新形势下做好办公室行政管理工作的思考

李豪

[摘 要]新形势下，办公室行政管理工作依然是促进单位发展的重点工作之一，其意义也在不断丰富。但其在开展过程中仍存在一些问题，需要尽快解决。因此，文章将从新形势下办公室行政管理的重要性、存在的问题入手，探讨开展综合办公室行政管理需要具备的思想意识以及具体的工作措施建议，以期帮助相关单位更好地开展办公室行政工作。

[关键词]新形势；办公室行政管理；问题；重要举措

中图分类号：F272.9 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2023）13-0031-03

随着社会经济发展水平的不断提高，国家的高速建设和发展，不论是在事业单位、高校等单位的组织机构建设上，还是在企业或公司的组织机构的建设上，办公室行政管理都是至关重要的一环。因此，办公室行政管理也受到了各领域越来越多的关注。办公室的综合行政管理作为单位的枢纽环节，既保障着一个单位和团队的日常运行，同时也能通过能力的提升促进单位的建设和发展。

一、新形势下办公室行政管理的重要性

（一）国家层面

从国家层面来看，国家已在政府工作报告中提到了关于我国行政体制及其改革的问题，并强调要从根本入手，不断发现并解决过去传统行政管理中的问题。这些指示是改革和完善办公室行政管理的根本依据。

（二）单位层面

从工作单位层面来看，日新月异的社会发展形势，对办公室的行政管理也不断提出新的要求与任务。当前，服务意识、服务能力和服务质量等词语已成为该领域的热门词汇，由此可见，优质的服务已成为新形势下办公室行政工作的重点方向。今后，办公室行政管理工作也将迈上一个新台阶。

（三）个人层面

从个人层面来看，大多数人的工作岗位，都具备较强的针对性和一定的专业性。看似简单的办公室行政管理工作，却可以在不知不觉中锻炼培养岗位工作者多方面的能力。在未来，复合型的人才将能在社会发展的洪流中具备更强的竞争力与优势，原因就在于，其在从事种类繁多、琐碎细致的办公室行政管理工作中，掌握了单位工作需要具备的多种能力[1]。同时，不同岗位职能的交叉重叠，拓宽办公室工作人員的知识面和认知领域，使其综合能力得到不断增强。

二、新形势下办公室行政管理存在的问题

（一）办公室行政管理理念滞后

办公室行政管理观念未能满足新形势下办公室行政工作的需求。现阶段，无纸化办公已在各类单位得到广泛的普及，办公室行政管理无疑需要学习利用好无纸化办公的优势和技能，以达到节约办公资源、提高办公效率、整合办公资源等目的。

然而，经研究和考察发现，我国很多地区和不同性质单位的综合办公室行政管理人员，依然没有学习和普及计算机领域相关知识，无法实现全部人员的无纸化办公，从而使得一些原本计算机就可以便捷完成的简单工作，花费了大量人力，行政工作效率无法得到保证[2]。

（二）办公室行政管理岗位工作人员能力差距大

办公室行政管理岗位工作人员的专业能力差距较大。办公室行政管理岗位虽不需要在某方面具备较强的能力和优势，但要求相关工作人员在各个方面都应具备一定的能力和素质，以应对复杂多样的工作环境。然而现阶段，人们对此类岗位依然缺乏重视，人员水平差距较大，综合能力水平较低。加之新形势下未来的工作环境和工作内容必将更加复杂，因此，无论是通过培训提高该岗位人员的综合能力和水平，还是选拔综合能力更强的人加入办公室行政管理岗位的队伍，都是相关单位需要关注与重视的。

（三）办公室行政管理制度不完善

办公室行政管理的规章制度亟待完善。虽然办公室配套有相应的行政管理制度，但是其内容的系统性、完整性和时效性较为缺乏。之前的行政管理制度和办法已不能满足新形势下开展工作的需求，同时，不够全面、完善的管理制度也为工作人员开展工作造成一定的障碍，不仅会影响某一项工作的处理，还会影响并降低工作人员的积极性，不利于今后工作的开展。

