基于B/S结构和JAVA编程技术的高校档案管理系统设计

乔赟鸽凌

摘要：档案管理是高等学校重要的基础性工作，涉及学校招生、教学、科研、管理等各方面。传统的高校档案管理方式已不符合信息时代发展的要求，近年来国内各大高校陆续开展档案信息化建设和电子文件归档工作。文章以南京开放大学为例，首先分析学校档案管理的现状和存在问题，其次提出高校档案数字化管理系统的建设目标，最后详细介绍高校档案管理系统的总体设计和功能设计。通过档案管理信息化建设提高学校档案管理和利用水平，更好地服务于师生。

关键词：高校；档案管理；系统设计

中图分类号：TP399  文献标志码：A

0 引言

2022年全国教育工作会议指出，新时代教育工作要做到“五个深刻认识和把握”，明确提出要“实施教育数字化战略行动”［1］。随着各大高校数字化校园建设的深入开展，学校档案管理工作也呈现出信息化、无纸化和智能化的发展趋势［2］。其中，学籍档案是高校档案资源的重要组成部分，关系到学生的切身利益，是毕业生在校期间取得一定学识水平的客观记载，真实地体现了学生在校阶段学习及综合素质能力方面的发展状况［3］。传统的归档方式已不适应时代发展的要求，自2021年起学校启动档案管理系统建设项目，文章以该系统为例，探索大数据时代高校档案管理系统设计，以提高档案信息化管理水平和利用率，实现档案数据资源共享。

1 档案管理现状和存在问题

南京开放大学原名南京市广播电视大学创办于1979年，2005年合并南京联合职工大学，并在此基础上于2012年成立南京城市职业学院。学校建校以来培养了十几万毕业生，形成了大量学籍档案。但是，每年的归档工作依然采用传统的纸质档案方式，工作量大、任务繁重且效率不高，档案管理存在以下问题。

1.1 档案年代久远，保存不易

学校40多年的发展历史，存在成人教育、开放教育和高职教育等多种办学形式，学籍档案数量巨大种类繁多，有些档案还涉及多个管理部门和人员。归档方式依旧采用人工收集纸质资料，在归档后容易出现纸张泛黄、损坏等缺点［2］，同时占据了学校档案馆大量空间，对室内环境和安全防范要求很高。纸质档案历经合并和校区搬迁容易遗失，如南京联合职工大学的学籍档案目前仅存有少量卷宗，大部分已无从查询。

1.2 档案查阅困难

学校有两个校区，新街口校区和溧水校区直线距离近50 km，大部分檔案都存放在溧水校区图书馆。近年来，毕业生对查阅个人学籍档案的需求不断增加，江苏省学历认证中心发送的学历证书查询公函数量也逐年增长。档案查询工作经常要跨校区进行，费时费力。

1.3 缺乏专职档案管理人员

学校目前的档案管理业务都是由各部门的行政人员兼职，并没有经过系统的档案管理学习和培训，缺乏专业知识和技能。在实际的档案收集工作中，难免会出现收集不及时、不完整的情况，最终可能导致档案资料无法归档、审核鉴别错误等问题［4］。

2 建设目标和内容

2.1 建设目标

通过融合当前国际国内的先进技术，全面、有效地整理学校自成立以来形成的教学、行政和各类学生学籍档案，依托互联网、高校内部校园网建设档案信息资源库，实现馆藏档案资源及各管理部门档案信息化管理。通过档案查询系统为教职工、学生提供档案信息资源利用和查阅服务，建成数字环境下历史档案永久保管基地。一期项目建设完成后将彻底改变学校档案信息化的落后局面，使档案信息更好地为学校建设和发展提供服务。

同时，通过档案管理系统建设，实现南京开放大学档案管理智能化、数字化、网络化、专业化管理；利用信息技术获取、处理、传输、应用档案资源，提高档案管理效率与效益；为教育数字化建设助力。

