新时代下如何推动高校档案信息资源“活”起来

戴星星 贾毅

长期以来，高校档案普遍存在“重保管、轻利用”的问题，档案的利用率和利用效果均不理想。究其原因，档案信息资源体系及利用方式仍然沿用传统模式，急需创新发展。现从完善档案馆（室）藏结构、机制创新、提高档案工作者的主动服务意识、以科技创新为抓手建设档案资源数字化平台、完善高校信息资源建设与开发利用制度、建立富有特色和功能多样的档案网站、规范档案资源利用流程七个方面，探索档案信息资源建设与开发利用工作的创新发展路径，以期提高档案信息资源开发程度和档案利用效果，助力高校档案事业创新和档案工作转型发展。

随着“互联网+”时代的到来，我国高校档案事业在档案管理制度建设、馆藏资源建设、服务能力建设等方面均取得了突出成绩，然而档案信息资源建设的广度和深度均不够，档案借阅工作仍然沿用传统模式，即根据利用者的需求被动完成借阅工作，距离主动利用文档数据和主动开发档案信息资源还有一定的差距。虽然2020年新修订的《中华人民共和国档案法》在档案的利用和公布方面提供了一些建议，如创新服务形式、提高服务水平等，但就高校而言，如何落实《中华人民共和国档案法》还有很多有待研究的地方。本文将从高校档案信息资源建设与开发利用工作的研究现状、存在问题及解决策略三个方面探索档案信息资源建设与开发利用工作创新发展的路径，以期促进我国高校档案事业焕发新生机。

高校档案信息资源建设与开发利用工作的研究现状

档案信息资源的开发与利用工作是我国高校档案事业发展的重要支撑。国家档案局陆续发布文件指导高校档案信息资源建设及开发利用工作，如《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》《数字档案馆系统测试办法》等，但目前高校档案信息资源及开发利用工作距离《“十四五”全国档案事业发展规划》目标还存在一定差距。通过有限的梳理，综合研究高校档案信息资源建设与开发利用工作的研究成果较少，大多是单论高校档案信息资源建设或者档案开发利用工作的，而立足于创新角度的研究成果更是寥寥无几。

高校档案信息资源建设与开发利用工作存在的问题

馆（室）藏结构单一且缺乏特色

高校档案资源普遍存在文书档案较齐全、所占比重较大的现象，而便于宣传利用的教学档案、实物档案、声像档案等档案门类存在收集不齐全、不规范等问题。“巧妇难为无米之炊”，单一的馆（室）藏结构在很大程度上制约了档案信息资源建设与开发利用工作的开展。每个高校都有自己的特色，然而目前高校的档案门类大同小异，大多数高校的档案门类都是文书档案、科技档案、实物档案等，突显高校特色的专门档案资源较少。

档案的评价机制有待完善

档案评价机制是“指挥棒”，“指挥棒”指向哪，档案工作就往哪个方向推进。目前，档案工作考核标准主要体现在六个方面：第一，档案管理相关制度是否完备；第二，保护档案安全设施是否齐全；第三，档案管理人员数量和业务能力是否达标；第四，档案“收管用”业务是否规范；第五，档案信息化工作开展状况；第六，对所在单位档案监督指导情况。此外，档案信息资源建设及开发利用工作成效的考核所占比重较小，且缺乏有效的考核机制。

档案工作人员综合素质能力有待提升

目前，高校档案工作者工作的主要内容是档案的整理与保管。关于档案的利用，绝大多数高校档案资源的利用都是被动的，即档案借阅者按照一定的借阅流程，办理相应的借阅手续后完成档案的借阅。档案工作者尚无法预测档案利用需求，还需主动和有关部门进行对接，主动提供相关档案信息。档案虽然是过去已经办理结束的文件，但也是现行工作的起点，现行工作几乎都能从档案中找到有利的处理思路和经验教训等。同时，各个高校的档案工作者相互交流及外出学习的机会较少，这也不利于高校档案工作者开阔眼界，给档案事业的创新发展带来重重阻碍。

