基于大数据环境下，退役军人档案管理的优化策略

摘 要：退役军人档案与其他档案相比具有特殊性。在开展此类档案管理工作时，需要特殊管理，尤其是在大数据时代，更加需要对此类档案的管理模式及时变革创新，使退役军人档案能够得到有效保管，确保此类档案的价值实现最大化。现阶段，退役军人档案管理问题仍较为明显，档案管理制度滞后，档案管理方法落后，缺乏专业的退役军人档案管理团队以及档案管理的安全防护工作缺失。为了合理解决这些问题，首先，在大数据环境下，分析退役军人档案优化管理的必要性；其次，分析现阶段退役军人档案管理出现的各种问题；最后，针对问题制定相应的优化策略，从而为有效开展退役军人档案管理提供支持。

关键词：大数据环境；退役军人；档案管理；优化策略

退役军人的管理和安置工作是社会普遍关注的问题，做好这些工作关系到社会的稳定。在此过程中，退役军人档案是实现该项工作有效和合理开展的重要依据和凭证。其中，就退役人员的个人信息、服役经历、文化水平以及服役期间的奖惩情况等内容进行全面收集和有效管理，结合国家给予退役军人的福利待遇，使退役军人的切身利益得到有效保障。在大数据环境下，档案信息的收集、整理和管理等方面采用的工作模式均发生变化，既往采取的传统档案管理模式，已无法适应大数据环境和退役军人档案管理要求，需要及时发现档案管理工作存在的问题，从制度、方法和模式等方面优化革新，积极采取优化策略解决问题，从而提升档案管理的水平，提升退役军人档案管理的效果，实现退役军人档案管理工作的预期目标。

一、大数据环境下，开展退役军人档案优化管理的必要性

1.可提升退役军人档案管理效率

根据民政部发布的消息，截至2017年末，我国退役军人数量已经超过5700万人，并且每年以几十万的速度增长。同时，由于退役军人档案的数量增多，导致当前退役军人档案信息收集和整理的工作压力越来越大，若采取传统模式开展退役军人档案管理工作，则在档案信息收集、整理和存档等工作环节上，会面临巨大的工作压力；且传统模式主要是以纸质档案保存和手工录入计算机形成电子文档的形式开展，无法提升退役军人档案管理的效率，甚至会因档案管理工作存在疏漏而导致退役军人档案丢失。而在大数据环境下，开展退役军人档案优化管理，则能够将档案管理的传统模式予以转变，将大数据和云计算等先进的信息技术融入档案管理工作中，借助大数据技术收集和整理退役军人档案信息，不仅能够提升档案管理的效率，还可以提升档案管理的质量，保证档案管理的准确性。

2.可提升档案信息分析以及处理能力

退役军人的档案信息资源具有重要价值，在开展档案管理时，需要对其深度挖掘和综合分析，从而为退役军人就业提供参考。若采取传统模式，则只能对退役军人档案浅层信息分析和使用，对于退役军人档案包含的深层信息和隐含信息无法识别和分析，导致退役军人档案信息所具备的重要价值未得到充分利用，从而影响退役军人的安置和管理工作。而采用大数据技术可以对退役军人档案信息进行智能分析，全面挖掘在档案信息资源中包含的价值，从而可以为退役军人的安置和管理提供支持，实现退役军人档案管理开展的目标。

3.可促使档案管理更加安全

退役军人档案管理采取传统模式，通常是纸质档案管理和手工录入式的电子档案管理。对于纸质档案而言，其本身便存在易丢失和易损坏等问题，并且，手写纸质档案更是存在易模糊的问题，一旦出现这些情况，将会导致退役军人档案无法使用；而对于手工录入式的电子档案也容易出现文件损坏、文件误删以及文件内容乱码等问题，导致退役军人档案管理的安全性无法得到保障，一旦档案出现问题，将会影响退役军人的管理和安置。将大数据和云计算技术应用到档案管理中，可对档案进行备份，并且，采用云计算技术可以将电子档案存储于云空间，避免电子档案出现问题，切实保证档案的安全。

二、大数据环境下，退役军人档案管理出现的问题

在大数据环境下，采取传统模式对退役军人档案管理的弊端日益显露，加之档案管理制度并未完善，专门从事退役军人档案管理的人才匮乏，导致退役军人档案管理容易出现各种问题，具体如下：

