浅析需求导向视角下的档案编研

杨彦勋

档案是“人类记忆、文化和文明的金子”，蕴含了国家机构、社会组织以及个人从事各种活动的原始信息，蕴含了丰富的文化内涵，并成为人类文化的重要组成部分。一切文化都是人民创造的，人民也应该享有文化，档案文化亦是如此。但是，如何让人们享有文化，就需要从需求导向角度来考虑，摸清人们需要什么，然后根据人们的需要结合档案机构实际，有针对性地满足人们的需求，这样才能真正做到让人们享有文化。从档案管理工作角度来说，档案工作也不仅仅是对档案原件的安全保管，保留好“固化信息”，也需要对档案信息进行开发，充分发挥档案资源所蕴含的价值，最终把“死档案”变成“活信息”，但如何实现转化，也需要研究利用者需求，只有满足利用者需求，才能真正做到把“死档案”变成“活信息”。

一、问题提出

“‘编研一词最早出现在50年代末，1960年在档案专业刊物《档案工作》上使用了‘编研工作这一术语，1980年又在中共中央、国务院批转的文件中使用了‘编研工作一词 。”[1]经过几十年的发展，已形成了具有中国特色的档案工作之一。现在大家认为再谈档案编研工作似乎已经“过时”，虽然我国档案编研工作随着时代的变化也在发生着重大变化，但从实践工作来看，档案编研工作并未发生质的变化，在一定程度上也只是“新瓶装旧酒”，究其原因还是档案编研与档案编研利用需求没有达到平衡，二者严重脱节。

在实践工作中，经常会自问为谁编、如何编、编的意义在哪里等问题。这些问题的提出，说明在实践工作中，我们无法做到“有的放矢”，不能很好地把握档案编研利用者的需求，也就是说我们开展档案编研工作时缺乏需求导向。如沙敏在《北京市近五年档案编研成果分析》一文中所言：“北京市国家级档案馆的档案编研成果，存在着一次、二次编研成果过多，三次的档案编研成果过少、利用者利用不便的问题，也就是利用者找不到需要的编研成果，编研成果也找不到利用者的问题”[2]。“管中窥豹”，北京市国家级档案馆在编研工作存在的诸多问题在一定程度上也代表了我国档案机构编研工作存在的问题。笔者作为一名档案编研工作者，从业十余年来，编研成果也主要集中在以下几个方面：一是一次编研成果，如为学校领导提供参考的各类统计表、专题文件汇编（选编）、文件摘编等基础数字汇编；二是二次编研成果，这类编研成果主要是为档案宣传工作需要汇编的《贵州师范大学年鉴》《贵州师范大学大事记》《贵州师范大学机构沿革》《贵州师范大学档案馆全宗介绍》等。三是三次编研成果，如《贵州师范大学校志》《贵州师范大学民国档案资料选辑》《师者——贵州师范大学人物传略》等。但是，绝大多数编研成果仍为一次、二次编研成果，而且也主要是根据学校工作需要及档案宣传工作需要开展，最终导致档案编研成果利用者单一、利用范围狭窄，这些都极大地制约了档案编研工作的深度和广度。此外，进入市场的档案编研成果市场定价较高，也是导致档案编研成果利用率不高的一个重要原因，如“扬州市档案馆的影印本档案汇编《清宫扬州御档》网上报价 624元”[3]，笔者曾主编的《师者——贵州师范大学人物传略》市场售价也高达260元，读者“望价却步”。

根据档案编研工作的定义，档案编研工作的客体主要为“馆（室）藏档案”、目的为“满足社会利用需求”、手段为“在研究档案内容的基础上，对档案文献进行收集、整理、加工”。从笔者实践和专家学者论述来看，目前档案编研工作并没有从根本上真正实现档案编研工作，原因如下：第一，从编研客体来看，主要以自馆（室）档案为主，较少开展馆际档案查询与传递，只有在进行大部头史志编撰时才会开展馆际查询，导致无法做到尽可能占有大量基础材料，形成“巧妇难为无米之炊”的尴尬局面。第二，从编研目的上来看，编研成果的利用对象主要为各级各类机关或单位及专家学者，较少满足广大普通档案利用者的利用需求，没有做到“现代档案工作的主要内容，就是从大量的档案文献资料中提炼、浓缩出丰富的信息，主动为民生需要服务”[4]。第三，从编研手段来看，主要着眼于编，较少开展研，导致一、二次档案编研成果较多，三次编研成果较少，导致编研成果价值不高。第四，进入市场的档案编研成果，市场定价背离产品价值。

