浅谈推进新时期企业档案治理

文/张静茹

随着国家治理能力体系建设的推进，我国档案事业提出了推进档案治理体系建设，提倡企业由档案管理向档案治理转变。本文通过档案管理和档案治理在产生背景、构成要素等方面进行对比分析，论述了企业推进档案治理的难点和意义，解析推进档案从管理走向治理的关键点

一、现状分析

新修订《档案法》通过法律制度的具体化，全面准确地把“三个走向”贯穿于档案工作全过程和各方面，系统完整地回答了档案事业的治理之问、动力之问、发展之问[1]。可见，新时期档案治理体系建设必须围绕三个走向，聚焦档案法，达到提升档案治理能力，推进国家治理现代化的目的。随着社会经济和国有企业的发展，国有企业档案数量在增多，存在形式在增加，利用需求在变化，档案管理到档案治理的转变是实现现代化推进的必经途径。新修订的档案法是国家推动档案治理体系产生的重要成果。面对企业档案治理，新修订的档案法让企业档案治理体系建设有法可依，有章可循。

二、档案管理和档案治理的比较

企业档案工作是秉承为党管档、为国守史、为民服务的初心和使命，服务于企业经营生产任务的工作。对于企业来讲，档案管理是基础，档案治理是全面扩展，企业从档案管理到档案治理的转变，是企业发展的必要需求，相比较两者主要因素发生了转变，针对国有制造企业为例分析如下：

背景不同：从古到今的档案活动来看，档案管理理论主要是在借鉴和吸收图书管理、行政管理和历史理论中的合理成分中发展和成熟起来的。我国现代档案治理概念的提出，主要是源于国家治理体系和治理能力现代化政策主导能力，而且我国的“治理”与西方治理理论中的“治理”并非完全等同，符合我国国情和历史发展情境[2]。社会经济发展到一定程度是开展档案治理的基础和条件。

主体不同：企业档案管理主体为档案部门，档案治理视角下主体将转变为以档案部门为主导，设计部门、工艺部门、制造部门等参与，党委、团委、工会等组织和个人协同作用。由档案部门的一元性向协作参与主体的多元性转变。

对象不同：企业档案管理对象是现有的馆藏档案，档案治理的对象将是企业生产经营过程中的各单位产生的全部资料。

方式不同：档案管理方式由档案部门计划、组织、协调、控制，档案治理方式由多元主体之间联合协作。

目的不同：档案管理目的是有序、规范化管理，档案治理则是注重和鼓励多元主体参与到档案活动中来，为更好发挥档案价值，提升效率，降低成本。这样企业就可以使档案主体之间的分工进一步优化，实现档案资源有效配置。

三、推进企业档案治理的难点

1.企业重视程度不够，档案意识不强

企业的档案管理工作在企业发展中不能直接产生经济效益，部分企业管理者认为档案就是简单的资料收集、整理、保存、借阅登记，与经济效益和社会效益没有直接关联，保持传统模式即可，致使对档案管理工作的投资少、要求低，甚至边缘化，重视程度不足严重影响了档案治理体系的有效推进。

档案部门缺少档案和信息化专业人员，很多档案人员被动从事档案管理工作，缺少理论知识和实践经验，工作内容琐碎，很难体现价值，对档案的认同感较弱。企业员工的日常培训中缺乏档案知识培训，导致在日后工作中很难有主动建档、存档、归档的意识，认为所有档案归档即可，不需鉴别分类整理，只要全部归档就安全可靠，然而在出现问题时才发现不能很快定位、查找到所需的信息内容。这种对档案工作错误的认识，势必无法满足档案治理现代化需求。

2.企业信息化发展与档案发展不匹配

随着新时期物联网、大数据、元宇宙的快速发展和国产化需求的提出，企业的信息化发展模式也在不断地变化着，已经在不断地向着整体规划的方向发展和进步。同样，新时期发展背景对于档案数据也有了更高的要求和标准，但是现阶段企业中的档案数据现状并不能有效地满足档案治理的实际需求。