档案信息资源建设水平较低

高校档案信息资源工作大多还停留在传统阶段，数字化、智能化水平不高。绝大多数高校对档案信息的处理仅停留在表层信息上，对档案内容和形成过程等深层信息处理得少；编研成果以文本形式以及过去史料的整理为主，对档案内容的规律性认识较少；输出形式多是文本形式，多媒体形式较少；此外，数字化水平低，文本识别、搜索功能差，数据交互等智能化水平低，数据处理效率低，以及个性化要求无法得到满足等，这些都严重影响了档案利用效果。

高校档案制度及流程不统一，档案资源没有得到合理开发利用

首先，高校档案信息资源划分制度不统一。以档案门类为例，高校的分类存在不一致的问题，部分高校将档案划分为党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、产品类、基建类、仪器设备类、出版类、外事类、财会类、校史类、实物类、已故人员类、声像类15大类，如暨南大学。部分高校档案门类有文书类、教学类、科学研究类、基本建设类、仪器设备类、出版物类、外事类、财会类8大类，如江西财经大学。

其次，由于高校档案管理权限分散、监管体制不完善等原因，档案信息资源尚未实现资源共享及线上全文浏览。如果档案信息资源不能根据社会需求得到合理的开发利用，就无法实现馆（室）藏档案价值。

档案宣传门户网站设计单一，检索功能不足，缺乏吸引力

目前，我国很多历史悠久的高校凭借丰富的档案馆藏资源，基本都设立了档案网站，但高校档案馆网站设计还存在一些問题。第一，多以传统的功能流程为主，如馆藏介绍、法规制度、业务指导、新闻动态等，虽然很多高校档案网站有检索的板块，但查询功能不足，信息利用效率低，用户黏性低。第二，档案网页的内容，如文本素材等缺乏动态感的设计，内容也较为陈旧，无法激发用户的兴趣。第三，大多数高校档案馆网站未能结合先进的科学技术，如文字识别、数据交互、云技术等，缺乏吸引力。

解决策略

探索建立具有学校特色的馆（室）藏建设，打造独具特色的资源平台

推进档案编研向纵深推进等一系列档案工作都应以档案收集工作为基础。高校档案机构要加大宣传力度，创新宣传方式，增强全校师生的档案意识，提高档案归档率；加强跟踪指导，定期掌握单位归档工作情况，尤其是体现各个高校特色档案的归档情况，实现高校档案信息资源建设的多元化和特色化，如西南大学档案馆2020年启动特色档案——“美丽西大——景观档案建设”，就是很好的示范。为了更好地开展声像、实物等特色档案的收集归档工作，高校档案部门可以对档案交接登记表或移交清单进行划分，单独列出声像和实物档案的移交清单；同时，在部门和档案馆（室）交接档案时，逐条对照归档范围文件，并进行审核。有条件的高校可以建立数字档案馆，对学校各单位归档情况进行实时监测；部分高校还可以为各单位负责人组建专门的QQ群，定期在群里公布未移交档案的部门。根据心理学的“南风效应”，档案室在日常工作中应主动与其他部门积极沟通，比如在完成部门移交档案的整理归档工作后第一时间告知对方，以便其及时利用。

推动机制、体制创新，释放档案信息资源建设与开发利用工作潜力

完善档案考核评价机制，加大对档案信息资源建设和开发利用工作的考核和督促力度。高校要把档案信息资源建设与开发利用工作纳入档案馆（室）工作年度考核的重要指标中，根据绩效评估，建立高校档案效益动态调整机制。同时，条件成熟的高校可以设立议事协调机构，将档案室（馆）纳入其中，统筹学校全方位的教育教学工作。此外，还可以考虑将档案工作质量纳入普通高等学校本科教学工作评估及“双一流”高校监测指标中。