二、需求导向视角下的档案编研的几点建议

目前，要解决档案编研工作存在的问题，关键要转变思路，不能被动的“为编而编”，要主动的编，也就是要从档案利用者需求角度出发，通过认真分析档案利用者的需求，结合档案机构实际，有针对性地开展档案编研。笔者提出如下建议：

（一）建立服务社会大众的档案编研工作理念

档案馆作为党和国家的科学文化事业机构，不仅是永久保管档案的基地，也是开展科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。可见档案馆具有“公共性”，而不应该是某个机构的附属物，不能仅将部分人群作为服务主体，而也应该将科研人员、普通大众作为服务主体。作为一种社会公众文化，档案文化本身的创造和消费主体也是社会大众，不是某个特定的社會组织或社会阶层，而应该具有广泛性和多元性，在开展档案编研工作时，我们应该根据“档案利用者类型的不同而进行的档案需求划分”[5]。将档案编研工作变成“一项促使和帮助所有社会成员走进档案了解档案的神圣工作。[6]”特别是随着人们物质生活的极大丰富，新时期我国社会主要矛盾是人民日益增长的美好生活需要和不平衡不充分的发展之间的矛盾，不能在发展经济的同时，让人民不能享受精神文化的快乐与满足。正如王晓璐在《从公众档案文化需求视角论档案编研工作出路》一文中，作者通过“被调查者年龄、教育背景和职业信息”三个维度展开调研，发现公众对档案编研及编研成果的认知度和认可度都比较低，“没有购买过档案编研出版物的人占61%，经常购买档案出版物的被调查者仅占3%”“这个比例与我国目前的经济发展程度完全不相符，可以说目前我国的文化发展远远落后于经济发展水平”[7]。因此，档案编研工作应该摒弃传统的以服务某一特定的社会组织或社会阶层的理念，建立起服务社会大众的档案编研工作理念，满足社会大众对档案文化的需求。

（二）根据档案利用者利用需求实施“靶向”服务

档案利用者的利用需求可能多种多样，档案编研工作者无法做到面面俱到。因此，开展档案编研工作时，首先可以通过网络征集、线下收集等方式，开展利用者需求调查，并建立档案利用者需求数据库。通过对数据库开展数据分析，找到利用者的利用热点，并将分析出的需求点与档案机构实际结合，罗列出可能开展的档案编研主题，并将主题进行网上和线下公示，征求利用者的意见与建议。最后，结合反馈信息与档案机构实际工作，最终确定档案编研工作主题，进而实施“靶向”服务。同时，对不能完成的工作，在可行的情况下，向其他机构进行“转介”。此外，档案利用者的利用需求，还包括档案编研成果的“易获取性”，通过降低编研成果的获取难度，提高编研成果利用率，发挥编研成果价值。因此，可以在政策允许的情况下，通过档案馆网站、微信公众号、报纸等社交媒体共同推送，甚至可以通过借助移动互联网、云计算、大数据、增强现实（AR）、虚拟现实（VR）、融合现实（MR）、人工智能、区块链等新技术的运用，让利用者以第一视角身临其境，在实现信息与情感的双重互动的基础上，从多维度感知編研成果全部信息，给利用者带来全方位现场代入感。

（三）根据档案利用者身份的不同开展不同的编研组织形式

档案编研的利用者主要分为两类：本机构利用者和机构外利用者。对于第一类利用者来说，编研工作的目的主要是为了“资政”，通过提供相关信息，如基础数据、历史发展等，让领导对机构的发展有一个直观的把握与了解，为其开展下一步工作提供信息支持。对于此类编研工作，主要以自主编研为主。对于第二类利用者来说，因为其利用目的各不相同，可以采取以下组织形式。第一，馆际合编。在进行大部头编研时，就需要开展馆际合作的形式，因为主体编研机构一方面人手不足，另一方面馆藏也不能够有编研需要的全部档案资料。第二，与科研机构、高等院校等机构合编。在一些涉及科研项目、历史文化相关的专题档案编研时，由于档案工作人员缺乏专业、系统的知识，往往无法做到“信、雅、达”，通过与科研机构、高等院校等机构合作，可以借助他们的专业知识，使编研成果浅显易懂、趣味盎然、雅俗共赏，提高作品的科学性、专业性与通俗性。第三，国际化合作。随着信息国际交流的日益扩大，特别是在“一带一路”战略实施中，强调推动中国文化走出去。要把中国文化通过档案编研作品推送出去，必须通过开展档案编研国际化合作来实现，通过双向互动的合作格局，不仅可以减少文化冲突，还可以减少推送的人为阻力。