2.2 建设内容

档案管理系统建设内容主要包括：

（1）建立一个覆盖档案管理全流程的工作服务管理系统。

（2）实现档案数据的收集、整理、保管、利用、鉴定、统计、编研等功能，适用于档案生命周期管理。

（3）可依据授权向第三方系统开放接口，建立集成其他业务管理系统实现接收与归档实现文档一体化、智能化、自动化方式的档案管理平台。实现各类档案信息资源的共享，同时对各类档案形成的全过程进行监督。

（4）针对不同利用对象，实现档案信息资源分层共享，方便、快捷地满足各类用户利用需求，对档案信息资源建立知识化管理的平台。

（5）保证数字档案信息资源的可靠可信和长期可用，使数字档案具备传统档案所具有的原始性、凭证性和长期可读性。

3 系统总体设计

3.1 设计原则

系统采用先进的设计思想和技术，应用成熟的软硬件技术进行设计，基于业界成熟的微服务架构平台，采用B/S结构和JAVA编程技术，将存储层、数据逻辑层、业务层、表现层分离，便于与其他业务系统集成、系统升级和向今后的先进技术实现迁移。通过提供应用工具加强管理端的数据处理和分析能力、安全控制和系统管理能力，实现对档案的全面管理，实现对档案从收集、归档、整理、编目、鉴定和利用整个生命周期的管理，充分适应未来的发展变化，实现系统实用性。系统设计参照或遵循电子档案管理的专业技术标准、通用业界标准和档案管理实际需要，在业务规范、业务流程、数据格式、保密性能等方面确保系统使用既方便又安全、既规范又灵活。此外，学籍档案内容往往涉及个人隐私，数据和业务安全性十分重要。系统在设计时，基于严密的权限控制机制，严格控制用户对系统的访问和操作权限。另外，系统还通过访问跟踪控制、数字签名、电子印章、水印、加密等手段提供安全保证，同时对档案数据进行定期备份，保证数据的安全存储和及时恢复。

3.2 系统数据流

本系统的数据流如图1所示。

3.3 总体架构

档案管理系统的总体构架可分为五大层次，具体描述如下。

3.3.1 系统层

系统层是整个档案系统的支撑平台，包括网络、主机、储存、备份设备、系统软件等信息系统运行的物理设备以及信息资源建设的软件环境，是任何一个信息系统正常运行的基础条件。

3.3.2 数据支撑层

数据支撑层即档案信息的数据库，是档案管理系统的核心。

3.3.3 应用数据层

档案管理系统的应用数据层包括档案目录数据库、档案全文数据库、多媒体数据库、管理流程数据库、标准规范数据库、系统审计数据库和法律法规数据库。

3.3.4 平台工具支撑层

平台工具支撑层包括基础组件平台、系统管理平台、系统配置平台、全文检索平台、信息发布平台、接口服务平台、工作流平台、报表平台、隐秘数据保护平台、隐秘水印保护技术、EEP封装工具、脱机光盘工具、通用文件浏览器、OCR识别、版式固化、四性检测、数据采集、大数据分析、数字签名、电子文件长期保存等多个工具技术，为应用系统提供支撑，架构在平台上的应用系统一方面可以缩短开发周期，降低系统建设风险，另一方面可以提升系统的性能和稳定性。

3.3.5 数据接入层

档案管理系统可以与其他外部系统对接，并对外提供利用服务等。外部系统也可以将其信息数据移交到档案系统中，便于统一管理、保存和利用。

4 系统功能设计

档案管理系统的功能结构如图2所示。

4.1 档案收集

档案收集是档案管理的第一个环节，是各专（兼）职档案人员使用的功能模块，完成了整个系统的前期文件、资料的收集。该模块是预归档的电子档案、纸质档案的集结地；同时实现和单位其他系统之间电子档案自动归档的集合地。该模块支持档案按“卷”和按“件”管理；支持Doc，XML，Excel，TXT，PDF，TIFF，DWG等近百种常用格式文件的接收与管理。

