浅谈教育科研机构档案数字化管理

李静 邸芬平

国家“十四五”规划提到了数字文化遗产的保护和利用，以推动文化遗产资源的数字化和智能化发展。其中，教育科研机构档案数字化管理作为数字文化遗产保护的重要组成部分，也得到了特别的关注和支持。在实际落实中，相关政策和措施也将不断完善，以促进教育科研机构档案数字化管理的健康发展。这也将为教育科研机构提供更加广阔的发展空间和机遇，同时为数字文化遗产的保护和利用做出更大的贡献。

一、教育科研机构档案数字化管理的意义

（一）提高档案管理工作效率

教育科研机构的档案数量庞大，种类繁多，传统的纸质档案管理模式下档案的检索和管理工作非常繁琐。通过数字化管理，可以将档案信息快速地录入计算机系统中，并实现自动化的档案分类、检索和归档功能，从而大大提高档案管理工作的效率和精度，减少工作量和出错率。

（二）保护档案资源安全

教育科研机构的档案涉及到知识产权、隐私等敏感问题，如何保证档案的安全性和保密性是档案数字化管理的重要问题。通过数字化管理，可以实现档案的备份和归档，保证档案资源的安全性。同时，数字化管理还可以实现权限管理，只有经过授权的人员才能访问敏感档案资源，提高档案资源的保护水平，防止档案的丢失和损毁。

（三）提升档案资源的利用价值

数字化管理可以使得档案资源更加便捷地被查阅和利用。数字化档案的检索速度和精度远高于传统的纸质档案，不再需要翻阅大量的纸质档案，提高了档案资源的利用效率。同时，数字化档案还可以实现远程访问，解决了地理位置限制问题，便于不同地区、不同机构的人员进行共享和利用，提高了档案资源的利用价值。

（四）推动数字文化遗产的保护利用

教育科研机构档案数字化管理不仅是对本机构档案资源的管理，更是对数字文化遗产保护和利用的推动。数字化管理的成果可以为其他机构或个人提供可靠的数字化资源支持，加速数字化文化遗产传承和创新利用。数字化档案的共享和利用可以促进不同机构之间的合作和交流，推动数字文化遗产的保护和利用。

二、教育科研机构档案数字化管理特点

（一）专业性

教育科研机构的档案涉及到学术研究、教育教学等专业领域，因此数字化管理需要考虑到这些文献的特殊性。数字化管理需要采用专业的元数据标准，对档案内容进行细致的描述和分类，以便于后续的检索和管理。同时，数字化管理需要考虑到不同领域、不同学科的特殊需求，例如对于科学数据的数字化管理，需要考虑到数据共享、可重复性等因素。

（二）安全性

教育科研机构的档案通常包含机密信息，如研究成果、科研数据、知识产权等。数字化管理需要采取多重安全措施，保证档案的安全性和保密性。数字化管理需要采用数据加密技术，对档案进行加密存储和传输，防止数据泄露，数字化管理需要设置多重权限控制，对不同用户进行权限管理，限制用户对机密信息的访问。

（三）可追溯性

教育科研机构的档案需要满足科研过程的可追溯性，数字化管理需要记录档案的来源、处理过程、修改记录等信息，以便于追溯和审计。数字化管理需要采用元数据标准，对档案进行详细描述，并记录档案的各个环节，例如档案的采集、整理、存储、传输等过程。同时，数字化管理需要保留档案的历史版本，以便于审计和追溯。

（四）可访问性

教育科研机构的档案需要满足管理人员、科研人员、教师等多个不同群体的访问需求，数字化管理需要提供多种访问方式，例如电子搜索、在线查看等。数字化管理需要采用多种技术手段，例如数据挖掘、搜索引擎等，对档案进行分类和检索，以便于用户快速定位和访问所需信息。同时，数字化管理需要考虑到不同用户的需求，提供个性化的访问服务，例如推荐相关文献、根据用户历史记录进行智能推荐等。

（五）持续性

教育科研机构的档案需要长期保存和管理，数字化管理需要考虑到技术变迁和设备更新等因素，保证档案的持续性和可持续性。数字化管理需要采用标准化的数字化格式，以便于跨平台传输和长期保存。数字化管理需要对档案进行备份和冗余存储，保证档案数据的安全性和可用性。数字化管理还需要考虑到技术更新和升级，例如采用云计算、人工智能等技术手段，提高数字化管理的效率和可靠性。同时，数字化管理需要与机构的长期规划相结合，制定档案数字化管理的长远发展策略，保障档案管理工作的可持续性。