企业档案表现形式和存储方式也在随着企业生产需求转化，档案数据呈现出数量大、领域广、结构和关联复杂等特点，对应信息化建设也存在任务大、投入多、集成难的状态。在企业现有的信息化发展模式下，缺少多种应用系统和档案系统集成，在实际的应用过程中数据没能有效地进行集成分析，不利于企业各业务之间数据信息的共享。相关的档案利用者无法针对问题快速找到问题源头和提出相应的解决办法；相关经营者无法及时地对企业的生产活动以及经营情况等进行分析判断。

四、推进企业档案治理的意义

在推进中国特色社会主义建设高质量发展的新时代，国家治理体系与治理能力现代化成为重要议题。档案治理体系作为国家治理体系的重要组成部分，是国家治理的重要工具和载体[3]。档案治理是推进国家治理现代化的内在要求，是推动档案事业高质量发展的基本动力和重要保障。档案治理能够提升公众档案意识，能够积聚社会资本，增加档案公共服务供给，提高档案事务管理效能。档案治理需要档案部门从独立到协同，要求社会组织和公民从被动接受到主动参与，这样全民亲身参与比宣传更能提升档案意识，共同参与可以加深对档案工作的理解，有效保障档案利用效果。

企业推进档案治理能够改善档案部门势单力薄、人力、物力和财力有限的困境，增强企业档案意识。通过档案部门与各部门之间联系、合作，建立起多元化的互动管理格局，建立全面、多维、全生命周期的档案数据库，既可以对档案工作形成有效监督，又有助于完善档案工作制度，还能满足企业更广更深入的档案数据需求。

企业推进档案治理可以从多方面扩增档案系统内容，将企业的一系列活动立体地表现出来，更有利于“管档案”向“管数据”转型。研发部门除了按计划给档案部门归档主要阶段文件，可以先自行整理建立部门数据库，可以保留过程更改文件，弥补档案部门只留存现行有效文件的缺失，便于查阅及解决产品设计中出现的问题。设备仪器管理部门规定归档高价值和技改项目的设备仪器档案，但其他小设备的关键资料也应建账并保存。对于疫情防控和安全生产“三违”检查情况等都可以由安保部门建立数据档案库，便于在发生紧急危险情况时及时给出治理方案。“三供一业”随社区管理脱离企业，档案部门可将社区档案转向社区管理组织，便于方便社区居民查阅使用，实现开放管理。

五、企业推进档案从“管理”走向“治理”的关键点解析

1.坚持党对档案工作的领导

档案法从法律上明确党对档案工作的领导制度，体现了“档案工作姓党”的政治属性。企业要发展，必须坚持党的领导，企业档案工作亦如此，只有这样才能保证档案工作的正确方向性和档案的安全性。

2.树立开放的档案治理理念

档案治理的多元性和多样性，要由开放的理念来支撑。当前，航空工业各单位数字档案馆的建立和档案进馆工作，预示着企业正在以国防需求为导向的开放理念在实行资源整合。企业内部部门间也可互助联合，以职能职责划分参与到对应的档案工作中来，多维发挥档案价值。

3.提升企业信息化建设能力

新时代高质量发展离不开人工智能，意味着国家信息化水平在加速提升。对应航空企业档案紧跟发展步伐提出“数智档案”，档案由纸质化已转成电子化，接着就要做到数据整合分析，提升数据利用价值，实现智能化联动。提升档案信息化建设能力，有利于加快档案治理现代化进程。

4.依法实施档案部门职责任务

档案主管部门在推进档案治理进程中具有主导作用，档案主管部门开展监督检查，切实把档案治理制度转化为治理效能，有利于档案部门指导各业务部门正确利用档案，督促落实年度计划，有效发现部门安全隐患和违法行为，推进档案治理体系构建。

全面推进档案治理体系建设，提升档案治理效能是《“十四五”全国档案事业发展规划》的首要任务，对于企业档案事业发展意义非凡。推进企业档案治理体系建设的最终目的是提升企业档案价值，凸现档案在各项事务中的作用，更好服务企业高质量发展。企业档案治理应按实际应用环境逐步推进，构建广泛的资源利用平台，挖掘企业走向现代化正确路径，提升档案在企业发展过程中的地位，激发全民参与档案事业发展的积极性。