（四）办公室行政管理工作作风不严谨

随着办公室综合行政管理方式的成熟，其工作作风的建设时常被忽略，成为新形势下办公室行政管理在思想建设领域的重要问题。从工作角度来看，很多该岗位的工作人员思想懈怠，缺乏持续学习的习惯，对于上级和前辈的工作安排，存在执行浮于表面的情况，这都不利于行政管理工作的开展[3]。

从生活角度来看，很多行政管理工作人员缺乏踏实的生活作风，不仅影响其生活，同时也会对其工作作风产生误导，影响其个人的发展。

三、新形势下办公室行政管理工作需具备的思想意识

任何领域的工作为取得理想的效果，在各个阶段都应有正确的安排和部署。但究其根本，要从思想上端正态度，要树立正确的开展管理工作的思想意识。

（一）办公室行政管理人员应具备全局观念

作为各部门交叉的综合办公人员，应有较强的政治敏锐性。这里的政治敏锐性体现在，办公室行政管理人员是否具备及时获取和传播国家最新时政方针的能力。同时，办公室行政管理人员应坚持以学习马克思主义为根本学习内容，学习习近平新时代中国特色社会主义思想及其相关的科学思想理念，从而为单位的建设和发展提供基本的、科学的知识理论保障，使办公室行政管理岗位成为单位和企业发展的基石[4]。

由此可见，作为办公室综合管理人员，更应具备全局观念和大局思想，要立足岗位，善于从单位和企业的发展形势出发，在实际工作中全面看待单位的发展，为单位的发展把握基本方向。

（二）办公室行政管理人员应具备服务意识

综合办公室的行政管理人员应具备超强的服务意识。办公室工作本身的工作特点和性质，决定了行政管理岗位具备较强的服务意识和超强的服务性。办公室作为单位的重要组成部分，需要对接的部门和人员都是多变的、多样的。不同的部门和人员，需要的内容和信息具备较强的特殊性。因而，办公室工作人员需要全面、及时、系统地把握所需对接部门和人员的关联信息，并根据不同需求提供针对性的服务。办公室工作人员不单单只是提供打字、复印、接打电话等机械性的服务内容，更重要的是如何通过办公室这个部门，将分散的、独立的各个部门有机协调起来，将信息的上传下达工作通过专业的、有效的服务技巧和服务意识凸显出来[5]。

（三）办公室行政管理人员应发挥主观能动性

办公室作为企业和单位管理者的重要助力，工作内容复杂多元，工作对象随时变化，故该岗位的管理人员要能站在全局的角度，想管理者之所想，要能在工作中结合自己遇到的实际情况，提出超前预见性的见解和建议，不能只是机械被动地传递信息，而是需要具备更加强大的信息获取及分析组合能力，在发挥主观能动性的基础上，在为企业和单位的管理者提供真实客观的信息的同时，提出建设性的参考意见。

（四）办公室行政管理岗位应坚持创新和发展观念

办公室综合行政管理岗位的人员要坚持创新和发展的思想观念。办公室人员要深刻解读事物发展和变化的实质，并将其运用于实际工作中。

在当前社会发展的新形势下，办公室综合行政管理人员要转变传统的工作思维和工作方式，要树立以服务为核心、提高工作效率的工作理念，更要在工作中围绕社会当前的热门问题，对其展开思考，提出解决问题的新思路和新方法，用以化解工作中的难题[6]。

同时，要坚持“科学技术是第一生产力”的基本思想，运用好科学技术在工作中的辅助功能，积极拓展视野，使能力不断得到提升。

四、新形势下开展办公室行政管理工作的重要举措

（一）更新办公室行政管理理念

办公室行政管理不能只停留在表面的形式管理和面子工作上，而要更新管理理念，增强服务意识，开展办公室综合行政管理工作。办公室行政管理工作的误区，就在于粗暴地将办公室的服务对象直接连接到领导层面。实际上，办公室需要对接和服务的对象，既有领导和部门，也有基层员工，因此，服务理念的转变和更新，是颇为重要的一环。