1.档案管理制度滞后

档案管理制度是开展档案管理的前提条件，是确保档案管理有效开展的重要基础。伴随大数据环境的发展，信息技术已经渗透退役军人档案管理中，档案管理工作从内到外出现翻天覆地的变化，档案管理原有制度也发生了变化。各项规制条款需要结合大数据环境而更新发展，从而使档案管理制度融入大数据技术应用相关规制细则中，实现当前档案管理规范化和有效化开展。但在原有制度内容中，并不包含上述内容，并且，各管理环节对应的通信协议和数据形式等根本未能形成统一标准，导致档案管理的整体难度增加。

同时，在当前退役军人档案管理开展时，相应的监管机制并未健全，无法将档案管理中出现的问题及时解决，无法开展档案信息资料的有效审核，从而导致退役军人档案缺乏真实性。

2.档案管理方法落后

当前，退役军人档案管理采取的方法仍比较传统，虽然在档案管理开展时能将计算机技术和网络技术应用其中，但是，这种档案管理的方法无论是从档案信息分析处理方面还是从档案安全管理方面，均存在明显不足，甚至会引发档案管理问题。在大数据环境下，信息技术在档案管理中发挥的作用越来越重要，通过信息技术可实现档案管理的信息化，确保档案管理开展的效果和效率。目前，很多单位并未将信息技术有效应用到档案管理中，管理观念也非常落后，对信息技术的引入不积极。退役军人档案资源缺乏有效利用，仅支持档案查询以及档案调用功能，导致此类档案的使用率不高，无法对档案使用的各类需求予以满足，无法实现档案价值。此外，在档案管理开展时，各管理环节存在独立化特点，未能对退役军人档案信息资源实施全面和高效的整合，导致档案管理体系的构建未能实现科学规划，造成档案管理漏洞百出，無法实现档案管理流程的全覆盖，从而致使档案管理的开展存在问题。

3.缺乏专业的退役军人档案管理团队

独木不成林。即便档案管理人员的素质水平再高，若其他管理人员缺乏专业素质能力，也无法实现档案管理工作效果的提升，所以，档案管理的开展需要一支专业化、高素质和高能力的管理团队。管理团队中的成员均具有较高的专业素质能力，并且，各成员的能力比较平均化，不存在短板，通过相互协作可使退役军人档案管理得以高效开展。在大数据环境下，档案管理团队通过利用大数据技术构建信息管理平台，借助该平台可以加强团队各成员之间的沟通，还能够开展档案信息的传递与分享，提升整体管理效率。但从当前实际情况来看，很多档案管理单位并未组建专业的退役军人档案管理团队，个别档案管理人员素质能力较强，但整体专业素质水平偏低，且这些档案管理人员在日常工作中缺乏沟通。尤其是在大数据环境下，这些管理人员的信息素养并不高，造成信息技术的应用不理想，甚至未应用信息技术开展档案管理工作，无法为档案使用者提供优质服务。

4.档案管理的安全防护工作缺失

目前，在档案管理的传统模式下，部分档案已经形成电子档案，在开展电子档案管理时，不得不使用網络，通过网络传递电子档案文件，成为退役军人档案服务的一种方式。虽然利用网络传输档案文件可以使档案服务不受地域限制，但是，网络安全已经成为档案信息安全的威胁因素。在网络环境越来越复杂的情况下，新型木马病毒一开始就恶意入侵退役军人档案管理单位使用的计算机系统，导致重要的档案信息资料被盗取、泄露和篡改，严重影响档案管理的安全性。这也说明当前档案管理的开展缺乏对档案信息资料安全防护的重视，同时，受档案管理人员缺乏规范化操作所影响，导致人为因素成为安全漏洞的主要因素，一旦退役军人档案信息资料被破坏和泄露，退役军人的权益将会无法得到保障。

三、退役军人档案管理在大数据环境下的优化策略

从上述出现的问题可知，在大数据环境下，退役军人档案管理问题集中体现在管理制度、管理方法、管理团队以及安全防护四方面，因此，可以从这四方面制定相应的优化策略，具体策略内容如下：

