档案信息化建设在医院档案管理中的价值与发展研究

张英

［摘 要］档案信息化建设是档案管理未来的发展趋势，与传统档案管理模式相比，其具有资源共享、信息检索、高效管理、自动化处理等特点，能够大大提高档案管理的工作效率和工作质量，能够为医院领导决策提供快捷、准确的档案信息服务，能够满足医院日常工作的需求。目前，我国各大医院已经逐步实现了信息化建设，但仍然存在一些问题需要进一步完善。基于此，本文将阐述档案信息化建设在医院档案管理中的价值，对当前我国医院档案信息化建设现狀进行分析，并提出相应的解决措施，希望能够为相关人士提供参考。

［关键词］档案信息化建设；医院档案管理；价值；发展研究

［中图分类号］G27文献标志码：A

互联网的迅速发展推动着各行各业的进步，互联网的新理念已经融入各行各业的管理。作为当代社会的一个关键单位，医院也要认识到将信息化管理方式融入医院档案管理的意义，并加强对其的关注，以保证医院的有效运转，从而为人民群众提供更为可信的服务［1］。

1 档案信息化建设在医院档案管理中的价值

1.1 便于档案管理人员查阅

传统的档案管理方式主要是管理实体纸质档案，且档案保存的时间很长，但是随着信息化技术的发展，电子档案的出现为档案管理工作人员提供了便利。医院档案工作人员通过登录电子档案管理系统进行检索，能够快速查找到所需的文件。

1.2 有利于提高工作效率

传统的档案管理方式主要靠人工来进行操作，且存在较大的误差。而信息化技术的出现改变了传统的档案管理模式，其能够减少档案管理人员的工作量。并且通过电子数据库对文件进行快速检索，使查找工作变得更加便捷，从而提高了档案管理人员的工作质量和工作效率［2］。

1.3 便于信息资源共享

在医院日常工作中，各个科室之间的合作与交流十分频繁，传统的纸质档案管理方式难以实现信息资源共享。而以信息化技术实现信息资源共享，能够使各个科室之间的信息交流与沟通更加高效，为医院工作人员提供更多有效的信息。

1.4 便于提升医院整体形象

档案信息化建设可以使医院信息更加透明，从而提高医院整体形象。由于医院是一个公益单位，其涉及广大人民群众的切身利益和身体健康问题，而以信息化技术进行管理，能够减少一些不必要的纠纷和矛盾，有利于提升医院整体形象，以促进医院实现健康稳定的发展［3］。

2 我国医院档案管理信息化建设现状

2.1 档案管理人员的档案信息化管理意识薄弱

医院档案管理人员的素质直接决定了医院档案管理的水平，档案管理人员的素质是影响医院信息化建设的重要因素。目前，大多数医院档案管理人员对档案信息化建设的重要性认识不足，在开展工作时缺乏主动性和积极性，难以适应现代化医院管理的要求。一方面，部分医院档案管理人员缺乏专业知识，不能及时更新知识结构，缺乏专业技能和管理经验，不能熟练掌握计算机应用技术和信息处理技术；另一方面，部分医院档案管理人员的思想观念滞后，对推进档案信息化建设缺乏积极性和主动性。随着计算机技术的不断进步，我国已正式步入互联网时代，对于医院档案管理来说，信息化档案管理更是档案管理工作转型的必然趋势。然而，由于受到传统档案管理观念的限制，在信息化管理模式中，档案管理人员还不能很好地进行工作。主要体现在，医院档案管理人员对档案信息化建设的重要性认识不足，没有充分认识到档案信息化建设对医院发展的作用，没有真正认识到医院档案信息化建设对医疗工作的促进作用，没有树立起高度重视档案管理工作的意识，没有把档案管理工作放在重要位置，缺乏对档案信息化建设的认识和重视。在此背景下，医院档案信息化管理工作的开展受到了一定的阻碍，使档案信息化管理的价值难以充分发挥。

