测绘档案信息管理建设措施刍议

文/城乡院（广州）有限公司 陈芷婷

伴随着科学技术的不断发展，测绘档案的管理工作正在逐步向前推进当中，建设数字化的测绘档案资料馆成为新时期发展的一项基础性工作。数字档案馆的特征在于所有的档案都具有模拟性以及数字化这两种储存形式，从档案的形成到最后的数字化管理，能够实现全过程的计算机技术的应用，实现网络化的查询以及多媒体的服务。概括来说，包括档案原件的全数字化档案管理以及档案管理信息化两个方面的内容，具体内容为馆藏档案资料的规范化整理，数据的录入，对于破损的图片进行修复以及研究档案信息化管理的新模式等，同时还需要制定相应的标准，全面展开资料的数字化处理。一般来说，测绘档案资料按照一级分类主要包含TD1综合类、tTD2大地测量类、TD3摄影测量类等共14个类型的档案资料。测绘档案的载体介质种类非常多，而且形态也比较多，无论是从古代还是到现代，包含着各个历史时期的测绘成果以及相关的图纸，丰富的档案资料在未来会成为国家发展过程当中的宝贵财富，因此加强测绘档案的资料管理，充分挖掘现代化管理在档案当中的作用，能够为社会主义现代化建设提供更多的帮助。科学且有效地抢救并且将这些图档资料进行保存，能够方便使用。

一、测绘档案的管理概述

测绘档案的管理主要包含着对于测绘产品、测绘技术和手段及测绘仪器等相关的内容进行管理，最终结果是完成测绘档案信息的提供利用工作，能够为未来的科学研究以及规划包括领导决策等提供服务。如今，随着社会经济以及各种科学技术的不断发展，在档案管理的过程当中，一般单位都会选择利用纸质档案和电子档案双套系统来进行管理，就目前来说，基本能够满足于整体的测绘档案管理需求。但是随着电子档案的不断增加以及频繁使用电子档案，目前的档案管理系统在对于电子档案进行利用方面仍然存在着不够理想的现象，尤其是对于测区范围当中的综合信息，在查找的时候仍然有一定的困难。当我们对于某一个空间位置进行可视化综合信息分析的时候，可以较好地反映出当地的地理信息系统，但是因为属于实时更新，所以说在对于档案信息进行管理的时候，很难真正体现出时间的延续性的变化，所以必须要使用现代化的技术来对其进行革新。

GIS以及MIS之间存在着联系，但是也有一定的区别，这二者之间主要的联系在于无论是地理信息系统还是信息管理系统，都是对于信息的管理，包括其对应的数据库进行管理。主要的区别在于GIS能够对于图形数据库和属性数据库进行共同的管理以及应用，但是GIS的软件设备非常复杂，所以整体的系统功能会更强一些，而MIS则只能够对于属性数据库进行相关的管理，即便是对于形式进行存储，也只能以文件的形式进行管理，无法查询图形要素。

而档案学属于一门应用学科，特点在于对象、目的包括方法都是基于社会的某一个领域所产生的。测绘工作的展开为测绘档案信息管理提出了新的要求，为了满足更加全方位且多角度的信息查找的需求，必须建立地理信息系统平台，以此作为基础，对于档案信息管理系统进行建设。

二、测绘档案信息化管理的意义

地理信息测绘一直以来都是非常复杂的工作，所有测绘档案资料都是广大工作者辛勤劳作的成果，和国家的未来规划以及相关的建设有着非常密切的联系。同时，也是完成现代化建设事业的重要资源，是国家档案非常重要的一个构成部分，属于国家的宝贵财富。

现如今测绘行业发展非常迅猛，因此档案的种类以及数量都在与日俱增，例如各种数字化产品的不断出现，有效丰富了测绘档案的内容，但与此同时，社会各界对于测绘档案的需求变得越来越大。如果只是靠卡片或者账簿这种传统管理手段，无法满足现代社会对于档案工作的需求，会严重制约测绘档案应有的作用。