1.加强档案管理制度的改进和完善

在大数据环境下，档案管理工作开始逐渐向信息化方向发展。退役军人档案管理单位必须正视档案管理信息化建设，将信息化档案管理的制度建设作为前提，改进或废止当前无法适用的旧规制，并在将信息技术充分应用到档案管理的基础上，对原有规制进行针对性调整。落实责任制，使权责划分得以明确，将责任落实到具体岗位和个人，从而督促管理人员提升自身的责任意识。同时，还要完善监管制度，将信息技术所具备的优势充分发挥出来，全面记录档案管理的整个过程，及时解决退役军人档案管理出现的问题。此外，还要构建和完善评价制度，对档案管理信息化建设的效果做出有效评价，将反馈信息及时提供给档案管理人员，从而使管理人员能够及时对工作中出现的问题做出整改，提升档案管理的科学性。

2.更新档案管理方法

在退役军人档案管理开展时，结合大数据环境，改革创新档案管理的传统模式和方法，同时，开展退役军人档案信息化建设，将当前主流的信息技术应用到档案管理中，充分发挥信息技术的优势和作用，实现档案管理的高效性。重视利用信息技术开展档案管理工作，通过信息技术对退役军人档案信息资料的科学分析，掌握此类档案包含的价值，从而将这些价值有效地应用到实际服务管理工作中。因此，为了提升档案管理的效果，档案管理单位还应该重视先进的软件和硬件设备设施的投入和应用，构建退役军人档案管理大数据平台，借助大数据平台开展此类档案的资料收集、整理以及存储归档等一系列档案管理工作，通过更新档案管理方法使管理质效得以全面提升。

3.构建专业化档案管理团队

在大数据环境下，若要提升退役军人档案管理的整体水平，还需要借助信息技术的优势，由专业的管理人员对信息技术给予有效应用，不断提升管理人员的专业水平和信息素养，组建高水平和高能力的专业化档案管理团队。首先，加强管理人员的培训工作，提升档案管理工作人员的专业能力和信息素养，通过培养高素质管理人才，使单位的档案管理大数据平台得以有效地运维；其次，组建专业化档案管理团队，完成人才培训之后，通过档案管理项目开展任务规划，将每名档案管理人员纳入任务规划中，并在完成任务过程中，使团队整体协作能力得以提升。例如，在开展退役军人档案管理时，可将档案资料收集、整理、归档以及提供服务作为流程项目，安排相应的工作人员负责，并要求通过档案管理大数据平台完成该项目任务。在这种情况下，负责收集档案资料的工作人员可以做到全面收集，同时，可以与负责提供档案服务的人员沟通，了解档案使用者对档案信息的要求，有针对性地开展档案资料收集工作。档案整理和归档则可尽量做到精细归档，为档案做好标签，便于档案服务人员根据标签快速检索档案信息，从而提升档案服务质效；最后，需要完善考评机制，发挥考评机制的激励作用，使档案管理团队能够全员参与实际工作，并提升工作的积极性。

4.加强档案的安全管理

在大数据环境下，退役军人档案管理的安全受到的挑战与威胁更大，一方面，需要对网络木马病毒加强防控；另一方面，还需要档案管理人员能够准确分辨退役军人档案信息的真伪，从而确保档案信息的真实性和安全性，保证退役军人档案可以正常使用。针对第一方面，可以利用权限管理、网络安全技术以及身份识别技术等开展档案安全防护工作，确保档案不会出现丢失和损坏等问题，确保退役军人档案的安全性；针对第二方面，要求档案管理人员加强信息调查，并与退役军人管理部门加强联系沟通，核对所掌握的退役军人信息真实性，从而确保档案管理的安全性。此外，在档案管理开展时，还需要重视档案存储安全，可以将退役军人档案存储到计算机云空间中，通过云空间账号登录，从而有效避免电子档案出现的安全风险。

四、结束语

综合上述内容，在大数据环境下，优化退役军人档案管理工作为当前形势所趋，要求档案管理单位应改进传统管理模式，科学利用大数据和云计算等信息技术开展档案管理，使档案信息得到高效利用，并保证档案管理更加安全可靠，使退役军人的就业工作和管理获得有效支持。

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作者简介：苏景云（1972—），女，汉族，山东郓城人，省委党校大专，馆员，研究方向：档案管理。