型号项目电子文件前端控制的应用研究

段竹莹　沈莅芸

摘 要：通过分析型号项目及型号项目档案的特点等，论述了对型号项目电子文件采取前端控制的必要性，阐述了在实施前端控制中需采取的原则和策略，从而确保型号项目的档案质量，并发挥电子文件的档案价值，提高档案管理工作在型号项目中的作用。

关键词：型号；电子文件；前端控制

随着信息技术的发展，科研院所也越来越重视信息化建设，科研环境也向着智能化、网络化、数字化和协同化开始延伸转变。型号项目档案也呈现出文件形成电子化、文件传输网络化、文件存储数字化、文件管理信息化的鲜明特点。对型号项目电子文件进行前端控制，能有效规避电子文件失管、失控和丢失等风险，确保型号项目档案管理与项目进展的同步性，提高档案在型号项目中的利用率和创新支撑价值。

一、型号项目及型号项目档案的特点

型号项目是指武器装备型号、重大专项工程等研制项目，这是一类研制周期长、业务复杂、质量要求高的重大科研项目，具有技术密集度高、产品复杂度大、专业门类繁多、产业链结构庞大、辐射面宽和附加值高等重要特征。

型号项目档案是指型号项目从论证、立项、设计、试验、生产到应用推广中所形成的具有保存价值的各种形式和载体的材料。型号档案呈现出专业性、成套性、种类多、数量大以及更改频繁等特点。（1）专业性。型号项目研制是一个多专业共同参与完成的工程，有光学、电子、通讯、力学、制冷、机械、环境与可靠性等专业，而每一个专业都有自己的规范和标准。（2）成套性。型号从立项到交付，研制周期连续性强，研制内容与其他型号项目之间承接性明显，型号项目系列性显著。型号项目档案按照型号的研制顺序自成一套，档案之间保持着较强的有机联系，覆盖了综合管理性文件、财务文件、研制过程文件、合同文件及专利论文等。（3）种类多。型号项目会产生设计文件（技术文件、图纸和工艺）、过程记录（实验数据、评审记录、交接单）、采购文件（技术协议、复验单）、过程记录影像等。（4）数量大。型号项目普遍研制周期较长，从可行性论证开始，经历模样阶段、初样阶段和正样阶段至交付，每个阶段都会产生大量的文件。（5）更改频繁。在型号项目研制过程中，会因为各种原因使原定的技术指标发生偏离，设计文件因此产生更改，而对设计文件版本的追根溯源显得重要且必要。

二、型号项目电子文件实施前端控制的必要性

1.对完整性实施前端控制，保障项目文件齐全

电子文件前端控制的实质就是解决档案工作者进入文件控制过程的时机。型号项目总体会发布型号项目文件要求，明确各承制单位应产生的研制过程文件，严格要求各承制单位按时提交项目数据包。档案工作者协同项目管理人员、质量人员对其分解，制定归档范围、归档节点，并将其发布。档案工作者在约定的归档节点检查提交的项目电子文件的完整性，包括内容完整和元数据完整。通过前端控制，能有效保证设计师按研制计划及时提交型号项目电子文件，与型号项目研制同步开展，特别是在型号项目内审、外审和二方审核时避免集中大量地补文件，从而保障项目文件的及时性和完整性。

2.对有效性实施前端控制，保证归档文件质量

在电子文件的形成阶段就对其质量进行规定与约束，确保电子文件一生成，其内容和形式符合质量体系及归档要求，不仅能降低归档电子文件退回率，还能对预见的问题及时纠正及提醒。此做法不仅可以做到“文实一致”、提高归档电子文件质量和档案利用效率，还有效保护了电子文件的凭证性价值。

档案工作者对型号电子文件的质量进行检查，如文件编排格式、编号规则、文件签署是否完整及标审人员是否有资质等，若不符合归档要求，将电子文件退回编写阶段，重新完成五级审签。型号项目档案工作由后端接收向前端控制的延伸，可以有效提高型号档案的归档质量。

3.对易改性实施前端控制，保护电子文件安全

电子文件自身具有以下特点：非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的易变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性和信息的可操作性。实施前端控制就是为了防止破坏后期型号项目电子文件的内容及形式。型号项目电子文件的整个生命周期都是在计算机或网络之中，其文件内容和载体易受到攻击和破坏，忽视电子文件的安全问题，引起的不必要损失，后果是无法控制和补救的。

对型号项目电子文件的管理需要整合资源、统筹布局，既要立足于文件运转的全过程，更要将档案管理跟踪提前到文件的生成和维护阶段，在电子文件的生成阶段（业务系统）就要加上归档标识，以防文件被篡改或删除。档案部门只有提前介入，全生命周期管控，才能实现真正的文档一体化管理。