（四）借鉴传播学的相关理论与实践

档案编研在本质上说是一种信息传播。在进行编研工作和推广编研成果时有必要借鉴传播学的相关理论与实践。2019年1月25 日，中共中央政治局就“全媒体时代和媒体融合发展”举行第十二次集体学习，习近平总书记就此提出了全新的“四全媒体”论断：“全媒体不断发展，出现了全程媒体、全息媒体、全员媒体、全效媒体，信息无处不在、无所不及、无人不用，带来舆论生态、媒体格局、传播方式的深刻变化……要运用信息革命成果，推动媒体融合向纵深发展，做大做强主流舆论”[8]。当然，作为档案信息传播的主体，档案编研工作者不能被档案利用者的需求牵着鼻子走，要在合理、合法的情况下，掌握主动权，因为档案部门要牢记“档案工作姓党”的政治属性，做好档案信息传播的把关人。档案编研虽然不能影响、决定人们对某一件事或意见的具体看法，但可以通过议程设置，“提供信息和安排相关议题来有效左右人们关注哪些事实和意见及他们谈论的先后顺序”[9]，进而通过提供真实、可靠的档案信息把握档案编研的主动权。同时，“全程媒体面向时空之维，强调信息传播的即时性和全时性；全息媒体面向形态之维，强调信息表现形式的丰富多样性；全员媒体面向主体之维，强调行动者的多元性与互动性；全效媒体面向效能之维，强调信息传播功效的全面提升”[10]，因此，在进行档案编研时，要依托云计算、大数据、人工智能等新技术，通过机器学习、用户画像、个性化分发、精准推送，我们可以清楚知道谁在关注信息，用户反馈如何，传受双方有着健全的互动和反馈机制，信息传播更加精准与高效[11]。在进行档案编研时，要积极做好信息反馈，全时跟进档案编研作品的传播流程，通过设立舆情监测系统，做到“知己知彼”，并在实时把握档案编研作品传播发展动向的基础上，根据传播过程中出现的各种情况随时应变，实现即时、实时、全时传播。

三、结语

档案编研作为档案信息传播的主要手段之一，是档案工作的重要内容之一。开展档案编研工作不能“闭门造车”，也不能仅仅满足于服务某一特定机构或者人群。档案的公共属性，决定了档案编研的公共性。因此，有必要通过研究档案利用需求，根据需求采取适当的方法开展档案编研工作，在传播档案文化信息的同时，做到满足档案利用需求。

参考文献：

[1]严永官．档案编研理论的继承与发展[J]．中国档案，  2001（3）：45-47．

[2]沙敏．北京市近五年档案编研成果分析[J]．北京档案，2018（7）：27-29．

[3]赵彦昌，朱宝君．近三十年江苏历史档案汇编研究[J]．档案与建设，2015（11）：24-27

[4]刘瑛．档案编研的时代特征与发展趋势[J]．兰台世界，2013（2）：43-44．

[5][6]胡红霞．档案馆编研与社会公众文化需求的关系研究[J]． 现代情报， 2010（3）：115-119．

[7]王晓璐．从公众档案文化需求视角论档案编研工作出路[J]．浙江档案，2011（5）：32-35．

[8]习近平．加快推动媒体融合发展 构建全媒体传播格局[EB/OL].[2019-03-15].http：//www.qstheory.cn/dukan/qs/2019-03/15/c_1124239254.htm．

[9]郭庆光．传播学教程[M]．北京：中国人大学出版社，1999：214．

[10]陈昌勇．“四全媒体”论域下主流意识形态话语影响力的提升[J]．长治学院学报，2021（8）：68-72．

[11]沈正斌．“四全媒体”框架下新闻生产与传播机制的重构[J]．现代传播，2019（3）：8-14．

作者单位：贵州师范大学档案馆