三、教育科研机构档案数字化管理存在不足和意见建议

经笔者调查研究，教育科研机构的档案数字化管理不仅存在缺乏标准化，还存在安全性不足、可访问性差等问题。为解决以上问题，笔者提出以下意见建议：

（一）建立标准化管理模式

教育科研机构可以通过建立标准化的档案数字化管理模式，规范数字化档案的采集、分类、存储、备份等流程，提高档案数字化管理的效率和质量。首先，标准化的管理模式可以确保数字化档案的一致性，避免数据的重复和损坏。其次，标准化管理模式可以提高管理人员的工作效率，减少管理难度，提高数字化档案管理的效率。此外，标准化管理模式还可以促进档案数字化管理的信息共享，加强管理人员的沟通和协作，提高数字化档案管理的整体效益。笔者认为，要建立标准化的管理模式，教育科研机构可以制定一系列的管理规范和流程标准，例如，建立数字化档案采集标准、文件分类标准、数字化档案存储和备份标准等。同时，教育科研机构需要加强对管理人员的培训，提高他们的数字化档案管理技能和知识。

（二）档案数字化管理软件与办公OA系统相衔接

档案数字化转型是檔案数字化管理工作应对新形势、新任务、新要求的必然选择。按照“存量数字化、增量电子化”的原则，一方面按照现有的档案数字化管理模式，提高教育科研机构现有纸质载体档案的数字化率。另一方面，将教育科研机构的档案数字化管理软件与办公OA系统相衔接，改进工作方法、重塑工作流程，促进各类电子文件应归尽归、电子档案应收尽收，提高电子档案在档案资料中的比重。

（三）多样化访问方式

随着教育科研机构档案数字化管理的不断发展，访问方式的多样化成为了一个关键的问题。不同的用户需要不同的访问方式来获取他们所需要的信息。为了满足这一需求，管理人员可以采取多样化的访问方式，如通过网站、移动应用程序、数据库等途径提供不同形式的访问方式，例如全文搜索、目录浏览、分类检索等。通过提供多样化的访问方式，可以让用户更加轻松地获取所需信息，提高用户满意度，同时也有助于提高档案管理的效率。其中，网站是最常用的访问方式之一，可以通过互联网在任何时间、任何地点访问，方便快捷。管理人员可以在网站上提供分类浏览、搜索引擎等功能，方便用户快速找到所需的信息。此外，移动应用程序也成为了越来越受欢迎的访问方式。用户可以通过智能手机或平板电脑下载应用程序，并在任何时间、任何地点进行访问。管理人员可以通过应用程序提供离线下载、全文搜索等功能，提供更加个性化的访问体验。除了网站和移動应用程序之外，数据库也是一个重要的访问方式。数据库可以提供更加精细的分类和检索功能，帮助用户更加精准地找到所需信息。同时，数据库也可以提供多种格式的文献，包括文本、图片、音频等形式，方便用户更好地了解和使用文献。

（四）采取加密技术

保障教育科研机构档案数字化管理的安全性是至关重要的。加密技术是一种可行的安全解决方案，可以有效地保护档案数据免受恶意攻击和不当使用。教育科研机构管理人员可以采用各种加密技术来保护档案数据，例如对称密钥加密和非对称密钥加密等。对称密钥加密是一种流行的加密技术，使用相同的密钥对数据进行加密和解密。这种技术的优点是速度快，适用于大量数据的加密和解密，但缺点是密钥需要安全地共享和管理，以防止密钥被盗用或泄露。非对称密钥加密是一种更安全的加密技术，它使用公钥和私钥对数据进行加密和解密。公钥可以自由分发，私钥只能由档案拥有者持有。这种技术的优点是密钥不需要共享，可以更好地保护档案数据的安全性。但是，与对称密钥加密相比，非对称密钥加密速度较慢，适用于少量数据的加密和解密。除了加密技术，教育科研机构管理人员还应制定和执行完善的安全策略和措施，例如访问控制、数据备份、物理安全和网络安全等。这些措施可以帮助保护教育科研机构档案数字化管理的安全性，防止不当使用和恶意攻击。

（五）引入专业机构

引入专业机构是改进教育科研机构档案数字化管理的一个有效措施。这些机构通常拥有先进的数字化技术和设备，并具备丰富的经验和专业知识，能够为教育科研机构提供更加高效和专业的数字化管理服务。同时，引入专业机构也可以减轻教育科研机构的管理压力，让管理人员更加专注于自己的研究工作。在引入专业机构的过程中，教育科研机构需要注意选择合适的机构，对其专业能力、服务质量和安全保障等方面进行细致的考虑和评估。同时，建立起与专业机构的合作机制和沟通渠道，确保数字化管理工作的顺利开展。通过引入专业机构，教育科研机构可以更好地解决数字化管理方面存在的问题，提高管理效率和服务质量，为科研工作者提供更好的保障。

基金项目：本文系河北省教育科学研究“十四五”规划2021年度重大委托课题“教育科研档案数字化管理研究”（课题编号：2108002）阶段性研究成果。

作者单位：河北省教育科学研究院