4. 从型号项目管理要求及档案发展趋势的需要

科技部在2017年印发了《国家科技重大专项（民口）档案管理规定》的通知，明确了国家科技重大专项（民口）档案的组织职责、归档范围与质量、过程管理保存与档案验收等，其中第十三条和第二十五条分别明确了“纸质档案与电子档案应同步建立并保持信息一致，保证重大专项档案不同载体类型之间内容的准确一致”。2021年，两办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中的主要任务也提道：一要加快档案资源数字转型。大力推进“增量电子化”，促進各类电子文件应归尽归，电子档案应收尽收。二要加强电子文件归档和电子档案移交接收。强化各领域电子文件归档工作，着力推进在业务流程中嵌入电子文件归档要求，在业务系统中同步规划、同步实施电子文件归档功能，保障电子文件归档工作广泛开展，切实推动来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件以电子形式单套制归档。这些规定、规划无不说明了对型号项目电子文件采取前端控制迫在眉睫。

5.档案人员能在项目中从“保管员”变成“审计员”，提升档案工作者形象

美国档案学者吉拉尔德 · 汉姆等人认为，在电子文件时代，档案工作者应当从“保管员”变成“审计员”，承担起审查和控制文件形成处理过程和文件质量的职责，档案部门转变为监督审计部门，维护其管理下的档案文件活动。随着型号项目电子文件大量生成，逐渐模糊了文件与档案的界限，档案管理不能拘泥于归档后的文件，更要加强对档案内容和质量的把控，管理的重心应从实体管理转向数据管理和信息管理，从管理文件实体的质量转移到文件的生成阶段，这些变化要求对电子文件进行前端控制。前端控制可以在通盘规划电子文件全程管理的基础上，将分散在各业务环节的、带有一定重复性的工作提前实施，从而减少重复工作和滞后工作，最大限度地提高管理效率。档案工作者可以从一些基础性工作中解放出来，可以有更多时间对文件的质量、预立卷完成情况同步管控。

三、型号项目电子文件实施前端控制的原则

1.顶层设计原则

一个好的顶层设计、一份好的策划是型号项目电子文件进行前端控制的基础，这意味着要从大局、全局出发。顶层设计原则考虑的不仅是型号项目电子文件本身，还要考虑人、机、物、法、料与环等各方面，不仅要注重近期效益，还要考虑长远发展，要有计划、有部署、有落实、有验收及有总结，并在发展中能不断调整目标和部署。进行前端控制，要以档案管理与科研院所的型号项目共同发展为长远目标，提高型号项目电子文件质量与型号项目管理及考核统筹兼顾。将档案工作纳入研究所规划，档案信息化工作纳入研究所信息化规划，才能实现型号项目电子文件“档案化”、归档“自动化”、档案“信息化”以及利用“网络化”。

2.可持续发展原则

实施前端控制要有全局观和长远的角度，必须在全面分析研究型号项目本身，才能实施有效的管理。在型号项目开展前，统筹规划型号项目研制流程，对研制人员、研制地点、研制过程进行权限控制，对各研制节点的电子文件进行创建并合理布局，对归档节点进行合理规划，参与并完成文件形成的业务系统的设计与测试，确保能长远实施，扛住时间考验。同时，对电子文件的业务系统加强科研项目电子文件全生命周期管理，确保电子文件在归档、移交与接收、长期保存三个环节的真实、完整、可用和安全性。

3.经济效益原则

效益一般是指投入与产出的比较关系，经济效益原则也是前端控制的关键。档案管理也是经济活动，必然会有人力、物力和财力的投入，一旦有了投入就有产出，效益则会成为一个重要的衡量指标。同样对型号项目电子文件实施前端控制必须要坚持经济效益的原则，在充分调研论证的基础上选择最优的方案进行，选择最合适的合作伙伴、制订详细可行的工作计划、使用最合理的技术手段、采用最优的工作流程。然而，效益是多方面的，不仅要考虑经济效益还要考虑社会效益，特别是国产化计算机、操作系统和国产化软件的今天，除了注意眼前效益还要关注长远效益，把握好局部效益和整体效益之间的关系。