4.2 档案整理

档案整理用于辅助档案管理人员对已采集的各类档案进行著录、分类、组卷、归档移交、打印输出等，最终形成正式档案。

4.3 档案管理

档案管理实际上是对档案进行长期保存，共分为5个模块：

（1）档案存储，即对已录入并且分类整理后的档案进行存储并对档案數据定期备份。

（2）EEP封包，用于电子文件的长期保存，作为立档单位与档案馆之间的数据交换格式。

（3）四性检测，对电子全文进行“四性”检查，确保在整个管理过程中，电子文件未篡改、未遗失、未损坏，保证档案数据的永久保存。

（4）数字签名，用于确认文件的完整性、验证发送者的身份和文件的来源。系统对所有正式进入档案库电子文件进行可信数字签名。

（5）电子文件存储异常管理，支持电子文件非授权访问、文件监测异常、服务器存储不足等情况由管理员发送告警提示消息。

4.4 档案利用

档案利用主要是对档案进行全文检索和借阅管理，还可以进行档案编研、信息发布和档案统计。

系统提供多种检索方式，有一体化检索、基本检索、高级检索等。检索界面类似百度、GOOGLE，支持用户直接输入关键字进行跨档案类型、跨字段的档案信息的检索。用户还可以对检索结果的二次检索，也支持自行设定检索字段，进行档案信息的检索，方便档案人员在权限范围内进行查询以及进一步的利用。

借阅管理主要分为借阅申请和借阅审批。借阅申请是指可以直接在档案管理系统上提交申请借阅档案库中的档案。系统支持电子借阅、馆内查阅、实物借阅、离线借阅等借阅类型。借阅审批模块面向档案管理员，用于在线对档案利用人员对档案借阅申请的审批和赋权，并支持多级审批。系统内置流程配置功能，在借阅审批环节可引用工作流自定义，系统将根据不同的借阅方式，进行借阅审批办理。

4.5 系统设置

系统设置包括元数据库管理、权限管理、日志管理、全文检索管理、数据词典、数据库管理、发布管理、签名与证书管理、系统参数设置、License授权和安全管理功能。

4.6 个人空间

个人空间是档案管理系统用户的个人工作空间，充分体现档案系统对个性化需求的实现。

5 结语

南京城市职业学院档案管理系统一期项目已基本建设完成，学校历年成人专科和全日制专科学生的纸质学籍档案已完成电子化并进入档案管理系统数据库。该系统的应用彻底解决了跨校区查询档案的困难，提升了档案管理数字化智能化水平，为满足学校师生日益增长的档案服务需求提供了技术支持。

参考文献

［1］杨现民.开辟教育全面数字化转型新局面［N］.中国教育报，2022-04-07（02）.

［2］郭肇毅.成人高校档案管理系统的设计与实现［J］.信息与电脑（理论版），2015（13）：67-68，70.

［3］刘玉红.从归档过程谈高校基层学籍档案管理工作［J］.文教资料，2021（35）：162-165.

［4］霍倩倩.以“双高”计划为引领，加强高职院校档案管理人才队伍专业化建设［J］.杨凌职业技术学院学报，2022（1）：70-72.

（编辑 傅金睿）

Design of university archives management system based on B/S structure and JAVA programming technology

Qiao  Yungeling

（Nanjing Open University， Nanjing 210002， China）

Abstract：  Archives management is an important basic work in universities， involving admissions， teaching， scientific research， administration and other aspects. The traditional way of archives management in universities is not able to meet the requirements of the development of information age， many domestic universities have successively carried out the informatization construction of archives and the filing of electronic documents. Taking Nanjing Open University as an example， this paper firstly analyzes the current situation and existing problems of archives management， then further puts forward the construction objectives of university archives digital management system， and finally introduces the overall design and functional design of university archives management system in detail. Through the informatization construction of archives management， the university archives management level is greatly improved， serving better for teachers and students.

Key words： universities; archives management; system design