2.2 资金投入力度不足

由于现代信息技术在医疗领域中的应用越来越广泛，很多医院也开始尝试将信息化建设纳入医院整体发展规划。然而，由于缺乏科学的规划和长期的投入资金支持，医院对信息化建设的重视度不够，导致很多医院在开展信息化建设工作时没有明确的目标和具体措施。在实际操作中，一些医院选择利用其他信息化系统替代传统档案管理方式来降低成本和提高效率。这种做法不仅无法实现档案资源的共享和利用，而且还会造成资源浪费。目前，我国很多地区在开展医疗机构信息化建设工作时缺乏科学规划和长远目标，导致一些地区在进行信息化建设工作时没有明确的方向和重点。与此同时，医院对信息化建设工作缺乏重视和资金支持，造成信息化建设工作效果不理想。此外，在医院档案信息化建设过程中，经费不足、硬件投入不足等问题导致硬件设备和网络建设落后，无法满足医院档案信息化建设的需要。在档案管理工作中，通常使用的是计算机、打印机等设备，但是由于这些设备需要大量的资金投入，在实际应用过程中难以满足医院档案管理工作的实际需要。同时，医院的档案管理工作人员素质不高，医院缺少对档案管理信息系统开发的专业技术人员和档案管理人才，无法保证医院档案信息系统开发的质量。另外，由于医院对硬件投入不足，导致机房、机房建设落后，无法为档案管理工作提供良好的硬件环境。

2.3 工作机制不健全影响档案信息化进程

目前，许多医院的档案管理工作还没有形成统一的标准，各部门之间不协调、分工不明确，导致在档案信息采集、管理方面出现随机和盲目的现象。许多极为珍贵的医学文献没有得到及时的收集、整理、归档，这不仅造成了信息杂乱和检索不便，还造成了大量的医疗资源的浪费，严重影响了档案管理工作的完整性和信息化程度。此外，医院的工作以患者为主，因此，患者的诊断及住院期间的日常健康情况，都属于医学记录。但由于医护人员没有充沛的精力对病历进行有效的保存与保管，因此必须建立一套完整的病历资料保存与保管方法。这就造成了档案信息采集与管理的分离，若缺少信息化管理，其出现偏离的可能性就会增大，从而严重影响医院档案管理的准确性与效率。

2.4 档案资源管理调配不足，难以进行有效的资源共享

医院在实施信息化档案管理以前，各种档案的保存大部分都是密封的，属于机密文件，在没有得到领导同意的前提下，是不能随便查阅和借阅的，这主要是为了避免出现越权行为以及医院核心档案泄露。然而，随着时代的发展与进步，在医院运行过程中，档案管理中的信息资源储存文件，不仅有严格保存的保密文件，还有医院的人力资源信息、患者病历及患者信息，有些医院还将学术论文、救助实践方案、基本养生方法等内容也纳入档案管理，种类繁多，使档案管理人员的工作难度直线上升。尽管现在也有一部分医院意识到了档案信息化管理的重要意义，并对上述几类内容展开了分门别类的管理，但从本质上来说，仍然属于内部开放状态，并没有将某些可以为公众提供参考的文件信息公布出来，导致某些高质量的资源不能实现及时共享，这不仅影响了档案资源的使用效率，而且也会对医院建立一个良好的社会形象产生负面影响。

3 医院档案信息化建设的措施

3.1 档案信息资源整合

档案信息资源整合是指利用计算机网络技术和网络平台，对档案信息进行收集、整理、存储、分析，并按照档案管理的要求对档案信息进行分类，形成有效的信息资源。这一工作需要档案管理人员根据相关的规章制度来完成，而信息化建设能为其提供有力的支持，使其能够更好地开展工作。医院在发展过程中会产生大量的数据信息，而这些数据信息如果不能得到及时的整理和分类，将会给医院的管理带来很大的影响。因此，要想保证档案信息资源整合工作的顺利进行，就需要相关人员加强对数据信息的管理与分析，使其能够得到及时处理［4］。

医院在开展档案工作时要明确自身需求，并结合自身特点选择合适的信息化建设方案。对医院档案信息进行整合时，要充分考虑医院自身的发展特点及发展需求，这样才能使其充分发挥作用。通过对档案信息资源进行整合可以提高医院档案管理的效率和质量，为医院的发展提供有力支持。

3.2 提升档案人员专业水平

医院档案信息化建设是一项复杂而庞大的工程，需要各个方面的人员共同参与。档案信息化建设工作需要具备较高专业知识水平的人员才能完成，医院应该高度重视这一工作，以提高档案管理人员的专业水平。

首先，医院应该对档案信息化建设工作进行合理安排，根据具体工作情况合理配备管理人员，加强对管理人员的培训，使其能够熟练掌握相关知识和技能，以便更好地开展档案信息化建设工作。例如医院应该定期组织档案管理人员开展相关培训活动，可以通过举办知识讲座、知识竞赛、交流经验等形式来提高职工的专业水平和综合素质，有效地提升档案管理人员的整体水平。其次，医院应该建立完善的激励机制，制定科学合理的绩效考核制度，有效激发档案管理人员的工作热情，提高档案管理人员的工作积极性和主动性，促进医院档案信息化建设工作的顺利开展。总之，医院要重视档案信息化建设工作，积极引导相关人员参与其中，提高档案管理人员的综合素质和专业水平，以便更好地开展档案信息化建设工作。