4.安全保密原则

为了确保电子文件的安全，应通过各种制度和技术手段来加以保护。一是通过全程规范著录、移交接收各个节点管理和元数据维护等，实现型号项目电子文件真实性和完整性保障；二是通过系统服务器冗余、定期对数据进行异地及异质备份，有序组织恢复演习等实现型号项目电子文件存储安全保障；三是通过设置防毒软件和防火墙、使用密钥、三员管理等实现业务系统的安全性保障；四是通过综合运用访问控制技术、终端防御核心技术、网络隔离技术等确保网络环境安全。利用当今的先进技术，使用文件加密工具，网络传输加密、终端硬盘加密等加密手段，保证电子文档被窃取后“打不开”。

四、对型号项目电子文件进行前端控制采取的策略

1.质量策略

质量管理体系文件包括质量手册、程序文件、作业指导书等及表单和记录，质量管理体系文件对研制过程中产生的设计文件、实验记录都有明确规定，其领导作用、全员参与、过程方法等原则同样适用于型号项目电子文件的前端控制。同时，质量部门每年会制定年度质量管理目标，并组织内审与外审工作，督促设计单位依照型号项目生产进度，提交设计文件，并要求型号项目文件要真实、完整、可靠，做到“文实一致”。档案部门应及时修订质量体系文件中有关的科研档案管理办法、电子文件归档与管理，明确提出电子文件和科学数据资源一定要归档的要求；对业务系统产生的电子文件的元数据、著入項、数据迁移等提出要求，在今后的归档环节中可以实现自动化。

2.管理策略

型号项目电子文件按照“三参加、四纳入、四同步”原则，切实将电子文件管理纳入型号项目研制计划中。档案部门要进一步规范档案管理，一要建立清晰完整的型号项目档案结构，与项目管理部门、质量管理部门、设计部门以及生产部门充分沟通，将电子文件归档工作纳入型号项目研制计划中，分解量化，同步实施，定期考核，从而保证各阶段、各专业型号项目电子文件应归尽归；二要建设面向全流程电子化、无纸化管理的档案管理利用模式，明确型号项目电子文件下发即受控并同时归档的要求。

由于电子文件的特殊性，档案工作者不仅要提前介入电子文件形成阶段并对其进行全生命周期的控制，同时，构建风险管理体系以及应急预案。这样，不仅能避免电子文件在归档前的活动规律与状态有失控的风险，还可规避电子文件存在灭失的潜在风险。

3.技术策略

一方面，档案系统要与业务实现流程与数据的无缝对接，档案功能要有效嵌入前端业务系统，才能对型号项目电子文件进行有效的前端控制，到了后期的归档则更多的是完成业务环节的审批，实现自动归档。另一方面，数据存储、应用开发和人工智能的广泛应用，为档案保存和利用提供了更加高效的技术手段，提高可用性、易拓展性、先进性的特点，使得档案不再受空间制约的影响。同时，在多种因素的影响下，电子文件很容易遭到主动攻击和破坏，被任意取舍甚至篡改信息，因而需要建立和完善电子文件的灾备策略，定期开展数字档案登记备份工作，定时更新数字资源信息。同时，需要加大力度恢复技术，如有意外不慎丢失电子文件，可以利用技术手段恢复数据，将损失降到最低。

4.人员策略

档案工作者要转变观念，融入型号项目研制过程中，主动了解型号项目的研制依据、研制内容、研制周期等，掌握型号项目的基本信息，尤其是重要研制节点、必须产生的重要文件、涉及的关键技术、研制人员队伍等，才能确保归档后具有资政育人的作用，转变档案工作者被动接收和整理档案的旧观念、旧作风，提前策划，同步追踪和管控电子文件的整个过程，确保电子文件归档全过程与研究所的型号项目开展同步。档案工作者不仅要参加专业档案培训，还需学习与之相关的质量管理文件、型号项目文件管理要求等相关知识，提高档案系统操作与维护的能力，确保业务系统与档案系统接口稳定，能及时、完整地抓取业务系统内产生的电子文件。实施前端控制是对型号项目电子文件进行规范、科学、安全管理的关键举措，将档案管理前置到文件生成阶段，不仅确保了型号项目电子文件的内容完整、质量可靠、档案标识符明显、使用权限清晰，背景、结构和数字签名等元数据齐全完整，还能确保型号项目档案管理与项目开展同步优化科研档案数字资源建设。

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基金项目：本文系中国科学院档案馆档案专项课题“质量管理体系下科研电子文件的前端控制”（2022-B-Q02）研究成果之一。

作者简介：段竹莹（1984—），女，汉族，江苏淮阴人，本科，馆员，研究方向：音像档案的社会合作及科研电子文件的前端控制；沈莅芸（1984—）女，汉族，江苏吴县人，本科，七级职员，研究方向：型号文件的质量管理，型号项目电子文件的前端控制。