案管理中的重要内容与组成部分，其与企业、公民个人以及其他组织的切身利益密切相关。

2.行政审批档案管理信息系统建设的重要性分析

行政审批档案管理信息系统建设主要指的是运用数字化技术、网络信息技术和物联网技术等对行政审批的电子审批档案、纸质档案等进行全面管理。在大数据时代背景下，以信息技术为基础的各类信息系统得以有效开发和利用。在行政审批档案管理方面，重视对行政档案管理信息化建设，能够促进审批流程得到更好简化，对于规范审批行为、集中审批事项、简政放权以及提升政府服务管理水平非常重要。通过建设行政审批档案管理信息系统，能够更好地转变行政审批档案管理模式，进而有效地满足广大用户共享信息的需求，促进政府各级行政部门的档案管理工作更加高效和快捷。例如，当今在行政审批环节中应用“一网通办”的信息化管理方式，大大简化行政审批流程，为广大企业和个人节约办事成本和时间。随着信息时代不断发展，大数据技术的应用愈发普遍，强化行政审批档案管理信息化建设是时代发展的必然和趋势，是简化繁杂行政审批档案的重要途径。同时，对于提升行政审批档案信息化水平和共享效率更为有利。

二、行政审批档案管理信息系统建设的局限性分析

1.缺乏先进的信息系统建设理念

在建设行政审批档案管理信息系统过程中，审批档案管理思路上一味沿用传统的理念与思维，信息管理系统建设就会缺乏一定的时代性与先进性，在系统建设的思路与方案上就会缺乏创新性和全面性，这会直接影响行政审批档案管理信息系统建设的效率与质量。目前，在大数据信息技术持续变革与发展的背景下，建设行政审批档案管理信息系统就必须要不断解放思想和与时俱进，随着时代发展和技术的进步而不断做出调整和改变。

2.信息系统缺乏全面规划与建设

目前，我国各省份的行政审批工作在市内基本实现内政服务的整合，也逐步实现电子政务行政审批网络平台的建设与使用，使得自助终端、移动客户端、网上平台与实体大厅之间逐渐进行有效衔接与结合，逐渐打造出虚实一体和线上线下相结合的政务审批平台。在实现上述功能和服务基础上需要建立统一的大数据库，而该数据库必须具备一体化的功能。因此，在建设和使用信息系统过程中就要不断总结经验教训，全面规划与建设系统的各项功能，使得行政审批数据实现完整性。在行政审批档案管理信息系统构建的整个过程中，对于档案信息的收集、整理、存储、分析、管理、共享及其安全等功能要进行全面规划，由于行政审批的环节较多，也会涉及大量的电子档案和纸质档案，如果缺乏统一化和流程化的行政审批系统，使得行政审批各项职能与档案管理职能分别管理，势必会影响档案管理的工作效率，还容易导致行政审批档案管理出现混乱、遗漏或者丢失的问题，大大增加档案管理工作人员的工作量。因此，在建设行政审批档案管理信息系统时，重视对信息系统的全面规划与建设非常必要。

3.行政审批档案管理制度有待完善与健全

由于行政审批档案种类多样和数量繁多，在管理上要想做到分类管理，必须要有一个明确且健全的管理制度与流程来规范与管理。目前，很多行政管理部门在整理、归档、利用与保管行政审批档案方面缺乏健全和完善的档案管理制度，也缺乏统一、科学的指导，尤其是在电子信息档案管理方面缺乏全面的规划与技术性的指导，使得一部分电子档案在归档与利用环节存在问题，这会直接影响行政管理部门的工作效率与工作品质。例如，纸质档案和电子档案管理细则的制定，档案管理信息系统中数据共享的范围和职能，电子档案类别分类、排序以及保管期限等，都需要在建设档案管理信息化过程中进行完善和解决。与此同时，随着信息技术不断发展，档案管理信息化是发展的必然趋势。但是，我國政府部门也要不断解放思想和与时俱进，在行政审批档案的管理思路上做出转变，并重视档案信息化的建设工作，从管理制度与流程上进行完善和健全，给予档案信息化建设最大化的制度保障，从制度上支撑与指导档案信息化建设、管理与使用工作。

4.信息系统建设缺乏全面性

行政审批档案管理信息系统建设是一项综合性的工作，其不仅涉及行政档案管理部门，还涉及政府行政管理的各个部门，档案信息化建设需要结合各个职能部门的实际工作需要，既要做好档案信息化归档和管理工作，又要实现档案共享与快捷应用的职能，档案信息化建设工作不是一项“单打独斗”的工作，其建设思路就不能只局限在档案信息管理上，而是需要各部门参与进来，积极建言献策，并符合我国档案管理相关办法与规则。目前，在建设行政审批档案管理信息系统时，系统建设人员缺乏对其他部门工作职能的探索，也没有对相关工作人员的需求信息进行挖掘、收集、分析与掌握，在系统开发与建设方面就容易存在“信息孤岛”的问题，导致档案管理信息系统的开发与建设缺乏全面性，最终容易导致档案管理信息系统难以顺利投入使用。如果后期经过反复调整与修改，就会大大增加系统建设与开发的成本和风险，影响档案管理信息系统开发的进度与品质。除此之外，一部分行政审批档案具有保密性，在信息安全管理方面也要给予充分和必要的重视。因此，在建设档案管理信息系统时，既要考虑其自身功能、作用的发挥，又要注重信息管理的安全性。

