一个学术会议会务管理系统的设计与实现

黄文武 罗卓笔

关键词：会务管理；管理系统；系统设计

中国金融学年会自2004年起将每年举行一次，时间在每年10月的最后一个周末，由中国主要大学轮流承办，是中国金融学学科有重要影响力的高水平学术会议。中央财经大学金融学院经申请，获得第二十届中国金融学年会的承办权。面对如此重要、高规格的学术会议，为更好地组织和开展会议筹办工作，通过对往届年会举办情况的调研和系统需求分析，需要设计和开发一个管理信息系统来提高会议筹办工作的效率和水平[1]。学院经研究决定，建设一个学术会议会务管理系统，集成会议信息发布、论文提交、会议注册、缴费、回执以及开发票等功能，以提升年会筹办工作的效率，方便与会者申请参会，提升会务管理服务水平。

1 学术会议会务管理业务分析

首先，对会议举办过程进行分析，按流程事项划分了几个阶段。第一是会议信息发布；第二是会议论文投稿；第三是会议论文评审，以确定入会宣讲论文；第四是会议注册、缴费、填回执和开发票，第五是确定会议完整议程，并发布；第六是会议正式召开。会务管理系统的建设目标就是将前面五个阶段的会议筹办工作实现信息化、网络化系统管理，提高会务管理工作效率和服务水平，为会议参与各方提供便利和规范化、精细化管理。

对会务管理过程进行分析，将用户划分为两类，一类是参会者；另一类是会务管理者。对参会者来说，其参会过程是首先向会议投稿论文（也可以不投稿），然后是申请参会（即会议注册）；申请参会获得通过后，进行缴费；缴费完成后预订住宿酒店，填写会议回执；接着就是申请开发票和正式参加会议了。对会务管理者来说，其会务管理过程是首先发布会议通知，接收论文投稿；组织专家对收到的会议论文进行评审，确定会议入选论文；然后开放会议注册，接收参会申请，邀请嘉宾和入选论文作者参会；审核参会申请，通知和确定参会人员；制定会议完整议程并发布；统计参会人员信息，准备会议材料；会议召开前的会场布置和准备；会议正式召开时的接待和服务等。会务管理者与参会者的业务交互情况如图1所示。

2 学术会议会务管理系统的设计

根据参会者、会务管理者两类用户的业务情况，对会务管理系统进行构思，设计参会者的业务操作流程如图2 所示，会务管理者的业务操作流程如图3所示。

会务管理系统设计了会议信息发布管理、用户管理、论文投稿管理、参会申请管理、会议缴费、回执与开发票管理、系统基础设置管理六大模块。各模块功能设计如下。

2.1 会议信息发布管理

此模块主要是会务管理者使用，由会务管理者设置和发布会议通知信息。会务管理者登录系统后台，设置会议信息和栏目，填写栏目内容，可根据实际情况，选择发布相应栏目的信息内容。在栏目内容未确定前，可以暂时保存，隐藏栏目不发布。

2.2 用户管理

此模块涉及参会者和会务管理者两种用户，设有用户注册、登录和管理三个功能。参会者可注册、登录和修改个人信息、密码。会务管理者可添加、删除注册用户，查看和导出注册用户列表，修改个人密码。参会者须注册用户并登录后，才能进行论文投稿、参会申请、缴费与开发票、填写会议回执等操作。

2.3 论文投稿管理

此模块涉及参会者和会务管理者两种用户。参会者主要是填写投稿论文信息，上传论文电子版。会务管理者主要是审核投稿论文，确认会议入选论文，查看和导出投稿论文信息，下载论文等。

2.4 参会申请管理

此模块涉及参会者和会务管理者两种用户。参会者主要是填写参会申请信息，提交申请参会（即会议注册）。会务管理者主要是審核参会申请，确认参会人员，查看和导出最终参会人员信息。

2.5 会议缴费、回执与开发票管理

此模块涉及参会者和会务管理者两种用户。参会者的参会申请获得通过后，才能进行会议缴费，缴费成功后才能填写会议回执和开发票信息。会务管理者主要是查看和导出会议回执、开具发票信息，上传电子发票等。

2.6 系统基础设置管理

此模块主要是会务管理者使用，设置和管理会议标题和内容、发送用户的邮件模板、参会人职称列表、推荐酒店列表等，以及根据会议筹办进展，设置关闭论文投稿、参会申请、开发票通道等。