国家基础地理信息中心作为国家级测绘档案的资料馆，主要的任务是对于全国的测绘资料进行收集以及管理，并且为社会提供服务。目前信息中心馆藏的内容非常丰富，而且种类繁多，主要分为大地测量、航摄航测以及地图制图等一系列内容，为了使这些测绘档案真正满足于社会各界的需求，必须采取更加科学合理的办法来对其进行管理，而计算机技术的不断发展和应用，使测绘档案资料的信息化管理成为可能。

三、测绘档案信息的特点

就信息来说，档案信息主要包含着两个方面的内容，分别是纸质信息和电子信息，纸质信息相对来说比较直观，而电子信息则需要借助计算机来对其进行分析。现如今，随着计算机的不断的普及以及各种网络新技术的出现，电子信息的递增量正处在高速发展当中，所以这导致档案的信息管理方式受到一定的挑战。自从进入了21世纪之后，网络技术以及遥感技术（包括全球定位技术等）信息开始相互融合，相互渗透，形成了测绘档案信息的多载体、多格式、多模式、多样化的一系列特点。

（一）多载体性。测绘产品在形成之后，一般来说都是以图纸或者是航空摄影以及电子文件等载体出现的，经常会在同样的一个项目当中形成不同的载体，信息从原来单一的纸质档案开始面向多载体进行不断转变。

（二）多格式性。随着测绘技术的不断提升，使用计算机技术所形成的电子文件在存储方面一般是依靠采集数据的属性特点，然后形成不同的属性文件，例如文本文件和CAD图文件等等。

（三）多模式性。随着各种新技术的出现，导致测绘仪器的更新换代目前非常迅速，所以我们在进行测绘的过程当中，所采取的技术手段非常多，所生成的测绘档案信息模式存在明显的不同，不同的测区所采用的不同处理模式都会导致成果信息出现区别。

（四）多样化性。经过时代的不断发展，现代化的测绘呈现出多样化的特点，传统的单一测绘方式和现代化的多种测绘进行有机融合，结合目前的环境以及时空的变化，并且不同用户多样化的需求，也使测绘手段不断变化，从而使测绘的产品呈现出多样化态势。

四、测绘档案信息管理建设的实例探析

（一）项目概述。广州市增城区新农村规划建设办公室主要负责城市的总规、控规以及村规等编制以及审核，并且对于民政名村以及美丽乡村和特色小镇等建设工作进行相关指导以及监督，在日常工作的过程当中，必然会形成具有极大保存价值的文字以及电子文件，包括图纸等相关资料。这些具有价值的历史资料，能够为我们日常工作的决策带来更加全面且有效的参考以及借鉴。新农办需要对于成立至今的所有历史档案进行相关梳理以及分类，并且对于这些档案进行扫描入库，同时建立一个完整的档案管理制度。所以，为了能够有效地解决这些问题，新农办决定实施广州市增城区新农村规划建设办公室档案库建设项目。2019年7月，广州市增城区新农村规划建设办公室通过网上中介服务公开进行选取，最终广州市增城区城乡规划与测绘地理信息研究院成为本项目主体负责部门。

（二）项目的具体内容。1.建立档案管理制度。根据《中华人民共和国档案法实施办法》以及《归档文件整理规划》《纸质档案数字化技术规范》等相关的规定，然后结合了广州市增城区的具体情况，制定了档案管理制度以及综合档案管理分类方案。2.档案的收集整理以及查漏补缺。首先对档案展开收集工作，然后为后续的档案整理，包括数字化的处理等提供更多的保障。在工作过程当中，2006～2016年完成的档案已经归档，所以需要进行部分档案的拆卷，再按照管理制度以及分类要求对其进行重新归档操作。而2017～2018年没有移交的图文资料暂未归档管理，而且资料的整体存放位置非常散，在资料收集完毕之后，需要根据管理规章制度对其进行归档操作。所有归档操作完毕之后，还需要重新进行材料方面的查漏补缺，这样有利于确保最终档案的完整性。3.数字化处理。在纸质档案全部整理完毕之后，还需要对其进行数字化处理工作，做到纸质存储与数字化存储共同发展。4.档案的入库与上架。通过档案管理软件把所有的档案资料全部录入系统中，有效实现档案的统一管理，并且能够为日常的查询包括搜索提供更多的便利。