三、大数据时代行政审批档案管理信息系统建设的方略探究

目前，在信息科技不断发展下，大数据技术也在不断发展与变革。在行政审批档案管理过程中，由于档案管理的体量较大、内容与种类繁多，依靠传统、单一的纸质档案管理会缺乏档案管理的效率性、便捷性、共享性与时代性。因此，加强审批档案管理信息系统建设，结合当前档案管理信息系统建设的实际现状与局限，不断提出整改方案与计划，促进行政审批档案管理信息系统建设效率与品质大幅提升。

1.转变思路、健全规划

在建设信息化的行政审批档案管理系统时，政府部门在设计与规划档案管理信息系统时，必须要不断转变思路、解放思想和与时俱进，结合大数据时代的发展特征，利用大数据技术逐步实现信息的共享与使用。积极借鉴先进的信息化档案管理系统建设实例，结合政府行政审批部门的工作职能与流程，不断构建更加综合和全面的档案管理信息系统，从思路规划上先做好系统建设的引导工作，为档案管理信息化建设做好思想铺垫。与此同时，在规划行政审批档案管理系统的建设流程时，要做到档案管理信息技术、规范要保持一致与统一，对各类行政审批系统进行整合，分析其档案的类型，按照类型和时间等进行信息化归档。同时，为了能够实现档案管理信息系统的科学归档与便捷化使用，对于各级审批部门的档案信息要做好分区整理，通过电子印章和电子签名等多数据平台的整合与利用，打造一体化的档案信息管理系统。一方面，便于行政审批职能的发挥，另一方面，便于行政档案的规范化管理，使得行政审批档案管理的有效性、规范性、真实性和完整性得以有效保障。而在建设档案管理信息系统时，档案信息的收集、整理、归档和使用等模块的设计与规划是不可或缺的，信息系统规划人员要综合考虑各部门及人员的职能和岗位职责，再进行档案管理系统的科学规划与合理建设，提升档案管理系统建设的效率。

2.健全和完善档案管理机制与流程

正所谓“不规矩不成方圆”。在建设档案管理信息系统时，如果没有健全的管理制度与流程，档案信息系统开发与建设工作很难保质保量地完成。因此，政府行政部门要重视档案管理机制与流程的健全与完善，在科学规划与设计档案信息管理系统的基础上，不断优化档案建设的工作内容与环节。由于行政审批档案所涉及的部门较多、内容较多和数据量较大，为了能够保障信息完整性、数据的共享性以及档案的安全性，在建设档案管理信息系统时，要与多部门工作人员结合，从程序的开发与系统建设上统一技术规范与指导，使得各部门和各级别的行政审批工作能够在统一和规范化的平台中进行，在系统中实现行政审批档案信息的归集与整理，按照行政审批档案的类别和时间等进行自动化归档，便于后期使用者的使用。不得不说，档案的安全管理也是管理信息系统需要考虑的重要环节，从制度上做好档案的使用管理规定，从系统建设上应用加密技术与备份技术，使得档案管理信息系统的建设更为全面和科学，提升行政审批档案管理效率，为行政审批档案的高效利用提供更多便利。

3.重视信息化档案管理人才的培养

由于信息化档案管理工作具备一定的专业性与灵活性，在建设行政审批档案管理信息系统时，一方面，编写管理系统程序的工作人员要具备专业性，且要对行政审批的整个流程进行全面了解与掌握，并对各部门之间的衔接性与从属性进行全盘掌握，在档案管理功能设计上才能够更加游刃有余和有的放矢。同时，在档案信息系统的管理方面也要求工作人员具备较高的职业技能与专业性，需要掌握信息化相关技术，这样便于管理各类行政审批档案，并做好信息化档案的定期维护工作。因此，政府部门在建设行政审批档案管理系统时，也要重视信息化档案管理人员的培养，做好培训工作，使得行政审批档案管理系统得以更好地利用与维护。

四、结束语

综上所述，随着信息技术不断发展，政府部门在管理行政审批档案时，也在积极推进行政审批档案管理信息系统建设工作。在实际建设过程中，由于缺乏健全的建设机制与流程，缺乏对信息系统的科学规划与设计和缺乏专业的信息化人才等，导致信息系统建设的效果并不理想，影响和制约了档案管理信息化水平的提升。重视对当前行政审批档案管理信息系统建设过程中存在的问题展开全面和系统地分析，从而有针对性地优化与解决档案信息系统建设问题，进而全面提升行政审批档案信息系统建设与应用效率和水平。

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（作者单位：桂林市政务服务中心 ）