3.3 加大资金投入力度，提高基础设施建设水平

资金是实现医院档案信息化建设的基础，因此医院要加大对信息化建设的投入力度，为医院档案信息化建设提供充足的资金支持，以滿足医院档案信息化建设的需要。另外，要做好基础设施建设工作，医院要从实际出发，制订完善的基础设施建设计划，保障档案管理工作顺利进行。

首先，医院要加大对硬件设施的投入力度，可以从以下几个方面入手：一是购置计算机设备；二是购买服务器；三是购置存储设备；四是购买网络设备。通过对硬件设施的升级改造，有效提高档案管理工作效率。此外，为了保障医院档案信息化建设的顺利进行，还要做好系统软件的管理工作：一是建立统一的档案管理平台，这一平台应当包含有关档案管理的所有功能模块；二是要制定统一的系统软件标准和操作流程，系统软件应当从整体上将档案管理工作流程化、标准化、规范化；三是要建立完善的数据库系统，数据库是数据存储与更新的平台，是对信息进行存储和更新的主要途径，因此必须建立完善的数据库系统，并将其存储在计算机上，以便于日后查询和使用［5］。

其次，医院还要定期对信息系统进行升级和维护。服务器系统作为计算机硬件设备中最为重要的一部分，要定期对其进行维护和升级。在软件方面也要及时进行更新和维护，确保档案管理信息系统能够及时、准确地反映当前医院档案管理工作情况，使医院档案管理工作效率得到有效提升。

3.4 做好数据整合工作，加快推进档案信息化建设进程

医院信息化建设过程中，需要在各个环节做好数据整合工作，这样才能为档案信息化建设提供充足的数据资源。

首先，要建立统一的信息标准体系。在医院档案管理过程中，对信息数据进行采集、整理、加工等，需要根据医院发展的实际情况，建立统一的信息标准体系，这样才能保证信息的准确性和完整性。其次，要重视对医院信息系统建设工作的开展。要对医院档案信息化建设工作进行统筹规划，制订合理的发展计划，重点在各大业务系统上进行创新，这样才能确保档案管理工作的顺利开展。最后，要加强对信息系统安全管理。在医院档案信息化建设过程中，要注重加强对信息系统安全管理工作的开展，加大安全教育和培训力度，提高各部门、各岗位人员对信息系统安全管理工作重要性的认识。加强对系统数据的管理，做好数据备份和恢复工作，此外还要加强对网络和数据平台的维护和管理。

医院档案信息化建设能够提高医院档案管理的工作效率。档案信息化建设是医院发展的必然趋势，也是未来发展过程中医疗机构必须面对的一个现实问题。随着现代社会医疗水平的提高，医疗机构在为病人提供优质医疗服务方面发挥了越来越重要的作用。因此，要想让档案信息化建设发挥应有的作用和价值，就要从实际出发，加快推进档案信息化建设进程［6］。

4 结语

在现代化信息技术快速发展的时代背景下，档案管理工作也应该与时俱进，不断完善信息化建设，更好地促进医院的发展。随着医院业务范围的扩大，档案管理工作的工作量也越来越大，传统的档案管理模式已经无法满足医院发展的需求，因此医院要加强对档案信息化建设的重视，结合医院实际情况和需求，加强对档案管理人员的培训和教育，不断提高工作人员自身的素质和业务能力。同时也要建立和完善档案管理信息化平台，保证医院档案管理工作能够顺利开展，只有这样才能真正发挥档案信息化建设在医院发展中所具有的价值和作用。

参考文献

［1］段艳丽. 档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位［J］. 办公自动化，2023，28（2）：53-55.

［2］李文华. 档案信息化建设在医院档案管理中的价值与发展研究［J］. 商讯，2022（24）：151-154.

［3］陈家欣. 档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位［J］. 才智，2022（5）：190-192.

［4］张辉. 档案信息化建设在医院档案管理中的价值及有效应用［J］. 兰台内外，2021（28）：23-25.

［5］孙立梅. 档案信息化建设在医院档案管理中的价值探究［J］. 兰台内外，2021（18）：33-34.

［6］陈福昕. 刍议档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位［J］. 信息记录材料，2021，22（5）：130-131.