（三）测绘档案信息管理线上线下操作流程。1.线上一体化平台的归档操作。首先，点击年度经营计划模块，然后找到需要归档的具体项目，然后点击项目归档菜单栏，根据归档的具体特性选择相应的归档类型，并且根据项目产生的实际资料将电子文件直接上传，在将表格打印完毕之后，查看立项人、项目经理，包括接收人以及时间等需要签字的位置。需要注意的一点是，所有签字都必须手动签名。项目的归档流程主要包含五步，分别是经办人、项目经理、立项人、归档接收人以及结束。在所有的工作完毕之后，需要打印项目归档资料移交表，并且携带所有的资料移交到行政中心档案管理组，至此完成所有的线上档案归档工作。2.线下项目资料的归档操作。经办人需要根据项目归档资料移交表的具体内容，对于项目当中非常重要的纸质资料，包括全部资料的电子文件进行整理，将其移交到档案管理组进行归档处理。其中归档项目重要纸质资料指的是盖有公章或者业务章的文件，其次是由工作人员手动签字的文件，最后是装订成册的项目成果文本。例如项目的计划书和技术总结报告、三审表以及检查报告等属于非常重要的项目纸质文件。在归档过程当中，电子文件指的是项目在管理中所产生的全部资料具体的存储方式。首先，我们需要建立一个文件夹，将其进行命名，一般的命名方式是项目的名称加上项目的编号。紧接着，在新建的文件夹中，根据项目实施过程中的资料情况，按照项目的六个类型分别建设好文件夹，把资料放到对应的文件夹中。每一个类型的文件夹都需要按照项目归档资料移交表中的具体归档内容的顺序对其进行排列。对于项目进行归档时，电子文件格式是有相应的要求的，一般来说，会选择使用PDF或者是JPG，除了比较个别的数据库等方面的资料以外，其他的成果都可以按照原格式对其进行存储。需要注意的是，经办人所移交的纸质资料以及电子文件必须是项目完结的最终版本，档案管理组的档案员对于全部资料核实完毕之后，需要在项目归档资料移交表位置签名确认，并且在一体化平台上完成档案的接收工作。

五、加强测绘档案信息管理建设措施的策略

（一）加强对于硬件的投入，实现测绘档案信息化建设。在统筹规划的前提条件下，想要更好地加强测绘档案信息化建设，必须从基础设施的建设以及标准化体系的建设入手，对于各类数据资料进行模拟整编，完成人才队伍建设。一方面，需要对于存储设备进行更换，使用更加先进的技术，确保档案成果的安全性；另一方面，需要不断完善标准化体系，制订相关的技术管理规则，为测绘资料管理的信息化以及健康发展提供更多的制度保障。同时，为了解决数据实体的科学分类以及合理存储相关的问题，需要对于纸质版以及电子版的资料进行整合以及分析。广州市增城区利用现代化的计算机技术，根据《机关档案管理规定》以及《归档文件整理规则》等相关要求完成文书档案8841件、业务档案3228卷的归纳以及整理，最终将档案数据挂接到泰坦档案系统当中，所有的成果经过自检和第三方的质量检评，最终结果为成果质量合格。

（二）重视人才队伍建设，建立更加高标准的培训。为了更好地完成人才队伍建设，我们可以选择通过测绘平台积极和上级主管部门进行联系，组织相关的测绘专业培训，支持专业的测绘工作人员参加省级以及市级论文发表和专业的技术交流，通过函授以及在职教育，包括职称考试等多种方法，为测绘从业人员提供更多的深造机会，积极引进高素质人才，有效促进人才队伍的整合，鼓励测绘单位通过兼并重组来增强企业的规模。引导测绘单位向着信息化技术体系发展，加强野外测绘现代化装备建设，着力打造一个具有综合竞争能力的新型测绘单位。

六、结语

本文对广州市增城区的测绘档案信息管理进行了探讨。项目组成员经过努力之后，克服种种困难，完成本项目历史资料的整合，为广州市增城区新农村的规划建设办公室日后的工作提供了全面且快捷的决策数据。