提高政治站位，增强档案主动服务意识，全面提升高校档案工作队伍水平

第一，各高校要站在档案促进学校长远和稳定发展的高度，完善学校档案工作人员激励制度，加强高校档案队伍建设，支持学校档案工作人员通过业务培训、交流、考取档案资格证及参与有奖档案知识竞赛等手段，提高专业能力，逐渐形成评价合理、激励有效、发展顺畅、保障有力的档案人才队伍管理体制机制。第二，大多数高校档案馆（室）都隶属于学校办公室，而学校办公室是学校的信息枢纽，档案工作人员在整理档案时不能仅停留在录入档案题名、责任者等表层信息阶段，应从档案内容中发现学校办学的优点、规律、弊端，让档案部门成为学校的“智库”；同时，要注重对学校意义重大的人财物的信息管理，以及有关高校教学成果、就业率、就业质量、社会满意度等关系学校教学质量生命线的材料管理，以便有需要时能迅速找到相关材料。第三，要增强主动服务的意识，培养主动提供档案信息资源服务的意识，譬如在学校开学典礼或运动会召开前，主动咨询相关责任人是否需要往年的视频，还可以把其他高校的活动亮点视频、文字等材料主动推送给相关负责人。第四，要做好档案的宣传工作，高校档案工作者可以通过建立档案网站，将照片、实物档案、学校院报、内部科研刊物等上传到网站，提高广大教职员工凝聚力，提升档案工作者的岗位影响力和职业成就感。

重视档案科技创新，建设档案资源数字化平台，实现数据的统一管理

科学技术发展日新月异，高校档案工作者不能墨守成规，要主动学习先进的科学技术推动档案工作更好地开展。如三维激光数字化测绘技术，可以对实物档案进行三维扫描、数字化建档，用高新技术为实物档案保驾护航；通过缩微模型和声光电技术可以提高档案宣传效果，如西安的安仁坊遗址展览馆运用该技术，直观展示出唐人的服装、首饰、乐器等；使用等离子高效脱酸机并采用设备+耗材的创新模式，批量、高效修复档案，丰富档案信息资源；用建筑设计模型技术可以将传统的基建档案图样、文字、表格文件转变为三维与平面相结合的形式，多维度输出基建档案，丰富档案的输出形式，还可以将无人机技术与三维激光扫描技术相结合，将建筑物以高精度、数字化的方式呈现出来。

完善高校信息资源建设与开发利用制度，打造档案信息资源共享平台

完善高校档案法律法规，制定统一的档案管理措施，为后期加强高校档案信息资源整合，打造高校档案共享平台或对接“全国档案查询利用服务平台”，构建档案在线检索服务，探索“互聯网+档案”新模式，高校档案信息资源及开发利用工作提质增效提供有力支撑。高校除了要实现信息资源线上共享之外，在线下更要加深交流，加强协作，这对档案工作的创新发展具有重要意义。如2022年中国档案学会与湖北省档案馆联合举办的档案新技术新成果新机遇交流活动就很好地促进了高校与企业、高校与高校之间信息的共享互通。

建立富有特色和功能多样的档案网站

首先，高校档案网站不仅要有基本的功能，如馆藏介绍、服务指南、业务指导等，还要有彰显本校特色的模块，同时要在保障国家和公民信息安全的基础上，紧跟时事热点，实时更新，将可以开放的内容以动态的形式加以推送，以满足利用者多样化的利用需求，如西安交通大学档案馆新增了“校园文化”栏目，很有新意，但更新速度还不够快，内容也是过去印记的重现，没有与热点话题紧密结合。

其次，为满足档案利用者的不同需求，高校档案馆网站应完善档案查询平台，运用先进的科学技术，完善检索体系，以推行优质服务为抓手，持续推进档案利用数字化转型。

最后，有条件的高校可以利用数字技术建立图文、视频、实物、实景相结合的档案网站，立体展现馆藏结构及馆藏特色等。

规范档案资源利用流程，实现数据智能分析

档案安全事件频发的原因，归根结底还是档案利用流程不规范。档案的数字化、智能化应覆盖档案利用全过程，档案管理部门应充分运用大数据、云计算、人工智能、物联网和移动互联网等技术，及时了解档案资料使用情况，实现档案信息数字化、网络化、智能化。

要想提高档案的利用效果，避免档案工作边缘化，高校档案部门应该以档案收集为抓手，丰富档案信息资源建设，同时还要有主动服务的意识，加强档案部门与学校其他部门的沟通，奋起直追、锐意进取，以科技创新为龙头，实现档案信息资源及利用方式的数字化转型，努力开创我国高校档案事业蓬勃发展新局面。政府应积极推动档案信息资源共享平台建设及搭建高校工作交流互通有无平台。总之，档案信息资源与开发利用工作的创新发展，离不开政府、学校的支持，也离不开档案工作人员主动服务、科技创新等业务能力的提高。

（作者单位：安徽三联学院）