此外，办公室行政管理的观念更新，也体现在对创新服务、团队协作、服务他人、主动作为、上下一致等观念的架构和执行方面，要通过科学合理的理念，引领办公室更好地发挥行政职能。

（二）提升办公室行政管理人员的素质

结合办公室部门的实际发展情况，从根本上提高行政管理人员的综合素质和管理水平极为重要。

其一，要转变行政管理模式，增强员工的服务意识，提升相关人员的素质。办公室综合管理行政部门的工作要从全局入手，不能只考虑本部门的工作职责和利益，而使单位的利益和发展速度受到影响[7]。

因此，在工作中，要在始终坚持高度的大局意识的基础上，妥善处理各方面的关系，以科学有效的服务方式，优化办公室部门的服务效果。办公室综合行政管理的工作内容和工作范围广泛而又琐碎，涉及文件、档案、行政、财务及服务等多个领域的工作内容。因此，办公室行政管理工作要实事求是、坚持服务意识，发挥实际效用。

其二，行政管理办公室的工作中也经常涉及财务方面的内容，因而，该岗位人员要从自身出发，保持勤俭节约的良好习惯，以身作则，为单位其他部门的同事做表率。

其三，办公室工作人员的素质，在某种程度上会影响其他部门人员的情绪和态度。因此，办公室综合行政管理人员要从单位实际情况出发，在多种办事方式中做出合理的、合规的、科学的选择，确保为其他部门的人员做出榜样。因此，无论是从转变管理模式还是从增强管理人员的服务意识来看，具备这些素质都是未来开展行政管理工作的关键。

（三）完善办公室行政管理制度

完善办公室行政管理的制度规范，是当前优化办公室行政管理工作的重点。办公室需要处理的工作事项不断增加，其要求也在不断提高，因此，需要更加完善、具体、与时俱进的规章制度提供保障。有据可依才能更好地帮助管理人员发现问题、解决问题和规避问题[8]。只有制定符合发展规律的制度规范，才能实现办公室行政管理的建设目标，同时为管理体系的完善发挥积极作用，提升管理人员的综合素质。

（四）优化办公室行政管理工作作风

从办公室管理工作的角度分析，必须采取有效措施，培养良好的团队合作意识。在办公室日常管理工作中，涉及很多的信息传达及信件收发等工作任务，包括对烦琐事务的处理，这对于相关工作人员也是一种挑战[9]。因此，可以针对办公室人员进行全局性的工作部署，使其在掌握基本工作技能的基础上，全心全意为其他部门人员提供服务。

五、结语

在各单位及企业的改革创新发展过程中，办公室行政管理工作具有极为重要的作用。文章立足当前社会发展的新形势，剖析当前办公室行政管理中存在的问题，从观念意识领域入手，立足现实中存在的问题，提出更新办公室行政管理理念、提升办公室行政管理人员的素质及优化办公室行政管理工作作风等措施，以期为推动单位和企业的高质量发展提供助力。

参考文献：

[1]曲一铭.科学运用PDCA循环模型 提升高校办公室工作质效[J].秘书工作，2022（07）：57-58.

[2]张宜春.行政机关办公室管理精细化思路与对策[J].办公室业务，2019（20）：13+28.

[3]常树才.办公室行政管理的思路与具体措施[J].现代国企研究，2019（12）：23-26.

[4]李尧.办公室行政管理的问题和对策研究[J].中小企业管理与科技，2020（22）：3-4.

[5]陈雪洁.论新《档案法》规制下办公室档案工作的新职能[J].档案管理，2022（05）：103-104.

[6]何平.实现企业办公室行政管理精细化的思路与措施[J].办公室业务，2020（06）：6+20.

[7]韩修花.施工企业加强行政管理工作的措施及建议[J].企业改革与管理.2022（22）：31-33.

[8]章健.电力企业办公室行政管理工作角色和效率探究[J].中国管理信息化，2021（21）：145-146.

[9]董治平.高校办公室信息工作的网络化分析[J].湖北科技學院学报.2021（06）：90-94+156.