3 学术会议会务管理系统的实现

学术会议会务管理系统基于B/S软件架构，前端开发采用Vue.js框架，后台采用Java编程开发，数据库使用Mongodb，服务器使用Ubuntu开源操作系统，Java编程强大的开发功能，使系统具有良好的可靠性、稳定性和扩展性[2]。Web服务器采用Nginx，Nginx 是一款轻量级的高性能的Web 服务器和反向代理服务器[3]，同时也提供了IMAP/POP3/SMTP服务，其性能稳定，并发能力强，为系统的邮件自动发送功能提供有力保障。

为了确保系统的稳定性和可靠性，还对系统进行了压力测试。压力测试的目的是测试会务管理系统在一定并发情况下能够正常进行访问工作，满足预期的响应时间和吞吐量等要求。测试范围主要是系统的用户注册和论文提交。测试指标有并发用户数、请求响应时间、异常比率、吞吐量[4]。测试工具使用压力测试工具JMeter。JMeter 是一个开源的压力测试工具，支持多种协议，如HTTP、FTP、JDBC等，可以模拟多种场景，如并发用户数、请求速率等[5]。测试方法是通过逐步增加接口并行负载，观察系统性能变化，当服务器的性能指标达到阈值，异常报错率增大，最终确定系统最大可承受多大的负载。

会务管理系统各模块的功能实现如下。

3.1 会议信息发布管理

会务管理者登录系统后台，新建一个会议，设置会议标题和内容，上传会议宣传横幅等。建好会议后，会议状态默认是保存未发布，可根据需要设置会议栏目，如会议通知、会议日程、会议征文、会议注册、推荐酒店、联系我们等，会议栏目状态也可以设置隐藏或发布，等会议相关内容都设置好后，才点击会议发布，让网站前端用户能看到。

3.2 用户管理

欲参会者可点击网站上的注册按钮，进行用户注册。注册以邮箱为账号，系统向注册邮箱发送验证码，注册时需要输入正确的邮箱验证码并确保注册邮箱未被注册过，才能完成用户注册。注册成功后，系统会自动向注册邮箱发送注册成功通知。用户注册后，方可登录系统，进行论文投稿或申请参会、修改密码等。会务管理者登录系统后台后，也可以对注册用户进行管理，如注册新用户、删除用户、导出用户信息等。使用邮箱验证来进行用户注册，是为了确保注册邮箱为用户正常使用邮箱，以便后续通过邮箱联系沟通，或通过邮箱重置用户登录密码。

3.3 论文投稿管理

用户登录后，可向会议投稿论文，填写论文标题、摘要、论文其他作者等信息，上传论文电子版，然后提交完成投稿。投稿完成后，系统自动向投稿人和论文其他作者邮箱发送投稿成功通知。用户可投稿多篇论文，查看论文投稿状态。会务管理者登录系统后台，查看投稿论文列表，导出论文列表信息，下载论文文件。会务管理者将下载的论文文件汇总整理好，发送论文评审专家进行评审，根据评审返回结果，选择对应的论文设置其状态为入选或未入选，并向论文投稿者和论文其他作者邮箱发送论文入选或未入选通知。会务管理者还可以对有问题的投稿论文设置作废或取消作废。

3.4 参会申请管理

用户登录后，可申请参会，填写参加申请信息，然后提交。会务管理者登录系统后台，查看参会申请列表，如用户有论文入选会议，则自动将其参会类型标记为论文参会人。会务管理者登录系统后台，可设置参会申请用户的参会类型（参会人、论文参会人、报告人），审核参会申请是否通过，导出参会申请信息。针对特殊用户的参会申请，还可以设置为免费参会，跳过缴费步骤，直接填会议回执。

3.5 会议缴费、回执与开发票管理

用户参会申请审核通过后，才可以进行会议缴费，缴费方式是通过调用学校的财务支付平台接口来完成，可扫码支付。缴费完成后，才能填会议回执和申请开发票。如果是论文参会者，则在填写会议回执时，需要填写入选论文编号。会务管理者登录系统后台，可查看和导出会议回执信息和开发票信息，了解和掌握这两个方面的情况。也可以针对某个用户上传电子发票，系统自动发送用户邮件电子发票下载链接，以供下载。

3.6 系统基础设置管理

会务管理者登录系统后台，可以根据会议筹办工作进展，设置关闭论文投稿、关闭参会申请、关闭开发票，最后关闭会议。新建或修改发送用户的邮件模板，如用户注册成功邮件、用户重置密码邮件、论文入选邮件、论文未入选邮件等。预设参会人职称类型列表供用户申请参会时选择填写。预设推荐酒店列表供用户填会议回执时选择填写。

4 结束语

学术会议会务管理系统建成投入使用后，一方面减轻了学院中国金融学年会筹办工作的工作量，另一方面促使年会筹办工作过程規范化、精细化，提升年会筹办工作的效率和服务水平。同时，也推动学校学术会议举办管理的信息化发展。